A 20. században az emberek élete és munkája a tervek szerint zajlott. A munkahelyen (leegyszerűsítve – elképzelhető egy gyár) az embereknek világos terveik voltak a hétre, a hónapra, az előttünk álló évre. Leegyszerűsítve: 20 részt kell kivágni. Senki nem jön, és azt mondja, hogy a részleteket most ki kell vágni 37, és ezen kívül írjon egy cikket, amelyben elgondolkozik, hogy ezeknek a részleteknek a formája miért pont olyan, amilyen - és lehetőleg tegnap.
A mindennapi életben az emberek nagyjából egyformák voltak: a vis maior valóságos vis maior volt. Nincsenek mobiltelefonok, egy barát nem tud felhívni és megkérni, hogy „azonnal jöjjön segíteni megoldani a problémát”, szinte egész életében egy helyen él ("mozog, mint a tűz"), és általában azt gondolta, segíts a szüleidnek, hogy „jöjjenek decemberben egy hétre”.
Ilyen körülmények között kialakult egy kulturális kód, ahol elégedettnek érzi magát, ha minden feladatot teljesített. És valóságos volt. Az összes feladat elvégzésének elmulasztása a normától való eltérést jelenti.
Most minden más. Az értelem a munka eszközévé vált, s a munkafolyamatokban különböző köntösben kell használni. Egy modern menedzser (főleg egy felsővezető) több tucat különböző típusú feladaton megy keresztül a nap folyamán. És ami a legfontosabb, egy személy nem tudja kezelni a „bejövő üzenetek” számát. Az új feladatok törölhetik a régieket, megváltoztathatják prioritásukat, megváltoztathatják a régi feladatok beállítását. Ilyen feltételek mellett gyakorlatilag lehetetlen előre tervet készíteni, majd szakaszosan végrehajtani. A megérkezett feladatra nem lehet azt mondani, hogy „jövő hétre tervezek”, „sürgős adóhivatali kérésünk van, még ma válaszolnunk kell, különben bírság”.
Hogyan éljünk vele – hogy maradjon idő a munkán kívüli életre is? És lehetséges-e néhány működő irányítási algoritmust alkalmazni a mindennapi életben? 3 hónapja gyökeresen megváltoztattam a célok kitűzésének és nyomon követésének teljes rendszerét. Szeretném elmondani, hogyan jutottam idáig, és mi történt a végén. A darab 2 részben lesz: az elsőben - egy kicsit úgymond az ideológiáról. A második pedig teljes mértékben a gyakorlatról szól.
Számomra nem az a probléma, hogy sokkal több a feladat. A probléma az, hogy szociokulturális kódunk még mindig úgy van beállítva, hogy "minden, a mai napra ütemezett feladatot elvégezzen". Aggódunk, ha a tervek összeomlanak, aggódunk, ha nem teljesítünk mindent, amit elterveztünk. Ugyanakkor az iskolák, egyetemek továbbra is a korábbi kódex keretein belül működnek: van órakészlet, világosan megtervezett otthoni feladatok, a gyerek fejében kialakul egy olyan modell, amely feltételezi, hogy az élet tovább folytatódik. mint ez. Ha elképzelsz egy kemény változatot, akkor a való életben az angolórádon kezdenek beszélni a földrajzról, a második óra negyven perc helyett másfél órát vesz igénybe, a harmadik óra elmarad, a negyediken pedig az óra közepén édesanyád felhív, és sürgősen megkér, hogy vegyél és vigyél haza élelmiszert.
Ez a szociokulturális kód reményt kelt az emberben, hogy meg lehet változtatni a bejövő áramlást - és így javítani az életén, és a fent leírt élet nem normális, mert nincs benne világos terv.
Ez a fő probléma. Fel kell ismernünk és el kell fogadnunk, hogy a bejövő üzenetek számát nem tudjuk szabályozni, csak azt, hogyan kezeljük és hogyan dolgozzuk fel ténylegesen a beérkező üzeneteket.
Ne aggódj amiatt, hogy egyre több tervmódosítási kérés érkezik: már nem dolgozunk gépeken (ritka kivételektől eltekintve), nem mennek havonta a levelek (igen, optimista vagyok), a vezetékes telefon pedig anakronizmussá válik. Ezért meg kell változtatni az üzenetfeldolgozás folyamatát, és el kell fogadni a jelenlegi életet olyannak, amilyen, és be kell látni, hogy a régi szociokulturális kód nem működik.
Mit tehetünk, hogy könnyebb legyen? Nagyon nehéz „jó weboldalt készíteni”, de egyértelmű technikai feladattal (vagy legalábbis az adott feladat tisztább leírásával) sokkal könnyebbé válik a megfelelő eredmény elérése (és általában az elérése). legalább valami eredményt).
A legjobb példa az enyém, úgyhogy megpróbálom lebontani a vágyaimat. Tisztán értem, hogy mi a baj az élet- és munkatervek feldolgozásával: most „rossz”, de azt akarom, hogy „jó” legyen.
Mi a "rossz" és a "jó" a "magas" lebomlási szinten?
Rossz: Szorongok, mert nem vagyok benne biztos, hogy meg tudom tenni mindazt, amit megígértem másoknak vagy magamnak, ideges vagyok, mert nem tudok eljutni a régóta tervezett dolgokhoz, mert meg kell tenniük elhalasztják vagy égető feladatok miatt, vagy túl nehezen megközelíthetőek; Nem tudok mindent csinálni, ami érdekes, mert a munka és az élet tölti ki az időm nagy részét, ez rossz, mert nem tudok időt szánni a családra és a kikapcsolódásra. Egy külön pont: nem vagyok állandó kontextusváltási módban, amiből sok tekintetben a fentiek mindegyike előfordul.
Jó: nem érzek szorongást, mert tudom, mit fogok csinálni a közeljövőben, ennek a szorongásnak a hiánya lehetővé teszi a szabadidő jobb eltöltését, nem érzek rendszeres fáradtságot (a „ állandó” nem megfelelő számomra, csak szabályos), nem kell rángatóznom, és nem kell semmilyen bejövő kommunikációra váltanom.
Általánosságban elmondható, hogy a fent leírtak nagy része egy egyszerű mondatban foglalható össze: „a bizonytalanság és a bizonytalanság csökkentése”.
Így a technikai feladat a következőképpen alakul:
- A bejövő feladatok feldolgozásának módosítása a kontextus váltásához.
- Feladatfeldolgozó rendszerrel dolgozni, hogy legalább az aktuális ügyek, ötletek ne merüljenek feledésbe, és egyszer majd feldolgozzák azokat.
- A holnap kiszámíthatóságának beállítása.
Mielőtt bármit megváltoztatnék, meg kell értenem, min változtathatok és min nem.
Nehéz és hatalmas feladat annak megértése és felismerése, hogy magát a bejövő folyamot nem tudom megváltoztatni, és ez a folyam az életem része, amelyben szabad akaratomból kötöttem ki; Ennek az életnek az előnyei felülmúlják a hátrányokat.
Talán a probléma megoldásának első szintjén érdemes elgondolkodnod: egyáltalán azt a helyet akarod az életben, ahol találod magad, vagy valami mást? És ha úgy tűnik, hogy mást szeretnél, akkor talán érdemes pontosan ezt kidolgozni egy pszichológussal / pszichoanalitikussal / pszichoterapeutával / guruval / bármilyen néven szólítani őket - ez a kérdés annyira mély és komoly, hogy nem megyek ide .
Szóval, ott vagyok, ahol vagyok, szeretem, van egy 100 fős cégem (mindig is szerettem volna üzletelni), érdekes munkát végzek (ez emberekkel való interakció, többek között a munkahelyi célok elérése érdekében – és mindig is az voltam a „szociális tervezés” és a technológia iránt érdeklődő vállalkozás, a „problémamegoldásra” épülő vállalkozás (és mindig is szerettem „javító” lenni), jól érzem magam otthon. Itt tetszik, a „rossz” részben felsorolt „mellékhatások” kivételével.
Tekintettel arra, hogy ezt az életet szeretem, a bejövő adatfolyamot nem tudom megváltoztatni (a feladat delegálás kivételével, amelyet alább tárgyalunk), de megváltoztathatom a kezelését.
Hogyan? Én annak a felfogásnak a híve vagyok, hogy a kevesebbről a többre kell lépni - először a legfájdalmasabb, az egyszerű változtatásokkal megoldható problémákat kell megoldani, és lépni a nagyobb változások felé.
Az általam végrehajtott változtatások három irányban foglalhatók össze; Felsorolom őket az egyszerű (számomra) változtatásoktól a bonyolultakig:
1. Feladatok feldolgozása, mentése.
Soha nem tudtam (és még mindig nem tudok) papírnaplót vezetni, leírni és megfogalmazni egy feladatot - ez nagyon nehéz feladat számomra, és rendszeresen beülni valamilyen feladatkövetőbe nagyon nehéz.
Elfogadtam, és a fő elképzelésem az volt, hogy azok a dolgok a legfontosabbak, amelyek a fejemben vannak.
A feladataim feldolgozása a következőképpen történt:
- az a feladat, amire emlékszem, hogy teljesítsem, amint eléri a kezem;
- egy bejövő feladat - ha gyorsan elkészül, azonnal teljesítsd a beérkezés után, ha hosszú ideig - ígérd meg, hogy megcsinálom;
- feladatok, amelyekről megfeledkeztem – csak akkor tegye meg, ha emlékeztetik őket.
Ez egy bizonyos ideig többé-kevésbé normális volt, amíg az „elfelejtett feladatok” problémává nem váltak.
Ez két szempontból vált problémává:
- Szinte minden nap érkeztek elfeledett feladatok, amelyeket ma el kellett végezni (a legkeményebb dolog, amit befejeztem, az volt, hogy a végrehajtók SMS-t írtak le a számlákról egy közlekedési rendőri bírság címén, mielőtt az Egyesült Államokba repülnének, és sürgősen ki kell deríteni, hogy egyáltalán engedne repülni).
- Sokan helytelennek tartják, ha újra rákérdeznek a kérésre, és magukra hagyják. Az embereket sérti, hogy elfelejtett valamit, ha az személyes kérés, és ha munkakérésről van szó, az végül tűzvé válik, amit ma meg kell tenni (lásd az első pontot).
Valamit tenni kellett ez ellen.
Bármilyen szokatlan is voltunk, elkezdtem leírni az összes esetet. Általában mindent. Szerencsém volt, hogy magam is eszembe jutott, de általában az egész ötlet nagyon hasonlít a koncepcióhoz .
Az első lépés az volt, hogy az összes tokot kiraktam a fejemből a számomra legegyszerűbb rendszerbe. Kiderült : nagyon gyors a felület, időben minimális a feladatkészítés procedúrája, van egy egyszerű applikáció a telefonon (majd váltottam a Todoistra, de erről bővebben a második, technikai részben).
Hála Istennek, 10 éve foglalkozom informatikai menedzsmenttel így vagy úgy, és megértem, hogy az „alkalmazás készítés” kudarcra ítélt feladat, akárcsak az „orvoshoz menni”. Ezért elkezdtem a feladatokat akciók formájában bontott feladatokra bontani.
Tisztán értem, hogy én egy olyan ember vagyok, aki nagyon függ a pozitív visszajelzésektől, amiket "nézd mennyit csináltál ma" (ha látom) visszajelzés formájában tudok adni magamnak. Ezért az „orvoshoz menés” feladatból „válaszd ki melyik orvoshoz fordulj”, „válassz időpontot, amikor orvoshoz tudj menni”, „telefonálj és kérj időpontot” feladatokká. Ugyanakkor nem akarom megerőltetni magam: minden feladatot el lehet végezni a hét valamelyik napján, és elégedett lehet azzal, hogy a feladat egy szakaszán már túljutott.
Kulcspont: a feladatok bontása és a feladatok rögzítése rövid akciók formájában.
Amíg a feladat a fejedben van, amíg azt gondolod, hogy egyszer végre kell hajtani, addig nem leszel nyugodt.
Ha még nincs leírva, és elfelejtetted, akkor gyötrődni fogsz, amikor eszedbe jut, és eszedbe jut, hogy elfelejtetted.
Ez minden ügyre vonatkozik, beleértve a háztartásiakat is: a munkába indulás és útközben eszébe jutni, hogy elfelejtette kidobni a szemetet, egyáltalán nem menő.
Ezek az élmények egyszerűen feleslegesek. Így hát elkezdtem mindent leírni.
A cél az, hogy miután betanította magát az összes (abszolút minden) eset feltöltésére bármely trackerre, a következő lépés az, hogy ne gondoljon a rögzített esetekre a fejében.
Amikor megérted, hogy minden, amiről gondoltál, le van írva, és előbb-utóbb rá fogsz jönni, akkor számomra személy szerint a szorongás megszűnik.
Abbahagyja a rángatózást attól a ténytől, hogy a nap közepén eszébe jut, hogy ki akarta cserélni a folyosó izzóit, beszélni akart egy alkalmazottal vagy dokumentumot írni (és azonnal rohanni akart írni).
Az elfelejtett (ebben az összefüggésben fel nem jegyzett) feladatok számának minimalizálásával minimalizálom azt a szorongást, amely akkor keletkezik, amikor ezekre a leginkább elfeledett feladatokra emlékszem.
Nem lehet mindent leírni és emlékezni, de ha korábban 100 ilyen feladat volt, akkor egy bizonyos pillanatra 10 van belőlük, és egyszerűen kevesebb a szorongás „eseménye”.
Kulcsfontosságú: mindent leírunk, mindent általában, még akkor is, ha biztosak vagyunk benne, hogy emlékezni fogunk.
Nem emlékszem mindenre: bármennyire hülyén is hangzik, mindent leírok, egészen a „kutyát sétáltatásig”.
Mit döntöttem így? Csökkent a fejemben a szorongás attól, hogy állandóan féltem elfelejteni valamit (túlléptem a terveken, feladatokat ígértem stb.), és általában a felesleges váltás a fejemben, hogy „gondolom, mit ígérhetnék még” eltűnt.
2. Csökkent reaktivitás.
Nem tudjuk csökkenteni a beáramlást, de megváltoztathatjuk azt, ahogyan reagálunk rá.
Mindig is reaktív ember voltam, és kaptam tőle zümmögést, azonnal válaszoltam az ember kérésére, hogy tegyen valamit telefonon, megpróbáltam azonnal teljesíteni az életben vagy a mindennapi életben kitűzött feladatot, általában a lehető leggyorsabb voltam, Éreztem a zümmögést ettől. Ez nem probléma, de akkor válik problémává, ha egy ilyen reakció ösztönré változik. Abbahagyja annak megkülönböztetését, hogy hol van most igazán szükség rád, és hol várhatnak az emberek.
A probléma az, hogy ebből negatív érzések is kialakulnak: először is, ha nem volt időm megtenni valamit, vagy elfelejtettem, hogy megígértem, hogy válaszolok, megint nagyon ideges voltam, de ez egyénileg nem volt kritikus. Abban a pillanatban vált kritikussá, amikor a feladatok száma, amelyekre ösztönösen azonnal reagálni akartam, több lett, mint a fizikai lehetőségek.
Kezdtem megtanulni, hogy ne reagáljak azonnal a dolgokra. Eleinte csak pusztán technikai megoldás volt: minden bejövő kérésnél „kérlek csináld meg”, „kérlek segíts”, „találkozzunk”, „telefonáljunk”, én lettem az első, a feladat csupán a beérkező kérés feldolgozása és ütemezése. mikor fejezem be. Vagyis a nyomkövetőben nem az a feladat, hogy teljesítsem a kért, hanem a „Holnap olvasd el, amit Ványa írt a táviratban, és megértem, hogy meg tudom-e csinálni, és mikor tudom megtenni, ha tudok. .” A legnehezebb itt az ösztönökkel küzdeni: alapból rengetegen kérnek gyors reakciót, és ha megszoktad, hogy egy ilyen reakció ritmusában élsz, akkor kényelmetlenül érzed magad, ha nem válaszoltál az illető kérdésére. azonnal kérni.
De megtörtént a csoda: kiderült, hogy 9-ből 10 ember, aki „tegnap” kér valamit, valószínűleg „holnapig” vár, amikor az ő ügyükhöz jut, ha csak azt mondta nekik, hogy holnap ráér. Ez, valamint a dolgok lejegyzése és az ígéretek betartása, hogy eljutunk oda, sokkal könnyebbé teszi az életet, hogy kezdi úgy érezni, hogy most egy strukturált terv szerint él (és talán így is van). Természetesen sok képzésre van szükség, de valójában olyan körülmények között, ahol egy ilyen szabályt elfogadtál magadnak, ezt gyorsan megtanulhatod. Ez pedig nagymértékben megoldja a kontextusváltás és a kitűzött tervek nem teljesítésének problémáit. Igyekszem minden új feladatot holnapra kitűzni, minden kérést, amire reaktívan reagáltam, holnapra teszek, és már „holnap” reggel kitalálom, hogy mit és mikor lehet vele kezdeni. A "ma" tervek kevésbé lebegővé válnak.
3. Prioritás és hirtelen esetek rögzítése.
Ahogy az elején mondtam, elismertem magamnak, hogy a napi feladatok több mint amit elbírok. A reaktív feladatok halmaza továbbra is megmarad. Ezért minden reggel a mára kitűzött feladatokkal foglalkozom: melyiket kell valóban ma elvégezni, melyeket lehet holnap reggelre áthelyezni, hogy eldöntsem, mikor kell elvégezni, melyeket delegálok, és melyeket. teljesen ki lehet dobni. De a dolog nem korlátozódik erre.
Hatalmas frusztráció támad, amikor este ráébredsz, hogy nem végezted el a mára tervezett kritikus feladatokat. De ez leggyakrabban azért történik, mert ma olyan nem tervezett dolgok merültek fel, amelyekre a reakció késleltetésére tett maximális erőfeszítések ellenére ma reagálni kellett. Elkezdtem leírni mindazt, amit ma csináltam, közvetlenül azután, hogy megcsináltam. Este pedig megnéztem az elvégzett feladatok listáját. Egy ügyvéd bejött beszélgetni - felírta, az ügyfél hívott - felírta. Baleset történt, amire reagálni kell – írta le. Felhívtam az autószervizt és azt mondtam, hogy még ma el kell vinni az autót, hogy vasárnapra megjavítsák – írtam le. Ez lehetővé teszi számomra, hogy megértsem, miért nem értem el a mára kitűzött feladatokat, és ne aggódjak miatta (ha a hirtelen jött feladatok megérik), és kijavítom, hol tudom kevésbé reaktívan feldolgozni a beérkező feladatokat (közöljem a szervizzel, hogy nem sikerül és csak holnap hozom el az autót, és megtudom, hogy vasárnapig még meg lehet csinálni, akár holnap vissza is adom). Igyekszem minden elvégzett munkát leírni, egészen a „két könyvelési osztály aláírt papírig” és egy percnyi beszélgetésig egy kollégámmal.
4. Delegáció.
A legnehezebb téma számomra. És itt még jobban örülök, ha kapok, mint hogy tanácsot adjak. Csak tanulom, hogyan kell helyesen csinálni.
A delegálás problémája a delegálási folyamatok szervezése. Ahol ezek a folyamatok fel vannak építve, könnyen átadhatunk feladatokat. Ahol nincs hibakeresés a folyamatokon, ott a delegálás vagy túl hosszúnak tűnik (összehasonlítva azzal, amikor saját maga végzi el a feladatot), vagy egyszerűen lehetetlen (rajtam kívül senki sem tudja biztosan elvégezni ezt a feladatot).
Ez a folyamathiány blokkot teremt a fejemben: fel sem merül a gondolat, hogy lehet feladatot delegálni. Alig néhány hete, amikor úgy döntöttem, hogy a Trellóról a Todoistra váltok, azon kaptam magam, hogy három órán keresztül feladatokat helyezek át egyik rendszerről a másikra, anélkül, hogy eszembe jutott volna, hogy valaki más meg tudja csinálni.
A fő kísérlet számomra most az, hogy leküzdjem a saját blokkomat, hogy megkérjem az embereket, hogy tegyenek valamit olyan esetekben, amikor biztos vagyok benne, hogy nem értenek egyet, vagy nem tudják, hogyan kell csinálni. Szánjon időt a magyarázatra. Fogadja el, hogy a dolgok hosszabb ideig tartanak. Ha megosztod a tapasztalataidat, nagyon örülök.
csapdák
A fenti változások mindegyikét meglehetősen technikai ajánlások írják le a szoftverrel való munkavégzéshez, amelyekről a következő részben, illetve ennek a végén írok majd - két csapdáról, amelyekbe életem egész átszervezése során kerültem.
A fáradtság fogalma.
Tekintettel arra, hogy nem fizikailag, hanem szellemileg dolgozunk, egy hatalmas és váratlan probléma adódik - megérteni és elkapni azt a pillanatot, amikor kezd elfáradni. Ez lehetővé teszi, hogy időben szünetet tartsunk.
A gép mögötti feltételes munkásnak elvileg nem volt ilyen problémája. Először is, a fizikai fáradtság érzése gyermekkorunktól fogva érthető számunkra, ráadásul elég nehéz fizikailag folytatni valamit, ha a szervezet nem képes rá. Az edzőteremben 10 sorozat elvégzése után nem tehetünk meg még 5-öt, „mert ez szükséges”. Ez a motiváció nyilvánvaló biológiai okokból nem fog működni.
A gondolkodással némileg más a helyzet: nem hagyjuk abba a gondolkodást. Nem léptem át ezt a területet, de általában a hipotézisek a következők:
- Az állandó őrületben lévő személy nem veszi azonnal észre a mentális fáradtságot. Ez nem "nem tudok tovább gondolkodni, lefekszem" formájában történik - először az érzelmi spektrumot, a gondolkodási képességet, majd az észlelést érinti, csak valahol itt lehet érezni, mi jött.
- Az áramlásból való kikapcsoláshoz nem elég csak abbahagyni a munkát. Észrevettem, hogy ha például abbahagyom a munkát, lefekszem és a telefont bámulom, olvasok, nézek, és az agy továbbra is működik, a fáradtság nem enged. Nagyon sokat segít, ha lefekszel, és arra kényszeríted magad, hogy ne csinálj semmit (beleértve a telefont is). Az első 10 percben nagyon nehéz kiszakadni a tevékenység áramlásából, a következő 10 percben milliónyi ötlet jut eszünkbe, hogyan csináljunk mindent jól, de aztán már tiszta.
Fontos és szükséges pihentetni az agyat, és mivel nagyon nehéz elkapni ezt a pillanatot, csak rendszeresen meg kell tennie.
Ideje a pihenésre/életre/családra.
Én, mint már írtam, pozitív visszajelzéstől függő ember vagyok, de ezt magam is meg tudom generálni: ez egyszerre bónusz és probléma.
Attól a pillanattól kezdve, hogy elkezdtem követni az összes feladatot, dicsérem magam az elvégzett feladatokért. Valamikor a "megrendezett munkahelyem" állapotból eljutottam a "most szuperhős vagyok és maximálisan meg tudok csinálni" állapotba, amikor elértem a napi 60 feladatot.
Kiegyensúlyoztam a munkát és a háztartási feladatokat, és gondoskodtam arról, hogy a háztartási feladatokat felvegyem a napi listámra, de a probléma az, hogy ezek házimunkák. És kell idő a pihenésre és a családra.
A dolgozót 6 órakor kirúgják az üzletből, és a vállalkozót is zümmögik, amikor dolgozik. Kiderül, hogy körülbelül ugyanaz a probléma, mint a „szellemi fáradtság” pillanatának elkaphatatlanságával: az elvégzett feladatok csúcsán elfelejti, hogy élni kell.
Kiesni a patakból, amikor minden sikerül, és elkapod tőle a zümmögést, nagyon nehéz, erőltetni is kell magad.
A fáradtság nem a „lefekvés” vágyából fakad, hanem az érzelmek zavarából („minden már reggeltől feldühít”), az információérzékelés bonyolultságából és a kontextusváltási képesség romlásából.
Nagyon fontos, hogy időt szánjunk a pihenésre, még akkor is, ha az nagyon nyűgös. Fontos, hogy ez később Önt ne érintse. Nem jó két hónapig élvezni az előadást, aztán olyan állapotban lenni, amikor minden el van szarva, és nem látod az embereket.
Hiszen nem csak a termelékenységért élünk, rengeteg érdekes és csodálatos dolog van a világon 😉
Általában véve az ilyen megfontolások megérik a munka és a nem munkafolyamatok (át)szervezését. A második részben arról lesz szó, hogy ehhez milyen eszközöket használtam és milyen eredményeket sikerült elérni.
Ui. Ez a téma annyira fontosnak bizonyult számomra, hogy külön távirati csatornát is indítottam, ahol megosztom a gondolataimat ez ügyben, csatlakozz -
Forrás: will.com