Valószínűleg 20-25 alkalommal próbáltam szisztematikusan kezelni a feladatokat. És minden kísérlet kudarcot vallott, ahogy most már értem, két okból.
Először is, annak érdekében, hogy időt fordítson a feladatok elvégzésére, meg kell értenie, miért történik ez.
Elkezdi irányítani a feladatokat, időt szán rájuk, kevesebb feladatot végez, mindez felhalmozódik – minek?
Bármilyen munkát nehéz elvégezni, ha nem érted, miért. A „rendbe hozni az életed” nem a legmegfelelőbb cél, hiszen a „rendezett élet” meglehetősen homályos jelenség. De „a szorongás csökkentése a bizonytalanság szintjének csökkentésével” sokkal konkrétabb és jobb cél, amelyre könnyen el lehet tölteni egy órát naponta.
Másodszor, az általam olvasott összes módszertan azonnal leírja a folyamat végső állapotát. „Ki kell venni a ToDoIst-et, projektekre bontani, integrálni a naptárba, át kell tekinteni a heti feladatokat, rangsorolni...” Ezt nehéz azonnal elkezdeni. Mint a szoftverfejlesztésben, úgy gondolom, hogy használnia kell – iteratívan.
Ezért átmegyek az „iterációimon”, és talán ugyanabban a formában hasznos lesz az Ön számára. Végül is mi a jó ok arra, hogy a májusi ünnepeket arra használjuk, hogy egy (viszonylag) új paradigmával visszatérjünk dolgozni?
Elolvashatod, hogyan jutottam idáig .
Trello, pár lista
Csak 4 listát készítünk, asztali és mobil alkalmazásokat használunk.
Listák:
- Teendők – írja le ide az összes eszébe jutó feladatot. És írd le őket, amint eszedbe jutnak. „A szemetet kidobni” feladat. „Mosogatni” egy feladat. A „tervezési értekezlet ütemezése” egy feladat. Nos, és így tovább. Még a legnyilvánvalóbb vagy legfontosabb dolgokat is elfelejtheti, ha valami váratlan történik, vagy csak nehéz napod volt.
- Teendők a mai napra – minden este áthelyezem a dolgokat a „To-Do” tábláról a „To-Do for Today” táblára. Ha a munkái közül néhány ott marad este, az normális; erről lentebb olvashat bővebben. Idővel kezdi megérteni, hogy hány feladat szerepelhet a listán, hogy a legtöbbjük a tervezett napon elvégezhető legyen.
- Ma készült. Ez a tábla a fő módja annak, hogy csökkentsük a „ma nem csináltam semmit” miatti szorongást, és jó mód az önszerveződéssel kapcsolatos további gondolkodásra. Ide írom az összes ma elvégzett feladatot, még azokat is, amelyek nem szerepelnek a tervezett listán. „Felhívtam Vasját a dokumentumok miatt” – írta le. „Megkértek, hogy írjam alá a papírokat” – írtam le. „Megbeszéltük a megállapodást Antonnal” – írta. Így a nap végére meg fogod érteni, hogy valójában mire fordítottad az idődet, és mit hagyhattál volna ki ezekből a feladatokból pusztán a terv teljesítése érdekében.
- Kész – az összes elvégzett feladat listája. A nap elején vagy végén áthelyezem őket a „Ma kész” közül a „Kész” elemre. Lényegében ez egy szemetes, ahol egyszerűen megtalálhatja az elvégzett feladatokat, ezért rendszeres tisztítást igényel.
Trello, "mini-naptár"
Egy ponton világossá válik, hogy bizonyos feladatok pontosan időhöz kötöttek, és nem akarsz róluk megfeledkezni a hét folyamán, nehogy mást tervezz erre az időre. Mindig is nehezemre esett a naptár, ezért hozzáadtam több táblát „Hétfői tennivalók”, „Kedd tennivalók” stb. névvel, amelyekbe elkezdtem időhöz kötött listát írni. dos.
Így amikor az emberek azt kérdezik tőlem: „Beszélhetünk csütörtökön 16:00-kor?” - Csak odamegyek a megfelelő táblához, és megnézem, mit írtunk oda ezúttal. És nem szabad elfelejtenünk a feladatokat a listák között időben átvinni a hét folyamán: például „csütörtöki tennivalók”, amikor eljön a csütörtök – a „ma teendők” közé.
Miért nem naptár? Számomra borzasztóan nehéz két segédprogramot egyszerre használni. Ha ehhez naptárt használok, akkor bele kell mennem, kitölteni, rendszeresen ellenőrizni, hogy nem felejtettem-e el valamit...
Ezen a ponton elértem a Trello határait. A fő probléma az volt, hogy naponta több mint 50 feladatot rögzítettek, és elég nagy volt az általános listához és a napokhoz kötött listákhoz kötött feladatok. Hogyan értsem, hogy már leírtam az elvégzendő feladatot? Másodpéldányok kezdtek megjelenni. Hogyan lehet egyidejűleg rangsorolni az egyik projekt összes feladatát? Hogyan adjunk lehetőséget másoknak, hogy lássák naptári terveit?
Olyan rendszerre volt szükségem, amely a viszonylagos egyszerűség megőrzése mellett:
- A feladatokat projektek szerint csoportosíthattam.
- Legyen egy naptárhivatkozása (tegye meg holnap), és ezt automatikusan átvigye a mai feladatok közé, amikor eljön a nap.
- Integrálható a Google naptárral.
Itt tértem vissza a ToDoisthoz, és ebben a szakaszban ez bizonyult a legmegfelelőbb megoldásnak.
Aktuális szál a ToDoistban
Bejövő
A beérkező feladatokat beírom az Inboxba, amit igyekszem azonnal rendezni. Az elemzés jelentése:
- A feladat befejezésének dátumának meghatározása (rövid feladatoknál leggyakrabban a mai napot állítom be, és estére megértem, hogy valójában mikor lehet elvégezni).
- Annak a projektnek a meghatározása, amelyhez a feladat hozzárendelhető (statisztikák és a projektben lévő összes feladat prioritásának megváltoztatásának lehetősége).
Azok a feladatok, amelyek eszébe jutnak, és amelyeket nem kell a közeljövőben elvégezni, bekerülnek a projektekbe Besorolatlan személyes („vigyél pohártartókat az autóba”) és Besorolatlan munka ("gondold át, mikor tudunk stratégiai PR ülést szervezni"). A ToDoist lehetővé teszi ismétlődő feladatok kiosztását, így minden hétvégén van egy „Besorolatlan személyes” és minden hétfőn „Besorolatlan munka” nevű feladatom.
Naptár integráció
A ToDoist mindkét irányban tökéletesen integrálható a Google Naptárral. Megosztom a naptáram a kollégáimmal, hogy lássák, mikor nem tudnak elérni.
Ugyanakkor a naptárból a feladatok az ellenkező irányba átvitelre kerülnek: kimondhatom, hogy „Seryoga, nézd meg a pénteki időpontomat, és írj oda egy találkozót”, ami megjelenik a naptárban és a ToDoistban is. Így tulajdonképpen először kezdtem el naptárat használni anélkül, hogy eseményeket kellett volna létrehoznom benne.
Nem operatív jellegű bejövő feladatok feldolgozása
Erőszakosan nem rohanok azonnal a feladatok elvégzésére, kivéve azokat a feladatokat, ahol a tűz nyilvánvaló. „Sürgősen fel kell venni a kapcsolatot az ABC cég vezetőségével, mert a szerver leállt, és az alkalmazottaktól nem érkezik válasz” nyilvánvalóan sürgető feladat, amit nem lehet halogatni, de „Zsenya, most hívhatlak, hogy beszéljünk egy új projekt” az „Ütemezze be, mikor beszélhet X-nek Y-ról”, ami már átváltozik a „Mondd meg X-nek, hogy akkor beszélhetünk” és a „Beszélj X-nek Y-ról” feladattá, amely már időhöz kötött. Szinte minden bejövő feladat először „Ütemezés...”-vé válik.
A feladatok rangsorolása
A napban szereplő összes feladat nem teljesíthető. Magamat megfigyelve a következőkre jöttem rá (minden szám más lesz, de a lényeg az, hogy következtetéseket vonjunk le).
- Minden napra körülbelül 50-70 feladatot írok le.
- Akár 30 feladatot is el tudok végezni kényelmesen (anélkül, hogy a nap végén teljesen fáradtnak érezném magam).
- Legfeljebb 50 feladat elvégzése után elfáradok, de nem kritikusan.
- 70 feladatot el tudok végezni, de utána nehezen tudok kiszabadulni a „munkamániás sodrából”, nehezen tudok elaludni, és általában kicsit társasági leszek.
Ez alapján döntöm el, mit csináljak ma. A ToDoist minden feladatnak prioritása van, így reggel kiválasztom a kritikus feladatokat, amelyeket teljesíteni kell, a többit pedig képességeim és vágyaim alapján teljesítem. Naponta körülbelül 40-20 feladatot adok át a másikra: az az érdekes, hogy a másnapi feladatok ismét 60-70-re válnak.
Statisztikák karbantartása
Nagyon szeretném általánosságban megérteni, hogy ma mennyi időt fordítottak munkával kapcsolatos ügyekre, és melyekre. Erre az alkalmazást használom , ami a telefonon és a laptopon is megvan, és a Google Térkép Helyelőzmények (igen, nem vagyok paranoiás).
Városon kívül élünk, így az úton eltöltött idő okosan használható fel. Most, amikor nem vagyok fáradt, menet közben hallgatok hangoskönyveket, hogy valahogy ki tudjam használni ezt a 40 percet.
Még nem összesítem az adatokat, egyfajta személyes Data Lake-et hozva létre; Ha eljön az ideje, ráérek.
Nem lesz következtetés
- A modern ember élete a beérkező feladatok nagy folyama. Nem lesz lehetséges csökkenteni; meg kell tanulnunk kezelni ezt az áramlást.
- A legtöbb szorongás a jövő ismeretlenségéből fakad. Ha megértjük, mi vár ránk a következő napokban, lényegesen kevesebb lesz a szorongás.
- Emiatt szánhat időt a napjának megszervezésére. Tudom, mi lesz ma, mi lesz holnap, és nem feledkezem meg azokról a feladatokról, amelyekről korábban megfeledkeztem.
- A feladatkövetés lebonyolítása nem öncél, hanem ha úgy tetszik, az önképzés módja. Sokkal könnyebbé válnak azok a dolgok, amelyeket korábban túl lusta voltál megtenni, vagy olyan dolgokat, amelyeket soha nem tudtál megtenni. Sokan (köztük én is) általában jobban érzik magukat, ha a feladatokat a külvilágról határozzák meg. A feladatkövetés egy módja annak, hogy feladatokat állíts fel magadnak, és tanulj meg a vágyaid szerint élni.
- A munka nem öncél. A cél az, hogy a munkarendet úgy szervezd meg, hogy kiszámítható legyen a szabadidőd, amikor magadról, családodról, érdeklődési körödről gondoskodhatsz.
Forrás: will.com