Համագործակցությունը ավանդական գրասենյակային գործիքների ցավոտ կետն է: Երբ տասը մարդ միաժամանակ աշխատում է ֆայլի վրա, ավելի շատ ժամանակ և ջանք է ծախսվում ոչ թե խմբագրումների, այլ փոփոխությունների և դրանց հեղինակների որոնման վրա։ Սա բարդանում է բազմաթիվ հավելվածների պատճառով, որոնք միշտ չէ, որ համատեղելի են: Այս խնդրի լուծման ուղիներից մեկը ամպի վրա հիմնված գրասենյակային փաթեթներ անցնելն է: Նրանցից շատերը չկան, և մենք ձեզ կպատմենք, թե ինչպես հաղթահարեցինք Forex Club-ի աշխատակիցների պահպանողականությունը և ընդամենը մի քանի ամսում կարողացանք հարյուր գրասենյակներով բաշխված ընկերությունը տեղափոխել G Suite:
Ինչո՞ւ որոշեցիք անցում կատարել։
Forex Club-ը սովորաբար հիշվում է արտարժույթի փոխարժեքով առցանց առևտրի համատեքստում: Բայց այս ընկերությունն աշխատում է մի քանի տեսակի արժութային գործիքներով աշխարհի տարբեր երկրներում։ Դրա պատճառով այն ունի շատ բարդ ՏՏ ենթակառուցվածք՝ հաճախորդների համար իր սեփական հարթակով:
Երբ մենք հանդիպեցինք, ընկերության հետին գրասենյակն օգտագործում էր մի քանի տարբեր հարթակներ և հավելվածներ: Աշխատակիցների մեծ մասի հիմնական աշխատանքային գործիքը Microsoft-ի գրասենյակային փաթեթն ու փոստն էր Zimbra-ում։ Այս ամենից առաջ լրացուցիչ պահեստի, կրկնօրինակների, հակավիրուսային, բազմաթիվ միակցիչների և ինտեգրացիաների, ինչպես նաև Microsoft-ի և Zimbra-ի լիցենզիայի կառավարումն էր՝ պարբերական աուդիտներով:
Forex Club-ի ՏՏ բաժնի համար թանկ արժեր այս համակարգը պահպանելը: Համալիր ենթակառուցվածքը պահանջում էր մեծ թվով սերվերների վարձակալում, DRP պլաններ այս սերվերների անջատման կամ ինտերնետ կապի խափանման դեպքում և կրկնօրինակում: Անխափան աշխատանք ապահովելու համար ժամանակի ընթացքում ձևավորվեց ադմինիստրատորների հատուկ բաժին, որոնց դեռևս դրված էր լիցենզիայի ստուգումների առաջադրանքը։
Տարբեր ծրագրերի առատության պատճառով խնդիրներ առաջացան Forex Club-ի սովորական աշխատակիցների շրջանում։ Առանց փաստաթղթի տարբերակի հետագծման, դժվար էր գտնել որոշ վերանայումների հեղինակին և տեքստի կամ աղյուսակի վերջնական տարբերակը:
Սպասարկման ծախսերը նվազեցնելու նպատակով Forex Club-ը նույն խնդիրները լուծելու ավելի պարզ միջոց էր փնտրում: Այստեղից սկսվեց մեր փոխգործակցությունը:
Այլընտրանք գտնելը
Լիարժեք համագործակցություն իրականացնելու համար անհրաժեշտ էր փոխել մոտեցումն ինքնին` հեռանալ տեղական պահեստից դեպի ամպ: Forex Club-ը սկսեց փնտրել ընդհանուր ամպային լուծում բոլոր գրասենյակային հավելվածների համար: Երկու թեկնածու կար՝ Office 365 և G Suite:
Office 365-ը առաջնահերթություն էր, քանի որ Microsoft-ի բազմաթիվ լիցենզիաներ ձեռք են բերվել Forex Club-ից: Սակայն Office 365-ը ամպի մեջ է բերում գրասենյակի ֆունկցիոնալության միայն մի մասը: Օգտատերերը դեռ պետք է ներբեռնեն հավելվածը իրենց անձնական հաշվից և օգտագործեն այն փաստաթղթերի հետ աշխատելու համար հին սխեմայով. ուղարկեք և պահպանեք պատճենները տարբերակների ինդեքսներով:
Google Cloud-ի G Suite-ն ունի ավելի շատ համագործակցության հնարավորություններ և ավելի էժան է: Microsoft-ի արտադրանքի դեպքում դուք պետք է օգտագործեիք Ձեռնարկությունների համաձայնագիրը, և սա ծախսերի բոլորովին այլ մակարդակ է (նույնիսկ հաշվի առնելով գնված ծրագրաշարը): Իսկ մեր օգնությամբ G Suite-ի ներդրումը տեղի ունեցավ Google ծրագրի շրջանակներում, որը խոշոր հաճախորդներին փոխհատուցեց ընկերության ծառայություններին անցնելու ծախսերը։
Նախատեսվում էր աշխատակիցների կողմից օգտագործվող ծառայությունների մեծ մասը փոխանցել G Suite.
- Օրացույց և էլ.փոստ (Gmail և Google Calendar);
- Նշումներ (Google Keep);
- Զրուցարան և առցանց կոնֆերանսներ (Chat, Hangouts);
- Գրասենյակային փաթեթ և հարցումների գեներատոր (Google Docs, Google Forms);
- Համատեղ պահեստավորում (GDrive):
Բացասականության հաղթահարում
Ցանկացած, նույնիսկ ամենահարմար գործիքի ներդրումը միշտ բախվում է վերջնական օգտագործողների բացասական արձագանքներին: Հիմնական պատճառը պահպանողականությունն է, քանի որ մարդիկ չեն ցանկանում որևէ բան փոխել և վարժվել աշխատանքի նոր մոտեցումներին։ Իրավիճակը բարդանում էր վեբ ներկայության հատուկ ընկալմամբ՝ որպես պարզապես կայքերով քայլել (բայց չաշխատել այս կայքերում), որը տարածված է ոչ ՏՏ աշխատակիցների շրջանում: Նրանք պարզապես չէին հասկանում, թե ինչպես աշխատել դրա հետ:
Forex CLub-ի կողմից նախագծի իրականացման պատասխանատուն Դմիտրի Օստրովերխովն էր: Նա վերահսկում էր իրականացման փուլերը, հավաքում օգտատերերի արձագանքները և առաջնահերթ առաջադրանքները: Համատեղ նախապատրաստումը, աշխատակիցների հարցումները և ընկերության կանոնների բացատրությունները մեզ համար հեշտացրին սկսելը:
Softline-ի հիմնական խնդիրն այս նախագծում օգտագործողների և համակարգի ադմինիստրատորների վերապատրաստումն էր և առաջին փուլում տեխնիկական աջակցություն տրամադրելը: Մենք բացատրեցինք, թե ինչպես պետք է արտադրանքը աշխատի մի շարք դասընթացների միջոցով: Ընդհանուր առմամբ մենք անցկացրել ենք 15 թրեյնինգ՝ յուրաքանչյուրը 4 ժամ տևողությամբ։ Առաջինը` փորձնականից առաջ, համակարգի ադմինիստրատորների համար, ովքեր հող էին նախապատրաստում վերափոխման համար: Իսկ հաջորդները սովորական աշխատողների համար են։
Որպես հիմնական վերապատրաստման ծրագրի մի մաս, մենք ընդգծեցինք առավելությունները, որոնք փոխհատուցեցին վերջնական օգտագործողների՝ նոր գործիքին ընտելանալու դժվարությունները: Եվ յուրաքանչյուր թրեյնինգի վերջում աշխատակիցները կարող էին հանդես գալ իրենց հարցերով, որոնք վերացնում էին աշխատանքի սկզբում առկա որոգայթները:
Թեև Forex Club-ը վերապատրաստման սեմինարներ է անցկացնում իր հաճախորդների համար, ընկերությունը չի կարող ինքնուրույն սկսել ուսուցում G Suite-ում՝ անհրաժեշտ իրավասություններով ուսուցիչների բացակայության պատճառով։ Մեր թրեյնինգների ազդեցությունը գնահատելու համար Forex Club-ը ուսանողների հարցումներ է անցկացրել պարապմունքից առաջ և դրանից որոշ ժամանակ անց: Առաջին հարցումը ցույց է տվել, որ հիմնականում բացասական է ընկալվում առաջիկա փոփոխությունները։ Երկրորդը, ընդհակառակը, դրականության բարձրացումն է։ Մարդիկ սկսեցին հասկանալ, որ դա վերաբերում էր իրենց աշխատանքին։
Փորձնական գրասենյակ
Նախագիծը սկսվել է 2017 թվականի վերջին, երբ տասը համակարգի ադմինիստրատորներ անցան G Suite-ի։ Այս մարդիկ պետք է դառնան այն ռահվիրաները, ովքեր բացահայտեցին լուծման դրական և բացասական կողմերը և հիմք դրեցին վերափոխման համար: Մենք հաշվի առանք նրանց կարծիքն ու առաջարկությունները և 2018 թվականի հունվարին ընտրեցինք միջին չափի մասնաճյուղ տեղական համակարգի ադմինիստրատորով ոչ ՏՏ աշխատողների առաջին փորձնական անցման համար:
Անցումը կատարվեց միաժամանակ. Այո, մարդկանց համար դժվար է անցնել նոր գործիքների, ուստի, հաշվի առնելով ամպային լուծման և աշխատասեղանի հավելվածի միջև ընտրությունը, օգտվողները կթեքվեն դեպի ավելի ծանոթ աշխատասեղան և կդանդաղեցնեն արդիականացման գլոբալ ծրագրերը: Այսպիսով, փորձնական գրասենյակի ուսուցումն ավարտելուց հետո մենք բոլորին արագ տեղափոխեցինք G Suite: Առաջին երկու շաբաթվա ընթացքում որոշակի դիմադրություն եղավ, դրանով զբաղվեց տեղական համակարգի ադմինիստրատորը, որը բացատրեց և ցույց տվեց բոլոր դժվար կետերը:
Հետևելով փորձնական գրասենյակին՝ մենք ամբողջությամբ փոխանցեցինք Forex Club-ի ՏՏ բաժինը G Suite-ին:
Մասնաճյուղերի ցանցի փոփոխություն
Փորձնական նախագծի փորձը վերլուծելուց հետո, Forex Club-ի ՏՏ բաժնի հետ միասին մենք մշակեցինք անցումային պլան ընկերության մնացած անդամների համար: Ի սկզբանե նախատեսվում էր, որ գործընթացը տեղի կունենա երկու փուլով. Առաջին փուլում մենք ցանկանում էինք վերապատրաստել արտադրանքին միայն Forex Club-ի ամենահավատարիմ աշխատակիցներին, ովքեր կխթանեն նախագիծն իրենց գրասենյակներում և օգնեն գործընկերներին տեղափոխվել նոր հարթակ երկրորդ փուլի շրջանակներում: Ընկերությունում «ավետարանիչների» ընտրելու համար մենք հարցում ենք անցկացրել, որի արդյունքները գերազանցել են բոլոր սպասելիքները. պատասխանել է Forex Club-ի մոտ կեսը: Հետո որոշեցինք չձգձգել գործընթացը և բաց թողեցինք «իրականացում աշխատակիցների միջոցով» փուլը։
Ինչպես փորձնական նախագծում, սկզբում գաղթեցին գլխամասային գրասենյակները, որտեղ կա տեղական համակարգի ադմինիստրատոր. նա օգնեց հաղթահարել առաջացող դժվարությունները: Յուրաքանչյուր գրասենյակում նոր գործիքների անցնելուն նախորդել է վերապատրաստումը: Դասընթացը պետք է պլանավորվեր ճկուն ժամանակացույցի համաձայն, որը հաշվի կառնի տարբեր ժամային գոտիներ և աշխատանքային գրաֆիկներ: Օրինակ, Ղազախստանի և Չինաստանի գրասենյակների համար ուսուցումը պետք է սկսվեր Մոսկվայի ժամանակով առավոտյան ժամը 5-ին (ի դեպ, G Suite-ը հիանալի է աշխատում Չինաստանում, անկախ ամեն ինչից):
Գլխամասային գրասենյակներից հետո մասնաճյուղերի ցանցն անցավ G Suite-ին՝ մոտ 100 միավոր։ Ծրագրի վերջին փուլի առանձնահատկությունն այն էր, որ այս մասնաճյուղերում հիմնականում աշխատում են վաճառողներ, ովքեր շատ են աշխատում աղյուսակներով։ Մենք նրանց համար երկու շաբաթ անցկացրեցինք թրեյնինգ՝ օգնելու տվյալների փոխանցմանը:
Միևնույն ժամանակ, մեր մասնագետներն աշխատում էին հենց Forex Club-ին աջակցելու «թիկունքում», քանի որ G Suite-ին անցնելուց անմիջապես հետո տեխնիկական աջակցության զանգերի թիվը, ինչպես և սպասվում էր, ավելացավ: Հարցումների գագաթնակետը տեղի ունեցավ մասնաճյուղային ցանցի անցման ժամանակ, սակայն աստիճանաբար հարցումների թիվը սկսեց նվազել։ Հատկապես նվազել են գրասենյակային ապրանքների և էլ. փոստի, ծրագրային ապահովման լիցենզիայի կառավարման, սերվերների և ցանցային սարքավորումների հետ աշխատանքի, ինչպես նաև կապի պահեստային ուղիների հարցումները։ Այսինքն, իրականացումը նվազեցրել է բեռը առաջին գծի աջակցության և բեք օֆիսի վրա:
Ընդհանուր առմամբ, գրասենյակների տեղափոխումը տևել է մոտ երկու ամիս՝ 2018 թվականի փետրվարին աշխատանքները ավարտվել են գլխավոր վարչություններում, իսկ մարտին՝ մասնաճյուղերի ողջ ցանցում։
Որոգայթներ
Էլփոստի միգրացիայի արագությունը մեծ խնդիր է դարձել: IMAP Sync-ի միջոցով Zimbra-ից Gmail մեկ նամակ փոխանցելու համար պահանջվեց 1 վայրկյան: Forex Club-ի հարյուր գրասենյակներում աշխատում է մոտ 700 աշխատակից, և նրանցից յուրաքանչյուրն ունի հազարավոր նամակներ (ընդհանուր առմամբ նրանք սպասարկում են ավելի քան 2 միլիոն հաճախորդի): Այսպիսով, միգրացիան արագացնելու համար մենք օգտագործեցինք G Suite Migration Tool-ը, որի միջոցով էլփոստի պատճենման գործընթացն ավելի արագ էր ընթանում:
Օրացույցներից և առաջադրանքներից տվյալներ փոխանցելու կարիք չկար։ Չնայած հին ենթակառուցվածքում որոշ լուծումներ կային, սակայն դրանք ամբողջությամբ չօգտագործվեցին աշխատակիցների կողմից։ Օրինակ, կորպորատիվ օրացույցներն իրականացվել են Bitrix-ի պորտալի տեսքով, ինչը անհարմար է, ուստի աշխատակիցներն ունեին իրենց գործիքները, իսկ աշխատակիցներն ինքնուրույն էին փոխանցում տվյալների փոխանցումը:
Նաև գործառնական փաստաթղթերի փոխանցումը օգտվողների ձեռքում էր (խոսքը միայն ընթացիկ աշխատանքի տվյալների մասին է. ընկերության գիտելիքների բազայի համար օգտագործվում է այլ լուծում): Այստեղ հարցեր չկային։ Պարզապես ինչ-որ պահի գծվեց վարչական գիծ՝ տեղում պահվող տեղեկատվության պատասխանատվությունը փոխանցվեց հենց օգտատերերին, մինչդեռ Google Drive-ի տվյալների անվտանգությունն ու անվտանգությունն արդեն վերահսկվում էր ՏՏ բաժնի կողմից:
Ցավոք, հնարավոր չեղավ գտնել անալոգներ G Suite-ում բոլոր աշխատանքային հոսքերի համար: Օրինակ՝ ընդհանուր փոստարկղերը, որոնք սովոր են օգտագործել Forex Club-ի աշխատակիցները, Gmail-ում զտիչներ չունեն, ուստի դժվար է կոնկրետ նամակ գտնել։ Google Chat-ում SSO-ի թույլտվության հետ կապված նմանատիպ դժվարություն կար, սակայն այս խնդիրը լուծվեց Google-ի աջակցության հարցումով:
Օգտատերերի հիմնական խնդիրները կապված էին այն բանի հետ, որ Google-ի ծառայությունները դեռևս չունեն մրցակիցների որոշ գործառույթներ, օրինակ՝ Skype-ը կամ Office 365-ը: Hangouts-ը թույլ է տալիս միայն զանգեր կատարել, Google Chat-ը չունի մեջբերումներ, իսկ Google Sheets-ը՝ աջակցություն: Microsoft Excel մակրոների համար:
Բացի այդ, Microsoft-ի և Google Cloud-ի արտադրանքները տարբեր կերպ են մոտենում աղյուսակների խմբագրման գործիքներին: Սեղաններ պարունակող Word ֆայլերը երբեմն բացվում են Google Փաստաթղթերում սխալ ձևաչափով:
Երբ մենք ընտելացանք նոր ենթակառուցվածքին, որոշ դժվարություններ լուծվեցին այլընտրանքային մոտեցումներով: Օրինակ՝ աղյուսակներում մակրոների փոխարեն օգտագործվում են սկրիպտներ, որոնք Forex Club-ի աշխատակիցներն էլ ավելի հարմար են գտել։ Չհաջողվեց անալոգը գտնել միայն Forex Club-ի ֆինանսական բաժնի համար, որը զբաղվում է 1C հաշվետվություններով (սկրիպտներով, բարդ ֆորմատավորումներով)։ Այսպիսով, նա անցավ Google Sheet-ին միայն համագործակցության համար: Այլ փաստաթղթերի համար գրասենյակային փաթեթը (Excel) դեռ օգտագործվում է։
Ընդհանուր առմամբ, Forex Club-ը պահպանել է Microsoft Office լիցենզիաների մոտ 10%-ը: Սա սովորական պրակտիկա է նման նախագծերի համար. աշխատակիցների փոքրամասնությունն օգտագործում է գրասենյակային փաթեթների առաջադեմ գործառույթները, ուստի մնացածները հեշտությամբ ընդունում են փոխարինումը:
Հարկ է նշել, որ մնացած ենթակառուցվածքների վրա մեծածավալ վերափոխումներ չեն իրականացվել։ Forex Club-ը չի լքել Jira-ն և Confluence-ը, չնայած գործառնական առաջադրանքների համար ներդրել է Google Keep-ը: Jira-ն և Confluence-ը G Suite-ի հետ ինտեգրելու համար մենք տեղադրեցինք փլագիններ, որոնք թույլ են տալիս արագ փոխանցել տվյալները: Պահպանվել է մոնիտորինգի համակարգը, ինչպես նաև բազմաթիվ լրացուցիչ գործիքներ՝ Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS և այլն։ Բնականաբար, մասնաճյուղերում մնացին համակարգի ադմինիստրատորները։
Chromebook փորձարկում
Փնտրելով ծախսերը կրճատելու միջոց՝ Forex Club-ը նախատեսում էր տեղափոխել բոլորին Chromebook-ով աշխատող շարժական աշխատակայաններ: Սարքն ինքնին չափազանց էժան է, և ամպային ծառայությունների օգտագործմամբ հնարավոր եղավ արագ տեղակայել դրա վրա աշխատանքային կայան:
Մենք փորձարկեցինք շարժական աշխատատեղերը վաճառքի բաժնի 25 հոգուց բաղկացած օգտվողների փոքր խմբի վրա: Այս բաժնի աշխատակիցները չունեին առաջադրանքներ, որոնք կխանգարեին նրանց աշխատել միայն համացանցի միջոցով, ուստի այս միգրացիան նրանց համար պետք է անխափան լիներ։ Բայց թեստի արդյունքների հիման վրա պարզվեց, որ էժան Chromebook-ի ապարատը բավարար չէ Forex Club-ի բոլոր կորպորատիվ հավելվածների ճիշտ աշխատանքի համար։ Եվ ավելի թանկ մոդելները, որոնք կհամապատասխանեին տեխնիկական պարամետրերին, պարզվեց, որ արժեքով համեմատելի են դասական Windows-ի վրա հիմնված նոթբուքերի հետ: Արդյունքում նրանք որոշել են հրաժարվել նախագծից։
Ինչ է փոխվել G Suite-ի գալուստով
Հակառակ բոլոր նախապաշարմունքների և անվստահության, վերապատրաստումից արդեն 3 ամիս անց աշխատակիցների 80%-ը հարցումներում նշել է, որ G Suite-ն իսկապես հեշտացրել է իրենց համար փաստաթղթերի հետ աշխատելը։ Անցումից հետո աշխատակիցների շարժունակությունը մեծացավ, և նրանք սկսեցին ավելի շատ աշխատել՝ օգտագործելով կրելի սարքեր.
Բջջային սարքերի օգտագործման վիճակագրությունը՝ ըստ Forex Club-ի
Google Forms-ը մեծ ժողովրդականություն է ձեռք բերել: Գերատեսչությունների ներսում նրանք հնարավորություն են տալիս արագ հարցումներ անցկացնել, որոնք նախկինում պահանջում էին փոստի օգտագործում՝ ձեռքով հավաքելով արդյունքները: Google Chat-ին և Hangouts Meet-ին անցնելը ամենաշատ հարցերն ու բողոքներն առաջացրեց, քանի որ դրանք հիմնականում ավելի քիչ գործառույթներ ունեն, բայց դրանց օգտագործումը թույլ տվեց հրաժարվել ընկերության ներսում շատ ակնթարթային մեսենջերներից:
Ծրագրի արդյունքները ձևակերպել է Դմիտրի Օստրովերխովը, ում հետ մենք աշխատել ենք. Գործընթացների պահպանման առաջադրանքների մի ամբողջ շերտ անհետացել է, քանի որ այս խնդիրները լուծվում են Google-ի կողմից։ Այժմ բոլոր ծառայությունները կարող են կարգավորվել հեռակա կարգով, դրանք աջակցվում են Google-ի մի քանի ադմինիստրատորների կողմից, իսկ ՏՏ բաժինը ժամանակ և ռեսուրսներ է ազատել այլ բաների համար»:
Source: www.habr.com