Մենք մի քանի անգամ գրել ենք այն մասին, թե ինչպես են օգնում մեր տեխնոլոգիաները եւ նույնիսկ մշակել տեղեկատվություն ցանկացած տեսակի փաստաթղթերից և մուտքագրել տվյալները հաշվապահական հաշվառման համակարգեր: Այսօր մենք ձեզ կասենք, թե ինչպես ենք մենք իրականացրել в – Մոսկվայի ջերմության և տաք ջրի ամենամեծ մատակարարը:
Պատկերացրեք ձեզ սովորական հաշվապահի տեղում։ Մենք հասկանում ենք, որ դա հեշտ չէ, բայց ամեն դեպքում փորձեք։ Ամեն օր դուք ստանում եք հսկայական քանակությամբ թղթային հաշիվներ, հաշիվ-ապրանքագրեր, վկայագրեր և այլն: Եվ հատկապես շատ՝ զեկուցմանը նախորդող օրերին։ Բոլոր մանրամասները և գումարները պետք է արագ և մանրակրկիտ ստուգվեն, նորից մուտքագրվեն և մուտքագրվեն հաշվապահական հաշվառման համակարգ, ձեռքով կատարվեն գործարքներ և փաստաթղթեր ուղարկվեն արխիվ, որպեսզի դրանք անմիջապես ներկայացվեն ներքին աուդիտորներին, հարկային ծառայությանը, սակագնին: կարգավորող մարմիններ և այլք: Դժվա՞ր: Բայց սա երկարամյա բիզնես պրակտիկա է, որն առկա է շատ ընկերություններում: MOEK-ի հետ միասին մենք պարզեցրել ենք այս տքնաջան աշխատանքը և այն ավելի հարմարավետ դարձրել: Եթե ձեզ հետաքրքրում է, թե ինչպես էր դա, բարի գալուստ կատու:
Լուսանկարում պատկերված է Մոսկվա CHPP-21-ը՝ ջերմային էներգիայի Եվրոպայի խոշորագույն արտադրողը: Այս կայանի ջերմությունը MOEK-ը մատակարարում է Մոսկվայի հյուսիսի 3 միլիոն բնակիչներին: .
MOEK-ն ունի մեկուկես տասնյակ մասնաճյուղ Մոսկվայում։ Նրանք սպասարկում են 15 կմ երկարությամբ ջեռուցման ցանցեր, 811 ջերմակայաններ և կաթսայատներ, 94 ջեռուցման կետեր և 10 պոմպակայաններ, ինչպես նաև կառուցում և տեղադրում են ջերմամատակարարման նոր համակարգեր։ Ընկերությունը ձեռնարկատիրական գործունեության համար ձեռք է բերում մի շարք սարքավորումներ և ծառայություններ. . Գնումը նախաձեռնող յուրաքանչյուր ստորաբաժանումում փաստաթղթերի պատրաստումն իրականացվում է հատուկ աշխատողների կողմից՝ պայմանագրային հսկիչների կողմից:
Ինչպե՞ս են պայմանագրերը գործում խոշոր ընկերությունում: Երբ կուրատորները պայմանագիր են կնքում, նրանք ստանում են բազմաթիվ կարևոր թղթային փաստաթղթեր իրենց գործընկերներից՝ առաքման նոտաներ, ծառայությունների մատուցման վկայագրեր, հաշիվ-ապրանքագրեր, վկայագրեր և այլն: Սովորաբար, համադրողը սկանավորում է բիզնես փաստաթղթերը և այնուհետև սկանավորումները կցում է ձեռնարկության ռեսուրսի պատվերին: կառավարման համակարգ. Ֆինանսական վերահսկիչը ձեռքով ստուգում է բոլոր տվյալները: Դրանից հետո համադրողը բնօրինակ փաստաթղթերը տանում է հաշվապահական հաշվառման բաժին: Կամ սուրհանդակն է դա անում, իսկ հետո փաստաթղթերի տեղափոխումը կարող է ավելի երկար տևել՝ մի քանի ժամից մինչև մի քանի օր:
Եվ ամեն ինչ լավ կլիներ, բայց, ինչպես շատ այլ ընկերություններում.
- Փաստաթղթերը կարող են հաշվապահական հաշվառման բաժին հասնել հաշվետվություն ներկայացնելուց մի քանի օր առաջ: Հետո հաշվապահները ստիպված են լինում օրեր ու գիշերներ անցկացնել իրենց աշխատավայրում։ Պետք է ձեռքով ստուգել՝ արդյոք բոլոր հաշիվ-ապրանքագրերը, հաշիվ-ապրանքագրերը և այլն ճիշտ են լրացված, այնուհետև, եթե ամեն ինչ ճիշտ է, աշխատակիցը նորից մուտքագրում է տվյալները հաշվապահական հաշվառման համակարգում և տեղադրում: Միևնույն ժամանակ, հաշվապահի ժամանակի 90%-ը ծախսվում է տվյալների վերատպման վրա՝ մանրամասներ, գումարներ, ամսաթվեր, ապրանքների համարներ և այլն: Սրա պատճառով սխալվելու վտանգ կա։
- Փաստաթղթերը կարող են հայտնվել սխալներով: Եվ երբեմն որոշ հաշիվներ կամ վկայագրեր բացակայում են: Երբեմն դա պարզ է դառնում հաշվետվություն ներկայացնելուց առաջ վերջին օրերին: Դրա պատճառով փաստաթղթերի հաստատման ժամկետները կարող են հետաձգվել:
- Հաշվապահները գրառումներ կատարելուց հետո հաշիվ-ապրանքագրերը, հաշիվ-ապրանքագրերը և ակտերը պահում են առանձին թղթային և էլեկտրոնային արխիվներում: Ինչու է սա դժվար: Օրինակ, MOEK-ն աշխատում է ըստ սակագների, հետևաբար պարտավոր է պարբերաբար զեկուցել իր ծախսերի մասին գործադիր իշխանություններին: Իսկ երբ հաջորդ պետական կամ հարկային աուդիտը գալիս է հաշվապահություն, աշխատակիցները ստիպված են երկար ժամանակ փաստաթղթեր փնտրել։
MOEK-ի հաշվապահական հաշվառման բաժինը նախկինում այսպիսի տեսք ուներ.
MOEK-ն առաջինն էր էներգետիկ ոլորտում, ով որոշեց վերակառուցել և պարզեցնել այս սխեման՝ գործարքներն արագ փակելու և հաշվետվություններ ներկայացնելու, գնումների շուկայի փոփոխությունները ավելի լավ գնահատելու և իր ֆինանսական ռազմավարությունը պլանավորելու համար: Հեշտ չէր ինքնուրույն փոխել հաշվապահական հաշվառման բաժնի աշխատանքի վաղեմի համակարգը, ուստի ընկերությունը որոշեց վերափոխել այն իր գործընկեր ABBYY-ի հետ միասին:
Ոչ շուտ ասվել է, քան արվել է
ABBYY-ի մասնագետների թիմը MOEK-ում ներդրել է տեղեկատվության խելացի մշակման ունիվերսալ հարթակ և կազմաձևված՝
- փաստաթղթերի մշակման ճկուն նկարագրություններ (տվյալների արդյունահանման ձևանմուշներ): Թե ինչ է այն և ինչի համար է այն անհրաժեշտ, մենք մանրամասն խոսել ենք Habré-ում и . Օգտագործելով լուծումը՝ MOEK-ը մշակում է ավելի քան 30 տեսակի փաստաթղթեր (օրինակ՝ տեղադրված սարքավորումների կամ գործակալության վճարների վկայական) և դրանցից քաղում է ավելի քան 50 հատկանիշ (փաստաթղթի համարը, ընդհանուր գումարը՝ ներառյալ ԱԱՀ, գնորդի, վաճառողի անվանումը, կապալառու, ապրանքների քանակ և այլն);
- ստուգումներ կատարելու և տվյալների վերբեռնման միակցիչ, որը միացնում է ABBYY FlexiCapture-ը, SAP-ը և OpenText-ը: Միակցիչի շնորհիվ հնարավոր դարձավ ավտոմատ կերպով ստուգել պատվերի և պայմանագրի տվյալները՝ օգտագործելով տարբեր գրացուցակներ: Այս մասին կխոսենք ստորև;
- փաստաթղթերի արտահանում դեպի էլեկտրոնային արխիվ՝ հիմնված OpenText-ի վրա: Այժմ փաստաթղթերի բոլոր սկանավորումները պահվում են մեկ տեղում.
- SAP ERP-ում հաշվապահական մուտքերի նախագիծ՝ փաստաթղթերի սկանավորված պատկերների հղումներով:
Այնուհետև ABBYY-ի և MOEK-ի աշխատակիցները մշակեցին որոնման ձև, որպեսզի հաշվապահը վայրկյանների ընթացքում կարողանա գտնել էլեկտրոնային արխիվում ցանկացած հատկանիշով կարևոր հաշիվներ և դրանք ներկայացնել հարկային ստուգումների:
Որոնումը հնարավոր է օգտագործելով 26 տարբեր չափանիշներ (նկարը կարելի է սեղմել).
Այն բանից հետո, երբ MOEK-ը հաջողությամբ փորձարկեց ամբողջ համակարգը, այն գործարկվեց: Ամբողջ նախագիծը՝ ներառյալ հաստատումները, պարզաբանումները և բարելավումները, ավարտվել է 10 ամսում։
Աշխատանքի սխեման ABBYY FlexiCapture-ն իրականացնելուց հետո.
Դուք զգում եք, որ ոչինչ չի փոխվել: Այո, բիզնես գործընթացը մնում է նույնը, պարզապես գործառույթների մեծ մասն այժմ կատարվում է մեքենայի կողմից:
Հաղորդալարեր, ավարտված է:
Ինչպե՞ս են գործերը հիմա: Ենթադրենք, պայմանագրի կուրատորը ստացել է մի շարք առաջնային փաստաթղթեր ՋԷԿ-երի պոմպերի մատակարարման գործարքի կամ, օրինակ, ջեռուցման ցանցերի կառուցման համար: Մասնագետն այլևս կարիք չունի ինքնուրույն ստուգել փաստաթղթերի ամբողջականությունը և բովանդակությունը, զանգահարել սուրհանդակ և փաստաթղթերի բնօրինակները ուղարկել հաշվապահական հաշվառման բաժին: Համադրողը պարզապես սկանավորում է առաջնային փաստաթղթերի ստորագրված փաթեթը, այնուհետև տեխնոլոգիան իր վրա է վերցնում:
Օգտագործելով ցանցային սկանավորման համակարգ՝ աշխատակիցը TIFF կամ PDF ձևաչափով սկաներ է ուղարկում իր թեժ թղթապանակին կամ էլ.փոստին: Այնուհետև նա բացում է ABBYY FlexiCapture վեբ մուտքագրման կայանը և ընտրում մշակման համար նախատեսված փաստաթղթի տեսակը: Օրինակ՝ «գործակալության վճարներով աշխատանքների/ծառայությունների գնում», «նյութական և տեխնիկական ռեսուրսների ստացում (ՄՏՀ)» կամ «գույքի հաշվառում»։
Հավաքածուի տեսակը որոշում է պահանջվող փաստաթղթերի և տվյալների քանակը և տեսակները, որոնք համակարգը պետք է դասակարգի, ճանաչի և ստուգի:
Համադրողը վերբեռնում է սկաներ՝ ճանաչման համար: Համակարգը ավտոմատ կերպով ստուգում է բոլոր փաստաթղթերի առկայությունը, յուրաքանչյուր թղթի պարունակությունը, իսկ սերվերը ճանաչում է մանրամասները՝ պայմանագրի ամսաթիվը, գումարը, հասցեն, հարկային նույնականացման համարը, անցակետը և այլ տվյալներ: Ի դեպ, MOEK-ն առաջին էներգետիկ ընկերությունն է Ռուսաստանում, որն կիրառում է այս մոտեցումը։
Եթե համադրողը չի վերբեռնել բոլոր փաստաթղթերը կամ որևէ ապրանքագիր չի պարունակում բոլոր տվյալները, համակարգը նկատում է դա և անմիջապես խնդրում է աշխատակցին ուղղել սխալը.
Համակարգը բողոքում է և խնդրում ավելացնել բացակայող փաստաթղթերը (այսուհետ՝ սքրինշոթները կարող են սեղմվել).
Համակարգը նկատել է, որ փաստաթուղթը ժամկետանց է.
Այսպիսով, աշխատողն այլևս կարիք չունի որոշել, թե արդյոք փաստաթուղթը ճիշտ է կազմված: Եթե ամեն ինչ ճիշտ է, ապա տվյալների ստուգումների մեծ մասն ինքնաբերաբար տեղի է ունենում հենց վեբ մուտքի կայանում: Բավական է մուտքագրել SAP ERP-ում նշված պատվերի համարը: Դրանից հետո ճանաչված տվյալները համեմատվում են SAP-ում մշակված տեղեկատվության հետ՝ կոնտրագենտի TIN և KPP, պայմանագրերի համարներ և գումարներ, ԱԱՀ, ապրանքների կամ ծառայությունների անվանացանկ: Մեկ փաստաթղթի մշակումն ու ստուգումը տևում է ընդամենը մի քանի րոպե:
Օգտագործելով մանրամասները՝ INN և KPP, դուք կարող եք ընտրել ցանկալի ընկերությունը գրացուցակից.
Եթե հաշիվ-ապրանքագրում կամ հաշիվ-ապրանքագրում սխալ կա, դա թույլ չի տա փաստաթուղթը արտահանել արխիվ: Օրինակ, եթե փաստաթուղթը սխալ է կազմված կամ նիշերից մեկը սխալ է ճանաչվում, համակարգը ցույց կտա դա և աշխատակցին կխնդրի ուղղել բոլոր անճշտությունները: Ահա մի օրինակ.
Համակարգը հայտնաբերել է, որ «Վասիլեկ» ՓԲԸ-ն ներառված չէ MOEK մատակարարների ցանկում:
Սա թույլ է տալիս աշխատակիցներին հետևել սխալներին՝ նախքան փաստաթուղթը հաշվապահական հաշվառման բաժին հասնելը:
Եթե բոլոր ստուգումները հաջողությամբ ավարտվեն, ապա մեկ սեղմումով փաստաթղթի սկանավորված պատճենն ուղարկվում է OpenText էլեկտրոնային արխիվ, իսկ SAP-ում հայտնվում են հղումն ու քարտը՝ իր մետատվյալներով: Հաշվապահը կամ համադրողը միշտ կարող է էլեկտրոնային արխիվում դիտել պահանջվող պատվերի համար փաստաթղթերի ցանկը և տեղեկություններ այն մասին, թե ով է մշակել փաստաթղթերը, ինչ ժամկետներում և ինչ արդյունքով:
Պյոտր Պետրովիչը նայեց էլեկտրոնային արխիվը, ...
...տեսնելու համար, թե ով է բեռնել փաստաթղթերը թիվ 1111 պատվերի համար։
ABBYY FlexiCapture-ից SAP տվյալների վերբեռնումից և սկանավորումներից հետո հայտնվում է գործարքի նախագիծ՝ նախապես լրացված տվյալներով և փաստաթղթերի սկանավորված պատկերների հղումներով:
Հաղորդալարերի նախագիծ.
Այնուհետև հաշվապահը էլեկտրոնային փոստով ծանուցում է ստանում ավարտված նախագծի հղումով և սկանավորում: Մասնագետն այլեւս թղթի հետ պայքարելու կարիք չունի. Ընդամենը նրան պետք է ստուգել սկանավորումները գործարքի ընդհանուր գումարի, կնիքի ու ստորագրության առկայության մասին և կատարել գործարքը։ Հաշվապահն այժմ դրա վրա ծախսում է մեկ րոպեից էլ քիչ:
Ծրագրի արդյունքները
- Օգտագործելով ABBYY տեխնոլոգիաները՝ MOEK-ը պարզեցրել և արագացրել է ոչ միայն հաշվապահական հաշվառումը, այլև ֆինանսական վերահսկողությունը։ Գրառում անելու համար աշխատակիցներն այլևս կարիք չունեն սպասել առաքիչին բնօրինակ փաստաթղթերով. նրանց ընդամենը պետք է մեկ սեղմումով ստանալ էլեկտրոնային արխիվից արդեն իսկ հաստատված տվյալների սկանավորում: Ճիշտ է, թղթային փաստաթուղթը դեռ անհրաժեշտ է։ Բայց հիմա այն կարելի է ավելի ուշ ուղարկել հաշվապահություն։ Այնտեղ հասնելուն պես աշխատողը հաշվապահական հաշվառման համակարգում կստուգի «Ստացված բնօրինակը» վանդակը:
- Աշխատակիցներն անմիջապես սկանավորումներից ստանում են գործարքի վերաբերյալ բոլոր անհրաժեշտ տվյալները, ժամանակին գործարքներ կատարում և նախապես պատրաստում են բոլոր փաստաթղթերը հաշվետվության համար: Հիմա ոչ ներքին, ոչ արտաքին ստուգումներից չեն վախենում։
- Հաշվապահները ֆինանսական գործարքներն իրականացնում են 3 անգամ ավելի արագ, իսկ ՄՕԵԿ-ը հաշվետու ժամանակաշրջանը փակում է 10 օր շուտ։
- MOEK-ի բոլոր մասնաճյուղերը հաշվապահական փաստաթղթերը պահում են մեկ էլեկտրոնային արխիվում: Դրա շնորհիվ դուք կարող եք գտնել ցանկացած ապրանքագիր, պայմանագիր կամ ավարտման ակտ, ինչպես նաև դրանցից ցանկացած հատկանիշ (գումարներ, ԱԱՀ, ապրանքների կամ ծառայությունների շրջանակներ) 4 անգամ ավելի արագ, քան նախկինում:
- Լուծումը մշակում է տարեկան ավելի քան 2,6 միլիոն էջ փաստաթուղթ:
Փոխարենը մի եզրակացության
MOEK-ը օգտագործում է Արդեն 2 տարի և այս ընթացքում ես վիճակագրություն եմ հավաքել։ Պարզվել է, որ հաշվապահները մուտքերի 95%-ը կատարում են առանց նախագծերում փոփոխություններ կատարելու։ Սա նշանակում է, որ ապագայում նման գրառումները կարող են բաց թողնել ամբողջությամբ ինքնաբերաբար: Այնպես եղավ, որ այս արտադրանքն իրականում ընկերության առաջին քայլն էր «արհեստական ինտելեկտի» տարրերը ընկերության բիզնես գործընթացներում ներմուծելու ուղղությամբ. MOEK-ը մշակում է համապատասխան ծրագիր:
Ռուսական այլ ընկերություններ նույնպես ավտոմատացնում են հաշվապահական հաշվառման աշխատանքը՝ դարձնելով այն ավելի պարզ և հարմարավետ: Օրինակ, օգտագործելով ABBYY տեխնոլոգիաները, ֆինանսական վերահսկողության ծառայությունը «» Ստանում է կարևոր բիզնես տեղեկատվություն 2 անգամ ավելի արագ և 20%-ով ավելի քիչ ժամանակ է ծախսում անհրաժեշտ հաշիվ-ապրանքագրեր և առաքման նշումներ փնտրելու համար: Տեղեկատվության մշակման խելացի տեխնոլոգիաները օգնում են հոլդինգի հաշվապահական հաշվառման բաժնի աշխատակիցներին»» ակնթարթորեն գտնեք անհրաժեշտ ֆինանսական փաստաթղթերը զանգվածային հարկային ստուգումների ժամանակ: 2019 թվականին ընկերության մասնագետները նախատեսում են մշակել շուրջ 10 միլիոն էջ փաստաթղթեր։
Ցանկանու՞մ եք ավելին իմանալ MOEK և ABBYY նախագծի մասին: Ապրիլի 3-ին, ժամը 11:00-ին, ՄՕԵԿ տեղեկատվական տեխնոլոգիաների կենտրոնի ղեկավարի տեղակալ Վլադիմիր Ֆեոկտիստովը դեպքի մանրամասների մասին կխոսի անվճար. . Միացե՛ք, եթե ցանկանում եք հարցեր տալ։
Ելիզավետա Տիտարենկո,
ABBYY կորպորատիվ բլոգի խմբագիր
Source: www.habr.com