Ինքներդ արեք փոքր բիզնեսի թվային վերափոխումը

Սկսնակ գործարարների ընդհանուր սխալն այն է, որ նրանք բավարար ուշադրություն չեն դարձնում տվյալների հավաքագրմանը և վերլուծությանը, աշխատանքային գործընթացների օպտիմալացմանը և հիմնական ցուցանիշների մոնիտորինգին: Սա հանգեցնում է արտադրողականության նվազմանը և ժամանակի և ռեսուրսների ոչ օպտիմալ վատնմանը: Երբ գործընթացները վատ են, դուք պետք է մի քանի անգամ ուղղեք նույն սխալները: Հաճախորդների քանակի աճի հետ ծառայությունը վատանում է, և առանց տվյալների վերլուծության հստակ պատկերացում չկա, թե ինչն է պետք բարելավել: Արդյունքում որոշումները կայացվում են քմահաճույքով։

Մրցունակ լինելու համար ժամանակակից բիզնեսը, բացի որակյալ ապրանքներից և ծառայություններից, պետք է ունենա թափանցիկ գործընթացներ և հավաքի վերլուծական տվյալներ։ Առանց դրա դժվար է հասկանալ բիզնեսում գործերի իրական վիճակը և ճիշտ որոշումներ կայացնել: Ուստի կարևոր է ձեր զինանոցում ունենալ անհրաժեշտ գործիքներ, որոնք ոչ միայն հարմար են օգտագործելու համար, այլև թույլ են տալիս պարզեցնել ձեր աշխատանքը և ստեղծել հնարավորինս թափանցիկ գործընթացներ:

Այսօր կան հսկայական թվով գործիքներ և լուծումներ։ Բայց ձեռնարկատերերից շատերը դրանք չեն օգտագործում, քանի որ կամ չեն տեսնում դրանց արժեքը, կամ չեն հասկանում, թե ինչպես օգտագործել դրանք, կամ դրանք թանկ են, կամ բարդ, կամ 100500 ավելին: Բայց նրանք, ովքեր գլխի են ընկել, գտել կամ ստեղծել են նման գործիքներ իրենց համար, միջնաժամկետ հեռանկարում արդեն առավելություն ունեն։

Ավելի քան 10 տարի ես ստեղծում եմ ՏՏ արտադրանքներ և լուծումներ, որոնք օգնում են բիզնեսին մեծացնել շահույթը ավտոմատացման և գործընթացների թվային վերափոխման միջոցով: Ես օգնել եմ գտնել տասնյակ ստարտափներ և ստեղծել տասնյակ առցանց գործիքներ, որոնք օգտագործվում են հարյուր հազարավոր մարդկանց կողմից ամբողջ աշխարհում:

Ահա իմ պրակտիկայում լավ օրինակներից մեկը, որը ցույց է տալիս թվային փոխակերպման առավելությունները: Ամերիկյան մի փոքր իրավաբանական ընկերության համար ես և իմ թիմը ստեղծեցինք իրավական փաստաթղթեր ստեղծելու գործիք, որը թույլ տվեց իրավաբաններին ավելի արագ փաստաթղթեր ստեղծել: Իսկ ավելի ուշ, ընդլայնելով այս գործիքի ֆունկցիոնալությունը, մենք ստեղծեցինք առցանց ծառայություն և ամբողջությամբ վերափոխեցինք ընկերությունը։ Այժմ նրանք սպասարկում են հաճախորդներին ոչ միայն իրենց քաղաքում, այլ ամբողջ երկրում։ Երեք տարվա ընթացքում ընկերության կապիտալիզացիան մի քանի անգամ աճել է:

Այս հոդվածում ես ձեզ հետ կկիսվեմ բիզնեսի հիմնական ցուցանիշների մոնիտորինգի թափանցիկ համակարգի ստեղծման իրական փորձով: Ես կփորձեմ սերմանել թվային լուծումների օգտագործման արժեքը, ցույց կտամ, որ դա դժվար չէ և միշտ չէ, որ թանկ է։ Այսպիսով, եկեք գնանք:

Ինչպես է սկսվել այդ ամենը

Եթե ​​ցանկանում եք ունենալ մի բան, որը երբեք չեք ունեցել, ապա պետք է անեք մի բան, որը երբեք չեք արել:
Coco Chanel

Կինս հոգնել էր ծննդաբերության արձակուրդում գտնվելուց, և մենք որոշեցինք փոքր բիզնես բացել՝ մանկական խաղասենյակ։ Քանի որ ես ունեմ իմ սեփական բիզնեսը, կինս ամբողջությամբ զբաղվում է խաղասենյակով, իսկ ես օգնում եմ ռազմավարական հարցերում և զարգացումներում:

Բիզնես բացելու մանրամասները բոլորովին այլ պատմություն են, բայց տվյալների հավաքագրման և մրցակիցների վերլուծության փուլում, ի լրումն այս բիզնեսի առանձնահատուկ խնդիրների ընդգծմանը, մենք ուշադրություն դարձրեցինք ներքին գործընթացների խնդիրներին, որոնց հետ մրցակիցներից շատերը չէին պայքարում: .

Ի զարմանս ինձ, XNUMX-րդ դարում գրեթե ոչ ոք որևէ ձևով CRM չէր պահում, շատերը գրառումները պահում էին գրավոր, նոթատետրերում: Միևնույն ժամանակ, սեփականատերերն իրենք բողոքում էին, որ աշխատակիցները գողանում են, սխալներ են թույլ տալիս հաշվարկելիս, և նրանք ստիպված են շատ ժամանակ ծախսել հաշվապահական հաշվառման գրքում գրանցված գրառումների վրա և ստուգելու համար, վերապահումների և ավանդների վերաբերյալ տվյալները կորչում են, հաճախորդները հեռանում են անհայտ պատճառներով: նրանց.

Վերլուծելով հավաքագրված տվյալները՝ մենք հասկացանք, որ չենք ցանկանում կրկնել նրանց սխալները և մեզ անհրաժեշտ է թափանցիկ համակարգ, որը նվազագույնի կհասցնի այդ ռիսկերը։ Առաջին հերթին մենք սկսեցինք պատրաստի լուծումներ փնտրել, բայց չկարողացանք գտնել այնպիսիները, որոնք լիովին բավարարում էին մեր պահանջներին։ Եվ հետո ես որոշեցի ստեղծել իմ սեփական համակարգը, թեև ոչ իդեալական, բայց աշխատող և էժան (գրեթե անվճար):

Գործիքը ընտրելիս հաշվի եմ առել հետևյալ չափանիշները՝ այն պետք է լինի էժան, ճկուն և հասանելի և հեշտ օգտագործվող։ Ես կարող էի այս բիզնեսի համար գրել լիարժեք, հզոր և թանկ համակարգ, բայց մենք քիչ ժամանակ ունեինք և փոքր բյուջե, գումարած, մենք լիովին չէինք հասկանում, թե արդյոք մեր նախագիծը կաշխատի, և անհիմն կլիներ մեծ ռեսուրսներ ծախսել դրա վրա: այս համակարգը: Ուստի հիպոթեզը փորձարկելու պահին ես որոշեցի սկսել MVP-ից (Minimum Viable Product – minimum viable product) և հնարավորինս սեղմ ժամկետում պատրաստել աշխատանքային տարբերակը՝ նվազագույն ներդրումներով, իսկ ժամանակի ընթացքում ավարտել կամ վերամշակել այն։

Արդյունքում իմ ընտրությունն ընկավ Google-ի ծառայությունների վրա (Drive, Sheets, Calendar): Մուտքային/ելքային տեղեկատվության հիմնական աղբյուրը Google Աղյուսակներն են, քանի որ կինս աղյուսակների հետ աշխատելու փորձ ունի, անհրաժեշտության դեպքում նա կարող է ինքնուրույն փոփոխություններ կատարել: Ես նաև հաշվի եմ առել այն փաստը, որ գործիքը կօգտագործվի նաև այն աշխատողների կողմից, ովքեր կարող են այնքան էլ լավ չեն տիրապետում համակարգչին, և նրանց սովորեցնելը, թե ինչպես մուտքագրել տվյալներ աղյուսակում, շատ ավելի հեշտ կլինի, քան նրանց սովորեցնել, թե ինչպես աշխատել որոշ մասնագետների հետ: 1C-ի նման ծրագիր:

Աղյուսակներում մուտքագրված տվյալները փոխվում են իրական ժամանակում, այսինքն՝ ցանկացած պահի կարող եք տեսնել ընկերության գործերի իրավիճակը, ներկառուցված է անվտանգությունը, կարող եք սահմանափակել մուտքը որոշակի անձանց:

Ճարտարապետության և տվյալների կառուցվածքի զարգացում

Մանկական խաղասենյակը տրամադրում է մի քանի հիմնական ծառայություններ.

• Ստանդարտ այցելություն - երբ հաճախորդը գնում է իր երեխաների խաղասենյակում անցկացրած ժամանակը:
• Վերահսկվող այց - երբ հաճախորդը գնում է իր երեխաների խաղասենյակում անցկացրած ժամանակը և հավելյալ վճարում վերահսկողության համար: Այսինքն՝ հաճախորդը կարող է թողնել երեխային և զբաղվել իր գործով, իսկ սենյակի աշխատողը ծնողի բացակայության ժամանակ դիտելու և խաղալու է երեխայի հետ։
• Բաց ծննդյան օրը — հաճախորդը վարձում է առանձին սեղան հյուրերի սննդի և նստատեղերի համար և վճարում է սովորական այցելության համար խաղասենյակ, մինչդեռ սենյակն աշխատում է սովորական ռեժիմով:
• Փակ ծննդյան օր — հաճախորդը վարձակալում է ամբողջ տարածքը, վարձակալության ժամանակահատվածում սենյակը չի ընդունում այլ հաճախորդների։

Սեփականատիրոջ համար կարևոր է իմանալ, թե քանի հոգի են այցելել սենյակ, ինչ տարիք են եղել, որքան ժամանակ են ծախսել, որքան գումար են վաստակել, որքան ծախսեր են եղել (հաճախ է պատահում, որ ադմինիստրատորին անհրաժեշտ է ինչ-որ բան գնել կամ վճարել ինչ-որ բանի համար, օրինակ, առաքում կամ ջուր), քանի՞ ծննդյան օր է եղել:

Ինչպես ցանկացած ՏՏ նախագիծ, ես սկսեցի մտածել ապագա համակարգի ճարտարապետության մասին և մշակելով տվյալների կառուցվածքը: Քանի որ կինը ղեկավարում է բիզնեսը, նա գիտի այն ամենը, ինչ անհրաժեշտ է տեսնել, վերահսկել և կառավարել, ուստի նա հանդես է եկել որպես հաճախորդ: Միասին մենք անցկացրեցինք ուղեղի փոթորիկ և կազմեցինք համակարգի պահանջները, որոնց հիման վրա ես մտածեցի համակարգի ֆունկցիոնալության մասին և ստեղծեցի ֆայլերի և թղթապանակների հետևյալ կառուցվածքը Google Drive-ում.

«Ամփոփում» փաստաթուղթը պարունակում է ընդհանուր տեղեկություններ ընկերության մասին՝ եկամուտ, ծախս, վերլուծություն

Ծախսերի փաստաթուղթը պարունակում է տեղեկատվություն ընկերության ամսական ծախսերի մասին: Ավելի մեծ թափանցիկության համար բաժանվում են կատեգորիաների՝ գրասենյակային ծախսեր, հարկեր, անձնակազմի ծախսեր, գովազդային ծախսեր, այլ ծախսեր։

Ամսական ծախսեր

Տարվա ծախսերի ամփոփ աղյուսակ

Եկամուտի թղթապանակը պարունակում է 12 Google Sheets ֆայլ՝ յուրաքանչյուր ամսվա համար: Սրանք հիմնական աշխատանքային փաստաթղթերն են, որոնք աշխատակիցները լրացնում են ամեն օր։ Դրանք պարունակում են վահանակի պարտադիր ներդիր և ներդիր յուրաքանչյուր աշխատանքային օրվա համար: Վահանակի ներդիրը ցուցադրում է ընթացիկ ամսվա համար անհրաժեշտ բոլոր տեղեկությունները՝ գործերի արագ ըմբռնման համար, ինչպես նաև թույլ է տալիս սահմանել գներ և ավելացնել ծառայություններ:

Վահանակի ներդիր

Ամենօրյա ներդիր

Բիզնեսի զարգացման գործընթացում սկսեցին ի հայտ գալ լրացուցիչ կարիքներ՝ զեղչերի, բաժանորդագրությունների, լրացուցիչ ծառայությունների և միջոցառումների տեսքով։ Այս ամենը մենք նույնպես իրականացրել ենք ժամանակի ընթացքում, բայց այս օրինակը ցույց է տալիս համակարգի հիմնական տարբերակը։

Ֆունկցիոնալության ստեղծում

Այն բանից հետո, երբ ես պարզեցի հիմնական ցուցանիշները, մշակեցի ճարտարապետությունը և սուբյեկտների միջև տվյալների փոխանակումը, ես սկսեցի իրականացումը: Առաջին բանը, որ ես արեցի, ստեղծեցի Google Sheet փաստաթուղթ իմ Եկամուտի թղթապանակում: Ես դրա մեջ ստեղծեցի երկու ներդիր՝ վահանակ և ամսվա առաջին օրը, որոնց մեջ ավելացրի հետևյալ աղյուսակը։

Հիմնական աշխատանքային թերթիկ

Սա հիմնական աշխատաթերթն է, որի հետ կաշխատի Ադմինիստրատորը: Նա պարզապես պետք է լրացնի պահանջվող դաշտերը (նշված կարմիրով), և համակարգը ավտոմատ կերպով կհաշվարկի բոլոր անհրաժեշտ ցուցանիշները։

Մուտքային սխալներն ու հարմարավետությունը նվազեցնելու համար «Այցելության տեսակ» դաշտը ներդրվել է որպես մատուցվող ծառայությունների բացվող ցանկ, որը մենք կարող ենք խմբագրել վահանակի էջում: Դա անելու համար մենք ավելացնում ենք տվյալների ստուգում այս բջիջներին և նշում այն ​​տիրույթը, որտեղից պետք է վերցնել տվյալները:

Հաշվարկներում մարդկային սխալները նվազեցնելու համար ես ավելացրել եմ սենյակում հաճախորդի անցկացրած ժամերի և վճարման ենթակա գումարի ավտոմատ հաշվարկը:

Դա անելու համար Ադմինիստրատորը պետք է պարզապես նշի հաճախորդի ժամանման ժամը (սյունակ E) և մեկնման ժամը (սյունակ F) HH: MM ձևաչափով: Խաղասենյակում հաճախորդի ծախսած ընդհանուր ժամանակը հաշվարկելու համար ես օգտագործում եմ այս բանաձևը.

=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)

Ծառայություններից օգտվելու համար գումարի չափն ավտոմատ հաշվարկելու համար մենք պետք է օգտագործեինք ավելի բարդ բանաձև, քանի որ մեկ ժամի գինը կարող է տարբեր լինել՝ կախված ծառայության տեսակից: Հետևաբար, ես ստիպված էի տվյալները կապել վահանակի էջի ծառայությունների աղյուսակին՝ օգտագործելով QUERY ֆունկցիան.

=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)

Բացի հիմնական գործողություններից, ես ավելացրեցի լրացուցիչ գործառույթներ՝ անցանկալի IFERROR կամ ISBLANK սխալները վերացնելու համար, ինչպես նաև ROUNDDOWN ֆունկցիան, որպեսզի չանհանգստանամ մանրուքներից, ես կլորացրի վերջնական գումարը դեպի հաճախորդը:

Բացի հիմնական եկամուտից (վարձույթի ժամանակ), մանկական խաղասենյակում կա հավելյալ եկամուտ՝ ծառայությունների կամ խաղալիքների վաճառքի տեսքով, և աշխատակիցները կատարում են որոշ փոքր ծախսեր, օրինակ՝ վճարելով խմելու ջրի համար կամ կոնֆետ գնելու հաճոյախոսությունների համար, այս ամենը նույնպես պետք է հաշվի առնել։

Հետևաբար, ես ավելացրեցի ևս երկու աղյուսակ, որոնցում մենք կգրանցենք այս տվյալները.

Նշանների հետ աշխատելը հեշտացնելու համար ես դրանք գունավորեցի և բջիջներին ավելացրի պայմանական ձևաչափում:

Հիմնական աղյուսակները պատրաստ են, այժմ դուք պետք է հիմնական ցուցանիշները տեղադրեք առանձին աղյուսակի մեջ, որպեսզի հստակ տեսնեք, թե որքան եք վաստակել մեկ օրում և որքան գումար կա դրամարկղում և որքանը՝ քարտի վրա:

Գումարն ըստ վճարման տեսակի գումարելու համար ես կրկին օգտագործեցի QUERY ֆունկցիան.

=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")

Աշխատանքային օրվա վերջում ադմինիստրատորը միայն պետք է կրկնակի ստուգի հասույթը և ստիպված չլինի ձեռքով վերահաշվարկել: Մենք մարդուն չենք ստիպում լրացուցիչ աշխատանք կատարել, իսկ սեփականատերը ցանկացած պահի կարող է նայել ու վերահսկել իրավիճակը։

Բոլոր անհրաժեշտ աղյուսակները պատրաստ են, այժմ մենք պարզապես կկրկնօրինակենք ներդիրը յուրաքանչյուր օրվա համար, համարակալենք այն և կստանանք հետևյալը.

Հիանալի Գրեթե ամեն ինչ պատրաստ է, մնում է միայն վահանակի ներդիրում ցուցադրել ամսվա բոլոր հիմնական ցուցանիշները:

Ամսվա ընդհանուր եկամուտը ստանալու համար կարող եք գրել հետևյալ բանաձևը

='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1

որտեղ D1-ը օրական եկամուտ ունեցող բջիջն է, իսկ «1», «2» և այլն՝ ներդիրի անվանումը: Ճիշտ նույն կերպ ես ստանում եմ տվյալներ լրացուցիչ եկամուտների և ծախսերի մասին։

Պարզության համար ես որոշեցի ցուցադրել ընդհանուր շահութաբերությունը ըստ կատեգորիաների: Դա անելու համար ես ստիպված էի կատարել բարդ ընտրություն և խմբավորում բոլոր ներդիրներից, այնուհետև զտել և հեռացնել դատարկ և ավելորդ տողերը:

Շահութաբերություն ըստ կատեգորիաների

Եկամուտների հաշվառման հիմնական գործիքը պատրաստ է, այժմ մենք պարզապես կկրկնօրինակենք ֆայլը տարվա յուրաքանչյուր ամսվա համար:

Եկամուտների հաշվառման և մոնիտորինգի գործիք ստեղծելուց հետո ես ձեռնամուխ եղա ծախսերի աղյուսակի ստեղծմանը, որտեղ մենք հաշվի կառնենք բոլոր ամսական ծախսերը՝ վարձավճար, աշխատավարձ, հարկեր, ապրանքների գնում և այլ ծախսեր:

Ընթացիկ տարվա թղթապանակում ես ստեղծեցի Google Sheet փաստաթուղթ և դրան ավելացրի 13 ներդիր, վահանակ և տասներկու ամիս:

Վահանակի ներդիր

Պարզության համար, վահանակի ներդիրում ես ամփոփել եմ տարվա ֆինանսական ծախսերի վերաբերյալ բոլոր անհրաժեշտ տեղեկությունները:

Եվ յուրաքանչյուր ամսական ներդիրում ես ստեղծեցի աղյուսակ, որտեղ մենք կհետևենք ընկերության բոլոր կանխիկ ծախսերին ըստ կատեգորիաների:

Ամսական ներդիր

Պարզվեց, որ շատ հարմար է, այժմ դուք կարող եք տեսնել և վերահսկել ընկերության բոլոր ծախսերը և անհրաժեշտության դեպքում դիտել պատմությունը և նույնիսկ վերլուծություն անել:

Քանի որ եկամուտների և ծախսերի մասին տեղեկատվությունը գտնվում է տարբեր ֆայլերում և այնքան էլ հարմար չէ մոնիտորինգի համար, ես որոշեցի ստեղծել մեկ ֆայլ, որում հավաքել եմ բոլոր համապատասխան տեղեկությունները, որոնք անհրաժեշտ են սեփականատիրոջ համար ընկերությունը վերահսկելու և կառավարելու համար: Այս ֆայլը ես անվանել եմ «Summary»:

Առանցքային աղյուսակ

Այս ֆայլում ես ստեղծեցի աղյուսակ, որը ստանում է ամսական տվյալներ աղյուսակներից, դրա համար ես օգտագործել եմ ստանդարտ ֆունկցիան.

=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")

որտեղ ես փոխանցում եմ փաստաթղթի ID-ն որպես առաջին արգումենտ, իսկ ներմուծված միջակայքը՝ որպես երկրորդ պարամետր:

Հետո կազմեցի տարեկան հաշվեկշիռը՝ ինչքա՞ն է վաստակել, ինչքա՞ն է ծախսվել, որքան է եղել շահույթը, շահութաբերությունը։ Պատկերացրեք անհրաժեշտ տվյալները:

Եվ հարմարության համար, որպեսզի բիզնեսի սեփականատերը կարողանա տեսնել բոլոր տվյալները մեկ տեղում և չանցնի ֆայլերի միջով, ես ինտեգրեցի տարվա ցանկացած ամիս ընտրելու և հիմնական ցուցանիշները իրական ժամանակում ցուցադրելու հնարավորությունը:

Դա անելու համար ես կապ ստեղծեցի ամսվա և փաստաթղթի ID-ի միջև

Այնուհետև ես ստեղծեցի բացվող ցուցակ՝ օգտագործելով «Տվյալներ -> Տվյալների վավերացում», նշեցի հղման տիրույթը և կազմաձևեցի ներմուծումը փաստաթղթի դինամիկ հղումով:

=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")

Ամփոփում

Ինչպես տեսնում եք, ձեր բիզնեսում գործընթացների բարելավումն այնքան էլ դժվար չէ, որքան կարող է թվալ, և դա անելու համար ձեզ հարկավոր չէ որևէ գերհմտություն ունենալ: Իհարկե, այս համակարգը շատ թերություններ ունի, և քանի որ բիզնեսը մեծանում է, այն օգտագործելն անհնար կլինի, բայց փոքր բիզնեսի համար կամ վարկածը փորձարկելու սկզբում սա հիանալի լուծում է:

Այս խաղասենյակն արդեն երրորդ տարին է աշխատում է այս լուծման վրա, և միայն այս տարի, երբ մենք արդեն հստակ հասկանում ենք բոլոր գործընթացները, ճանաչում ենք մեր հաճախորդին և շուկան: Մենք որոշեցինք ստեղծել առցանց բիզնեսի կառավարման լիարժեք գործիք: Դեմո հավելված Google Drive-ում

PS

Google Sheets-ի օգտագործումը ձեր բիզնեսը վերահսկելու համար այնքան էլ հարմար չէ, հատկապես ձեր հեռախոսից: Այսպիսով, ես արեցի PWA հավելված, որը ցուցադրում է բիզնեսի բոլոր հիմնական ցուցանիշները իրական ժամանակում՝ հարմար ձևաչափով

Source: www.habr.com