Ինչպես մենք օգնում էինք փոխել հաշվապահության աշխատանքը МОЭК-ում

Մենք մի քանի անգամ գրել ենք, թե ինչպես մեր տեխնոլոգիաները օգնում են տարբեր կազմակերպություններին և նույնիսկ ամբողջ պետություններին առաջարկել տեղեկությունները ցանկացած տեսակի փաստաթղթերից և մտնել տվյալները հաշվետու համակարգերում։ Այսօր պատմելու ենք, թե ինչպես ենք ներդրել ABBYY FlexiCapture մեջ Մոսկվայի միավորված էներգետիկ ընկերությանը (МОЭК) – մոսկվայի ամենամեծ տաքություն և տաք Wasser մատակարարող ընկերությունը։

Զգացեք, թե ինչ է զգում սովորական հաշվապահը։ Մենք հասկանում ենք, որ դա հեշտ չէ, բայց արդյո՞ք կփորձեք։ Յուրաքանչյուր օր դուք ստանում եք նախապաշարային հաշիվների, քանակային մատյանների, և այլն։ Ընթացքում հաշվետվությունների պատրաստման օրեր շատ են լինում։ Բոլոր տեղեկությունները և գումարները արագ ու ուշադիր պետք է ստուգվեն, կրկնօրինակվեն և մտնել հաշվետու համակարգ, ձեռքով տրանսակցիաներ իրականացնել և փաստաթղթերը արխիվ ուղարկել, որպեսզի հետո ժամանակին մատուցվեն ներսի աուդիտորներին, հարկային ծառայությանը, тарифային կանոնակարգման մարմիններին և ուրիշներին։ Փոխարինեցե՞ն, բայց սա տարիների գործնական պրակտիկան է, որն առկա է բազմաթիվ ընկերություններում։ Մենք МОЭК-ի հետ միասին simplif պահեցինք այս աշխատանքը և դարձանք ավելի հարմար։ Եթե ձեզ հետաքրքրում է, թե ինչպես սա տեղի ունեցավ, ներս գայիք։

Լուսանկարում – Մոսկվայի ТЭЦ-21, Եվրոպայում ամենամեծ տաքությամբ էներգետիկ արտադրող։ Այս կայանում արտադրած տաքությունը МОЭК-ը մատակարարում է 3 միլիոն Մոսկվայի հյուսիսային բնակիչներին։ Լուսանկարի աղբյուրը.

МОЭК-ում Մոսկվայում կա մեկուկես տասնյակ բաժիններ։ Նաերը սպասարկում է 15 811 կմ ջերմային ցանցերի, 94 ջերմային կայան և բույսեր, 10,000 ջերմային կետեր և 24 ջրի պոմպային կայաններ, և ևս նոր ջրառի համակարգեր են կառուցում և կարգավորում։ Ընկերությունը գնում է բազմատեսակ սարքավորումների և ծառայությունների՝ տարին մոտ 2000 գնում։ Տեղեկություններ ձեռնարկվում են յուրաքանչյուր բաժին-առաջնորդի կողմից՝ հատուկ աշխատակիցներ՝ պայմանագրերի խնամակալներ։

Ինչպես են պայմանագրերը կարգը մատակարարում մեծ կազմակերպության մեջ։ Երբ խնամակալները պայմանագիր են կնքում, նրանք դիմանում են մատակարարներից շատ կարևոր նախապաշարային փաստաթղթեր՝ ապրանքի սահմանափակումներ, ծառայությունների մատուցման ակտեր, հաշիվներ, տեղեկագրեր և այլն։ Որպեսզի խնամակալը սկանավորում է աշխատանքային փաստաթղթերը, որից հետո կցում է սկաները նախագծին ձեռնարկության ռեսուրսների կառավարման համակարգում։ Ֆինանսական վերահսկողը ձեռքով ստուգում է կատարած բոլոր տվյալները։ Այնուհետև խնամակալը տանում է փաստաթղթերի իրականները հաշվապահություն։ Կամ այդ գործով զբաղվում է մատակարարողը, և այդ դեպքում փաստաթղթերի տեղաշարժումը կարող է ծախսել ավելի երկար ժամանակ՝ մի քանի ժամից մինչև մի քանի օր։

Եվ ամեն ինչ սովորական կլիներ, բայց ինչպես և շատ այլ ընկերություններում՝

• Փաստաթղթերը հաշվապահություն կարող են հասնել հաշվետվությունների պատրաստման օրեր առաջ։ Այդ իսկ պատճառով հաշվապահները ստիպված են օրն ու գիշեր աշխատել գործարք ժամկետներում: Պետք է ձեռքով ստուգել, ճիշտ են լրացվել բոլոր հաշիվները, փաստաթղթերը և այլն: Այնուհետև, եթե ամեն bagay ճիշտ է, աշխատակիցը կրկին մուտքագրում է տվյալները հաշվապահական համակարգ և կատարում է գրանցումներ: Այս դեպքում, հաշվապահի 90%-ը զբաղված է տվյալների կրկնակի մուտքագրումով՝ դաշտեր, գումարներ, ժամկետներ, ապրանքների համարանիշներ և այլն: Դրա արդյունքում առաջանում է սխալ անելու ռիսկ:
• Պաշտոնաթղթեր կարող են գալ արդեն սխալներով: Ա parfois, ինչ-որ հաշիվներ կամ տեղեկագրեր պակասում են: Մի քանի անգամ դա պարզվում է հաշվետվության 제출ում վերջնական օրերին: Դրա պատճառով փաստաթղթերի համաձայնեցման ժամկետները կարող են ձգվել:
• Փոխանցում կատարելուց հետո հաշվապահները պահում են փաստաթղթերը, հաշիվները և ակտերը տարբեր թղթային և էլեկտրոնային արխիվներում: Ինչու է դա դժվարություններ առաջացնում? Օրինակ, МОЭК-ն աշխատում է ամբողջական տուրով, հետևաբար պարտավոր է կանոնավոր հաշվետվություններ կատարել ծախսերի վերաբերյալ գործադիր իշխանության մարմինների առջև: Եվ երբ հաշվապահություն է գալիս հերթական պետության կամ հարկային ստուգումը, աշխատակիցները պարտավորվում են երկար ժամանակ որոնել փաստաթղթերը:

Ինչպես նախկինում էր պատկանում МОЭК-ի հաշվապահական աշխատանքը:


МОЭК-ն առաջինն էներգետիկ ոլորտում որոշեց վերափոխել և պարզեցնել այս սխեման, որպեսզի արագ փակեն գործարքները և ներկայացնեն հաշվետվությունները, ավելի լավ գնահատեն շուկայական փոփոխությունները գնումների ժամանակ և պլանավորեն ֆինանսական ռազմավարությունը: Անհրաժեշտ էր միայնակ, մենակ, փոփոխել երկար տարիների կայացած հաշվապահական աշխատանքների սխեման, այդ պատճառով ընկերությունը որոշեց վերափոխել այն գործընկերոջ հետ՝ ABBYY-ի հետ:

Ինչպես ասվեց, այնպես էլ արվել է:

ABBYY-ի մասնագետների թիմը ներդրեց МОЭКում տեղեկատվության ինտելեկտուալ մշակման ուրույն հարթակ: ABBYY FlexiCapture և կարգավորեց:

• խոնարհումը (տվյալների հանման ձևանմուշեր) փաստաթղթերի մշակման համար: Ինչու է դա և ինչի համար է պետք, մենք մանրամասն ներկայացրեցինք Хабре: այստեղ և այստեղМОЭК-ը օգտագործում է լուծումը ավելի քան 30 տեսակի փաստաթղթերի համար (օրինակ, փաթեթավորված սարքավորման ակտը կամ գործակալական վարձի ակտը) և դրանցից հանում 50-ից ավել աբխոսք (ապրանքի համարը, վերջնական գումարը, այդ թվում գնորդի, վաճառողի, կատարման, ապրանքի քանակ և այլն);
• տեղեկատվության ստուգման ու արտահանման կցորդ, որը կապեց ABBYY FlexiCapture, SAP և OpenText: Կցորդի շնորհիվ հնարավորություն ստացվեց ավտոմատ ստուգել տվյալները պատվերի և պայմանագրի համաձայն տարբեր հանրագրերով: Սրանից ավելի մանրամասն կխոսենք稍後;
• փաստաթղթերի արտահանում էլեկտրոնային արխիվին հիման վրա OpenText: Այժմ բոլոր փաստաթղթերի սկաները պահվում են մեկ տեղում;
• SAP ERP-ում հաշիվների նախնական գրանցումները փաստաթղթերի սկանների հիմքով:

Նաև ABBYY-ի և ՄՕԷԿ-ի աշխատակիցները մշակեցին որոնման ձև, որպեսզի վաճառորդը կարողանա մի քանի վայրկյանում գտնել կարևոր հաշիվները էլեկտրոնային արխիվում ցանկացած հատկանիշի համեմատությամբ և տրամադրի դրանք հարկային ստուգումների համար:

Որոնումը հնարավոր է 26 տարբեր չափանիշներով (նկարը սեղմելի է):

Երբ ՄՕԷԿ-ը հաջողությամբ թեստավորեց ամբողջ համակարգը, այն սկսեց շահագործվել: Ուսումնասիրական նախագիծը, ներառյալ հուշագրությունները, уточнения և վերանորոգումները, իրականացվեց 10 ամսում:

ABBYY FlexiCapture-ի ներդրումից հետո աշխատանքի սխեման:


Դուք կարծում եք, որ ոչինչ չի փոխվել? Այո, բիզնես-գործողությունն անփոփոխ է մնացել, պարզապես շատ գործառույթներ այժմ կատարում է մեքենան:

Փոխանցում, իրականացիր!

Ինչպե՞ս են այժմ գործերը: Այսպես ասենք, պայմանագրի խնամակալը ստացել է սկզբնական փաստաթղթերի հավաքածու ուղեղային կայանքների գնման համար, կամ օրինակ, ջեռուցման ցանցերի կառուցման: Հ especialista-ներին այլևս անհրաժեշտ չէ ինքնուրույն ստուգել փաստաթղթերի ամբողջականությունը և բովանդակությունը, լուսանկարների հրավիրել և ուղարկել փաստաթղթերի օրիգինալները հաշվապահություն: Խնամակալը պարզապես սկանում է ստորագրված սկզբնական փաստաթղթերի հավաքածուն, իսկ հետո գործը վերցնում են տեխնոլոգիաները:

Ցանցային սկանირების համակարգի օգնությամբ աշխատակիցը ուղարկում է TIFF կամ PDF ձևաչափի սկաներն իրեն «ծառայողական» թղթապանակ կամ էլ. փոստ: Այնուհետև նա բացում է ABBYY FlexiCapture-ն և ընտրում փաստաթղթերի հավաքածուի տեսակ՝ մշակման համար: Օրինակ, "ծառայությունների/ աշխատանքների գնում միակենտրոն քոմիսով", "մասնագիտական նյութերի (ՄՏ) ստացումը" կամ "հիմքային հաշվետվություն":

Հավաքածուի տեսակից կախված են անհրաժեշտ փաստաթղթերի քանակներն ու տեսակները, որոնք համակարգը պետք է դասակարգի, ճանաչի և ստուգի:

Խնամակալը uploads սկաներ ճանաչման համար: Համակարգը ավտոմատ կերպով ստանում է բոլոր փաստաթղթերի ներկա լինելը, յուրաքանչյուր թղթի բովանդակությունը, և սերվերում իրականացվում է փաստաթղթերի տվյալների ճանաչողականությունը՝ պայմանագրի ամսաթիվը, գումարը, հասցեն, ԻՆՆ-ն, ԿՊՊ-ն և այլ տվյալներ: ÜBTW, МՕԷԿ-ն Ռուսաստանում առաջին էներգետիկ ընկերությունն է, որը կիրառել է նման մոտեցում:

Եթե խնամակալը uploads չի թողել բոլոր փաստաթղթերը կամ որևիցե ուղարկված ցուցակում նշված չեն բոլոր տվյալները, ապա համակարգը նշում է դա և անմիջապես խնդրում է աշխատակցին ուղղել սխալը:

Համակարգը բողոքում է և խնդրում է հավելել բացակայող փաստաթղթեր (այստեղ և դրանից հետո սքրինշոթները սեղմելի են):

Համակարգը նկատել է, որ փաստաթուղթը ուշացել է:

Այսպիսով, աշխատակիցը այլևս պետք չէ որոշի, թե արդյոք փաստաթուղթը ճիշտ է ձևավորված: Եթե ամենը ճիշտ է, ապա ավտոմատ կերպով կատարվում են տվյալների մեծամասնությունը ստուգումներ ինտերնետային տերմինալում: Պահանջվում է միայն մուտքագրել կարգի համարը, որն նշված է SAP ERP-ում: Դրանից հետո կատարվում է ճանաչված տվյալների համեմատումը SAP-ում մշակվող տեղեկատվության հետ: ԿՈԴ և КПП հակառակորդի, համաձայնագրի համար ընդգրկված թվեր և գումարներ, ՎԱՏ, տեսականու ապրանքի կամ ծառայության մասին: Մի փաստաթղթի մշակումը և ստուգումն ընդհանուր առմամբ տևում է մի քանի րոպե:

Կիևի – ԿՈԴ և КПП – կարելի է ընտրել համապատասխան ընկերությունը հղումներից՝

Եթե հաշվի կամ տեղափոխման մեջ սխալ կա, ապա այն չի թույլատրի փաստաթղթի արտահանումը արխիվ: Օրինակ՝ եթե փաստաթուղթը սխալ կազմված է կամ մեկ նիշը սխալ է ճանաչվել, համակարգը կսահմանափակի դա և կպահանջի աշխատակցից շտկել բոլոր շեղումները: Եկեք բերենք օրինակ՝

Համակարգը հայտնաբերել է, որ ԶԱՈ «Վասիլեկ» չի մտնում ՄՕԷԿ-ի մատակարարների ցանկում:

Սա թույլ է տալիս աշխատակիցներին հայտնաբերել սխալները ավելի առաջ, քան փաստաթուղթը հասնում է հաշվապահություն:

Եթե բոլոր ստուգումները հաջողությամբ անցան, ապա մեկ սեղմումով փաստաթղթի սկան-պատճենը ուղարկվում է էլեկտրոնային արխիվ OpenText, իսկ SAP-ում հայտնվում է հղումը և քարտը նրա մետադ danych հետ: Հաշվապահը կամ տեսուչը միշտ կարող են էլեկտրոնային արխիվում դիտել փաստաթղթերի ցանկը անհրաժեշտ պատվերի համար և տեղեկություններ, ով, երբ, ինչ արդյունքով մշակել է փաստաթղթերը:

Պետրս Պետրովիչը մտել է էլեկտրոնային արխիվ, …

…որպես թե՝ ով է загрузил փաստաթղթերը պատվերի №1111-ի համար:

ABBYY FlexiCapture-ից տվյալների և սկանների արտահանումից հետո SAP-ում հայտնվում է նախագիծ պահելու հաշվի նախնական լրացված տվյալներով և փաստաթղթերի սկան-պատկերներին հղումներով:

Նախագծային հաշիվ:

Երբ հաշվապահը ստանում է նամակ հղումով պատրաստված նախագծի և սկաների մասին: Մասնագետին այլևս անհրաժեշտ չէ տանջվել թղթի հետ: Նա պետք է միայն ստուգի սկաններում գործարքի ընդհանուր գումարը, առկայությունը տպագրված, ստորագրություն և իրականացնել հաշիվը: Այժմ հաշվապահին այս խոսք ընկնում է պակաս քան մեկ րոպե:

Նախագծի արդյունքները

• ABBYY տեխնոլոգիաների շնորհիվ ՄՕԷԿ-ը հեշտացրեց և արագացրեց ոչ միայն հաշվապահական հաշվառումը, այլեւ ֆինանսական վերահսկողությունը: Փոխադրում կատարելու համար աշխատակիցներին այլևս պետք չէ սպասել մաքսային հետագծման իրական փաստաթղթերի հետ՝ բավարար է մեկ սեղմումով ստանալ սկան, որում արդեն ստուգված տվյալներ կան էլեկտրոնային արխիվից: Իրոք, թղթե փաստաթուղթը դեռ անհրաժեշտ է: Բայց այժմ այն կարելի է ուղարկել հաշվապահություն ավելի ուշ: Երբ այն մտնում է այնտեղ, աշխատակիցը կհայտարարի հաշվապահական համակարգում «Օրիգինալ ստացվել» նշանը.
• Աշխատակիցները անմիջապես ստանում են բոլոր անհրաժեշտ տվյալները գործարքի մասին սկաններից, ժամանակին իրականացնում են փաստաթղթերը և նախապատրաստում բոլոր փաստաթղթերը հաշվետվության համար: Այժմ նրանց համար ոչ մի ներսային, ոչ էլ արտաքին ստուգումներ սարսափելի չեն:
• Բակալտերները ֆինանսական գործողություններն իրականացնում են 3 անգամ ավելի արագ, և ՄՕԵԿ-ը փակել է հաշվետվության ժամանակաշրջանը 10 օր շուտ:
• ՄՕԵԿ-ի բոլոր մասնաճյուղերը պահում են բակալտերյան փաստաթղթերը միակ էլեկտրոնային արխիվում: Այս շնորհիվ ցանկացած հաշիվ-ֆակտուրա, պայմանագիր կամ կատարված աշխատանքների ակտ գտնելը հնարավոր է 4 անգամ ավելի արագ, քան նախկինում:
• Տարիում այս որոշումը մշակում է 2.6 միլիոն էջ փաստաթղթեր:

Վերջում

ՄՕԵԿ-ը օգտագործում է ABBYY FlexiCapture երկու տարի արդեն, և այս ընթացքում հավաքվել է վիճակագրություն: Պարզվեց, որ բակալտերները կատարում են 95% գրառումներ առանց նախնական փոփոխություններ անելու: Իսկ դա նշանակում է, որ նման գրառումները հետագայում կարելի է ամբողջությամբ ավտոմատ կերպով բաց թողնել: Այսպիսով, արտադրանքը փաստորեն դարձել է ընկերության առաջին քայլը բիզնես-ծPROCESSներին «արհեստական բանականության» տարրեր ներդնելու ճանապարհին: ՄՕԵԿ-ը զարգացնում է համապատասխան ծրագիր:

Այլ ռուսական ընկերությունները նույնպես ավտոմատացնում են բակալտերիայի աշխատանքը՝ այն ավելի պարզ ու հարմարավետ դարձնելով: Օրինակ, ABBYY տեխնոլոգիաների օգնությամբ ֆինանսների վերահսկման ծառայությունը «Խլեբպրոմի» 2 անգամ ավելի արագ ստանում է կարևոր գործարար տեղեկատվություն և 20% ավելի քիչ ժամանակ ծախսում անհրաժեշտ հաշիվ-ֆակտուրաների և ապրանքային նաքադների որոնմանը: Ինտելեկտուալ տեղեկատվական մշակման տեխնոլոգիաները օգնում են «Ռուստ»հոլդինգի բակալտերներին անմիջապես գտնել անհրաժեշտ ֆինանսական փաստաթղթերը զանգվածային հարկային ստուգումների ժամանակ: 2019 թվականին ընկերության մասնագետները նախատեսում են մշակել մոտ 10 միլիոն էջ փաստաթղթեր:

Ցանկանում եք ավելին իմանալ ՄՕԵԿ-ի և ABBYY-ի նախագծի մասին? Ապրիլի 3-ին, ժամը 11:00-ին, ՄՕԵԿ-ի տեղեկատվական տեխնոլոգիաների կենտրոնի փոխտնօրեն Վլադիմիր Փեոկտիստովը կներկայացնի գործի մանրամասները անվճար վեբինար՝ «Ինչպես արհեստական բանականության տեխնոլոգիաները օգնում են էներգետիկ ոլորտի ընկերություններին զարգում». Միացեք, եթե ցանկանում եք հարցեր տալ:

Ելիզավետա Տիտարենկո,
ABBYY միջավայրի խմբագիր

Ընտանիք: habr.com