Փորձեցի 20-25 անգամ համակարգված կերպով կառավարել առաջադրանքները: Եվ յուրաքանչյուր փորձ ձախողվեց, ինչպես հիմա եմ հասկանում, երկու պատճառով.
Նախ, առաջադրանքների կատարմանը ժամանակ հատկացնելու համար դուք պետք է հասկանաք, թե ինչու է դա արվում:
Դուք սկսում եք կառավարել առաջադրանքները, ժամանակ ծախսել դրանց վրա, կատարել ավելի քիչ առաջադրանքներ, այդ ամենը սկսում է կուտակվել՝ ինչի՞ համար:
Ցանկացած աշխատանք դժվար է անել, երբ չես հասկանում, թե ինչու: «Կյանքդ պատվիրելը» ամենաադեկվատ նպատակը չէ, քանի որ «կանոնավոր կյանքը» բավականին անորոշ երևույթ է։ Բայց «նվազեցնել անհանգստության մակարդակը՝ նվազեցնելով անորոշության մակարդակը» շատ ավելի կոնկրետ և ավելի լավ նպատակ է, որի վրա կարելի է հեշտությամբ ծախսել օրական մեկ ժամ:
Երկրորդ՝ բոլոր մեթոդաբանությունները, որոնք ես կարդացել եմ, անմիջապես նկարագրում են գործընթացի վերջնական վիճակը։ «Դուք պետք է վերցնեք ToDoIst-ը, այն բաժանեք նախագծերի, ինտեգրվեք օրացույցի հետ, վերանայեք շաբաթվա առաջադրանքները, դրանց առաջնահերթությունը դասավորեք...» Սա դժվար է սկսել անել անմիջապես: Ինչպես ծրագրային ապահովման մշակման դեպքում, ես կարծում եմ, որ դուք պետք է օգտագործեք - կրկնվող:
Հետևաբար, ես կանցնեմ իմ «կրկնություններով», և միգուցե նույն ձևով այն օգտակար լինի ձեզ համար: Ի վերջո, ո՞րն է լավ պատճառ օգտագործելու մայիսյան արձակուրդները՝ աշխատանքի վերադառնալու համար՝ օգտագործելով (համեմատաբար) նոր պարադիգմը:
Դուք կարող եք կարդալ, թե ինչպես ես հասա դրան .
Trello, մի քանի ցուցակ
Մենք ստեղծում ենք ընդամենը 4 ցուցակ, օգտագործում ենք աշխատասեղանի և բջջային հավելվածներ։
Ցուցակներ:
- Անելիքներ - գրի առեք այն բոլոր առաջադրանքները, որոնք գալիս են այստեղ: Եվ գրի առեք դրանք հենց որ մտքովդ անցնեն։ «Աղբը նետելը» խնդիր է։ «Լվալ սպասքը» խնդիր է։ «Պլանավորեք հանդիպման պլանավորումը» առաջադրանք է: Դե, և այլն: Նույնիսկ ամենաակնհայտ կամ ամենակարևոր բաները կարող են մոռանալ, եթե ինչ-որ անսպասելի բան պատահի կամ պարզապես ծանր օր անցկացնեք:
- Այսօրվա անելիքներ. ամեն երեկո ես իրերը տեղափոխում եմ «Անելիքներ» գրատախտակից «Այսօրվա անելիքները» տախտակ: Եթե ձեր որոշ գործեր մնում են այնտեղ երեկոյան, դա նորմալ է, դրա մասին ավելին ստորև: Ժամանակի ընթացքում դուք սկսում եք հասկանալ, թե քանի առաջադրանք կարող է լինել ցուցակում, որպեսզի դրանցից շատերը հնարավոր լինի կատարել պլանավորված օրը:
- Պատրաստված է այսօր։ Այս տախտակը «Ես այսօր ոչինչ չեմ արել» անհանգստությունը նվազեցնելու հիմնական միջոցն է և լավ միջոց է ինքնակազմակերպման մասին հետագա մտորումների համար: Ես գրում եմ այստեղ բոլոր առաջադրանքները, որոնք ես այսօր արել եմ, նույնիսկ նրանք, որոնք նախատեսված չեն ցանկում: «Ես զանգահարել եմ Վասյային փաստաթղթերի մասին», - նա գրել է այն: «Ինձ խնդրեցին ստորագրել փաստաթղթերը», - գրեցի ես: «Մենք Անտոնի հետ քննարկել ենք պայմանագիրը»,- գրել է նա։ Այսպիսով, օրվա վերջում դուք կհասկանաք, թե իրականում ինչի վրա եք ծախսել ձեր ժամանակը և ինչ կարող էիք բաց թողնել այդ առաջադրանքներից միայն հանուն ծրագրի ավարտի:
- Կատարված է՝ բոլոր ավարտված առաջադրանքների ցանկը: Օրվա սկզբին կամ վերջում ես դրանք տեղափոխում եմ «Կատարված է այսօր»-ից «Կատարված»: Ըստ էության, դա աղբաման է, որտեղ դուք կարող եք պարզապես գտնել ավարտված առաջադրանքներ, և, հետևաբար, կանոնավոր մաքրման կարիք ունի:
Trello, «մինի օրացույց»
Ինչ-որ պահի պարզ է դառնում, որ որոշ առաջադրանքներ հստակորեն կապված են ժամանակի հետ, և դուք չեք ցանկանում մոռանալ դրանց մասին շաբաթվա ընթացքում, որպեսզի այս ժամանակահատվածի համար այլ բան չպլանավորեք: Ես միշտ դժվարացել եմ օրացույցի հետ կապված, ուստի ավելացրի մի քանի տախտակներ՝ «Երեքշաբթի օրվա անելիքներ», «երեքշաբթիի անելիքներ» և այլն անուններով, որոնց մեջ սկսեցի թվարկել՝ կապված ժամանակի հետ: դոս.
Այսպիսով, երբ մարդիկ ինձ հարցնում են. «Կարո՞ղ ենք հինգշաբթի օրը ժամը 16:00-ին խոսել»: -Պարզապես գնում եմ համապատասխան տախտակ, տեսնում եմ, թե այս անգամ ինչ ենք այնտեղ գրել։ Եվ մենք չպետք է մոռանանք շաբաթվա ընթացքում ժամանակին տեղափոխել առաջադրանքները ցուցակների միջև. օրինակ՝ «հինգշաբթի օրվա անելիքները», երբ գալիս է հինգշաբթի, «այսօրվա անելիքները»:
Ինչու ոչ օրացույց: Ինձ համար սարսափելի դժվար է միաժամանակ երկու կոմունալ ծառայություններից օգտվելը: Եթե ես դրա համար օգտագործեմ օրացույց, ապա պետք է մտնեմ դրա մեջ, լրացնեմ, պարբերաբար ստուգեմ՝ ստուգելու համար, թե արդյոք ինչ-որ բան մոռացել եմ...
Այս պահին ես հասել եմ Trello-ի սահմաններին: Հիմնական խնդիրն այն էր, որ օրական 50-ից ավելի առաջադրանքներ էին գրանցվում, և առաջադրանքների բավականին մեծ զանգված կար կապված թե՛ ընդհանուր ցանկի, թե՛ օրերի հետ կապված ցուցակների հետ: Ինչպե՞ս հասկանալ, որ ես արդեն գրել եմ այն առաջադրանքը, որը պետք է կատարեմ: Կրկնօրինակներ սկսեցին հայտնվել։ Ինչպե՞ս միաժամանակ առաջնահերթություն տալ բոլոր առաջադրանքներին նախագծերից մեկի համար: Ինչպե՞ս հնարավորություն տալ այլ մարդկանց տեսնել ձեր օրացույցային ծրագրերը:
Ինձ անհրաժեշտ էր մի համակարգ, որը, միաժամանակ պահպանելով հարաբերական հեշտությունը.
- Ես կարող էի առաջադրանքներ խմբավորել ըստ նախագծերի:
- Ունեցեք օրացուցային հղում (դա արեք վաղը) և այն ավտոմատ կերպով փոխանցեք այսօրվա առաջադրանքներին, երբ օրը գա:
- Կինտեգրվի Google օրացույցի հետ:
Այստեղ ես վերադարձա ToDoist, և այս փուլում դա ամենահարմար լուծումն էր։
Ընթացիկ շարանը ToDoist-ում
Inbox
Բոլոր մուտքային առաջադրանքները գրում եմ Inbox-ում, որոնք փորձում եմ անմիջապես կարգավորել: Վերլուծություն նշանակում է.
- Առաջադրանքը կատարելու ամսաթիվը որոշելը (կարճ առաջադրանքների համար ես ամենից հաճախ դնում եմ Այսօր, իսկ երեկոյան ես հասկանում եմ, թե իրականում երբ է դա հնարավոր անել):
- Որոշել այն նախագիծը, որին կարող է վերագրվել առաջադրանքը (վիճակագրության և նախագծում բոլոր առաջադրանքների առաջնահերթությունը ինչ-որ կերպ փոխելու հնարավորության համար):
Առաջադրանքները, որոնք գալիս են մտքում, և որոնք պետք չէ անել մոտ ապագայում, մտնում են նախագծերի մեջ Uncategorized Անձնական («Գավաթակիրները տարեք մեքենան») և Չդասակարգված աշխատանք («Մտածեք, թե երբ կարող ենք կազմակերպել ռազմավարական PR նիստ»): ToDoist-ը թույլ է տալիս ձեզ հանձնարարել կրկնվող առաջադրանքներ, այնպես որ ամեն շաբաթ-կիրակի ես ունեմ առաջադրանք, որը կոչվում է «Անձնական չդասակարգված» և ամեն երկուշաբթի «Չդասակարգված աշխատանք»:
Օրացույցի ինտեգրում
ToDoist-ը հիանալի կերպով ինտեգրվում է Google Օրացույցին՝ երկու ուղղություններով: Ես կիսում եմ իմ օրացույցը իմ գործընկերների հետ, որպեսզի նրանք տեսնեն, թե երբ հաստատ չեն կարող հասնել ինձ:
Միևնույն ժամանակ, օրացույցից առաջադրանքները փոխանցվում են հակառակ ուղղությամբ. ես կարող եմ ասել «Սերյոգա, նայիր ուրբաթ օրվա իմ ժամին և այնտեղ գրիր հանդիպում», որը կհայտնվի ինչպես օրացույցում, այնպես էլ ToDoist-ում: Այսպիսով, փաստորեն, ես առաջին անգամ սկսեցի օգտագործել օրացույց՝ առանց դրա մեջ իրադարձություններ ստեղծելու:
Ոչ օպերատիվ մուտքային առաջադրանքների մշակում
Ես ստիպողաբար չեմ շտապում անմիջապես առաջադրանքներ կատարել, բացառությամբ այն առաջադրանքների, որտեղ հրդեհն ակնհայտ է։ «Մենք շտապ պետք է կապ հաստատենք ABC ընկերության ղեկավարության հետ, քանի որ սերվերը խափանված է, և նրա աշխատակիցներից ոչ մի արձագանք չկա», ակնհայտորեն հրատապ խնդիր է, որը հնարավոր չէ հետաձգել, բայց «Ժենյա, կարո՞ղ եմ հիմա զանգահարել ձեզ՝ խոսելու մի հարցի մասին»: նոր նախագիծը» վերածվում է «Ժամանակացույցի, երբ կարող ես խոսել X-ի հետ Y-ի մասին», որն արդեն կվերածվի առաջադրանքի՝ «Ասա X-ին, որ մենք կարող ենք խոսել այդ ժամանակ» և առաջադրանքը՝ «Խոսիր X-ի հետ Y-ի մասին»՝ արդեն ժամանակային առումով: Գրեթե ցանկացած մուտքային առաջադրանք սկզբում վերածվում է «Ժամանակացույցի...»:
Առաջնահերթ առաջադրանքներ
Օրվա մեջ ներառված բոլոր առաջադրանքները չեն կարող ավարտվել: Ինքս ինձ դիտարկելով՝ հասկացա հետևյալը (յուրաքանչյուր թիվը տարբեր կլինի, բայց գլխավորը եզրակացությունների գալն է).
- Ամեն օրվա համար ես գրում եմ մոտ 50-70 առաջադրանք։
- Ես կարող եմ հարմարավետորեն կատարել մինչև 30 առաջադրանք (առանց օրվա վերջում ամբողջովին հոգնած զգալու):
- Մինչեւ 50 առաջադրանք կատարելուց հետո կհոգնեմ, բայց ոչ քննադատաբար։
- Ես կարող եմ կատարել 70 առաջադրանք, բայց դրանից հետո դժվարությամբ դուրս կգամ «աշխատասիրության հոսքից», դժվարությամբ կքնեմ և, ընդհանրապես, մի փոքր սոցիալական կլինեմ։
Ելնելով դրանից՝ ես որոշում եմ, թե ինչ անել այսօր։ ToDoist-ն ունի յուրաքանչյուր առաջադրանքի առաջնահերթություն, ուստի առավոտյան ես ընտրում եմ կարևոր առաջադրանքները, որոնք պետք է ավարտեմ, իսկ մնացածը ավարտում եմ՝ ելնելով իմ հնարավորություններից և ցանկություններից: Ամեն օր մոտ 40-20 առաջադրանք եմ փոխանցում հաջորդին. հետաքրքիրն այն է, որ հաջորդ օրվա առաջադրանքները կրկին դառնում են 60-70:
Վիճակագրության պահպանում
Ես շատ եմ ուզում ընդհանուր առմամբ հասկանալ, թե այսօր որքան ժամանակ է ծախսվել աշխատանքի հետ կապված հարցերի վրա և որոնց վրա։ Դրա համար ես օգտագործում եմ հավելվածը , որը կա և՛ հեռախոսի, և՛ նոութբուքի վրա, և Google Քարտեզների տեղադրության պատմությունը (այո, ես պարանոյիկ չեմ):
Մենք ապրում ենք քաղաքից դուրս, ուստի ճանապարհին անցկացրած ժամանակը կարելի է խելամտորեն օգտագործել: Հիմա, երբ ես չեմ հոգնում, ես լսում եմ աուդիոգրքեր շարժման ընթացքում, որպեսզի կարողանամ ինչ-որ կերպ օգտագործել այս 40 րոպեն։
Ես դեռ չեմ համախմբում տվյալները՝ ստեղծելով մի տեսակ անձնական տվյալների լիճ. Երբ ժամանակը գա, ես կհասնեմ դրան:
Եզրակացություն չի լինելու
- Ժամանակակից մարդու կյանքը մուտքային առաջադրանքների մեծ հոսք է: Այն հնարավոր չի լինի նվազեցնել; մենք պետք է սովորենք կառավարել այս հոսքը։
- Անհանգստության մեծ մասը գալիս է ապագայի անհայտությունից: Եթե հասկանանք, թե ինչ է մեզ սպասվում առաջիկա օրերին, անհանգստությունը զգալիորեն կթուլանա։
- Այդ իսկ պատճառով դուք կարող եք ժամանակ հատկացնել ձեր օրը կազմակերպելուն։ Ես գիտեմ, թե ինչ կլինի այսօր, ինչ կլինի վաղը, և ես չեմ մոռանում այն խնդիրների մասին, որոնց մասին նախկինում մոռանում էի։
- Առաջադրանքներին հետևելը ինքնանպատակ չէ, այլ, եթե ցանկանում եք, ինքնակրթության միջոց: Այն, ինչ դուք նախկինում շատ ծույլ էիք անել, կամ այն, ինչ երբեք չեք հասցրել անել, շատ ավելի հեշտ է դառնում անել: Շատ մարդիկ (այդ թվում՝ ես) հիմնականում իրենց ավելի լավ են զգում, երբ առաջադրանքներ են դրվում արտաքին աշխարհից: Առաջադրանքների հետևումը ձեզ համար առաջադրանքներ դնելու և ձեր ցանկություններով ապրել սովորելու միջոց է:
- Աշխատանքն ինքնանպատակ չէ. Նպատակը ձեր աշխատանքային գրաֆիկը կազմակերպելն է, որպեսզի կանխատեսելի ազատ ժամանակ ունենաք, երբ կարողանաք հոգալ ձեր, ընտանիքի և ձեր հետաքրքրությունների մասին:
Source: www.habr.com