Saat itu tahun 2013. Saya bekerja di salah satu perusahaan pengembangan yang membuat perangkat lunak untuk pengguna pribadi. Mereka memberi tahu saya hal yang berbeda, tetapi hal terakhir yang saya harapkan adalah apa yang saya lihat: 32 mesin virtual luar biasa pada VDS sewaan yang kemudian sangat mahal, tiga lisensi Photoshop "gratis", 2 Corel, kapasitas telepon IP berbayar dan tidak terpakai, dan lainnya hal-hal kecil. Pada bulan pertama saya “menurunkan harga” infrastruktur sebesar 230 ribu rubel, pada bulan kedua hampir 150 (ribu), kemudian kepahlawanan berakhir, optimalisasi dimulai dan pada akhirnya kami menghemat setengah juta dalam enam bulan.
Pengalaman tersebut menginspirasi kami dan kami mulai mencari cara baru untuk menabung. Sekarang saya bekerja di tempat lain (coba tebak di mana), jadi dengan hati nurani yang bersih saya bisa menceritakan pengalaman saya kepada dunia. Dan Anda berbagi, mari jadikan infrastruktur TI lebih murah dan efisien!
“Uang terakhir telah diambil dengan biaya untuk server, lisensi, aset TI, dan outsourcing,” gerutu CFO dan menuntut perencanaan dan penganggaran
1. Jadilah seorang kutu buku - rencana dan anggaran.
Perencanaan anggaran untuk lingkungan TI perusahaan Anda membosankan, dan koordinasi terkadang bahkan berbahaya. Namun fakta memiliki anggaran hampir dijamin dapat melindungi Anda dari:
- memotong biaya pengembangan armada peralatan dan perangkat lunak (meskipun ada optimasi triwulanan, tetapi di sana Anda dapat mempertahankan posisi Anda)
- ketidakpuasan direktur keuangan atau departemen akuntansi pada saat pembelian atau penyewaan elemen infrastruktur lainnya
- kemarahan manajer karena pengeluaran yang tidak direncanakan.
Penting untuk menyusun anggaran tidak hanya di perusahaan besar - secara harfiah di perusahaan mana pun. Kumpulkan kebutuhan perangkat lunak dan perangkat keras dari semua departemen, hitung kapasitas yang dibutuhkan, perhitungkan dinamika perubahan jumlah personel (misalnya, pusat panggilan atau dukungan Anda bertambah selama musim sibuk dan menurun selama musim senggang), berikan alasan pengeluaran dan kembangkan rencana anggaran yang dipecah berdasarkan periode ( idealnya - berdasarkan bulan). Dengan cara ini Anda akan tahu persis berapa banyak uang yang akan Anda terima untuk tugas-tugas intensif sumber daya dan mengoptimalkan biaya.
2. Gunakan anggaran Anda dengan bijak
Setelah anggaran disetujui dan ditandatangani, ada godaan besar untuk mendistribusikan kembali biaya dan, misalnya, menuangkan seluruh anggaran ke server mahal tempat Anda dapat menerapkan semua DevOps dengan pemantauan dan gateway :) Dalam hal ini, Anda mungkin menemukan diri Anda dalam mode kekurangan sumber daya untuk tugas-tugas lain dan dikuasai. Oleh karena itu, fokuslah secara eksklusif pada kebutuhan nyata dan masalah bisnis yang memerlukan daya komputasi untuk menyelesaikannya.
3. Tingkatkan server Anda tepat waktu
Server perangkat keras yang ketinggalan jaman, serta server virtual, tidak membawa manfaat apa pun bagi organisasi - server ini menimbulkan pertanyaan dalam hal keamanan, kecepatan, dan kecerdasan. Anda menghabiskan lebih banyak waktu, tenaga, dan uang untuk mengkompensasi fungsionalitas yang hilang, menghilangkan masalah keamanan, dan melakukan beberapa perbaikan untuk mempercepat pekerjaan. Oleh karena itu, perbarui perangkat keras dan sumber daya virtual Anda - misalnya, Anda dapat melakukannya sekarang juga dengan promosi kami , tidak sayang untuk menampilkan harga di Habré.
Omong-omong, saya telah berulang kali menghadapi situasi di mana server besi di kantor adalah solusi yang sepenuhnya tidak dapat dibenarkan: sebagian besar usaha kecil dan menengah dapat menyelesaikan semua masalah menggunakan kapasitas virtual dan menghemat banyak uang.
4. Optimalkan pengalaman pengguna rata-rata
Ajari semua pengguna Anda untuk menghemat listrik dan menggunakan infrastruktur dengan hati-hati. Berikut adalah contoh kelebihan sisi pengguna yang umum terjadi:
- Pemasangan program aplikasi yang tidak perlu secara “seluruh departemen” - pengguna meminta untuk menginstal perangkat lunak seperti milik tetangganya karena mereka memerlukannya, atau sekadar mengirimkan aplikasi seperti “7 lisensi Photoshop untuk departemen desain.” Pada saat yang sama, empat orang bekerja di departemen desain dengan Photoshop, dan tiga sisanya adalah desainer tata letak, dan menggunakannya setiap enam bulan sekali. Dalam hal ini, lebih baik membeli 4 lisensi dan menyelesaikan 1-2 masalah per tahun dengan bantuan rekan kerja. Namun lebih sering cerita ini terjadi pada perangkat lunak perkantoran (khususnya, paket MS Office, yang tentunya dibutuhkan semua orang secara lengkap). Faktanya, sebagian besar karyawan dapat menggunakan editor sumber terbuka atau Google Dokumen praktis.
- Pengguna menggunakan sumber daya virtual dan secara metodis menghabiskan semua kapasitas yang disewa - misalnya, penguji suka membuat mesin virtual yang dimuat dan lupa setidaknya mematikannya, dan pengembang tidak meremehkan hal ini. Resepnya sederhana: saat berangkat, padamkan semuanya :)
- Pengguna menggunakan server perusahaan sebagai penyimpanan file global: mereka mengunggah foto (dalam RAW), video, mengunggah gigabyte musik, terutama yang lazim bahkan dapat membuat server permainan kecil menggunakan kapasitas kerja (kami mengutuk ini di portal perusahaan dengan cara yang lucu cara - itu bekerja dengan sangat baik).
- Karyawan yang terhormat dalam segala hal membawa perangkat lunak bajakan ke tempat kerja, dan inilah masalahnya, denda, masalah dengan polisi dan vendor. Bekerjalah dengan akses dan kebijakan, karena mereka akan tetap menyeret Anda, bahkan jika Anda memberikan pidato yang penuh air mata di kantin perusahaan dan menulis poster motivasi.
- Pengguna percaya bahwa mereka mempunyai hak untuk meminta alat apa pun yang mereka anggap nyaman. Jadi, di gudang senjata saya, saya memiliki persewaan Trello, Asana, Wrike, Basecamp, dan Bitrix24. Karena setiap manajer proyek memilih produk yang nyaman atau familiar untuk departemennya. Hasilnya, 5 solusi didukung, 5 label harga berbeda, 5 akun, 5 pasar dan penyetelan berbeda, dll. Tidak ada integrasi, penyatuan, atau otomatisasi ujung ke ujung untuk Anda - wasir otak total. Hasilnya, dengan persetujuan manajer umum, saya menutup toko, memilih Asana, membantu memigrasikan data, melatih sendiri rekan-rekan saya yang galak, dan menghemat banyak uang, termasuk tenaga dan ketegangan.
Secara umum, bernegosiasi dengan pengguna, latih mereka, lakukan program pendidikan, dan berusahalah untuk membuat pekerjaan mereka dan pekerjaan Anda lebih mudah. Pada akhirnya, mereka akan berterima kasih karena Anda telah menjaga ketertiban, dan manajer akan berterima kasih karena Anda telah memangkas biaya. Nah, Anda, para ahli Habr yang terkasih, mungkin telah memperhatikan bahwa solusi untuk masalah di atas tidak lebih dari pembentukan keamanan informasi perusahaan. Untuk ini, terima kasih khusus kepada administrator sistem (Anda tidak dapat berterima kasih pada diri sendiri...).
5. Menggabungkan solusi cloud dan desktop
Secara umum, berdasarkan fakta bahwa saya bekerja untuk penyedia hosting dan di akhir artikel saya sangat ingin memberi tahu Anda tentang penjualan kapasitas server yang keren untuk perusahaan dengan ukuran berapa pun, saya harus mengibarkan bendera dan berteriak “ Semuanya sampai ke awan!” Tapi kemudian saya akan berdosa terhadap kualifikasi teknik saya dan akan terlihat seperti seorang pemasar. Oleh karena itu, saya mendorong Anda untuk menangani masalah ini dengan bijak dan menggabungkan solusi cloud dan desktop. Misalnya, Anda dapat menyewa sistem cloud CRM sebagai layanan (SaaS), dan menurut buklet, biayanya 1000 rubel. per pengguna per bulan - hanya satu sen (saya akan menghilangkan masalah implementasi, ini sudah dibahas di Habré). Jadi, dalam tiga tahun Anda akan menghabiskan 10 rubel untuk 360 karyawan, dalam 000 - 4, dalam 480 - 000, dll. Pada saat yang sama, Anda dapat menerapkan CRM desktop dengan membayar lisensi kompetitif (+5 penghematan) sekitar 600 ribu rubel. dan menyajikannya seperti photoshop yang sama. Terkadang manfaatnya dalam jangka waktu 000-100 tahun sangat mengesankan.
Dan sebaliknya, teknologi cloud sering kali memungkinkan Anda menghemat perangkat keras, gaji teknisi, masalah perlindungan data (tetapi jangan menghematnya sama sekali!), dan penskalaan. Alat cloud mudah dihubungkan dan diputuskan, biaya cloud tidak termasuk dalam belanja modal perusahaan - secara umum, ada banyak keuntungan. Pilih solusi cloud ketika skala, ketangkasan, dan fleksibilitas masuk akal.
Hitung, gabungkan, dan pilih kombinasi yang unggul - Saya tidak akan memberikan resep universal, resep tersebut berbeda untuk setiap bisnis: beberapa orang meninggalkan awan sepenuhnya, yang lain membangun seluruh bisnis mereka di awan. Omong-omong, jangan pernah menolak pembaruan perangkat lunak (bahkan yang berbayar) - sebagai aturan, pengembang perangkat lunak aplikasi bisnis meluncurkan versi yang lebih stabil dan fungsional.
Dan aturan lain untuk perangkat lunak: singkirkan perangkat lunak lama yang menghasilkan lebih sedikit daripada yang digunakan untuk pemeliharaan dan dukungan. Pasti sudah ada analognya di pasaran.
6. Hindari Duplikasi Perangkat Lunak
Saya telah membicarakan lima sistem manajemen proyek di kebun TI saya, tetapi saya akan menempatkannya dalam paragraf terpisah. Jika Anda menolak software tertentu, pilih software baru - jangan lupa berhenti membayar yang lama, cari layanan hosting baru - putuskan kontrak dengan penyedia lama, kecuali ada pertimbangan khusus. Pantau profil penggunaan perangkat lunak karyawan dan singkirkan perangkat lunak yang tidak terpakai dan duplikat.
Idealnya jika Anda memiliki sistem untuk memantau dan menganalisis perangkat lunak yang diinstal - dengan cara ini Anda dapat melihat duplikat dan masalah yang berfungsi secara otomatis. Omong-omong, pekerjaan semacam ini membantu perusahaan menghindari duplikasi dan pengulangan data - terkadang mencari siapa yang melakukan kesalahan membutuhkan terlalu banyak waktu.
7. Bersihkan infrastruktur aplikasi dan periferal Anda
Siapa yang menghitung bahan habis pakai ini: kartrid, flash drive, kertas, pengisi daya, UPS, printer, dll. disk tabung. Namun sia-sia. Mulailah dengan kertas dan printer - analisis profil pencetakan dan buat jaringan printer atau MFP dengan akses publik, Anda akan terkejut betapa banyak kertas dan kartrid yang dapat Anda hemat dan berapa banyak biaya pencetakan satu lembar akan berkurang. Dan tidak, ini bukan penghisapan uang, ini adalah optimalisasi proses yang penting. Tidak ada yang melarang mencetak makalah dan esai tentang peralatan kantor, tetapi mencetak buku yang sayang untuk Anda beli atau tidak ingin Anda baca dari layarnya terlalu berlebihan.
Selanjutnya, selalu sediakan persediaan bahan habis pakai yang Anda beli dari supplier dengan harga diskon, sehingga jika terjadi masalah pada peralatan, Anda tidak membeli dengan harga selangit di pasar teknologi terdekat. Pantau penyusutan dan keausan, simpan catatan, dan buat dana pengganti - omong-omong, ada baiknya jika Anda memiliki dana pengganti untuk peralatan kantor dasar. Hanya karena Anda tidak akan dipuji karena downtime di tempat kerja, ini juga berarti kerugian, terutama di perusahaan perdagangan dan jasa.
Sedangkan untuk infrastruktur aplikasi, ada dua item biaya utama: Internet dan komunikasi. Saat memilih penyedia, lihat penawaran paket, baca bintang tarif, perhatikan kualitas komunikasi dan SLA. Beberapa administrator memutuskan untuk tidak repot dan membeli, misalnya, telepon IP dalam satu paket dengan PBX virtual berbayar, yang juga berlangganan bulanan. Jangan malas, beli saja traffic dan belajar bekerja dengan Asterisk - ini adalah yang terbaik yang telah diciptakan di bidang PPN dan solusi yang hampir tidak merepotkan untuk masalah bisnis usaha kecil dan menengah (jika Anda punya tangan langsung).
8. Dokumentasikan dan buat instruksi karyawan
Itu malas dan itu perlu. Pertama, akan lebih mudah bagi Anda untuk bekerja, dan kedua, adaptasi pendatang baru akan lancar. Terakhir, Anda sendiri akan mengetahui bahwa infrastruktur Anda mutakhir, utuh, dan dalam keadaan sempurna. Menyusun instruksi keselamatan, manual singkat untuk pengguna, FAQ, menjelaskan peraturan dan ketentuan penggunaan peralatan kantor. Instruksi yang ada secara material jauh lebih meyakinkan daripada kata-kata; Anda selalu dapat mengacu pada instruksi tersebut. Dengan cara ini, Anda dapat mengirimkan tautan ke dokumen untuk pertanyaan apa pun yang relevan dan tidak menerima argumen “Saya tidak diperingatkan”. Dengan cara ini Anda akan menghemat banyak untuk menghilangkan kesalahan.
9. Gunakan layanan outsourcing
Sekalipun perusahaan Anda memiliki seluruh departemen TI atau, sebaliknya, infrastruktur kecil, tidak ada salahnya menggunakan jasa agen outsourcing. Mengapa tidak mendapatkan layanan dari para profesional hebat, yang berspesialisasi dalam sesuatu yang kompleks, dengan sedikit uang, yaitu, tanpa mempekerjakan staf spesialis seperti itu. Mengalihdayakan beberapa DevOps, layanan pencetakan, administrasi situs web yang sibuk, jika Anda memilikinya, dukungan dan pusat panggilan. Nilai Anda tidak akan berkurang karenanya, sebaliknya Anda akan mendapat keahlian tambahan di bidang kontak dengan kontraktor pihak ketiga.
Jika manajer Anda berpendapat bahwa outsourcing itu mahal, cukup jelaskan kepadanya berapa banyak dia harus membayar spesialis yang berdedikasi. Ini benar-benar berhasil.
10. Jangan terlibat dalam open source dan pengembangan Anda
Saya seorang insinyur, saya seorang pengembang di masa lalu, dan saya sangat yakin bahwa open sourcelah yang menyelamatkan dunia - berapa biaya perpustakaan, sistem pemantauan, sistem manajemen server, dll. Tetapi jika perusahaan Anda memutuskan untuk membeli CRM open source, ERP, ECM, dll. atau bos berteriak di rapat bahwa Anda akan mengacaukan tagihan Anda, menyelamatkan kapal, kapal itu akan tenggelam. Berikut argumen-argumen yang bisa digunakan untuk menghadapi seorang pemimpin yang terinspirasi dengan tatapan membara:
- open source kurang didukung jika merupakan repositori publik atau sangat mahal untuk didukung jika open source dari perusahaan (DBMS, office suites, dll.) - Anda akan membayar secara harfiah untuk setiap pertanyaan, permintaan, dan tiket;
- spesialis internal untuk menerapkan produk sumber terbuka internal akan sangat mahal karena kelangkaannya;
- peningkatan terhadap open source bisa sangat dibatasi oleh pengetahuan, keterampilan, atau bahkan perizinan;
- Anda akan membutuhkan waktu lama untuk memulai dengan open source dan akan terlalu sulit bagi Anda untuk menyesuaikannya dengan proses bisnis.
Tak perlu dikatakan, mengembangkan usaha Anda sendiri adalah usaha yang sangat panjang dan mahal? Dari pengalaman saya sendiri, saya dapat mengatakan bahwa dibutuhkan setidaknya tiga tahun untuk membuat prototipe yang berfungsi yang memenuhi persyaratan bisnis dan memungkinkan pengguna untuk menggunakannya. Dan hanya jika Anda memiliki tim pemrogram yang baik (Anda dapat melihat gaji di "Lingkaran Saya" - kesimpulannya akan Anda dapatkan).
Jadi saya akan bersikap biasa-biasa saja dan ulangi: pertimbangkan semua opsi.
Jadi, izinkan saya meringkas secara singkat untuk memastikan saya tidak melupakan apa pun:
- hitung uang - bandingkan opsi yang berbeda, pertimbangkan faktor-faktornya, bandingkan;
- berusaha untuk mengurangi waktu untuk melayani dan melatih pengguna, mengurangi risiko “intervensi orang bodoh”;
- mencoba mengkonsolidasikan dan mengintegrasikan teknologi – arsitektur yang koheren dan otomatisasi end-to-end membuat perbedaan;
- berinvestasi dalam pengembangan TI, jangan hidup dengan teknologi yang ketinggalan jaman - mereka akan menyedot uang;
- menghubungkan permintaan dan konsumsi sumber daya TI.
Anda mungkin bertanya - mengapa menyimpan uang orang lain, karena kantor membayar? Pertanyaan logis! Namun kemampuan Anda untuk mengoptimalkan biaya dan mengelola aset TI secara efektif terutama bergantung pada pengalaman dan karakteristik Anda sebagai seorang profesional. Cara membuat permen dari bahan bekas kita semua tahu di sini :)
У sebagai alasan bagus untuk meningkatkan kapasitas virtual. Masuk, lihat, pilih - hanya tersisa sedikit hingga tanggal 30 April.
Selebihnya - tradisional Diskon 10% menggunakan kode promo habrahabr10.
Sumber: www.habr.com