Saya yakin kita semua pergi ke restoran bersama teman atau kolega. Dan setelah bersenang-senang, pelayan membawakan cek. Masalah ini kemudian dapat diselesaikan dengan beberapa cara:
- Metode pertama, “pria terhormat”. “Tip” sebesar 10–15% kepada pelayan ditambahkan ke jumlah cek, dan jumlah yang dihasilkan dibagi rata di antara semua pria.
- Metode kedua adalah “sosialis”. Cek tersebut dibagi rata kepada semua orang, tidak peduli seberapa banyak mereka makan dan minum.
- Metode ketiga adalah “adil”. Setiap orang menyalakan kalkulator di ponsel mereka dan mulai menghitung biaya hidangan mereka ditambah sejumlah “tip”, juga individual.
Situasi restoran sangat mirip dengan situasi biaya TI di perusahaan. Pada postingan kali ini kita akan membahas tentang distribusi pengeluaran antar departemen.
Namun sebelum kita mendalami ilmu TI, mari kita kembali ke contoh restoran. Masing-masing metode “alokasi biaya” di atas memiliki pro dan kontra. Kerugian yang jelas dari metode kedua: yang satu bisa makan salad Caesar vegetarian tanpa ayam, dan yang lain bisa makan steak ribeye, sehingga jumlahnya bisa berbeda secara signifikan. Kelemahan dari metode “adil” adalah proses penghitungannya sangat lama, dan jumlah total uang selalu lebih kecil dari yang ada di cek. Situasi umum?
Sekarang bayangkan kita sedang bersenang-senang di sebuah restoran di Tiongkok, dan ceknya dibawa dalam bahasa Cina. Yang jelas ada jumlahnya. Meskipun beberapa orang mungkin menduga bahwa ini bukanlah jumlah sama sekali, melainkan tanggal saat ini. Atau, misalkan hal ini terjadi di Israel. Mereka membaca dari kanan ke kiri, tapi bagaimana cara menulis angkanya? Siapa yang bisa menjawab tanpa Google?
Mengapa alokasi diperlukan untuk TI dan bisnis?
Jadi, departemen IT memberikan layanan ke seluruh divisi perusahaan, dan benar-benar menjual layanannya ke divisi bisnis. Dan, meskipun mungkin tidak ada hubungan keuangan formal antar departemen dalam suatu perusahaan, setiap unit bisnis setidaknya harus memahami berapa banyak pengeluaran untuk TI, berapa biaya untuk meluncurkan produk baru, menguji inisiatif baru, dan sebagainya. Jelas sekali bahwa modernisasi dan perluasan infrastruktur tidak dibayar oleh mitos “pemodernisasi, pelindung integrator sistem dan produsen peralatan”, tetapi oleh dunia usaha, yang harus memahami efektivitas biaya-biaya ini.
Unit bisnis bervariasi dalam ukuran dan intensitas penggunaan sumber daya TI. Oleh karena itu, membagi biaya peningkatan infrastruktur TI secara merata antar departemen adalah metode kedua dengan segala kekurangannya. Metode “adil” lebih disukai dalam kasus ini, namun terlalu memakan waktu. Opsi yang paling optimal tampaknya adalah opsi “semu-adil”, ketika biaya dialokasikan bukan dalam jumlah sepeser pun, tetapi dengan akurasi yang masuk akal, seperti dalam geometri sekolah kita menggunakan angka π sebagai 3,14, dan bukan seluruh rangkaian angka. setelah koma desimal.
Memperkirakan biaya layanan TI sangat berguna dalam kepemilikan dengan infrastruktur TI tunggal ketika menggabungkan atau memisahkan sebagian dari kepemilikan ke dalam struktur terpisah. Hal ini memungkinkan Anda untuk segera menghitung biaya layanan TI untuk memperhitungkan jumlah ini saat perencanaan. Selain itu, memahami biaya layanan TI membantu membandingkan berbagai pilihan untuk menggunakan dan memiliki sumber daya TI. Ketika orang-orang yang berjas bernilai ribuan dolar berbicara tentang bagaimana produk mereka dapat mengoptimalkan biaya TI, meningkatkan apa yang perlu ditingkatkan, dan mengurangi apa yang perlu dikurangi, menilai biaya layanan TI yang berkelanjutan memungkinkan CIO untuk tidak begitu saja mempercayai janji-janji pemasaran. , tetapi untuk menilai secara akurat efek yang diharapkan dan mengontrol hasilnya.
Bagi bisnis, alokasi merupakan peluang untuk memahami biaya layanan TI terlebih dahulu. Setiap kebutuhan bisnis tidak dinilai sebagai peningkatan anggaran TI secara keseluruhan sebesar beberapa persen, namun ditentukan sebagai jumlah untuk kebutuhan atau layanan tertentu.
Kasus nyata
“Rasa sakit” utama CIO sebuah perusahaan besar adalah perlunya memahami bagaimana mendistribusikan biaya antar unit bisnis dan menawarkan partisipasi dalam pengembangan TI sebanding dengan konsumsi.
Sebagai solusinya, kami mengembangkan kalkulator layanan TI yang mampu mengalokasikan total biaya TI terlebih dahulu ke layanan TI dan kemudian ke unit bisnis.
Sebenarnya ada dua tugas: menghitung biaya layanan TI dan mendistribusikan biaya di antara unit bisnis yang menggunakan layanan ini berdasarkan faktor pendorong tertentu (metode “quasi-fair”).
Sekilas, hal ini mungkin terlihat sederhana jika, sejak awal, layanan TI dijelaskan dengan benar, informasi dimasukkan ke dalam database konfigurasi CMDB dan sistem manajemen aset TI ITAM, model sumber daya dan layanan dibangun, dan katalog layanan TI dibuat. dikembangkan. Memang, dalam hal ini, untuk layanan TI apa pun, dimungkinkan untuk menentukan sumber daya apa yang digunakannya dan berapa biaya sumber daya tersebut, dengan mempertimbangkan penyusutan. Tapi kita berurusan dengan bisnis Rusia biasa, dan ini memberlakukan beberapa batasan. Jadi tidak ada CMDB dan ITAM, yang ada hanya katalog layanan IT. Setiap layanan TI umumnya mewakili sistem informasi, akses ke sana, dukungan pengguna, dll. Layanan TI menggunakan layanan infrastruktur seperti "Server DB", "Server Aplikasi", "Sistem Penyimpanan Data", "Jaringan Data", dll. Oleh karena itu, untuk menyelesaikan tugas yang diberikan, perlu:
- menentukan biaya pelayanan infrastruktur;
- mendistribusikan biaya layanan infrastruktur ke layanan TI dan menghitung biayanya;
- menentukan pendorong (koefisien) distribusi biaya layanan TI ke unit bisnis dan mengalokasikan biaya layanan TI ke unit bisnis, sehingga mendistribusikan besaran biaya departemen TI ke divisi lain dalam perusahaan.
Semua biaya TI tahunan dapat direpresentasikan sebagai sekantong uang. Sebagian dari kantong ini dihabiskan untuk peralatan, pekerjaan migrasi, modernisasi, perizinan, dukungan, gaji karyawan, dll. Namun kompleksitasnya terletak pada prosedur akuntansi akuntansi aset tetap dan aset tidak berwujud di bidang TI.
Mari kita ambil contoh proyek untuk memodernisasi infrastruktur SAP. Sebagai bagian dari proyek, peralatan dan lisensi dibeli, dan pekerjaan dilakukan menggunakan integrator sistem. Ketika menutup suatu proyek, manajer harus membuat dokumen sehingga peralatan akuntansi termasuk dalam aset tetap, lisensi termasuk dalam aset tidak berwujud, dan pekerjaan desain dan commissioning lainnya dihapuskan sebagai biaya yang ditangguhkan. Masalah nomor satu: ketika didaftarkan sebagai aset tetap, akuntan pelanggan tidak peduli apa namanya. Oleh karena itu, dalam aset tetap kami menerima aset “UpgradeSAPandMigration”. Jika, sebagai bagian dari proyek, array disk dimodernisasi, yang tidak ada hubungannya dengan SAP, hal ini semakin mempersulit pencarian biaya dan alokasi lebih lanjut. Faktanya, peralatan apa pun dapat disembunyikan di balik aset “UpgradeSAPandMigration”, dan semakin lama waktu berlalu, semakin sulit untuk memahami apa yang sebenarnya dibeli di sana.
Hal yang sama berlaku untuk aset tidak berwujud, yang memiliki rumus perhitungan yang jauh lebih rumit. Kompleksitas tambahan ditambah dengan fakta bahwa saat memulai peralatan dan memasukkannya ke dalam neraca mungkin berbeda sekitar satu tahun. Ditambah lagi penyusutannya 5 tahun, namun nyatanya peralatan tersebut bisa bekerja lebih kurang, tergantung keadaan.
Dengan demikian, secara teori dimungkinkan untuk menghitung biaya layanan TI dengan akurasi 100%, namun dalam praktiknya ini adalah latihan yang panjang dan tidak ada gunanya. Oleh karena itu, kami memilih metode yang lebih sederhana: biaya yang dapat dengan mudah diatribusikan ke infrastruktur atau layanan TI apa pun diatribusikan langsung ke layanan terkait. Sisa biaya didistribusikan ke layanan TI sesuai dengan aturan tertentu. Ini akan memungkinkan Anda mendapatkan akurasi sekitar 85%, itu sudah cukup.
Pada tahap pertama Untuk mendistribusikan biaya layanan infrastruktur, laporan keuangan dan akuntansi untuk proyek TI dan “kesukarelaan yang baik” digunakan dalam kasus di mana tidak mungkin untuk mengaitkan biaya ke layanan infrastruktur apa pun. Biaya dialokasikan baik secara langsung ke layanan TI atau layanan infrastruktur. Sebagai hasil dari distribusi biaya tahunan, kami memperoleh jumlah biaya untuk setiap layanan infrastruktur.
Pada tahap kedua koefisien distribusi antar layanan TI ditentukan untuk layanan infrastruktur seperti "Server Aplikasi", "Server Basis Data", "Penyimpanan Data", dll. Beberapa layanan infrastruktur, misalnya, “Tempat Kerja”, “Akses Wi-Fi”, “Konferensi video” tidak didistribusikan di antara layanan TI dan dialokasikan langsung ke unit bisnis.
Pada tahap ini kesenangan dimulai. Sebagai contoh, pertimbangkan layanan infrastruktur seperti "Server Aplikasi". Ia hadir di hampir setiap layanan TI, dalam dua arsitektur, dengan dan tanpa virtualisasi, dengan dan tanpa redundansi. Cara paling sederhana adalah dengan mengalokasikan biaya secara proporsional dengan inti yang digunakan. Untuk menghitung “burung beo yang identik” dan tidak mengacaukan inti fisik dengan inti virtual, dengan mempertimbangkan kelebihan permintaan, kami berasumsi bahwa satu inti fisik sama dengan tiga inti virtual. Maka rumus distribusi biaya layanan infrastruktur “Application Server” untuk masing-masing layanan IT akan terlihat seperti ini:
,
di mana Rsp adalah total biaya layanan infrastruktur "Server Aplikasi", dan Kx86 dan Kr adalah koefisien yang menunjukkan pangsa server x86 dan seri P.
Koefisien ditentukan secara empiris berdasarkan analisis infrastruktur TI. Biaya perangkat lunak cluster, perangkat lunak virtualisasi, sistem operasi, dan perangkat lunak aplikasi dihitung sebagai layanan infrastruktur terpisah.
Mari kita ambil contoh yang lebih rumit. Layanan infrastruktur “Server Basis Data”. Ini termasuk biaya perangkat keras dan biaya lisensi database. Dengan demikian, biaya peralatan dan lisensi dapat dinyatakan dalam rumus:
di mana РHW dan РLIC masing-masing adalah total biaya peralatan dan total biaya lisensi database, dan KHW dan KLIC adalah koefisien empiris yang menentukan bagian biaya perangkat keras dan lisensi.
Selanjutnya, dengan perangkat keras, hal ini serupa dengan contoh sebelumnya, namun dengan lisensi, situasinya sedikit lebih rumit. Lanskap perusahaan mungkin menggunakan beberapa jenis database yang berbeda, seperti Oracle, MSSQL, Postgres, dll. Jadi, rumus untuk menghitung alokasi database tertentu, misalnya MSSQL, ke layanan tertentu terlihat seperti ini:
dimana KMSSQL adalah koefisien yang menentukan pangsa database ini dalam lanskap TI perusahaan.
Situasinya menjadi lebih rumit dengan perhitungan dan alokasi sistem penyimpanan data dengan pabrikan array yang berbeda dan jenis disk yang berbeda. Namun uraian bagian ini merupakan topik untuk postingan tersendiri.
Hasilnya?
Hasil dari latihan ini bisa berupa kalkulator Excel atau alat otomatisasi. Itu semua tergantung pada kematangan perusahaan, proses yang diluncurkan, solusi yang diterapkan dan keinginan manajemen. Kalkulator atau representasi visual data membantu mendistribusikan biaya dengan benar antar unit bisnis dan menunjukkan bagaimana dan berapa anggaran TI dialokasikan. Alat yang sama dapat dengan mudah menunjukkan bagaimana peningkatan keandalan layanan (redundansi) meningkatkan biayanya, bukan berdasarkan biaya server, namun dengan mempertimbangkan semua biaya terkait. Hal ini memungkinkan bisnis dan CIO untuk “bermain di papan yang sama” dengan aturan yang sama. Saat merencanakan produk baru, biaya dapat dihitung terlebih dahulu dan kelayakannya dinilai.
Igor Tyukachev, konsultan di Jet Infosystems
Sumber: www.habr.com