Hari baik semuanya! Hari ini saya ingin berbagi contoh kecil tentang otomatisasi proses pembuatan permintaan keluar untuk karyawan baru menggunakan produk Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate, dan Teams. Saat menerapkan proses ini, Anda tidak perlu membeli paket pengguna PowerApps dan Power Automate secara terpisah; langganan Office365 E1/E3/E5 sudah cukup. Kami akan membuat daftar dan kolom di situs SharePoint, PowerApps akan membantu Anda membuat formulir, dan Power Automate akan memberikan peluang untuk menyesuaikan logika proses bisnis. Kami akan menghubungkan proses terakhir ke tim MS Teams. Jangan buang waktu dan lihat apa yang terjadi.
Pada tahap pertama, kami membuat daftar dan detail. Kami membutuhkan daftar:
- Permintaan keluar karyawan
- Divisi
- SDM menurut departemen
- Administrator
Setiap daftar akan memainkan perannya di masa depan, dan kita akan lihat yang mana. Buat detail dan konfigurasikan menu navigasi:
Aplikasi Daya
Sekarang, mari buat formulir untuk daftar "Permintaan Keluar Karyawan" menggunakan PowerApps. Pada bentuk akhirnya akan terlihat seperti ini:
Di bidang "Karyawan", Anda memilih dari daftar pengguna Office 365, "Tanggal Keluar" ditunjukkan dari kalender, "Divisi" ditunjukkan dari direktori departemen, dan "HR" dipilih dari "HR menurut departemen" direktori:
Namun perlu dipastikan bahwa daftar SDM yang tersedia untuk diseleksi disaring berdasarkan departemen yang tertera pada formulir. Mari gunakan rumus untuk memfilter data di PowerApps. Untuk properti “Item” pada bidang “HR” kami menulis:
Selain itu, Anda bisa membuat sedikit penyesuaian pada nilai default untuk bidang Status pada formulir. Untuk properti "Default" pada bidang "Status" kami menulis:
Jika formulir untuk membuat elemen terbuka, nilai “Baru” akan ditulis di kolom “Status”, jika tidak, nilai dari kolom SharePoint untuk elemen saat ini akan diganti di kolom status pada formulir.
Salah satu masalah dengan PowerApps adalah ketidakmampuan mengambil data dengan mudah dari grup SharePoint. Oleh karena itu, tidak mungkin untuk dengan mudah mengonfigurasi visibilitas/ketersediaan bidang atau objek pada formulir jika Anda ingin mengandalkan pengguna sebagai anggota grup SharePoint. Tapi Anda bisa mencari solusinya. Khusus untuk tujuan ini, kami telah membuat daftar Administrator terlebih dahulu:
Daftar ini berisi kolom “Karyawan” dengan tipe “Pengguna atau Grup”, yang hanya ditampilkan pada formulir, dan kolom “Nama”, yang berisi nama karyawan yang dipilih, hanya ditampilkan dalam tampilan daftar. Sekarang, mari kita coba sedikit trik di PowerApps. Misalnya, Anda dapat mengonfigurasi ketersediaan bidang apa pun jika pengguna saat ini ada dalam daftar Administrator. Temukan properti "Mode Tampilan" di bidang "Tanggal Rilis" dan tulis:
Menurut rumus ini, jika setidaknya ada satu karyawan dalam daftar Administrator yang loginnya cocok dengan login pengguna saat ini, maka bidang tersebut akan tersedia untuk diedit, jika tidak, untuk dilihat. Untuk keandalan yang lebih baik, kami mengurangi login ke huruf kecil, jika tidak, segala macam kasus dapat terjadi.
Anda mungkin telah memperhatikan bahwa di header formulir terdapat tombol "Tindakan pada aplikasi":
Tombol ini akan menuju ke layar lain, tempat, untuk kenyamanan, semua tindakan yang mungkin dilakukan pada aplikasi dikumpulkan:
Setelah mengklik setiap tombol, jendela tindakan tambahan akan terbuka, misalnya, jika tindakan "Batalkan aplikasi" dipilih, jendela tambahan akan terbuka dengan kemampuan untuk memasukkan komentar:
Setelah mengklik tombol “Konfirmasi”, status aplikasi berubah, dan ini dapat dilakukan bahkan tanpa meluncurkan alur Power Automate. Mari gunakan fungsi “Patch” untuk properti “OnSelect” pada tombol:
Menggunakan fungsi Patch, kami memperbarui item daftar pesanan dengan memfilternya berdasarkan ID item saat ini. Kami mengubah nilai bidang “Status” dan pergi ke layar utama. Untuk tombol tindakan lainnya logikanya serupa.
Yang tersisa hanyalah mengonfigurasi alur persetujuan. Mari kita lakukan dalam bentuk yang paling sederhana.
Daya Otomatis
Alur persetujuan kami akan berjalan otomatis saat tiket dibuat. Selama eksekusi, status lamaran akan berubah, kepala departemen akan menerimanya, dan pemberitahuan email tentang lamaran baru akan dikirimkan ke kepala. Untuk menentukan pemimpin, kami memiliki direktori “Divisi”:
Buat alur Power Automate:
Selama pelaksanaan alur ini, kepala departemen menerima pemberitahuan email tentang pembuatan aplikasi baru dan dapat mengikuti tautan untuk mengambil keputusan dengan mengklik tombol:
Mengklik tombol “Setuju” atau “Tolak” juga meluncurkan alur Power Automate, yang mengubah status aplikasi dan mengirimkan pemberitahuan email ke spesialis SDM:
Prosesnya sudah siap.
Tim
Dan sentuhan terakhir adalah pengorganisasian kolaborasi dengan proses ini. Untuk melakukannya, sambungkan proses ke perintah MS Teams:
Kini, semua anggota tim MS Teams memiliki akses ke proses keluar karyawan baru di tab terpisah.
Tentu saja, Anda bisa memberikan persetujuan multi-langkah dalam logika alur Anda, ditambah Anda bisa menggunakan komponen Persetujuan untuk menetapkan tugas Power Automate. Anda juga dapat menyesuaikan laporan dan membuat pemberitahuan yang akan dikirim ke chatbot Microsoft Teams. Namun lebih lanjut tentang itu di artikel mendatang. Terima kasih atas perhatian Anda dan semoga harimu menyenangkan semuanya!
Sumber: www.habr.com