Saat menerapkan sistem ERP yang sudah jadi, 53% perusahaan tantangan serius yang memerlukan perubahan pada proses bisnis dan pendekatan organisasi, dan 44% perusahaan menghadapi masalah teknis yang signifikan. Dalam rangkaian artikel kami akan menjelaskan apa itu sistem ERP, manfaatnya, cara menentukan kebutuhan penerapannya, apa saja yang perlu Anda ketahui saat memilih penyedia platform, dan cara mengimplementasikannya.
Konsep sistem ERP berasal dari Amerika dan secara harfiah diterjemahkan sebagai perencanaan sumber daya perusahaan - Perencanaan Sumber Daya Perusahaan. Secara akademis, terlihat seperti ini: “ERP adalah strategi organisasi untuk mengintegrasikan produksi dan operasi, manajemen tenaga kerja, manajemen keuangan dan manajemen aset, yang berfokus pada penyeimbangan dan optimalisasi sumber daya perusahaan secara terus-menerus melalui paket perangkat lunak aplikasi (perangkat lunak) khusus dan terintegrasi yang menyediakan model dan proses data umum untuk semua bidang aktivitas."
Setiap pemasok dapat memahami sistem yang dikembangkannya dengan caranya sendiri, berdasarkan fokus dan tugas yang harus diselesaikan. Misalnya, satu sistem ERP lebih cocok untuk ritel, namun tidak cocok untuk kilang minyak. Selain itu, setiap perusahaan dan karyawannya yang menggunakan platform ini membayangkannya secara berbeda, berdasarkan bagian yang berhubungan dengan mereka dalam pekerjaan mereka.
Pada intinya, ERP adalah sistem informasi untuk mengelola seluruh proses bisnis dan sumber daya perusahaan berdasarkan satu database.
Mengapa Anda memerlukan sistem ERP?
Seperti sistem informasi lainnya, ERP bekerja dengan data. Setiap karyawan dan departemen terus-menerus menghasilkan ratusan megabita informasi. Dalam organisasi kecil, manajer memiliki akses langsung ke semua informasi dan waktu untuk memantau proses. Jika sejumlah besar data dibuat dalam satu atau dua proses bisnis, maka manajer hanya perlu mendigitalkannya dengan solusi TI yang ditargetkan. Biasanya, sebuah organisasi membeli perangkat lunak akuntansi dan, misalnya, CRM.
Seiring pertumbuhan perusahaan, proses-proses individual yang sebelumnya hanya memerlukan waktu minimal untuk dikelola, diubah menjadi informasi dalam jumlah besar. Sehubungan dengan proses bisnis lainnya, arus informasi yang berbeda memerlukan staf administratif dalam jumlah besar untuk menggabungkan dan menganalisisnya. Oleh karena itu, sistem ERP dibutuhkan bukan oleh usaha kecil, melainkan oleh usaha menengah dan besar.
Bagaimana memahami bahwa suatu perusahaan membutuhkan sistem ERP
Kisah khas pelanggan kami adalah seperti ini. Pada titik tertentu, menjadi jelas bahwa semua proses utama telah terotomatisasi, dan efisiensi kerja tidak meningkat.
Ternyata setiap proses terletak di sistem informasi tersendiri. Untuk menghubungkannya, karyawan secara manual memasukkan data ke dalam setiap sistem, dan kemudian manajemen secara manual mengumpulkan data duplikat untuk menganalisis aktivitas seluruh perusahaan. Pada prinsipnya mekanika kerja seperti itu produktif sampai batas tertentu. Hal utama adalah menentukan momen pencapaian efisiensi maksimum sebelum hal itu terjadi, dan bukan ketika mekanisme proses perlu diubah dalam mode darurat.
Tak satu pun dari sistem informasi akan melaporkan bahwa saatnya telah tiba ketika perusahaan telah berkembang ke tingkat di mana sistem ERP dibutuhkan. Pengalaman dunia menunjukkan 4 tanda utama yang memungkinkan Anda memahami hal ini:
Tidak ada cukup data untuk membuat keputusan manajemen yang terinformasi.
Setiap keputusan dalam bisnis memiliki konsekuensi yang pada akhirnya mengakibatkan kerugian finansial atau sebaliknya pendapatan. Kualitas suatu keputusan tergantung pada informasi yang mendasarinya. Jika datanya kadaluwarsa, tidak lengkap atau salah, maka keputusan yang diambil akan salah atau tidak seimbang.
Alasan utama ketidakkonsistenan informasi:
-
informasi penting tersebar di antara masing-masing karyawan dan departemen;
-
tidak ada peraturan untuk pengumpulan data;
-
Informasi dikumpulkan oleh karyawan dengan peran berbeda dan waktu berbeda.
Dengan platform ERP yang sesuai dengan proses bisnis Anda, Anda dapat memusatkan semua data Anda. Semua informasi dibuat oleh setiap karyawan dan departemen dalam satu sistem secara real time. Artinya, data yang Anda dan siapa pun di perusahaan mungkin perlukan selalu akurat dan terkini.
Kurangnya integrasi antar sistem TI menyebabkan kegagalan operasional dan menghambat pertumbuhan perusahaan.
Setiap sistem TI memiliki persyaratannya sendiri untuk format data, dibangun pada waktu yang berbeda dan menggunakan teknologi, prinsip, dan bahasa pemrograman yang berbeda. Hal ini tercermin dari kerja para karyawan yang berinteraksi seolah-olah dalam bahasa yang berbeda, dan kecepatan interaksinya.
Sistem ERP menggabungkan fungsi-fungsi individual ke dalam satu ruang yang terintegrasi dan mudah dipahami. Sistem ERP bertindak sebagai penerjemah, berbicara dalam berbagai bahasa pemrograman untuk memastikan kolaborasi dan konsistensi.
Pelanggan Anda tidak puas dengan layanan ini.
Jika pelanggan mengeluh atau pergi, Anda harus memikirkan efisiensi. Hal ini disebabkan oleh permintaan yang melebihi pasokan, pengiriman yang terlambat, layanan yang lambat, atau hanya perasaan umum bahwa bisnis tidak memiliki sumber daya atau waktu untuk melayani setiap pelanggan.
Ketika sebuah bisnis telah berkembang menjadi ukuran menengah atau besar, ERP mengubah pelanggan yang tidak puas menjadi pelanggan setia. Pelanggan mulai merasakan peningkatan pelayanan dan mengalami perubahan seiring dengan perusahaan.
Anda menggunakan sistem yang ketinggalan jaman.
Menurut Laporan Tren Perlindungan Data Veeam 2020, hambatan utama transformasi bisnis digital adalah teknologi yang sudah ketinggalan zaman. Jika suatu perusahaan masih menggunakan sistem entry manual atau dokumen kertas, maka di masa pascapandemi pasti akan tertinggal.
Selain itu, sistem TI suatu perusahaan mungkin cukup modern namun terpecah-belah. Dalam hal ini, setiap departemen membuat bunker informasinya sendiri, yang datanya keluar dalam dosis atau salah. Jika integrasi sistem individual sangat mahal atau tidak mungkin, maka perlu mengubahnya menjadi sistem ERP tunggal.
Apa manfaat sistem ERP bagi bisnis?
Sistem ERP adalah produk yang dibeli perusahaan dengan biaya sendiri. Penerapannya dipandang sebagai investasi yang seharusnya mendatangkan keuntungan. Tidak ada produsen sistem ERP yang menjamin bahwa hal itu akan membawa pertumbuhan pendapatan bagi perusahaan. Dan ini tidak hanya berlaku untuk sistem ERP, tetapi juga untuk solusi TI apa pun. Namun, semua keuntungan implementasi secara tidak langsung mempengaruhi keuntungan:
Penghematan pada sistem TI
Daripada menghabiskan sumber daya untuk beberapa sistem berbeda, yang masing-masing memerlukan dukungan khusus, infrastruktur, lisensi, dan pelatihan karyawan, Anda dapat memusatkan semua biaya pada satu platform ERP. Ini terdiri dari modul-modul yang menggantikan sistem yang berbeda dengan bagian-bagian yang terintegrasi.
Jika sistem ERP dikembangkan dari awal untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tertentu, sistem tersebut dapat mencakup sistem dan layanan pihak ketiga yang akan memudahkan mitra bisnis, pemasok, klien, dan rekanan lainnya untuk bekerja sama.
Transparansi penuh
ERP memberi manajemen akses penuh ke setiap proses bisnis di departemen mana pun 24/7. Misalnya, Anda dapat melacak inventaris setiap hari, termasuk pengiriman terencana dan pengiriman dalam perjalanan. Memiliki gambaran lengkap tentang tingkat persediaan memungkinkan Anda mengontrol modal kerja dengan lebih akurat.
Laporan otomatis dan perencanaan yang kuat
ERP menciptakan sistem pelaporan tunggal dan terpadu untuk semua proses. Secara otomatis menghasilkan laporan dan analisis yang berguna kapan saja. Dengan itu, manajemen tidak perlu mengumpulkan spreadsheet dan surat secara manual.
Dengan demikian, platform ini meluangkan waktu untuk perencanaan strategis, analisis yang lebih baik, dan perbandingan kinerja departemen. Sistem ERP membantu menemukan tren analitik yang tidak diperhatikan sebelumnya dan bahkan tidak sempat diperhatikan.
Pertumbuhan efisiensi
ERP sendiri bukanlah obat mujarab. Penting tidak hanya untuk mematuhi spesifikasi bisnis, tetapi juga untuk menerapkannya dengan benar. Berdasarkan Dengan 315 penyedia sistem ERP yang siap pakai, pangsa implementasi yang hanya berhasil sebagian diperkirakan antara 25 dan 41 persen, bergantung pada industrinya. ERP yang tepat secara signifikan mengurangi waktu dan tenaga yang dihabiskan untuk pekerjaan rutin.
Pelayanan pelanggan
Layanan pelanggan adalah bagian penting dari bisnis. Sistem ERP mengalihkan fokus karyawan dari memelihara daftar pelanggan menjadi membangun dan memelihara hubungan dengan pelanggan.
Statistik menunjukkan bahwa 84 persen klien di perusahaan jika mereka tidak menerima tanggapan yang cukup terhadap pertanyaan. ERP memberi karyawan semua informasi yang diperlukan dan riwayat klien tepat pada saat kontak. Dengan itu, karyawan tidak berurusan dengan birokrasi, namun dengan menarik dan mempertahankan klien. Klien merasakan manfaat dari penerapannya, meski tanpa mengetahui perubahan yang terjadi di perusahaan.
Perlindungan data
Hampir tidak ada sistem informasi yang dapat memberikan jaminan mutlak atas keamanan data. Data pribadi pelanggan dan karyawan, email, kekayaan intelektual, data keuangan, faktur, kontrak - semakin banyak sistem yang memproses informasi ini, semakin sulit melacak risiko. Sistem ERP memperkenalkan standar seragam untuk akses, input dan output data, dan penyimpanan informasi terpusat.
Namun, semakin besar pangsa pasar sistem ERP yang sudah jadi, semakin sering pula sistem tersebut terkena serangan hacker. Akan lebih baik jika Anda mengembangkan sistem ERP Anda sendiri, yang basis kodenya hanya dapat diakses oleh Anda. Jika sistem ERP perusahaan Anda dikembangkan dari awal, peretas tidak akan dapat menemukan salinan sistem untuk menguji kerentanannya terlebih dahulu.
Produktivitas Kolaborasi
Seringkali minat untuk berkolaborasi antar departemen atau karyawan memudar karena transfer data memerlukan banyak operasi rutin atau karena iklim psikologis di perusahaan. Sistem terpadu mengotomatiskan akses ke informasi, menghilangkan pengalaman negatif dari faktor manusia dan mempercepat komunikasi dalam perusahaan.
Proses bisnis terpadu
Sistem ERP yang dibangun sebelumnya dikembangkan sesuai dengan praktik terbaik industri. Hal ini memungkinkan bisnis untuk menstandardisasi proses mereka sendiri.
Namun, pada kenyataannya, suatu perusahaan harus membuat pilihan yang sulit: apakah memerlukan waktu yang lama dan mahal untuk menyiapkan dan memodifikasi sistem ERP agar dapat memenuhi standar perusahaan, atau sulit untuk menyesuaikan proses bisnisnya sendiri dengan kebutuhan perusahaan. standar sistem ERP.
Ada cara ketiga - dengan mengembangkan sistem untuk proses bisnis Anda sendiri.
Skalabilitas
Baik Anda memperluas basis pelanggan, memperluas ke pasar baru, memperkenalkan proses, departemen, atau produk baru, atau meningkatkan skala bisnis Anda, dengan vendor yang tepat, platform ERP Anda dapat beradaptasi terhadap perubahan.
Karena sistem ERP diterapkan ke semua proses perusahaan, daftar manfaatnya dapat bertambah tergantung pada spesifikasinya. Ada lusinan dan ratusan solusi siap pakai yang dikembangkan di pasar yang memaksa pembeli masuk ke dalam kerangka langganan, kecepatan pembaruan dan dukungan, fungsionalitas dan arsitektur tertutup - dalam kerangka satu pemasok. Hanya pengembangan sistem ERP Anda sendiri yang memberikan peluang maksimal tanpa batasan apa pun.
Baca artikel berikut untuk mempelajari cara memilih produsen sistem ERP, pertanyaan apa yang harus ditanyakan agar tidak kehilangan uang, dan apa yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan implementasi.
Sumber: www.habr.com