Terlepas dari popularitas topik manajemen dokumen elektronik, di bank-bank Rusia dan sektor keuangan secara umum, sebagian besar transaksi dilakukan dengan cara lama, di atas kertas. Dan intinya di sini bukanlah konservatisme bank dan kliennya, melainkan kurangnya perangkat lunak yang memadai di pasar.
Semakin kompleks suatu transaksi, semakin kecil kemungkinan transaksi tersebut dilakukan dalam kerangka EDI. Misalnya, transaksi sewa guna usaha bersifat kompleks karena melibatkan setidaknya tiga pihak - bank, penyewa, dan pemasok. Penjamin dan pemberi gadai sering kali ditambahkan ke dalamnya. Kami memutuskan bahwa transaksi semacam itu dapat sepenuhnya didigitalkan, untuk itu kami menciptakan sistem E-Leasing - layanan pertama di Rusia yang sepenuhnya menyediakan EDI dalam skenario seperti itu. Alhasil, pada awal Juli 2019, 37% dari total transaksi leasing dilakukan melalui E-Leasing. Di bawah ini kami akan menganalisis E-Leasing dari sudut pandang fungsionalitas dan implementasi teknis.
Kami mulai mengembangkan sistem ini pada awal tahun 2017. Bagian tersulit adalah memulainya: merumuskan persyaratan produk, mengubah ide menjadi spesifikasi teknis spesifik. Berikutnya adalah pencarian kontraktor. Persiapan spesifikasi teknis, konsultasi - semua ini memakan waktu sekitar empat bulan. Empat bulan kemudian, pada bulan November 2017, rilis pertama sistem ini dirilis, yang merupakan waktu yang cukup cepat untuk proyek ambisius semacam itu. E-Leasing versi pertama memiliki fungsi meminta dan menandatangani dokumen - tidak hanya dokumen utama, tetapi juga perjanjian jaminan dan perjanjian tambahan lainnya yang mungkin diperlukan dalam proses pengerjaan perjanjian sewa. Pada bulan Maret 2018, kami menambahkan kemampuan untuk meminta dokumen sebagai bagian dari pemantauan, dan pada bulan Juli tahun yang sama, kami menambahkan kemampuan untuk mengirim faktur elektronik.
Bagaimana cara kerja E-Leasing?
Kami mulai mengembangkan sistem ini pada awal tahun 2017. Seluruh proses mulai dari merumuskan persyaratan produk hingga memilih kontraktor dan merilis rilis pertama membutuhkan waktu kurang dari satu tahun - kami lulus pada bulan November.
Permintaan paket dokumen dari rekanan dibuat dari sistem bisnis kami berdasarkan database Corus SQL dan Microsoft Dynamics NAV 2009. Semua dokumen yang disediakan peserta sebagai bagian dari transaksi juga dikirim ke sana untuk disimpan. Frontend adalah portal E-Leasing yang memungkinkan pemasok dan klien untuk meminta, mengunduh, mencetak dokumen, dan menandatanganinya menggunakan ECES (tanda tangan elektronik yang ditingkatkan kualitasnya).
Sekarang mari kita lihat pengoperasian sistem lebih detail sesuai diagram di atas.
Permintaan dihasilkan dari entitas “Kartu Counterparty” atau “Proyek”. Saat permintaan dikirim, catatan dibuat di tabel permintaan. Ini berisi deskripsi permintaan dan parameter. Objek codeunit bertanggung jawab untuk menghasilkan permintaan. Entri dalam tabel dibuat dengan status Siap, artinya permintaan siap dikirim. Tabel permintaan berisi deskripsi isi permintaan. Semua dokumen yang diminta ada di tabel dokumen. Saat meminta dokumen, bidang “Status EDS” disetel ke “Diminta”.
Pekerjaan di server CORUS yang berjalan pada agen SQL memantau catatan dengan status Siap di tabel kueri. Ketika catatan tersebut ditemukan, tugas mengirimkan permintaan ke portal E-Leasing. Jika pengiriman berhasil, entri ditandai dalam tabel dengan status Ditanggapi; jika tidak, dengan status Error. Hasil respon dicatat dalam tabel yang berbeda: kode respon dari server dan deskripsi kesalahan, jika permintaan tidak dapat dikirim, dalam satu tabel; catatan yang menjelaskan isi respons - ke yang lain, dan ke yang ketiga - catatan dengan file yang diterima sebagai hasil permintaan, dengan nilai Buat di bidang Status dan nilai Periksa di bidang Status Pemindaian. Selain itu, tugas memantau peristiwa dari portal E-Leasing dan menghasilkan kueri dalam tabel kueri, yang diproses sendiri.
Pekerjaan lain memonitor entri dalam tabel dokumen yang diterima dengan nilai Buat di bidang Status dan nilai Terverifikasi di bidang Status Pemindaian. Tugas dijalankan setiap 10 menit sekali. Antivirus bertanggung jawab atas bidang Status Pemindaian, dan jika pemindaian berhasil, nilai Terverifikasi akan dicatat. Fungsionalitas ini berkaitan dengan layanan keamanan informasi. Objek codeunit bertanggung jawab untuk memproses catatan. Jika entri pada tabel dokumen yang diterima berhasil diproses, maka ditandai pada kolom Status dengan nilai Sukses dan dokumen yang diminta pada kolom “Status EDS” pada tabel dokumen menerima status “Diterima”. Jika entri dalam tabel dokumen yang diterima tidak dapat diproses, maka ditandai pada kolom Status dengan nilai Gagal dan keterangan kesalahan ditulis pada kolom “Teks kesalahan”. Tidak ada perubahan pada tabel dokumen.
Tugas ketiga memonitor seluruh record pada tabel dokumen yang mempunyai status tidak kosong atau “Diterima”. Tugas ini dijalankan sekali sehari pada pukul 23:30 dan mengingat semua dokumentasi kontrak yang belum ditandatangani pada hari ini. Tugas tersebut menghasilkan permintaan untuk menghapus dokumentasi kontrak di tabel permintaan dan respons dan mengubah bidang “Status” menjadi nilai “Ditarik” di tabel dokumen.
E-Leasing dari sisi pengguna
Bagi pengguna, semuanya dimulai dengan menerima undangan untuk bergabung dengan EDF dari manajer klien kami. Klien menerima surat dan menjalani prosedur pendaftaran sederhana. Kesulitan hanya bisa muncul jika tempat kerja pengguna belum siap bekerja dengan tanda tangan elektronik. Sebagian besar panggilan ke dukungan teknis terkait dengan hal ini. Sistem ini memungkinkan pihak lawan untuk memberikan akses ke akun pribadinya kepada karyawannya - misalnya, akuntan untuk bekerja dengan faktur, dll.
Pendaftaran
Skema kerja selanjutnya juga sesederhana mungkin bagi masing-masing pihak. Permintaan dokumen untuk suatu transaksi, serta penandatanganan dokumentasi kontrak, dilakukan melalui pengaturan tugas di sistem internal kami.
Permintaan berkas
Setelah mengirimkan permintaan atau dokumen apa pun untuk ditandatangani kepada klien, pemberitahuan dikirim ke alamat emailnya bahwa aktivitas terkait telah dihasilkan di akun pribadinya. Dari antarmukanya, klien mengunggah paket dokumen ke dalam sistem, membubuhkan tanda tangan elektronik, dan kami dapat meninjau transaksi tersebut. Setelah ini, dokumentasi kontrak ditandatangani di sepanjang rute “Pemasok – Klien – Sberbank Leasing”.
Perjanjian saat ini
Manajemen dokumen elektronik dalam kasus kami tidak selalu berarti tindakan apa pun yang dilakukan klien dari awal hingga akhir. Anda dapat terhubung ke sistem pada setiap tahap transaksi. Misalnya, klien memberikan dokumen di atas kertas, dan kemudian memutuskan untuk menandatangani kesepakatan di EDI - skenario ini sangat mungkin untuk diterapkan. Dengan cara yang sama, klien yang memiliki perjanjian sewa yang sah dengan Sberbank Leasing dapat terhubung ke E-Leasing untuk menerima faktur secara elektronik.
Setelah menghitung dampak ekonomi dari penggunaan E-Leasing, kami menawarkan diskon tambahan kepada klien untuk menggunakan layanan ini. Ternyata pada akhirnya tidak perlu mendatangi klien dan pemasok untuk menandatangani, serta mencetak dan menjepit kontrak. mengurangi biaya transaksi (pembuatan dan dukungan) sebesar 18%.
Bagaimana proyek akan berkembang
Saat ini, E-Leasing bekerja dengan stabil, meski tidak sempurna. Mekanisme pengiriman faktur elektronik untuk karyawan kami belum cukup ramah pengguna. Masalahnya dijelaskan oleh fakta bahwa prosedur ini sendiri cukup rumit, karena operator EDF selalu terlibat di dalamnya. Dia mengeluarkan tanda terima yang menyatakan bahwa dia mengeluarkan faktur, dan manajer menandatangani tanda terima ini. Kemudian pengguna di sisi lain (klien) menandatangani pemberitahuan dan tanda terima, yang kembali melalui operator pengelolaan dokumen elektronik. Di versi mendatang kami akan mencoba membuat proses ini lebih nyaman. “Zona pengembangan” juga mencakup fungsi untuk meminta dokumen pemantauan, yang cukup relevan untuk klien besar.
Dalam enam bulan ke depan, kami berencana untuk memindahkan sistem ke platform baru, yang akan memungkinkan kami mengoptimalkan pekerjaan dengan manajemen dokumen elektronik, membuat antarmuka lebih mudah dipahami dan ramah pengguna, serta memperluas fungsionalitas akun pribadi. Dan juga menambahkan fungsi baru - mulai dari membuat permintaan hingga melihat dokumen semua transaksi yang dilakukan klien melalui E-Leasing. Kami berharap sistem yang sudah diikuti secara aktif oleh klien, pemasok, dan penjamin ini akan menjadi lebih nyaman bagi semua orang.
Sumber: www.habr.com