Kolaborasi adalah kelemahan peralatan kantor tradisional. Ketika sepuluh orang mengerjakan sebuah file pada saat yang sama, lebih banyak waktu dan tenaga dihabiskan bukan untuk mengedit, tetapi untuk mencari perubahan dan penulisnya. Hal ini diperumit dengan banyaknya aplikasi yang tidak selalu kompatibel. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan beralih ke office suite berbasis cloud. Jumlah mereka tidak banyak, dan kami akan memberi tahu Anda bagaimana kami mengatasi konservatisme karyawan Forex Club dan mampu mentransfer perusahaan terdistribusi dengan seratus kantor ke G Suite hanya dalam beberapa bulan.
Mengapa Anda memutuskan untuk melakukan transisi?
Forex Club biasanya diingat dalam konteks perdagangan online nilai tukar mata uang asing. Namun perusahaan ini bekerja dengan beberapa jenis instrumen mata uang di berbagai negara di dunia. Oleh karena itu, ia memiliki infrastruktur TI yang sangat kompleks dengan platformnya sendiri untuk klien.
Pada saat kami bertemu, back office perusahaan menggunakan beberapa platform dan aplikasi yang berbeda. Alat kerja utama bagi sebagian besar karyawan adalah Microsoft office suite dan mail di Zimbra. Yang terpenting adalah superstruktur penyimpanan tambahan, cadangan, antivirus, berbagai konektor dan integrasi, serta manajemen lisensi Microsoft dan Zimbra dengan audit berkala.
Memerlukan biaya yang mahal bagi departemen IT Forex Club untuk memelihara sistem ini. Infrastruktur yang kompleks memerlukan penyewaan server dalam jumlah besar, rencana DRP jika server tersebut dimatikan atau kegagalan koneksi Internet, dan pencadangan. Untuk memastikan pengoperasian bebas masalah, seiring berjalannya waktu, departemen administrator khusus dibentuk, yang masih diberi tugas audit izin.
Karena banyaknya program yang berbeda, masalah muncul di kalangan karyawan biasa Klub Forex. Tanpa pelacakan versi dokumen, sulit menemukan penulis beberapa revisi dan versi final sebuah teks atau tabel.
Dalam upaya mengurangi biaya pemeliharaan, Forex Club mencari cara yang lebih sederhana untuk memecahkan masalah yang sama. Di sinilah interaksi kami dimulai.
Menemukan alternatif
Untuk menerapkan kolaborasi penuh, pendekatan itu sendiri perlu diubah - beralih dari penyimpanan lokal ke cloud. Forex Club mulai mencari solusi cloud umum untuk semua aplikasi perkantoran. Ada dua kandidat: Office 365 dan G Suite.
Office 365 adalah prioritas, karena banyak lisensi Microsoft dibeli dari Forex Club. Namun Office 365 hanya menghadirkan sebagian fungsi office suite ke cloud. Pengguna masih perlu mengunduh aplikasi dari akun pribadi mereka dan menggunakannya untuk bekerja dengan dokumen sesuai dengan skema lama: mengirim dan menyimpan kembali salinan dengan indeks versi.
G Suite Google Cloud memiliki lebih banyak fitur kolaborasi dan lebih murah. Dalam kasus produk Microsoft, Anda harus menggunakan Perjanjian Perusahaan, dan ini adalah tingkat pengeluaran yang sangat berbeda (bahkan dengan mempertimbangkan perangkat lunak yang dibeli). Dan dengan bantuan kami, penerapan G Suite dilakukan di bawah program Google, yang memberikan kompensasi kepada pelanggan besar atas biaya peralihan ke layanan perusahaan.
Direncanakan untuk mentransfer sebagian besar layanan yang digunakan oleh karyawan ke G Suite:
- Kalender dan email (Gmail dan Google Kalender);
- Catatan (Google Keep);
- Obrolan dan konferensi online (Obrolan, Hangouts);
- Paket Office dan generator survei (Google Dokumen, Google Formulir);
- Penyimpanan bersama (GDrive).
Mengatasi hal-hal negatif
Penerapan alat apa pun, bahkan alat yang paling nyaman sekalipun, selalu menghadapi reaksi negatif dari pengguna akhir. Alasan utamanya adalah konservatisme, karena masyarakat tidak ingin mengubah apa pun dan terbiasa dengan pendekatan baru dalam bekerja. Situasi ini diperumit oleh persepsi spesifik bahwa kehadiran web hanya sekedar berjalan di situs (tetapi tidak bekerja di situs tersebut), yang umum terjadi di kalangan karyawan non-TI. Mereka hanya tidak mengerti cara mengatasinya.
Di pihak Forex CLub, Dmitry Ostroverkhov bertanggung jawab atas implementasi proyek ini. Dia memantau tahapan implementasi, mengumpulkan umpan balik pengguna, dan memprioritaskan tugas. Persiapan bersama, survei karyawan, dan penjelasan peraturan perusahaan memudahkan kami dalam memulai.
Tugas utama Softline dalam proyek ini adalah melatih pengguna dan administrator sistem serta memberikan dukungan teknis pada tahap pertama. Kami menjelaskan cara kerja produk melalui serangkaian pelatihan. Secara total, kami mengadakan 15 pelatihan yang masing-masing berdurasi 4 jam. Yang pertama - sebelum uji coba - untuk administrator sistem yang sedang mempersiapkan landasan transformasi. Dan selanjutnya untuk pegawai biasa.
Sebagai bagian dari program pelatihan utama, kami menekankan manfaatnya, yang mengkompensasi kesulitan pengguna akhir dalam membiasakan diri dengan alat baru ini. Dan di akhir setiap pelatihan, karyawan dapat mengajukan pertanyaan mereka sendiri, sehingga menghilangkan kendala di awal pekerjaan.
Meskipun Forex Club mengadakan seminar pelatihan untuk kliennya sendiri, perusahaan tidak dapat meluncurkan pelatihan G Suite sendiri karena kurangnya guru dengan kompetensi yang diperlukan. Untuk mengevaluasi dampak pelatihan kami, Forex Club melakukan survei siswa sebelum pelatihan dan beberapa saat setelah pelatihan. Survei pertama menunjukkan sebagian besar persepsi negatif terhadap perubahan yang akan datang. Sebaliknya, yang kedua adalah peningkatan sikap positif. Orang-orang mulai menyadari bahwa hal ini juga berlaku pada pekerjaan mereka.
Kantor percontohan
Proyek ini dimulai pada akhir tahun 2017, ketika sepuluh administrator sistem beralih ke G Suite. Orang-orang ini harus menjadi pionir yang mengidentifikasi pro dan kontra dari solusi tersebut dan menyiapkan landasan bagi transformasi. Kami mempertimbangkan masukan dan rekomendasi mereka dan pada bulan Januari 2018 kami memilih cabang berukuran sedang dengan administrator sistem lokal untuk transisi uji coba pertama bagi karyawan non-TI.
Transisi dilakukan secara bersamaan. Ya, sulit bagi orang-orang untuk beralih ke alat baru, jadi dengan adanya pilihan antara solusi cloud dan aplikasi desktop, pengguna akan cenderung menggunakan desktop yang lebih familiar dan memperlambat rencana peningkatan global. Jadi, setelah menyelesaikan pelatihan kantor percontohan, kami segera mentransisikan semua orang ke G Suite. Selama beberapa minggu pertama, ada beberapa penolakan; hal ini ditangani oleh administrator sistem lokal, yang menjelaskan dan menunjukkan semua poin sulit.
Setelah kantor percontohan, kami sepenuhnya mentransfer seluruh departemen TI Forex Club ke G Suite.
Mengubah jaringan cabang
Setelah menganalisis pengalaman proyek percontohan, bersama dengan departemen TI Forex Club, kami mengembangkan rencana transisi untuk seluruh perusahaan. Semula direncanakan prosesnya akan berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, kami hanya ingin melatih karyawan Forex Club yang paling setia terhadap produk tersebut, yang akan mempromosikan proyek di kantor mereka dan membantu rekan kerja berpindah ke platform baru sebagai bagian dari tahap kedua. Untuk memilih “penginjil” di perusahaan, kami melakukan survei, yang hasilnya melebihi semua ekspektasi: sekitar setengah dari seluruh Klub Forex merespons. Kemudian kami memutuskan untuk tidak menunda prosesnya dan melewatkan tahap “implementasi melalui karyawan”.
Seperti dalam proyek percontohan, kantor pusat dimigrasikan terlebih dahulu, di mana terdapat administrator sistem lokal - dia membantu mengatasi kesulitan yang muncul. Di setiap kantor, transisi ke alat baru didahului dengan pelatihan. Pelatihan harus direncanakan berdasarkan jadwal fleksibel yang mempertimbangkan zona waktu dan jadwal kerja yang berbeda. Misalnya, untuk kantor di Kazakhstan dan Tiongkok, pelatihan harus dimulai pada pukul 5 pagi waktu Moskow (omong-omong, G Suite berfungsi dengan baik di Tiongkok, apa pun kondisinya).
Setelah kantor pusat, jaringan cabang beralih ke G Suite - sekitar 100 titik. Keunikan dari tahap terakhir proyek ini adalah bahwa cabang-cabang ini sebagian besar dikelola oleh tenaga penjualan yang banyak bekerja dengan spreadsheet. Kami melakukan pelatihan bagi mereka selama dua minggu untuk membantu transfer data.
Pada saat yang sama, spesialis kami bekerja “di belakang” untuk mendukung Forex Club itu sendiri, karena segera setelah transisi ke G Suite, jumlah panggilan ke dukungan teknis meningkat seperti yang diharapkan. Puncak permintaan terjadi pada masa peralihan jaringan cabang, namun lambat laun jumlah permintaan mulai berkurang. Permintaan produk kantor dan email, manajemen lisensi perangkat lunak, bekerja dengan server dan peralatan jaringan, serta saluran komunikasi cadangan mengalami penurunan yang sangat signifikan. Artinya, penerapannya telah mengurangi beban pada lini pertama support dan back office.
Secara total, pemindahan kantor memakan waktu sekitar dua bulan: pada bulan Februari 2018, pekerjaan di departemen utama diselesaikan, dan pada bulan Maret - di seluruh jaringan cabang.
Jebakan
Kecepatan migrasi email telah menjadi masalah besar. Butuh 1 detik untuk mentransfer satu email dari Zimbra ke Gmail menggunakan Sinkronisasi IMAP. Sekitar 700 karyawan bekerja di seratus kantor Forex Club, dan masing-masing kantor memiliki ribuan surat (total mereka melayani lebih dari 2 juta klien). Jadi, untuk mempercepat migrasi, kami menggunakan Alat Migrasi G Suite; dengan alat ini, proses penyalinan email menjadi lebih cepat.
Tidak perlu mentransfer data dari kalender dan tugas. Meskipun terdapat beberapa solusi pada infrastruktur lama, namun tidak sepenuhnya digunakan oleh karyawan. Misalnya, kalender perusahaan diimplementasikan dalam bentuk portal di Bitrix, yang merepotkan, sehingga karyawan memiliki alat sendiri, dan karyawan melakukan transfer data sendiri.
Selain itu, transfer dokumen operasional berada di tangan pengguna (kita hanya berbicara tentang data pekerjaan saat ini - solusi berbeda digunakan untuk basis pengetahuan perusahaan). Tidak ada pertanyaan di sini. Hanya saja pada titik tertentu ditarik garis administratif—tanggung jawab atas informasi yang disimpan secara lokal diserahkan kepada pengguna itu sendiri, sedangkan keselamatan dan keamanan data di Google Drive sudah dipantau oleh departemen TI.
Sayangnya, analog di G Suite tidak dapat ditemukan untuk semua alur kerja. Misalnya, kotak surat umum yang biasa digunakan oleh karyawan Forex Club, tidak memiliki filter di Gmail, sehingga sulit untuk menemukan surat tertentu. Ada kesulitan serupa dengan otorisasi SSO di Google Chat, namun masalah ini diselesaikan melalui permintaan ke dukungan Google.
Permasalahan utama bagi pengguna terkait dengan fakta bahwa layanan Google belum memiliki beberapa fungsi pesaing, misalnya Skype atau Office 365. Hangouts hanya memungkinkan Anda melakukan panggilan, Google Chat kurang mengutip, dan Google Sheets kurang mendukung. untuk makro Microsoft Excel.
Selain itu, pendekatan produk Microsoft dan Google Cloud terhadap alat pengeditan tabel berbeda. File Word yang berisi tabel terkadang dibuka di Google Documents dengan format yang salah.
Ketika kami mulai terbiasa dengan infrastruktur baru, beberapa kesulitan dapat diatasi melalui pendekatan alternatif. Misalnya, alih-alih makro dalam spreadsheet, skrip digunakan, yang menurut karyawan Forex Club lebih nyaman. Tidak mungkin menemukan analog hanya untuk departemen keuangan Forex Club, yang menangani laporan 1C (dengan skrip, format rumit). Jadi dia beralih ke Google Sheet hanya untuk kolaborasi. Untuk dokumen lainnya masih menggunakan office package (Excel).
Secara total, Forex Club mempertahankan sekitar 10% lisensi Microsoft Office. Ini adalah praktik normal untuk proyek semacam itu: sebagian kecil karyawan menggunakan fungsi lanjutan dari rangkaian kantor, sehingga sisanya dengan mudah menerima penggantinya.
Perlu dicatat bahwa tidak ada transformasi skala besar yang dilakukan pada infrastruktur lainnya. Forex Club tidak meninggalkan Jira dan Confluence, meskipun telah menerapkan Google Keep untuk tugas operasional. Untuk mengintegrasikan Jira dan Confluence dengan G Suite, kami menerapkan plugin yang memungkinkan Anda mentransfer data dengan cepat. Sistem pemantauan telah dipertahankan, serta banyak alat tambahan: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS, dll. Tentu saja, administrator sistem tetap berada di cabang.
Eksperimen Chromebook
Mencari cara untuk memangkas biaya, Forex Club membayangkan memindahkan semua orang ke stasiun kerja seluler yang didukung oleh Chromebook. Perangkat itu sendiri sangat murah, dan dengan penggunaan layanan cloud, stasiun kerja dapat disebarkan dengan cepat di dalamnya.
Kami menguji mobile workstation pada sekelompok kecil pengguna yang terdiri dari 25 orang di departemen penjualan. Karyawan di departemen ini tidak memiliki tugas yang menghalangi mereka untuk bekerja hanya melalui web, jadi migrasi ini seharusnya berjalan lancar bagi mereka. Namun berdasarkan hasil pengujian, ternyata perangkat keras Chromebook yang murah tidak cukup untuk berfungsinya semua aplikasi korporat Forex Club. Dan model yang lebih mahal yang sesuai dengan parameter teknis ternyata memiliki biaya yang sebanding dengan laptop klasik berbasis Windows. Akibatnya, mereka memutuskan untuk meninggalkan proyek tersebut.
Apa yang berubah dengan hadirnya G Suite
Bertentangan dengan semua prasangka dan ketidakpercayaan, 3 bulan setelah pelatihan, 80% karyawan menyatakan dalam survei bahwa G Suite benar-benar memudahkan mereka dalam bekerja dengan dokumen. Setelah transisi, mobilitas karyawan meningkat dan mereka mulai bekerja lebih banyak menggunakan perangkat yang dapat dikenakan:
Statistik penggunaan perangkat seluler menurut Forex Club
Google Formulir telah mendapatkan popularitas besar. Di dalam departemen, mereka memungkinkan untuk melakukan survei dengan cepat yang sebelumnya memerlukan penggunaan surat, dan mengumpulkan hasilnya secara manual. Peralihan ke Google Chat dan Hangouts Meet menimbulkan banyak pertanyaan dan keluhan, karena umumnya fungsi-fungsinya lebih sedikit, namun penggunaannya memungkinkan banyak pengirim pesan instan dalam perusahaan ditinggalkan.
Hasil dari proyek ini dirumuskan oleh Dmitry Ostroverkhov, rekan kerja kami: “Proyek ini mengurangi biaya Forex Club untuk infrastruktur TI dan menyederhanakan dukungannya. Seluruh lapisan tugas pemeliharaan proses telah hilang, karena masalah ini diselesaikan di pihak Google. Kini semua layanan dapat dikonfigurasi dari jarak jauh, didukung oleh beberapa administrator Google, dan departemen TI telah meluangkan waktu dan sumber daya untuk hal lain.”
Sumber: www.habr.com