Kolaborasi adalah titik lemah dari perangkat lunak perkantoran tradisional. Ketika sepuluh orang mengerjakan satu file secara bersamaan, lebih banyak waktu dan upaya dihabiskan bukan untuk mengedit, tetapi untuk melacak perubahan dan penulisnya. Hal ini semakin diperumit oleh banyaknya aplikasi yang tidak selalu kompatibel. Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan beralih ke suite perkantoran berbasis cloud. Tidak banyak pilihan, dan kami akan berbagi bagaimana kami mengatasi konservatisme karyawan Forex Club dan memigrasikan perusahaan yang tersebar dengan ratusan kantor ke G Suite hanya dalam beberapa bulan.
Mengapa Anda memutuskan untuk melakukan transisi?
Forex Club biasanya diasosiasikan dengan perdagangan mata uang online. Namun, perusahaan ini beroperasi dengan beberapa jenis instrumen mata uang di berbagai negara di seluruh dunia. Hal ini membutuhkan infrastruktur TI yang sangat canggih dengan platform kliennya sendiri.
Pada saat kami bertemu, kantor belakang perusahaan menggunakan beberapa platform dan aplikasi yang berbeda. Alat kerja utama bagi sebagian besar karyawan adalah Microsoft Office dan email di Zimbra. Di atas semua itu terdapat infrastruktur tambahan berupa penyimpanan, pencadangan, antivirus, berbagai konektor dan integrasi, serta manajemen lisensi Microsoft dan Zimbra dengan audit berkala.
Departemen TI Forex Club mendapati bahwa memelihara sistem ini sangat mahal. Infrastruktur yang kompleks membutuhkan penyewaan sejumlah besar komputer. server, rencana DRP jika terjadi pemadaman server atau kegagalan koneksi internet, dan pencadangan. Untuk memastikan operasi yang tidak terganggu, departemen administrator khusus akhirnya dibentuk, yang juga menangani audit lisensi.
Banyaknya program yang berbeda juga menimbulkan masalah bagi staf Forex Club. Tanpa alat pelacak versi dokumen, sulit untuk menemukan penulis dari suntingan tertentu atau versi final dari sebuah teks atau tabel.
Untuk mengurangi biaya perawatan, Forex Club mencari cara yang lebih sederhana untuk menyelesaikan masalah yang sama. Inilah awal mula kolaborasi kami.
Cari alternatif
Untuk mengimplementasikan kolaborasi penuh, pendekatannya sendiri perlu diubahāberalih dari penyimpanan lokal ke cloud. Forex Club mulai mencari solusi cloud terpadu untuk semua aplikasi perkantoran. Dua kandidat muncul: Office 365 dan G Suite.
Office 365 menjadi prioritas, karena Forex Club telah membeli banyak lisensi Microsoft. Namun, Office 365 hanya memindahkan sebagian fitur dari paket Office ke cloud. Pengguna masih perlu mengunduh aplikasi dari akun pribadi mereka dan menggunakannya untuk mengelola dokumen dengan metode lama: mengirim dan menyimpan ulang salinan dengan indeks versi.
G Suite dari Google Cloud menawarkan lebih banyak fitur kolaborasi, dan juga merupakan solusi yang lebih murah. Produk Microsoft akan memerlukan Perjanjian Perusahaan (Enterprise Agreement), yang akan menjadi tingkat pengeluaran yang sangat berbeda (bahkan dengan perangkat lunak yang dibeli). Kami membantu mengimplementasikan G Suite melalui program Google, yang mengganti biaya migrasi ke layanan perusahaan bagi pelanggan besar.
Rencananya adalah memindahkan sebagian besar layanan yang digunakan karyawan ke G Suite:
- Kalender dan email (Gmail dan Google Calendar);
- Catatan (Google Keep);
- Obrolan dan konferensi online (Chat, Hangouts);
- Paket aplikasi perkantoran dan pembuat survei (Google Docs, Google Forms);
- Penyimpanan bersama (GDrive).
Mengatasi hal-hal negatif
Implementasi alat apa pun, bahkan yang paling ramah pengguna sekalipun, selalu menghadapi umpan balik negatif dari pengguna akhir. Alasan utamanya adalah konservatisme, karena orang enggan mengubah apa pun dan beradaptasi dengan pendekatan kerja baru. Situasi ini diperumit oleh persepsi umum di kalangan karyawan non-TI bahwa kehadiran web hanyalah menjelajahi situs web (tetapi bukan mengerjakannya). Mereka sama sekali tidak memahami bagaimana hal itu dapat diimplementasikan.
Dmitry Ostroverkhov bertanggung jawab atas implementasi proyek atas nama Forex Club. Ia mengawasi tahapan implementasi, mengumpulkan umpan balik pengguna, dan memprioritaskan tugas. Persiapan bersama, survei karyawan, dan penjelasan tentang peraturan perusahaan memudahkan kami untuk memulai dengan baik.
Peran utama Softline dalam proyek ini adalah melatih pengguna dan administrator sistem, serta memberikan dukungan teknis selama fase awal. Kami menjelaskan cara kerja produk melalui serangkaian sesi pelatihan. Secara total, kami melakukan 15 sesi pelatihan selama empat jam. Sesi pertama, sebelum uji coba, ditujukan untuk administrator sistem, yang membuka jalan bagi transformasi tersebut. Sesi-sesi selanjutnya ditujukan untuk karyawan biasa.
Sebagai bagian dari program pelatihan inti, kami menekankan manfaat yang mengimbangi kesulitan yang dihadapi pengguna akhir dalam beradaptasi dengan alat baru. Di akhir setiap sesi pelatihan, karyawan dapat mengajukan pertanyaan, sehingga menghilangkan kendala yang mungkin mereka temui di awal pekerjaan mereka.
Meskipun Forex Club menyelenggarakan seminar pelatihan untuk kliennya sendiri, perusahaan tersebut tidak dapat meluncurkan pelatihan G Suite secara internal karena kekurangan instruktur dengan kompetensi yang diperlukan. Untuk menilai dampak pelatihan kami, Forex Club melakukan survei terhadap peserta sebelum dan sesudah pelatihan. Survei pertama menunjukkan persepsi yang sebagian besar negatif terhadap perubahan yang akan datang. Sebaliknya, survei kedua menunjukkan peningkatan positif. Orang-orang mulai memahami bahwa pendekatan ini dapat diterapkan pada pekerjaan mereka.
Kantor percontohan
Proyek ini dimulai pada akhir tahun 2017, ketika sepuluh administrator sistem bermigrasi ke G Suite. Individu-individu ini berperan sebagai pionir, mengidentifikasi pro dan kontra solusi tersebut dan meletakkan dasar untuk transformasi. Kami mempertimbangkan umpan balik dan rekomendasi mereka, dan pada Januari 2018, kami memilih kantor cabang berukuran sedang dengan administrator sistem di tempat untuk migrasi percobaan pertama karyawan non-TI.
Transisi dilakukan sekaligus. Ya, orang-orang merasa sulit untuk beralih ke alat baru, jadi ketika diberi pilihan antara solusi cloud dan aplikasi desktop, pengguna cenderung lebih menyukai desktop yang lebih familiar dan menunda rencana peningkatan secara keseluruhan. Jadi, setelah menyelesaikan pelatihan untuk kantor percontohan, kami dengan cepat memigrasikan semua orang ke G Suite. Ada beberapa penolakan selama beberapa minggu pertama, tetapi administrator sistem lokal mengatasinya dengan menjelaskan dan mendemonstrasikan semua kompleksitasnya.
Setelah uji coba di kantor pusat, kami sepenuhnya memigrasikan seluruh departemen TI Forex Club ke G Suite.
Mengubah jaringan cabang
Setelah menganalisis pengalaman proyek percontohan, kami bekerja sama dengan departemen TI Forex Club untuk mengembangkan rencana migrasi untuk seluruh perusahaan. Awalnya, proses ini direncanakan berlangsung dalam dua tahap. Pada tahap pertama, kami ingin melatih hanya karyawan Forex Club yang paling loyal, yang kemudian akan mempromosikan proyek ini di kantor mereka dan membantu kolega mereka bermigrasi ke platform baru selama tahap kedua. Untuk memilih "penggiat" perusahaan, kami melakukan survei, yang hasilnya melebihi semua harapan: sekitar setengah dari seluruh tim Forex Club merespons. Kemudian kami memutuskan untuk mempersingkat proses dan melewatkan tahap "implementasi karyawan".
Seperti pada proyek percontohan, kantor pusat melakukan migrasi terlebih dahulu, karena mereka memiliki administrator sistem lokal yang membantu menyelesaikan masalah yang muncul. Di setiap kantor, transisi ke alat baru didahului oleh sesi pelatihan. Sesi pelatihan harus dijadwalkan secara fleksibel, dengan mempertimbangkan zona waktu dan jadwal kerja yang berbeda. Misalnya, untuk kantor di Kazakhstan dan Tiongkok, sesi pelatihan harus dimulai pukul 5 pagi waktu Moskow (kebetulan, G Suite berfungsi dengan sempurna di Tiongkok, meskipun ada banyak penundaan).
Setelah kantor pusat, jaringan cabang kamiāsekitar 100 lokasiāberalih ke G Suite. Fitur utama dari tahap akhir proyek ini adalah bahwa cabang-cabang ini sebagian besar diisi oleh tenaga penjualan yang banyak bekerja dengan spreadsheet. Kami mengadakan pelatihan selama dua minggu untuk membantu mereka memigrasikan data mereka.
Pada saat yang sama, spesialis kami bekerja di balik layar untuk mendukung Forex Club sendiri, karena jumlah permintaan dukungan teknis diperkirakan meningkat segera setelah transisi ke G Suite. Puncak permintaan terjadi selama transisi jaringan cabang, tetapi secara bertahap jumlah permintaan mulai menurun. Penurunan paling signifikan terjadi pada produk perkantoran dan email, manajemen lisensi perangkat lunak, dan bekerja dengan server dan peralatan jaringan, serta melalui saluran komunikasi cadangan. Ini berarti implementasi tersebut mengurangi beban pada dukungan lini pertama dan kantor belakang.
Secara total, relokasi kantor memakan waktu sekitar dua bulan: pekerjaan di kantor pusat selesai pada Februari 2018, dan di seluruh jaringan cabang pada bulan Maret.
Jebakan
Kecepatan migrasi email merupakan masalah utama. Memigrasikan satu email dari Zimbra ke Gmail menggunakan Sinkronisasi IMAP hanya membutuhkan satu detik. Forex Club mempekerjakan sekitar 700 orang di 1 kantor, masing-masing dengan ribuan email (secara gabungan, mereka melayani lebih dari 2 juta klien). Jadi, untuk mempercepat migrasi, kami menggunakan G Suite Migration Tool, yang mempercepat proses penyalinan email.
Tidak ada kebutuhan untuk memigrasikan data kalender dan tugas. Meskipun infrastruktur lama memiliki beberapa solusi, karyawan tidak sepenuhnya memanfaatkannya. Misalnya, kalender perusahaan diimplementasikan sebagai portal Bitrix, yang kurang praktis, sehingga karyawan menggunakan alat mereka sendiri dan memigrasikan data sendiri.
Pengguna juga bertanggung jawab untuk memigrasikan dokumen operasional (ini hanya berlaku untuk data kerja saat iniābasis pengetahuan perusahaan menggunakan solusi yang berbeda). Tidak ada masalah yang muncul di sini. Hanya saja, pada titik tertentu, batasan administratif ditetapkanātanggung jawab atas informasi yang disimpan secara lokal beralih ke pengguna itu sendiri, sementara departemen TI sudah bertanggung jawab atas keamanan data Google Drive.
Sayangnya, fitur yang setara dengan G Suite tidak tersedia untuk semua alur kerja. Misalnya, kotak masuk bersama yang biasa digunakan karyawan Forex Club tidak memiliki filter di Gmail, sehingga sulit untuk menemukan email tertentu. Masalah serupa muncul dengan otentikasi SSO di Google Chat, tetapi ini diselesaikan melalui tiket dukungan dengan Google.
Masalah utama bagi pengguna terkait dengan fakta bahwa layanan Google belum memiliki beberapa fitur yang dimiliki pesaingnya, seperti Skype atau Office 365. Hangouts hanya memungkinkan panggilan, Google Chat tidak memiliki fitur penawaran harga, dan Google Sheets tidak mendukung makro Microsoft Excel.
Selain itu, produk Microsoft dan Google Cloud memiliki pendekatan yang berbeda terhadap alat pengeditan spreadsheet. File Word yang berisi tabel terkadang dibuka di Google Docs dengan format yang salah.
Seiring kami terbiasa dengan infrastruktur baru, kami mampu mengatasi beberapa tantangan melalui pendekatan alternatif. Misalnya, alih-alih makro di spreadsheet, kami sekarang menggunakan skrip, yang menurut karyawan Forex Club bahkan lebih nyaman. Satu-satunya hal yang tidak dapat kami temukan alternatifnya adalah departemen keuangan Forex Club, yang menangani laporan 1C (dengan skrip dan format yang kompleks). Oleh karena itu, mereka beralih ke Google Sheets hanya untuk kolaborasi. Untuk dokumen lain, mereka masih menggunakan paket perangkat lunak perkantoran (Excel).
Secara total, Forex Club mempertahankan sekitar 10% lisensi Microsoft Office-nya. Ini adalah praktik standar untuk proyek-proyek semacam ini: sebagian kecil karyawan menggunakan fitur-fitur canggih dari paket perangkat lunak perkantoran, sehingga sisanya dengan mudah menerima peningkatan tersebut.
Perlu dicatat bahwa tidak ada perubahan besar yang dilakukan pada infrastruktur lainnya. Forex Club terus menggunakan Jira dan Confluence, meskipun mereka menerapkan Google Keep untuk tugas-tugas operasional. Untuk mengintegrasikan Jira dan Confluence dengan G Suite, kami menerapkan plugin yang memungkinkan transfer data cepat. Sistem pemantauan tetap ada, bersama dengan banyak alat tambahan: Trello, Teamup, CRM, Metrica, AWS, dan lainnya. Tentu saja, administrator sistem tetap berada di cabang-cabang.
Eksperimen Chromebook
Dalam upaya memangkas biaya, Forex Club mempertimbangkan untuk beralih menggunakan workstation mobile berbasis Chromebook untuk seluruh karyawan. Perangkat itu sendiri sangat murah, dan dengan menggunakan layanan cloud, memungkinkan penerapan yang cepat.
Kami menguji stasiun kerja mobile pada kelompok kecil yang terdiri dari 25 pengguna di departemen penjualan. Karyawan di departemen ini tidak memiliki tugas yang akan menghalangi mereka untuk bekerja sepenuhnya melalui web, sehingga migrasi seharusnya berjalan lancar bagi mereka. Namun, pengujian mengungkapkan bahwa perangkat keras Chromebook murah tidak cukup untuk menjalankan semua aplikasi perusahaan Forex Club dengan benar. Terlebih lagi, model yang lebih mahal yang seharusnya memenuhi spesifikasi teknis ternyata harganya sebanding dengan laptop tradisional yang menggunakan sistem operasi yang sama. WindowsPada akhirnya, mereka memutuskan untuk meninggalkan proyek tersebut.
Apa saja yang berubah di G Suite?
Terlepas dari semua prasangka dan ketidakpercayaan, hanya tiga bulan setelah pelatihan, 80% karyawan yang disurvei mengatakan bahwa G Suite benar-benar mempermudah pengelolaan dokumen. Transisi ini juga meningkatkan mobilitas karyawan, dengan karyawan semakin banyak menggunakan perangkat yang dapat dikenakan:
Statistik penggunaan perangkat seluler menurut Forex Club
Google Forms telah mendapatkan popularitas yang luas. Aplikasi ini memungkinkan departemen untuk dengan cepat melakukan survei yang sebelumnya membutuhkan email dan pengumpulan data manual. Transisi ke Google Chat dan Hangouts Meet telah menimbulkan banyak pertanyaan dan keluhan, karena menawarkan fitur yang lebih sedikit secara keseluruhan, tetapi penggunaannya telah memungkinkan perusahaan untuk menghilangkan kebutuhan akan banyak aplikasi perpesanan.
Dmitry Ostroverkhov, yang bekerja sama dengan kami, merangkum hasil proyek tersebut: "Proyek ini mengurangi biaya infrastruktur TI Forex Club dan menyederhanakan dukungannya. Seluruh lapisan tugas pemeliharaan proses telah dihilangkan, karena masalah-masalah ini ditangani oleh Google. Sekarang semua layanan dapat dikonfigurasi dari jarak jauh, didukung oleh beberapa administrator Google, dan departemen TI telah membebaskan waktu dan sumber daya untuk tugas-tugas lain."
Sumber: www.habr.com
