Kami telah menulis beberapa kali tentang bagaimana teknologi kami membantu dan bahkan memproses informasi dari semua jenis dokumen dan memasukkan data ke dalam sistem akuntansi. Hari ini kami akan memberi tahu Anda bagaimana kami menerapkannya в - pemasok panas dan air panas terbesar di Moskow.
Bayangkan diri Anda berada di posisi seorang akuntan biasa. Kami tahu ini tidak mudah, tapi cobalah saja. Setiap hari Anda menerima sejumlah besar faktur kertas, faktur, sertifikat, dan sebagainya. Dan terutama banyak - pada hari-hari sebelum penyampaian laporan. Semua rincian dan jumlah harus diperiksa dengan cepat dan cermat, diketik ulang dan dimasukkan ke dalam sistem akuntansi, transaksi dilakukan secara manual dan dikirim ke arsip, sehingga nantinya dapat diserahkan untuk verifikasi ke auditor internal, layanan pajak, otoritas pengatur tarif dan yang lain. Sulit? Tapi ini adalah praktik bisnis lama yang ada di banyak perusahaan. Bersama dengan MIPC, kami telah menyederhanakan pekerjaan yang melelahkan ini dan membuatnya lebih nyaman. Jika Anda tertarik dengan apa yang terjadi, selamat datang di bawah cat.
Dalam foto adalah CHPP-21 Moskow, produsen energi panas terbesar di Eropa. Panas yang dihasilkan di stasiun ini disuplai oleh MIPC ke 3 juta penduduk di utara Moskow. .
MIPC memiliki selusin setengah cabang di Moskow. Mereka melayani 15 km jaringan pemanas, 811 stasiun pemanas dan rumah ketel, 94 titik pemanas dan 10 stasiun pompa, serta membangun dan menyesuaikan sistem pasokan panas baru. Perusahaan membeli berbagai peralatan dan layanan untuk kegiatan bisnis: . Dokumen di setiap subdivisi pemrakarsa pembelian ditangani oleh karyawan khusus - kurator kontrak.
Bagaimana pelaksanaan kontrak di perusahaan besar diatur? Ketika kurator membuat perjanjian, mereka menerima banyak dokumen kertas penting dari rekanan: waybill, sertifikat layanan, faktur, sertifikat, dll. Biasanya, kurator memindai kertas bisnis dan kemudian melampirkan pindaian tersebut ke pesanan dalam sistem manajemen sumber daya perusahaan. Pengontrol keuangan secara manual memeriksa semua data. Setelah itu kurator membawa dokumen asli ke bagian akuntansi. Atau kurir melakukan ini, dan transfer dokumen mungkin memakan waktu lebih lama - dari beberapa jam hingga beberapa hari.
Dan semuanya akan baik-baik saja, tetapi, seperti di banyak perusahaan lain:
- Makalah dapat dikirim ke departemen akuntansi beberapa hari sebelum pelaporan. Kemudian akuntan harus siang dan malam di tempat kerja. Anda perlu memeriksa secara manual apakah semua invoice, invoice, dll sudah diisi dengan benar, kemudian jika semuanya sudah benar, karyawan mengetik ulang data tersebut ke dalam sistem akuntansi dan membuat postingan. Pada saat yang sama, 90% waktu akuntan dihabiskan untuk mencetak ulang data - detail, jumlah, tanggal, nomor item, dll. Karena itu, ada risiko melakukan kesalahan.
- Dokumen mungkin mengalami kesalahan. Dan terkadang beberapa faktur atau sertifikat hilang. Terkadang ternyata di hari-hari terakhir sebelum pelaporan. Oleh karena itu, persyaratan persetujuan dokumen mungkin tertunda.
- Setelah diposting, akuntan menyimpan faktur, faktur, dan tindakan dalam arsip kertas dan elektronik yang berbeda. Mengapa sulit? Misalnya, MIPC menangani tarif, sehingga wajib melaporkan biayanya secara berkala kepada otoritas eksekutif. Dan ketika pemeriksaan negara atau pajak berikutnya datang ke bagian akuntansi, karyawan harus mencari dokumen dalam waktu lama.
Bagaimana skema kerja departemen akuntansi MIPC sebelumnya:
MIPC adalah pihak pertama di industri energi yang merancang ulang dan menyederhanakan skema ini untuk mencapai kesepakatan dan menyampaikan laporan lebih cepat, menilai perubahan pasar dalam pengadaan dengan lebih baik, dan merencanakan strategi keuangannya. Secara mandiri, tidak mudah untuk mengubah skema kerja akuntansi jangka panjang, sehingga perusahaan memutuskan untuk mengubahnya bersama dengan mitra - ABBYY.
Tidak lama setelah diucapkan, dilakukan
Sebuah tim spesialis ABBYY menerapkan platform universal untuk pemrosesan informasi cerdas di MIPC dan dikonfigurasi:
- deskripsi fleksibel (templat ekstraksi data) untuk pemrosesan dokumen. Tentang apa itu dan untuk apa, kami berbicara secara rinci di Habré и . MIPC memproses lebih dari 30 jenis dokumen menggunakan solusi (misalnya, tindakan peralatan terpasang atau tindakan biaya agen) dan mengekstrak lebih dari 50 atribut dari dokumen tersebut (nomor dokumen, jumlah total dengan PPN, nama pembeli, penjual, kontraktor, jumlah barang, dll.);
- konektor untuk melakukan pemeriksaan dan mengunggah data, yang menghubungkan ABBYY FlexiCapture, SAP dan OpenText. Berkat konektornya, dimungkinkan untuk secara otomatis memeriksa data dari pesanan dan kontrak terhadap berbagai direktori. Kami akan membicarakannya di bawah;
- ekspor dokumen ke arsip elektronik berdasarkan OpenText. Sekarang semua pindaian dokumen disimpan di satu tempat;
- draf entri akuntansi di SAP ERP dengan tautan ke dokumen yang dipindai.
Kemudian karyawan ABBYY dan MIPC mengembangkan formulir pencarian sehingga akuntan dapat menemukan faktur penting berdasarkan atribut apa pun di arsip elektronik dalam hitungan detik dan menyerahkannya untuk pemeriksaan pajak.
Pencarian dapat dilakukan dengan 26 kriteria berbeda (gambar dapat diklik):
Setelah MIPC berhasil menguji seluruh sistem, sistem tersebut dioperasikan. Keseluruhan proyek, termasuk persetujuan, klarifikasi dan perbaikan, dilaksanakan dalam 10 bulan.
Skema kerja setelah implementasi ABBYY FlexiCapture:
Apakah Anda merasa tidak ada yang berubah? Ya, proses bisnisnya tetap sama, hanya saja sebagian besar fungsinya kini dijalankan oleh mesin.
Pengkabelan, ayolah!
Bagaimana keadaannya sekarang? Misalkan kurator kontrak menerima seperangkat dokumen utama untuk kesepakatan penyediaan pompa untuk pembangkit listrik tenaga panas, atau, misalnya, pembangunan jaringan pemanas. Spesialis tidak perlu lagi memeriksa sendiri kelengkapan dan isi dokumen, memanggil kurir dan mengirimkan dokumen asli ke bagian akuntansi. Kurator hanya memindai kumpulan dokumen utama yang ditandatangani, dan kemudian teknologi mengambil alih.
Dengan menggunakan sistem pemindaian jaringan, karyawan mengirimkan pindaian dalam format TIFF atau PDF ke dirinya sendiri di folder panas atau melalui surat. Dia kemudian membuka Stasiun Web ABBYY FlexiCapture Capture dan memilih jenis kumpulan dokumen yang akan diproses. Misalnya, “pembelian pekerjaan/jasa dengan biaya keagenan”, “penerimaan sumber daya material dan teknis (MTR)”, atau “akuntansi properti”.
Jenis kumpulan menentukan jumlah dan jenis dokumen dan data yang diperlukan yang harus diklasifikasi, dikenali, dan diverifikasi oleh sistem.
Kurator mengunggah pindaian untuk dikenali. Sistem secara otomatis memeriksa ketersediaan semua dokumen, isi setiap kertas, dan rinciannya dikenali di server - tanggal kontrak, jumlah, alamat, NPWP, KPP dan data lainnya. MIPC adalah perusahaan energi pertama di Rusia yang menggunakan pendekatan ini.
Jika kurator tidak mengunggah semua dokumen atau beberapa faktur tidak memuat semua data, sistem akan memperhatikan hal ini dan segera meminta karyawan untuk memperbaiki kesalahan tersebut:
Sistem bersumpah dan meminta untuk menambahkan dokumen yang hilang (selanjutnya tangkapan layar dapat diklik):
Sistem memperhatikan bahwa dokumen tersebut telah kedaluwarsa:
Dengan demikian, karyawan tidak perlu lagi menentukan apakah dokumen tersebut telah dibuat dengan benar. Jika semuanya benar, maka sebagian besar pemeriksaan data secara otomatis dilakukan langsung di stasiun input web. Cukup dengan memasukkan nomor pesanan yang ditentukan di SAP ERP. Setelah itu, data yang dikenali dibandingkan dengan informasi yang diolah di SAP: NPWP dan KPP pihak lawan, nomor dan jumlah kontrak, PPN, nomenklatur barang atau jasa. Memproses dan memeriksa satu dokumen hanya membutuhkan waktu beberapa menit.
Menurut detailnya - NPWP dan KPP - Anda dapat memilih perusahaan yang diinginkan dari direktori:
Jika terdapat kesalahan pada invoice atau waybill, maka dokumen tersebut tidak dapat diekspor ke arsip. Misalnya, jika suatu dokumen salah dibuat atau salah satu karakter salah dikenali, sistem akan menunjukkan hal ini dan meminta karyawan untuk memperbaiki semua ketidakakuratan. Berikut ini contohnya:
Sistem mendeteksi bahwa CJSC Vasilek tidak termasuk dalam daftar pemasok MIPC.
Hal ini memungkinkan karyawan untuk melacak kesalahan bahkan sebelum dokumen tersebut masuk ke departemen akuntansi.
Jika semua pemeriksaan berhasil dilewati, maka dalam satu klik salinan pindaian dokumen dikirim ke arsip elektronik OpenText, dan tautan serta kartu dengan metadatanya muncul di SAP. Seorang akuntan atau kurator selalu dapat melihat di arsip elektronik untuk daftar dokumen untuk pesanan yang diperlukan dan informasi tentang siapa, dalam jangka waktu berapa, dan dengan hasil apa dokumen tersebut diproses.
Pyotr Petrovich melihat ke dalam arsip elektronik, ...
…untuk melihat siapa yang mengunggah dokumen untuk pesanan #1111.
Setelah mengunggah data dan pemindaian dari ABBYY FlexiCapture ke SAP, draf transaksi muncul dengan data yang telah diisi sebelumnya dan tautan ke dokumen yang dipindai.
Draf kabel:
Kemudian akuntan menerima pemberitahuan email dengan tautan ke draf dan pindaian yang sudah selesai. Spesialis tidak perlu lagi bersusah payah dengan kertas. Yang harus dia lakukan hanyalah memeriksa jumlah akhir transaksi di scan, keberadaan stempel, tanda tangan dan melakukan transaksi. Akuntan sekarang menghabiskan waktu kurang dari satu menit untuk itu.
Hasil proyek
- Dengan bantuan teknologi ABBYY, MIPC telah menyederhanakan dan mempercepat tidak hanya akuntansi, tetapi juga pengendalian keuangan. Untuk melakukan pengkabelan, karyawan tidak perlu lagi menunggu kurir dengan dokumen asli - cukup menerima scan data yang sudah terverifikasi dari arsip elektronik dalam satu klik. Benar, dokumen kertas tetap diperlukan. Tapi sekarang bisa dikirim ke bagian akuntansi nanti. Sesampainya di sana, karyawan tersebut akan mencentang kotak “Asli diterima” di sistem akuntansi.
- Karyawan segera menerima semua data yang diperlukan tentang transaksi dari scan, melakukan transaksi tepat waktu dan menyiapkan semua dokumen untuk pelaporan terlebih dahulu. Sekarang mereka tidak takut dengan pemeriksaan internal atau eksternal.
- Akuntan melakukan transaksi keuangan 3 kali lebih cepat, dan MIPC menutup periode pelaporan 10 hari lebih awal.
- Semua cabang MIPC menyimpan dokumen akuntansi dalam satu arsip elektronik. Berkat ini, Anda dapat menemukan faktur, kontrak, atau sertifikat penyelesaian apa pun, serta atribut apa pun darinya (jumlah, PPN, nomenklatur barang atau jasa) 4 kali lebih cepat dari sebelumnya.
- Solusi ini memproses lebih dari 2,6 juta halaman dokumen per tahun.
Alih-alih sebuah kesimpulan
penggunaan MIPC selama 2 tahun dan selama ini saya mengumpulkan statistik. Ternyata akuntan membuat 95% postingan tanpa melakukan perubahan pada draft. Artinya postingan seperti itu di masa mendatang dapat dilewati sepenuhnya secara otomatis. Kebetulan produk ini benar-benar menjadi langkah awal perusahaan dalam memperkenalkan elemen "kecerdasan buatan" ke dalam proses bisnis perusahaan: MIPC sedang mengembangkan program yang sesuai.
Perusahaan Rusia lainnya juga mengotomatiskan pekerjaan akuntansi: mereka membuatnya lebih sederhana dan nyaman. Misalnya, dengan bantuan teknologi ABBYY, layanan pengendalian keuangan”» Dapatkan informasi bisnis penting hingga 2x lebih cepat dan habiskan 20% lebih sedikit waktu untuk mencari faktur dan catatan pengiriman yang tepat. Teknologi pemrosesan informasi yang cerdas membantu karyawan departemen akuntansi holding "» langsung temukan dokumen keuangan yang diperlukan selama pemeriksaan pajak massal. Pada tahun 2019, spesialis perusahaan berencana memproses sekitar 10 juta halaman dokumen.
Apakah Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang proyek MIPC dan ABBYY? Pada tanggal 3 April pukul 11:00, Vladimir Feoktistov, Wakil Kepala Pusat Teknologi Informasi MIPC, akan membicarakan rincian kasus ini secara gratis . Bergabunglah jika Anda ingin bertanya.
Elizaveta Titarenko,
Editor blog perusahaan ABBYY
Sumber: www.habr.com