Habr, halo! Nama saya Oleg, dan saya bertanggung jawab atas layanan TI di grup perusahaan ABBYY. Lebih dari sebulan yang lalu, karyawan ABBYY di seluruh dunia mulai bekerja dan tinggal hanya di rumah. Tidak ada lagi ruang terbuka atau perjalanan bisnis. Apakah pekerjaan saya berubah? TIDAK. Meski secara umum ya, itu berubah 2-3 tahun lalu. Dan sekarang kami secara teknis memastikan pengoperasian kantor di 13 negara dengan cara yang sama seperti sebelumnya. Hanya saja sekarang kami melakukannya sambil duduk-duduk di rumah - di dapur, di sofa atau di balkon, dan di kantor hanya ada satu orang yang bertugas. Ngomong-ngomong, ini dia:
Hari ini saya akan berbicara tentang masalah apa yang kini harus dipecahkan oleh layanan IT ABBYY, bagaimana petugas kantor menyelamatkan kita, mengapa MS Teams dan Zoom kini menjadi segalanya bagi kita, dan banyak lagi. Selamat datang di kucing.
Dahulu kala, sebelum karantina...
5-7 tahun yang lalu ABBYY adalah perusahaan yang fokus pada pengembangan infrastruktur internal. Kami jarang menggunakan produk cloud - kami mencoba menyebarkan aplikasi secara internal, dan oleh karena itu akses ke aplikasi tersebut dari luar sulit dilakukan. Namun zaman telah berubah...
Produk cloud berkembang lebih cepat, menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan variasi fungsi. Dan sekarang seringkali tidak mungkin menemukan analog dengan kemampuan lokal.
Karyawan membutuhkan mobilitas. Penjualan dan pemasar terus-menerus melakukan perjalanan bisnis, bepergian keliling dunia, menghadiri pertemuan - mereka hanya memerlukan akses ke sistem perusahaan kapan saja dan di mana saja.
Generasi masyarakat juga telah berubah. Karyawan muda baru lebih memilih bekerja di coworking space, kafe, atau dari rumah. Mobilitas penting bagi mereka. Oleh karena itu, secara teknis kami menciptakan lingkungan kerja yang serupa dengan kehidupan sehari-hari. Rekan kerja menjadi lebih nyaman ketika mereka tidak perlu berpindah antara kantor dan tempat lain di mana mereka dapat bekerja.
Saat ini, kantor internasional ABBYY dibuka di 13 negara mulai dari Amerika hingga Australia. Dan jauh lebih nyaman untuk memiliki infrastruktur cloud yang umum daripada βterikatβ ke lokasi tertentu oleh layanan internal.
Beberapa tahun yang lalu, kami merevisi strategi kami dan mulai aktif menggunakan aplikasi cloud untuk pekerjaan kami. Misalnya, kami sangat menyukai paket Office 365 - MS Teams, OneDrive, SharePoint, dan lainnya.
Ini tidak berarti bahwa semua karyawan bergantung pada solusi cloud. ABBYY memiliki infrastruktur internal yang kaya; misalnya, pengembang menggunakan fasilitas lokal untuk melatih jaringan saraf. Menurut saya, kami menggunakan produk cloud dan infrastruktur internal kami sendiri sekitar 50/50.
Tentang popularitas RDP
Kami selalu mengizinkan bekerja dengan jaringan internal dari jarak jauh, dan semua orang memilih metode yang nyaman bagi mereka. Mereka yang lebih sering berada di kantor lebih memilih RDP (remote desktop). Biasanya, setiap orang memiliki peralatannya sendiri di rumah: tidak selalu kuat, dan seluruh keluarga dapat menggunakannya. Dan di tempat kerja ada komputer modern yang dikonfigurasi dan terhubung ke segalanya. Oleh karena itu, akan lebih mudah untuk terhubung ke RDP dari rumah dan kantor tanpa memperhatikan apa yang ada di komputer pribadi Anda.
Untuk kantor yang berlokasi di Moskow (pusat R&D, kantor ABBYY Russia dan ABBYY Emerging Markets berlokasi di sini), kami biasanya selalu memiliki dua gateway desktop jarak jauh (RD Gateway) untuk koneksi jarak jauh, mereka mengatasinya. Namun kini metode koneksi ini menjadi sangat populer. Untuk menyeimbangkan beban, layanan TI menyebarkan dua gateway tambahan. Ini mungkin satu-satunya perubahan infrastruktur yang kami lakukan sejak bulan Maret.
Selanjutnya, saya akan memberikan statistik di kantor ABBYY Moskow, karena lebih dari 800 orang bekerja di sini dan datanya paling indikatif.
VPN
Ada rekan yang sudah terbiasa bekerja dengan VPN. Sekarang sudah banyak yang membawa pulang perlengkapan perusahaan. Kebanyakan kami membawa laptop dan monitor. Saat Anda terus-menerus bekerja dari jarak jauh, monitor besar lainnya jauh lebih nyaman. Kami tidak membeli peralatan tambahan untuk karyawan kami.
Petugas jaga
Bahkan selama karantina pun tidak mungkin dilakukan tanpa orang-orang di kantor. Kami menunjuk dua administrator sistem yang bertugas - Yura dan Stas. Masing-masing dari mereka bekerja di kantor selama seminggu, dan dari rumah selama seminggu. Orang-orang memiliki jadwal normal - dari jam 10 hingga 19.
Mereka membantu memecahkan masalah teknis yang dihadapi karyawan. Peralatan kita banyak, dan terkadang rusak. Lebih sering daripada tidak, komputer seseorang macet. Beberapa kali seminggu hard drive rusak, ada yang terbakar, dan perlu diganti atau diperbaiki.
Ada beberapa kejadian pemadaman listrik, yang berarti seseorang perlu me-restart komputer karena karyawan tidak dapat melakukannya dari jarak jauh. Secara umum, 90% waktunya dihabiskan untuk menyalakan peralatan kantor.
Ada juga beberapa tugas tidak biasa yang mulai dilakukan petugas jaga selama karantina.
- Masukkan kertas ke dalam printer dan keluarkan dokumen yang dicetak. Hal ini diperlukan bagi karyawan yang memproses dokumen masuk dan mencetaknya dari komputer rumah pada printer kantor. Sekembalinya ke kantor, mereka akan langsung mengambil semua dokumen, dibandingkan mencetak 100500 halaman. Tentu saja, hal ini dapat dilakukan nanti, tetapi kami membantu rekan-rekan kami untuk tidak mengubah proses yang biasa - sekarang ada begitu banyak hal yang tidak biasa.
- Kami mengemas dan mengirimkan pemindai dan printer kepada rekan kerja yang membutuhkannya untuk bekerja. Salah satu karyawan yang sempat mengasingkan diri di dachanya dibantu menyambungkan kabel agar internetnya stabil.
Omong-omong, aplikasi seluler ABBYY FineScanner AI juga membantu memindai dokumen, mengenali teks di dalamnya, menambahkan tanda tangan, mengonversi file ke 12 format populer, dan masih banyak lagi. Hingga 31 Juli inklusif kami akses premium ke ABBYY FineScanner AI.
Bagaimana kalau di akhir pekan?
Tidak ada karyawan di kantor pada akhir pekan. Kami sepakat dengan administrator sistem kami, yang tinggal di Otradny (tempat kantor kami berada), bahwa jika terjadi sesuatu, dia akan datang dan membantu. Dan bantuannya sangat berguna: ada beberapa kasus pemadaman listrik selama akhir pekan, dan pengoperasian peralatan perlu dipulihkan.
Lulus
Pada bulan Maret lalu, kami mengeluarkan izin masuk ke mos.ru untuk semua karyawan yang perlu datang ke kantor selama karantina. Kini, jika harus berangkat kerja, karyawan tersebut juga mengeluarkan pass dengan kode QR. Namun bisa datang ke kantor bukan berarti rekan kerja setiap hari pergi ke sana. Biasanya hanya ada satu orang yang bertugas di gedung tersebut. Sisanya diperbolehkan datang hanya dalam keadaan darurat.
Di kantor di negara lain
Situasi di kantor ABBYY lainnya secara umum sama - tutup, dan karyawan bekerja dari rumah serta menggunakan peralatan yang sama. Misalnya, di kantor Amerika bahkan tidak ada petugas jaga. Administrator sistem lokal mengambil beberapa peralatan dari gudang sebelum karantina, dan ketika seorang karyawan baru tiba, dia cukup mengirimkan laptop yang dikonfigurasi melalui surat.
Bagaimana agar tetap terhubung
Kini beban saluran komunikasi bahkan sudah menurun dibandingkan saat orang bekerja di kantor. Lalu lintas utama - mengunduh file dan menonton video - kini ada di penyedia rumah. Tidak perlu memperluas saluran, meski kami merencanakannya tahun ini.
Selama karantina, hal pertama yang kami lakukan adalah meninjau dengan cermat peraturan untuk memulihkan komunikasi - kami menambahkan beberapa tes pemantauan, menyusun skema untuk beralih ke saluran cadangan, dan melihat aturan penyeimbangan beban.
Bagaimana Anda memastikan keamanan dari jarak jauh?
Tidak diragukan lagi, hal terpenting adalah memastikan keamanan. Tapi kami juga sudah mempersiapkannya. Setahun yang lalu, otentikasi dua faktor diperkenalkan. Menurut saya ini adalah salah satu hal wajib ketika orang banyak bekerja di luar lingkungan perusahaan. Dan ini adalah hal yang tidak dapat Anda instal dengan cepat. Saat ini, akses terhadap sumber daya perusahaan memerlukan dua faktor. Jika seseorang berencana untuk beralih ke pekerjaan jarak jauh, maka ini adalah hal yang harus dilakukan dari sudut pandang keamanan informasi.
Kami melihat bagaimana penipu menjadi lebih aktif dan mencoba mendapatkan kredensial mereka. Ini sebagian besar adalah serangan phishing. Meskipun email dilindungi, phishing secara teknis tidak dapat dicegah sepenuhnya. Penting bagi karyawan untuk memahami bahwa mereka tidak boleh mengklik link yang mencurigakan atau membuka file dari pesan yang tidak mereka harapkan. Untuk melakukan hal ini, kami mengadakan webinar untuk karyawan dan mengingatkan mereka apa yang harus dilakukan dalam situasi seperti itu. Sekarang adalah saat yang tepat untuk webinar semacam itu, karena orang-orang, yang berada dalam situasi yang tidak biasa, lebih tenang, fokus, lebih terbuka terhadap informasi, dan memahaminya dengan lebih baik.
Kami juga memperhatikan aturan sederhana untuk bekerja dari rumah, misalnya, perlunya mematikan sesi kerja, mengunci komputer saat Anda pergi, memisahkan akun: Anda bekerja di bawah satu akun, anak bermain di bawah akun lain. Hal ini sangat penting, karena anak melihat ayah atau ibunya mengetuk keyboard, dan dia ingin melakukannya juga. Dia akan datang dan mengetuk, tapi kita tidak tahu dia akan mengetuk apa di sana dan di program apa dia akan menghapus atau mengganti datanya.
Kami juga meminta kolega kami untuk memeriksa bagaimana Internet di rumah mereka dikonfigurasi, apa kata sandinya dan apakah ada kata sandinya. Tentu saja, mereka membuat reservasi: jika seseorang tidak mengerti apa yang harus dilakukan, lebih baik tidak melakukannya. Tetap terhubung jauh lebih penting. Mereka meminta karyawan untuk memeriksa router Wi-Fi rumah mereka juga. Beberapa bahkan disarankan untuk membeli sesuatu yang lain, karena mereka memiliki peralatan kuno yang tidak memungkinkan mereka bekerja dengan kecepatan penyedia saat ini.
Tentang aplikasi jarak jauh paling populer
Anda mungkin sudah menebak bahwa ini adalah alat komunikasi. Sejak kami menggunakan Office 365, karyawan berkomunikasi melalui Teams messenger baik satu sama lain maupun dengan orang eksternal. Dia telah membuktikan dirinya dengan sangat baik.
Jumlah pesan grup yang dikirim di Teams oleh karyawan di seluruh kantor telah meningkat:
- Dari 21 Februari hingga 20 Maret, kami mengirimkan >689 ribu pesan.
- Dari 21 Maret hingga 19 April, kami mengirimkan >1 juta pesan.
Jumlah panggilan (satu ke satu) juga meningkat:
- Dari 21 Februari hingga 20 Maret ada 11,5 ribu.
- Dari 21 Maret hingga 19 April β >16 ribu.
Selain Teams, kami juga menggunakan Zoom, karena kualitas audio dan video layanan ini adalah salah satu yang terbaik di pasaran. Selain itu, Zoom memungkinkan Anda untuk βmeneleponβ ke konferensi dan terhubung melalui telepon.
Hingga tanggal 15 Maret, jumlah rapat Zoom hampir tidak melebihi 100 per hari, dan mulai paruh kedua bulan tersebut kami di ABBYY mulai menggunakan layanan ini lebih aktif:
Pada bulan April, hampir setiap hari kerja terdapat 100 atau lebih rapat di Zoom:
Sekarang ada banyak laporan di Internet tentang tidak dapat diandalkannya Zoom. Sama sekali tidak mengherankan jika instrumen paling populer kini mendapat perhatian seperti itu. Kami menghubungi perwakilan kami dari Zoom dan melihat seberapa serius perusahaan menanggapi semua temuan. Kami juga mengambil beberapa langkah. Yang paling sederhana dan efektif adalah larangan menyimpan rekaman rapat ke penyimpanan cloud.
Keamanan internet, pertama-tama, adalah perhatian dari karyawan itu sendiri. Kami yakin Zoom akan mampu mengatasinya dan situasi ini akan membuat layanan ini semakin kuat.
Grafik tersebut menunjukkan bagaimana, sejak paruh kedua bulan Maret, jumlah peserta rapat Zoom mulai bertambah. Serta jumlah menitnya.
Tren ini berlanjut pada bulan April, dengan semakin banyak karyawan yang mengikuti webinar dan rapat Zoom.
Bagi kami, Zoom dan Teams adalah layanan yang saling menduplikasi. Namun memiliki dua alat komunikasi mungkin kini menjadi suatu keharusan, karena beban telekomunikasi sangat besar. Ada kalanya salah satu layanan mulai gagal pada saat yang paling tidak tepat, kemudian karyawan segera menghubungi layanan lain dan terus bekerja.
Selain itu, ini adalah alat komunikasi. Penting bagi orang-orang untuk tetap terhubung sekarang. Sebagian besar panggilan ke ABBYY dilakukan dengan kamera dihidupkan. Ketika saya bekerja di kantor, saya rasa saya tidak menyalakan kamera. Sekarang, apa pun bentuk Anda, Anda selalu menyalakannya. Hampir selalu.
Alih-alih sebuah kesimpulan
Secara teknis mempersiapkan perusahaan untuk pekerjaan jarak jauh bukanlah sesuatu yang bisa dilakukan dalam beberapa hari. Lebih baik mempersiapkannya terlebih dahulu. Kami memulai transisi ke layanan cloud sejak lama karena kami ingin membantu karyawan kami menjadi lebih mobile. Namun ternyata mobilitas ini juga berguna dalam situasi di mana karantina diumumkan.
Mungkin, sekarang kita telah menutup semua biaya tenaga kerja untuk transisi dan perubahan infrastruktur dari internal ke eksternal, karena orang-orang mengambil peralatan mereka, meninggalkan kantor mereka, pergi ke rumah dan dacha mereka... dan tidak ada yang berubah.
Terima kasih kepada administrator sistem kami Yura Anikeev untuk foto di postingan ini.
Sumber: www.habr.com