Media penuh dengan berita tentang situasi epidemiologi dan rekomendasi untuk isolasi diri.
Namun tidak ada rekomendasi sederhana mengenai bisnis. Manajer perusahaan dihadapkan pada tantangan baru - bagaimana memindahkan karyawan dari jarak jauh dengan kerugian produktivitas yang minimal dan menyusun pekerjaan mereka sehingga semuanya “seperti sebelumnya”.
Apa yang berhasil di kantor sering kali tidak berhasil dari jarak jauh. Bagaimana tim terdistribusi dapat menjaga kolaborasi dan komunikasi yang efektif di dalam dan di luar tim?
Ketersediaan komunikasi seluler, Internet cepat, aplikasi yang mudah digunakan, dan teknologi modern lainnya, secara umum, membantu mengatasi banyak hambatan dan membangun kerja produktif dengan mitra atau kolega.
Tapi kita perlu bersiap.
Semuanya akan berjalan sesuai rencana. Jika dia
Pekerjaan jarak jauh memerlukan konstruksi khusus pada proses internal dan komunikasi. Dan tahap persiapan dapat menghilangkan banyak pertanyaan dan masalah sebelum muncul.
Baik di kantor maupun dalam kondisi kerja jarak jauh, semuanya dibangun di atas empat pilar:
- Планирование
- Organisasi
- Kontrol
- Motivasi
Pertama-tama, Anda dan tim Anda perlu menetapkan sasaran yang tepat, membangun kembali sistem pelaporan, dan menggabungkan komunikasi asinkron dan sinkron dengan benar dalam tim. Komunikasi asinkron mencakup surat, obrolan, pelaporan terkini, dan opsi komunikasi apa pun yang tidak memerlukan tanggapan segera. Komunikasi sinkron adalah komunikasi real-time dengan umpan balik yang cepat.
Sangat penting untuk diingat bahwa ketika bekerja jarak jauh, perencanaan memerlukan keteraturan. Keseimbangan pekerjaan dengan tugas-tugas strategis dan operasional perlu dijaga, menetapkan kecepatan kerja pada tugas-tugas prioritas mingguan atau bahkan harian. Perencanaan dan penetapan tujuan yang tepat akan membuat pekerjaan menjadi lebih jelas dan membantu menghindari kelelahan karyawan. Mereka tidak akan merasa terisolasi dari proses tersebut.
Konferensi video: alat nomor satu
Isolasi karyawan jarak jauh lebih bersifat informatif daripada sosial. Mereka tidak terlalu rindu duduk bersebelahan dengan seseorang (walaupun berbeda-beda) mereka kebanyakan khawatir akan kurangnya akses cepat terhadap informasi dan komunikasi dengan rekan kerja. Mereka tidak memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada rekan kerja dan mendapatkan jawaban langsung, merayakan kemenangan kecil atau berdiskusi, bertukar pikiran atau sekadar mengobrol tentang rencana akhir pekan.
Defisit ini sebagian dikompensasi oleh layanan konferensi video.
Konferensi video memungkinkan satu atau lebih orang melakukan percakapan secara real time, baik melalui telepon atau melalui platform konferensi video online. Panggilan adalah saluran komunikasi yang sinkron, tetapi juga dapat digunakan ketika hanya satu orang yang berbicara kepada suatu kelompok - misalnya, untuk melakukan . Contoh layanan tersebut: , Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.
Manfaat:
- Panggilan video menyampaikan intonasi, emosi, wajah, dan sinyal verbal lainnya dari lawan bicara, sehingga membantu memperjelas dan memahami suasana hatinya.
- Informasi tambahan membuat pesan menjadi lebih jelas, menambah konten emosional, dan membantu membangun koneksi dan kepercayaan.
Kekurangan:
- Koordinasi dari waktu ke waktu. Panggilan hanya dapat dilakukan secara real-time, sehingga menyulitkan komunikasi bagi tim yang tersebar di zona waktu berbeda.
- Jalannya komunikasi tidak didokumentasikan dengan cara apa pun. Tantangan tidak meninggalkan hasil tertulis.
- Penafsiran. Kualitas komunikasi belum optimal bagi semua orang (terutama bagi mereka yang sedang menjalani isolasi mandiri di dalam negeri). Kata-kata tidak selalu dipahami dengan benar.
Kapan menggunakan konferensi video?
- Pertemuan rutin, baik tatap muka maupun kelompok
- Pertemuan tim
- Perencanaan dan curah pendapat (paling baik dengan video)
- Menyelesaikan kesalahpahaman atau menghadapi situasi yang meningkat atau emosional dari saluran lain (seperti email, obrolan)
Jika Anda merasa kerja tim jarak jauh Anda tidak cukup produktif, jangan buang waktu - cobalah mengubah situasi.
- Perkenalkan check-in harian dengan tim.
- Ikuti dengan ketat waktu dan tujuan pertemuan, tuliskan dalam undangan dan ingatkan sejak awal.
- Kerjakan pekerjaan rumahmu. Persiapkan pertemuan dan tuliskan di kertas ide apa yang membawa Anda ke pertemuan ini, harapan apa yang Anda miliki dari para peserta, dan apa yang mereka dapatkan dari Anda?
- Minta peserta untuk berbagi peran (mencatat, menyajikan informasi, bertindak sebagai moderator pertemuan).
- Jangan mengadakan pertemuan untuk tim besar (lebih dari 8 orang).
- Ingatlah untuk menyinkronkan rapat Anda dengan zona waktu peserta.
Ketika semua orang berkumpul: bagaimana mengatur rapat umum perusahaan
Rapat seluruh karyawan perusahaan telah menjadi cara yang populer untuk bertukar informasi.
Ada beberapa tip tentang cara terbaik mengaturnya:
- Waktu. Bagi perusahaan di Rusia, yang terbaik adalah mengadakan pertemuan seperti itu pada pukul 11-12 siang. Cobalah untuk memilih waktu yang nyaman bagi sebanyak mungkin karyawan. Pastikan untuk merekam pertemuan tersebut. Di banyak platform, termasuk MegaFon, hal ini dapat dilakukan dalam satu klik dan kemudian diunggah dalam format mp4.
- Siaran langsung. Ini mungkin tidak diperlukan untuk perusahaan kecil, tetapi untuk perusahaan besar dengan jaringan cabang terdistribusi, masuk akal untuk melakukan siaran langsung.
- Pertanyaan dan jawaban. Anda dapat meminta orang untuk mengajukan pertanyaan yang menjadi perhatian mereka terlebih dahulu, kemudian Anda dapat menyiapkan informasi yang relevan dengan audiens.
- Jangan lupakan humor. Ini bukan susunan pemain di sekolah, tetapi kesempatan untuk memberikan koneksi pribadi dan membantu membangun kepercayaan antar tim yang terdistribusi.
Brainstorming: Hilangkan Kebingungan
Ketika melakukan brainstorming, penting bagi tim terdistribusi untuk menggunakan alat digital yang umum. Ini memungkinkan Anda mengumpulkan, mengelompokkan, dan mengkategorikan ide-ide selama brainstorming.
Berikut beberapa tip penting untuk membantu Anda melakukan badai secara efektif:
- Tim jarak jauh dapat memilih alat manajemen proyek kolaboratif yang mendukung fungsionalitas papan kanban yang sudah dikenal banyak tim, seperti Trello.
- Alternatifnya mungkin adalah yang disediakan oleh platform. Alat tersebut berupa papan gambar yang dapat dilihat semua orang dan dapat diedit oleh peserta mana pun.
- Gunakan opsi voting untuk mengevaluasi ide mana yang paling menarik untuk diterapkan. Semua statistik nanti bisa diunduh dalam format csv atau xlsx.
- Pengalaman menunjukkan bahwa lebih baik memperingatkan karyawan tentang penyerangan tersebut terlebih dahulu sehingga mereka punya waktu untuk memikirkan ide. Saat kelompok berkumpul, para peserta tidak lagi datang dengan tangan kosong.
Komunikasi yang sinkron, seperti panggilan video, bila digunakan dengan benar, dapat menjadi alat yang sangat baik untuk melakukan kerja tim, melacak hasilnya, dan memberikan dukungan emosional kepada semua anggota tim. Dan ketika digabungkan dengan alat asinkron, mereka membantu peserta yang terdistribusi dalam proses menjadi (dan terkadang lebih) produktif dibandingkan rekan mereka di kantor.
Sumber: www.habr.com