Jadikan “udalenka” hebat lagi: cara mentransfer seluruh perusahaan ke pekerjaan jarak jauh dalam 4 tahap

Ketika virus corona melanda bumi, toilet mendominasi pasar saham dan seluruh negara dikarantina, semakin banyak perusahaan yang terpaksa memindahkan karyawannya ke pekerjaan jarak jauh. Kami di RUVDS tidak terkecuali dan memutuskan untuk berbagi dengan Habr pengalaman kami dalam mengatur alur kerja jarak jauh di seluruh perusahaan. Perlu segera disebutkan bahwa artikel tersebut tidak akan berisi nasihat kapten seperti “jika Anda di rumah, kenakan celana Anda,” hanya kenyataan pahit dan pedoman untuk bertindak.

Untuk menghindari rasa sakit yang menyiksa akibat pemindahan karyawan ke pekerjaan jarak jauh, kami membagi seluruh proses menjadi beberapa tahap kecil.

Tahap 1: Bagilah perusahaan menjadi beberapa kelompok/arah

Karena kami memiliki perusahaan kecil (hingga 20 orang), lebih mudah bagi kami dalam hal ini, karena jumlah departemen, divisi, dan unit pemisah yang lebih kecil tidak banyak. Secara total, RUVDS dapat membedakan 5 kelompok/arah bersyarat:

• Dukungan teknis;
• Administrator sistem;
• Pengembang;
• Jasa keuangan (akuntansi, pembayaran dan aliran dokumen);
• Layanan manajemen dan pemasaran.

Dalam kasus kami, pembagiannya bersifat kondisional, karena kelompok orang yang berbeda secara struktural, seperti dalam kasus kami, manajemen dan pemasaran, memerlukan hak akses yang sama. Kami bersimpati dengan mereka yang tidak memiliki 5, tetapi lebih banyak kelompok, yang masing-masing memerlukan tingkat aksesnya sendiri.

Tahap 2: Menentukan kebutuhan kerja kelompok/arahan dan menyiapkan akses

• Untuk menjaga efisiensinya, staf dari dukungan teknis - yang kami miliki sepanjang waktu - memerlukan akses ke sistem tiket internal (OTRS) kami dan kemampuan untuk merespons klien dengan cepat, yang berarti mereka perlu meneruskan panggilan dari kantor ke nomor ponsel karyawan . Dalam arti yang baik, lokasi TP tidak menjadi masalah sama sekali, asalkan dukungannya kompeten dan cepat.
  Sehingga Anda dapat terhubung ke sistem tiket dari mana saja, ini didasarkan pada salah satu server virtual dan diduplikasi di pusat data lain; tidak ada apa pun di kantor. Jika satu server mati, server kedua akan bangkit dalam satu menit; pekerja bahkan tidak selalu menyadari bahwa telah terjadi penggantian.
• Administrator sistem bekerja secara langsung dengan server yang tidak terhubung ke kantor, jadi bagi mereka peralihan ke bekerja dari rumah adalah hal yang paling mudah. Selain itu, semua server kami dilengkapi dengan antarmuka manajemen khusus, jauh lebih fungsional daripada KVM klasik. Antarmuka kami memungkinkan administrator untuk bekerja dengan server bahkan dari Antartika (inilah pengalamannya baru-baru ini).
• Pengembang selalu dapat bekerja dari jarak jauh dan peralihan mereka ke bekerja dari rumah tidak akan mempengaruhi produktivitas sama sekali.
• Pembayaran, akuntansi, dan aliran dokumen mungkin yang paling membingungkan dalam hal mentransfernya dari jarak jauh, namun di sini juga ada sejumlah solusi yang kami gunakan menggunakan server virtual kami sendiri.
  Oleh karena itu, pembayaran yang memerlukan verifikasi dari individu diperiksa pada mesin virtual layanan yang terletak di dua pusat data kami. Pembayaran yang diterima dari badan hukum yang memerlukan koneksi ke bank klien dikumpulkan dan diproses kembali pada mesin virtual yang terletak di salah satu pusat data. Pengecekan diproses secara online dan tidak bergantung pada kantor kami atau bahkan pusat data, dan pengembalian dilakukan secara manual dan berulang kali di salah satu server virtual.

  Basis data akuntansi terletak di server di pusat data kami di Korolev di wilayah pabrik pertahanan Komposit - di bekas tempat perlindungan bom - dan untuk keandalan diduplikasi di pusat data M9 (objek yang memiliki kepentingan strategis untuk seluruh Rusia ). Pada waktu tertentu, penyalinan terjadi, yang memungkinkan, jika salah satu server hilang, pekerjaan departemen akuntansi dapat dilanjutkan dengan cepat dengan biaya minimal.

• Kami juga mengotomatiskan aliran dokumen - di Akun Pribadi, klien dapat mengunduh sendiri pernyataan kontrak dan rekonsiliasi dengan segel, ini biasanya cukup untuk individu. Namun sebagian besar klien kami adalah badan hukum yang membutuhkan dokumen asli. Dalam hal ini, departemen akuntansi mencetak semua yang Anda butuhkan di rumah dan mengirimkannya melalui pos atau kurir ke mana saja. Semua korespondensi yang masuk dikumpulkan oleh petugas keamanan dan dikirim melalui jasa kurir untuk ditandatangani ke bagian akuntansi, dan kemudian dokumen dikirim kembali ke kantor pengirim. Ya, beberapa kali seminggu satu orang dari manajemen datang ke kantor, untuk berjaga-jaga. Namun, jika melibatkan dokumen kertas, kunjungan ke kantor sama sekali tidak mungkin.
• Cara termudah untuk melakukan pekerjaan jarak jauh adalah untuk departemen manajemen dan pemasaran yang bekerja dari laptop, di mana Anda hanya perlu mengeluarkan sertifikat untuk mengakses sumber daya perusahaan dan selesai.

Tahap 3: Asuransikan terhadap risiko, informasi dan besi

Salah satu kesulitan utama saat bekerja jarak jauh adalah kebocoran data, itulah sebabnya hal ini menyusahkan banyak profesional keamanan. Kami menerapkan aturan yang sama dari jarak jauh seperti di kantor - akses ke sumber daya sensitif diberikan melalui otentikasi dua faktor menggunakan sertifikat dan login/kata sandi. Dengan cara ini Anda dapat langsung menolak akses ke karyawan tertentu dengan mencabut sertifikatnya.

Seperti yang mereka katakan, lebih baik aman daripada menyesal, jadi kami menggunakan masa-masa sulit ini sebagai alasan untuk uji kekuatan “perangkat keras” infrastruktur yang tidak terjadwal. Tiga layanan bertanggung jawab atas ketersediaannya di DC: insinyur yang bertugas yang bertugas sepanjang waktu, dukungan teknis, dan administrator sistem.

Semua node utama pusat data kami dicadangkan sesuai dengan skema N+1 sesuai dengan standar yang tidak lebih rendah dari Tier III, termasuk peralatan telekomunikasi dan pasokan listrik. Meskipun sesuatu yang lebih serius daripada karantina umum harus dilakukan untuk membatasi pasokan listrik, kami tetap melakukan upaya untuk mengalihkan daya di pusat data ke generator diesel. Perjanjian pasokan bahan bakar untuk mereka akan memungkinkan pusat data andalan RUCLOUD untuk beroperasi secara mandiri selama pemutusan jangka panjang dari jaringan listrik. Pada saat yang sama, kami melakukan audit terhadap semua kit perbaikan, jika ada masalah dengan pengiriman komponen baru. 

Karena pandemi virus corona sudah diakui sebagai force majeure, yang memungkinkan untuk tidak memenuhi kewajiban, kami memeriksa pihak mana yang dapat memanfaatkan hal ini dan gagal di saat yang sulit.

Berdasarkan pengalaman Tiongkok dan Italia, kita dapat mengatakan bahwa penyebaran penyakit yang meluas tidak secara langsung mempengaruhi penyedia Internet, terutama karena setiap pusat data memiliki setidaknya 2 saluran komunikasi independen yang saling menduplikasi.

Tahap 4: Menetapkan aturan untuk bekerja jarak jauh

Aturan tersebut memungkinkan tim untuk tidak bersantai dan beralih ke pekerjaan jarak jauh tanpa kehilangan kualitas pekerjaan. Kami membuat daftar kecil untuk diri kami sendiri:

• Kepatuhan terhadap jam kerja, meskipun pekerjaan difokuskan pada hasil, bukan proses. Hal ini sangat penting terutama untuk dukungan teknis, yang harus tersedia sepanjang waktu. Jam kerja adalah waktu yang konstan di mana setiap orang dapat berkomunikasi satu sama lain.
• Tentukan tempat utama komunikasi (team chat) pada semua isu penting. Secara tradisional, ini adalah pekerjaan Slack. Bagi yang menyukai Slack, tetapi tidak suka berdonasi, cobalah open source Mattermost.
• Gunakan panggilan video untuk tugas dan diskusi yang kompleks (Zoom tidak memiliki persaingan). Segala sesuatu yang disepakati selama panggilan video perlu direkam dan diposting di obrolan tim umum, atau di utas obrolan yang anggotanya mengkhawatirkan detail panggilan Anda. Fiksasi ini memungkinkan seluruh tim berada dalam satu bidang informasi.
• Dalam kondisi kerja jarak jauh jangka panjang, perlu dilakukan pertemuan tim secara teratur dan video tatap muka. Misalnya, dua kali seminggu, dengan gambaran status tugas Anda. Hal ini sekali lagi diperlukan agar ada pemahaman tentang siapa melakukan apa.

Daftar ini dibuat semaksimal mungkin, tetapi Anda dapat menjadikannya sebagai dasar dan membuat penyesuaian dan penambahan berdasarkan spesifikasi pekerjaan Anda.

Sebagai kesimpulan, saya ingin mencatat bahwa tren kerja jarak jauh bukanlah sebuah stagnasi, melainkan sebuah evolusi di mana hanya mereka yang secara aktif beradaptasi terhadap perubahan lingkungan yang dapat bertahan. Oleh karena itu, mereka yang belajar bekerja tanpa pengawasan kantor terus-menerus akan fokus pada hasil, dan bukan pada waktu yang dihabiskan, hanya akan mendapat manfaat dari situasi saat ini.

Langkah apa yang diambil untuk beralih ke pekerjaan jarak jauh di tim atau perusahaan Anda? Mungkin kita memiliki sesuatu untuk dipelajari satu sama lain.

Sumber: www.habr.com