Dua wanita tinggal di rumah tetangga di jalan yang sama. Mereka tidak mengenal satu sama lain, tetapi mereka memiliki satu kesamaan yang menyenangkan: mereka berdua memasak kue. Keduanya mulai mencoba memasak sesuai pesanan pada tahun 2007. Seseorang memiliki bisnis sendiri, tidak punya waktu untuk mendistribusikan pesanan, membuka kursus dan mencari bengkel permanen, meskipun kuenya enak, tetapi agak standar seperti kafe pada umumnya. Yang kedua memasak sesuatu yang sangat enak dan buatan sendiri, tetapi pada saat yang sama dia hanya menghasilkan 4 penjualan dalam 12 tahun dan, sebagai hasilnya, memasak hanya untuk kerabatnya. Ini bukan tentang usia, hati nurani, dan serangan SES. Faktanya adalah bahwa yang pertama mengatasi otomatisasi total produksi dan pemasaran, sedangkan yang kedua tidak. Ini menjadi faktor penentu. Benar, contoh sehari-hari yang sederhana? Dan Anda dapat menskalakannya ke berbagai ukuran: dari biro iklan "untuk tiga" hingga perusahaan super. Apakah otomatisasi benar-benar masalah besar? Mari berdiskusi.
PS: untuk pembaca hardcore, intro alternatif di bawah potongan π
Ya Tidak. Ya, apa yang kamu. Tidak untuk hidup!
Intro alternatif untuk yang tidak suka cewek (diikuti dengan komentar)Dua orang teman memutuskan untuk terjun ke bisnis - yah, bisnis sebagai bisnis - mengisi ulang kartrid dan memperbaiki printer. Kami memulai setiap bisnis pada waktu yang sama, dan dalam 2 bulan pertama kami berhasil menyelesaikan 20 kontrak dengan klien korporat. Orang pertama melakukan semuanya sendiri, pekerja keras, pergi ke klien, melakukan pekerjaan. Tapi inilah masalahnya. Pada kontrak ke-22, dia mulai terlambat kemana-mana, melupakan pertemuan dengan klien, tidak punya waktu untuk memperbaiki peralatan tepat waktu, bahkan pernah mencampuradukkan pelanggan dan menyerahkan kartrid yang salah kepada mereka.
Yang kedua malas, tidak mau lari sendiri dan disebut ikan mas. Rybka memandangnya, menghargainya, dan menawarkan untuk melakukan pekerjaan itu secara otomatis. Agar iklan mendatangkan prospek, mereka masuk ke situs, mengisi kuesioner di akun pribadi mereka, dan menjadi pelanggan. Dan dari situs, sehingga informasi itu sendiri masuk ke CRM - sistem yang secara otomatis menetapkan tugas bagi pengemudi untuk mengirimkan peralatan kantor, dan bahkan lebih baik lagi, menyusun lembar rute itu sendiri, mencetak kontrak, dan bahkan mengontrol kepatuhan terhadap tenggat waktu peraturan, dan ketika peralatan tiba, ia mengeluarkan perintah ke departemen garansi . Nah, dongeng adalah dongeng! Jadi, dia memperkenalkan ikan mas dari RegionSoft CRM. Diperkenalkan, jadi diimplementasikan. Tiba-tiba, semuanya terbang, mulai berputar, dan tahu bahwa pengusaha itu sedang duduk di atas kompor, membagikan tugas kepada semua orang, tetapi mengendalikan pelaksanaannya. Dan dia sangat menyukai berbisnis, dan semuanya mulai berjalan dengan sangat baik baginya sehingga dia memutuskan untuk mengembangkan bisnisnya, membuka cabang di berbagai kota, dan menggabungkan semua manajemen ke dalam satu sistem konsolidasi. Ceritakan dongeng? Ya, ada petunjuk di dalamnya ... pelajaran untuk orang pintar!
7 elemen inti dari kehidupan perusahaan
Kami sedang mengembangkan milik kami Berusia 13 tahun, telah mengumpulkan banyak pengalaman dan berulang kali menulis tentang berbagai aspek otomasi, tetapi tidak pernah menggeneralisasi - dan apa yang diberikannya untuk setiap proses di perusahaan, untuk kelompok karyawan? Artinya, karena iklan yang sangat disukai "peningkatan efisiensi, produktivitas, dan, pada akhirnya, pertumbuhan pendapatan" terjadi? Dan jika tidak, Anda harus memperbaikinya. Jangan tunda - hal pertama yang pertama.
Lantas, apa saja βkomponenβ dalam perusahaan kecil dan menengah yang vital bagi eksistensi sebuah perusahaan?
- Karyawan adalah elemen terpenting yang tanpanya tidak akan ada perusahaan. Mereka perlu dikelola, pekerjaan mereka perlu dibuat semudah mungkin agar mereka dapat mendistribusikan kembali upaya mereka ke tugas-tugas yang berkaitan dengan klien, pengembangan, dll., dan tidak terjebak dalam rutinitas yang monoton.
- Manajemen juga karyawan, tetapi dengan persyaratan khusus: penting bagi mereka untuk melihat hasil apa yang dihasilkan strategi mereka, apa dinamika indikatornya, seberapa efektif karyawan (KPI). Manajemen membutuhkan alat yang memungkinkan mereka menganalisis dengan cepat dan ringkas serta memecahkan masalah dengan mudah (misalnya, membagi prospek atau mendengarkan panggilan masalah saat keluhan datang dari pelanggan).
- Klien - kami sengaja menempatkan mereka di atas produksi, karena tidak peduli seberapa keren dan mewah produk Anda, jika Anda tidak memiliki siapa pun untuk menjualnya, Anda tidak akan mendapatkan apa-apa darinya (kecuali untuk kesenangan luar biasa merenungkan pekerjaan tangan Anda / otak, tetapi estetika khusus ini tidak akan Anda penuhi). Mereka membutuhkan layanan yang keren, cepat, dan sekarang juga dipersonalisasi.
- Produksi adalah proses terpenting dalam menciptakan produk, pekerjaan, atau layanan untuk menukar semuanya dengan uang dengan klien. Penting untuk dapat mengintegrasikan semua proses sehingga produksi tepat waktu, sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
- Data bukan hanya "minyak baru", tetapi hal berharga yang tidak boleh dibiarkan kosong: penting untuk mengumpulkan, memproses, dan menafsirkan informasi yang diperlukan dan relevan agar tidak menembak burung pipit dengan upaya perusahaan dari meriam, tetapi untuk memukul tepat sasaran.
- Model manajemen adalah sistem hubungan dan hubungan yang mapan dalam perusahaan, jika Anda suka, jaringan proses bisnis Anda. Perlu pembaruan terus menerus dan harus transparan dan jelas.
- Aset dan sumber daya - semua alat lain, alat produksi dan modal lain, yang tanpanya bisnis tidak dapat ada. Ini termasuk aset berwujud dalam arti ekonomi, paten, pengetahuan, perangkat lunak, Internet, dan bahkan waktu. Secara umum, semua lingkungan yang dimiliki perusahaan.
Daftar 7 elemen yang mengesankan, yang masing-masing merupakan sistem besar yang terpisah. Namun, ketujuh elemen tersebut ada di perusahaan mana pun, bahkan yang terkecil sekalipun. Mereka membutuhkan otomatisasi. Mari kita pertimbangkan menggunakan CRM sebagai contoh (di sini, mengantisipasi komentar, kami akan membuat reservasi bahwa kami berbicara tentang CRM dari posisi kami, yaitu, sebagai produk terintegrasi universal yang mencakup tugas mengotomatiskan seluruh perusahaan, dan bukan sebagai "program untuk penjualan").
Jadi, to the point.
Bagaimana otomatisasi membantu dan bagaimana otomatisasi menghalangi semua orang dan data ini?
Karyawan
Apa yang membantu?
- Mengatur dan mempercepat pekerjaan. Kami sudah berulang kali membaca dan mendengar pendapat bahwa memasukkan data ke CRM / ERP adalah pekerjaan tambahan yang menyita waktu karyawan. Ini, tentu saja, murni menyesatkan. Ya, seorang karyawan menghabiskan waktu memasukkan data tentang klien dan perusahaannya, tetapi kemudian dia terus menyimpannya: untuk membuat kutipan, penawaran komersial, semua dokumentasi utama, faktur, mencari kontak, nomor panggilan, mengirim surat, dll. Dan ini adalah penghematan yang sangat besar, berikut adalah contoh sederhana untuk Anda: untuk menghasilkan tindakan kecil + faktur secara manual, mengisi formulir membutuhkan waktu 10 menit, untuk membuatnya masuk β 1-3 menit tergantung jumlah item barang atau pekerjaan. Akselerasi terjadi secara harfiah sejak hari pertama pengoperasian sistem.
- Menyederhanakan komunikasi dengan klien: semua informasi ada di tangan, mudah untuk melihat riwayat, menyapa klien dengan nama bahkan 10 tahun setelah kontak pertama. Dan apakah itu? Benar - kata pemasaran "kesetiaan", yang membentuk kata "pendapatan", disukai semua orang.
- Menjadikan setiap karyawan sebagai orang yang wajib dan tepat waktu - berkat perencanaan, pemberitahuan, dan pengingat, tidak ada satu hal pun, tidak ada satu panggilan pun yang akan luput dari perhatian manajer yang paling linglung sekalipun. Dan jika tiba-tiba manajer sangat keras kepala dalam kelonggarannya, Anda dapat menangkapnya, menyodok hidungnya ke kalender dan menanyakan apakah dia tidak menerima pemberitahuan (jangan lakukan itu, jangan jahat).
- Ini membantu untuk melakukan pekerjaan yang paling menjijikkan dengan cepat, jelas, dan ideal - untuk membentuk dan menyiapkan dokumentasi untuk dicetak. Tidak semua, tentu saja, tetapi dalam CRM besar, Anda dapat dengan mudah membentuk seluruh primer dan menyiapkan formulir cetak yang indah dan benar dalam beberapa klik berdasarkan data yang dimasukkan sebelumnya. Bahkan dalam jumlah sistem yang lebih kecil, dimungkinkan untuk membentuk kontrak dan penawaran komersial. Kami sedang dalam pengembangan kami melangkah jauh: kami bahkan dapat menghitung dan membentuk TCO (proposal teknis dan komersial) - dokumen yang rumit, tetapi sangat diperlukan.
- Ini membantu untuk mendistribusikan beban dalam tim - berkat alat perencanaan. Ini sangat menyederhanakan pekerjaan saat Anda dapat membuka kalender, melihat pekerjaan seluruh perusahaan atau departemen, dan menetapkan tugas atau menjadwalkan rapat dalam tiga klik. Tidak ada panggilan, aksi unjuk rasa, dan komunikasi sisi lain yang benar-benar memakan waktu.
Anda dapat membuat daftar selusin fungsi lagi, tetapi kami telah menyebutkan yang paling penting - fungsi yang bahkan akan dihargai oleh penentang otomatisasi yang paling bersemangat sekalipun.
Apa yang menghalangi?
Otomatisasi apa pun mencegah karyawan bekerja di tempat kerja sambil bekerja di tempat kerja - yaitu, melakukan urusan mereka sendiri, mengatur hampir bisnis independen mereka sendiri: klien mereka, kesepakatan mereka, perjanjian mereka. CRM yang sama menjadikan basis klien sebagai aset perusahaan, dan bukan aset karyawan individu - Anda harus mengakui, ini adil, mengingat karyawan tersebut menerima gaji dan bonus dari perusahaan. Dan ternyata seperti lelucon di mana polisi mengira mereka memberinya senjata dan berbalik sesuka Anda.
Panduan
Apa yang membantu?
Selain poin di atas untuk semua karyawan, ada manfaat terpisah untuk manajer.
- Analitik yang kuat untuk pengambilan keputusan - bahkan jika Anda memiliki perangkat lunak yang sangat biasa-biasa saja, informasi tetap terakumulasi yang dapat dan harus dikumpulkan, dianalisis, dan digunakan. Manajemen berbasis data adalah pendekatan profesional, manajemen naluriah adalah abad pertengahan. Apalagi jika atasan Anda memiliki intuisi yang sangat baik, kemungkinan besar dia memiliki sistem analitis atau semacam katalog rahasia dengan tablet.
- Anda dapat mengevaluasi karyawan berdasarkan pekerjaan mereka yang sebenarnya - setidaknya hanya dengan melihat aktivitas kerja dan catatan karyawan di sistem. Dan kami, misalnya, menulis konstruktor KPI yang keren - dan di RegionSoft CRM Anda dapat menyiapkan sistem indikator kunci yang paling kompleks dan rumit untuk semua orang yang dapat menerapkannya.
- Akses mudah ke informasi operasional apa pun.
- Basis pengetahuan untuk adaptasi cepat dan pelatihan pemula.
- Anda dapat dengan mudah memeriksa pekerjaan dan mengevaluasi kualitasnya jika ada keluhan atau situasi konflik.
Apa yang menghalangi?
Alat otomasi apa pun mengganggu manajemen tepat dalam satu kasus: jika perlu dibayar (atau telah dibayar sekali), dan pada saat yang sama alat itu menganggur, diboikot oleh karyawan, atau bahkan ada untuk pertunjukan. Uang hilang, investasi dalam perangkat lunak atau sistem otomasi tenaga kerja fisik tidak membuahkan hasil. Tentu saja, aset seperti itu harus dibuang. Nah, atau pahami apa yang Anda lakukan salah dan perbaiki situasinya secepat mungkin.
Pelanggan
Apa yang membantu?
Klien tidak pernah berpikir apakah Anda memiliki CRM atau tidak - dia hanya merasakannya di kulitnya sendiri dalam hal tingkat layanan dan, berdasarkan ini, sudah memutuskan apakah akan memberikan uang kepada Anda atau pesaing Anda yang terotomatisasi sepenuhnya.
- Otomasi meningkatkan kecepatan layanan pelanggan: dia menelepon perusahaan Anda, dan dia tidak perlu diberi tahu bahwa ini adalah Ivan Ivanovich dari Vologda, setahun yang lalu dia membeli pemanen gabungan dari Anda, lalu dia membeli seeder, dan sekarang dia membutuhkan sebuah traktor. Manajer melihat seluruh latar belakang dan segera mengklarifikasi, kata mereka, apa yang Anda butuhkan, Ivan Ivanovich, apakah Anda puas dengan gabungan dan seeder. Klien senang, hemat waktu, +1 kemungkinan melakukan transaksi baru.
- Otomasi dipersonalisasi - berkat CRM, ERP, dan bahkan sistem otomasi pengiriman surat, Anda dapat menghubungi setiap klien berdasarkan kebutuhan khusus, pengeluaran, riwayat, dll. Dan jika Anda dipersonifikasikan, Anda adalah seorang teman, mengapa tidak membeli dari teman? Agak terlalu disederhanakan dan terlalu disederhanakan, tapi begitulah cara kerjanya.
- Klien menyukainya ketika semuanya terjadi tepat waktu: pengiriman pekerjaan, panggilan, rapat, pengiriman, dll. Dengan mengotomatiskan alur kerja di CRM atau BPM, Anda dapat memastikan pengalaman yang lebih lancar.
Apa yang menghalangi?
Otomasi mengganggu pelanggan hanya jika tidak ada, atau tidak sepenuhnya otomatis. Contoh sederhana: Anda memesan pizza di situs, perhatikan bahwa Anda akan membayar dengan kartu dan harus diantar pada pukul 17:00. Dan ketika manajer pizzeria menelepon Anda kembali, ternyata mereka hanya menerima uang tunai, dan manajer tidak melihat fakta bahwa Anda menunjukkan waktu pengiriman, karena mereka memiliki "informasi ini tidak dikirimkan ke aplikasi". Hasilnya adalah lain kali Anda kemungkinan besar akan memesan pizza melalui Internet di restoran pizza di mana semuanya berjalan lancar, kecuali, tentu saja, pizza itu sendiri sangat enak di restoran pizza pertama sehingga Anda dapat mengabaikan hal-hal kecil lainnya!
Produksi dan gudang
Apa yang membantu?
- Kontrol sumber daya - dengan otomatisasi produksi dan manajemen gudang yang disetel dengan baik, stok selalu diisi ulang tepat waktu, dan pekerjaan terjadi tanpa waktu henti.
- Otomasi gudang membantu mengontrol pergerakan barang, penghapusan, bermacam-macam, menilai relevansi barang dan permintaannya, yang berarti meminimalkan dua masalah terburuk bagi perusahaan yang memiliki gudang: pencurian dan kelebihan stok.
- Memelihara direktori pemasok, nomenklatur, dan daftar harga membantu menghitung biaya dan biaya produk secepat dan seakurat mungkin, untuk membentuk proposal teknis dan komersial untuk pelanggan.
Apa yang menghalangi?
Terkadang konflik muncul saat mengintegrasikan sistem manajemen produksi klasik dan perangkat lunak perusahaan - dalam kasus seperti itu terkadang disarankan untuk menulis konektor dan masih menyilangkan landak dengan ular, tetapi lebih sering lebih baik menggunakan dua sistem: satu sebagai sistem kontrol proses , yang lainnya untuk pekerjaan operasional (pesanan, dokumentasi, akuntansi gudang, dll.). Namun, tabrakan seperti itu jarang terjadi pada usaha kecil; dalam banyak kasus, sistem terintegrasi untuk manajemen, produksi, dan gudang seperti .
Data
Apa yang membantu?
Sistem otomatis harus mengumpulkan data - jika tidak, itu sudah sesuatu yang lain, dengan nama cabul.
- Data dalam CRM, ERP, BPM, sebagai aturan, disatukan, dibersihkan dari duplikat, dan dinormalisasi untuk diproses dan dianalisis (secara relatif, jika manajer memperoleh dan mencetak skor di bidang "harga" alih-alih 12 rubel 900%, sistem akan bersumpah dan tidak akan membiarkan membuat kesalahan). Jadi, waktu tidak terbuang percuma untuk semua penyortiran dan pemformatan gila ini di Excel - misalnya.
- Data disimpan dengan kedalaman maksimum dan berkat laporan yang sudah jadi (di antaranya lebih dari seratus) dan filter tersedia untuk periode apa pun dan dalam konteks apa pun.
- Data dari perangkat lunak cukup sulit untuk dicuri atau dikompromikan tanpa diketahui, sehingga perangkat lunak juga merupakan elemen infrastruktur keamanan informasi yang penting.
Apa yang menghalangi?
Jika perangkat lunak itu sendiri tidak memiliki metode kontrol data (misalnya, input mask atau pemeriksaan menggunakan ekspresi reguler), maka datanya bisa sangat kacau dan tidak cocok untuk analisis. Anda seharusnya tidak mengharapkan banyak manfaat dari perangkat lunak tersebut.
Model manajemen
Apa yang membantu?
- Jika perangkat lunak Anda dapat mengotomatiskan proses, pertimbangkan bahwa Anda telah mendapatkan jackpot dan Anda memiliki satu hal yang harus dilakukan: memahami prosesnya, menghapus semua yang tidak perlu, dan, bersama dengan vendor, memulai otomatisasi bertahap. Kemudian setiap proses rutin di perusahaan akan memiliki tanggung jawab, tenggat waktu, tonggak pencapaian, dll. Sangat nyaman untuk bekerja - usaha kecil yang sia-sia takut pada perancang proses (kami tidak memiliki notasi di RegionSoft CRM, misalnya - editor proses asli dan master proses sederhana yang dapat dibaca manusia).
- Ketika dikonfigurasi dengan benar, sistem otomasi seperti CRM atau ERP akan menyalin model manajemen Anda dan memungkinkan Anda untuk mengecualikan semua proses yang berlebihan, tidak perlu, dan ketinggalan zaman. Melihat perusahaan Anda dari luar itu keren, bahkan jika Anda hanya melihat sistem CRM Anda.
Apa yang menghalangi?
Jika Anda mengotomatiskan kekacauan, Anda mendapatkan kekacauan otomatis. Ini adalah mantra suci dari semua pengembang CRM.
Kapan otomatisasi tidak diperlukan?
Ya, ada kalanya otomatisasi tidak diperlukan atau tidak layak dilakukan.
- Jika otomatisasi lebih mahal daripada pendapatan potensial: sampai Anda memahami seberapa menguntungkan bisnis Anda dan siap berinvestasi dalam otomatisasi, Anda tidak boleh menerapkannya.
- Jika Anda memiliki sangat sedikit klien dan spesifikasi bisnis melibatkan sejumlah kecil transaksi (industri teknologi yang kompleks, perusahaan milik negara dengan siklus operasi yang panjang, dll.).
- Jika Anda tidak dapat memberikan otomatisasi yang efektif: tidak hanya membeli lisensi, tetapi juga mengimplementasikan, menyempurnakan, melatih, dll.
- Jika bisnis Anda sedang bersiap untuk restrukturisasi.
- Jika Anda tidak memiliki pemahaman tentang proses kerja, hubungan yang terjalin baik dan semuanya cocok untuk Anda dalam kekacauan perusahaan ini. Jika Anda ingin mengubah situasi, otomatisasi proses akan menguntungkan Anda.
Secara umum, otomatisasi perusahaan selalu merupakan berkah, tetapi dengan satu syarat - Anda perlu mengerjakan otomatisasi, ini bukan tongkat ajaib dan bukan tombol "Buat sakit".
Cara Otomatisasi: Tip Cepat
Di footer artikel, kami akan memberikan daftar artikel yang mendalam dan mendetail tentang berbagai aspek penerapan sistem CRM, di mana Anda dapat mempelajari banyak hal berguna untuk otomasi secara umum. Dan di sini kami memberikan daftar periksa yang sangat singkat tentang prinsip otomatisasi yang kompeten. Biarlah ada sepuluh perintah.
- Anda perlu mempersiapkan otomatisasi: meninjau proses di perusahaan, mengumpulkan persyaratan karyawan dan departemen, membuat kelompok kerja, meninjau infrastruktur TI, memilih pakar internal, menelusuri penawaran di pasar.
- Anda perlu mengotomatiskan dalam tim yang sama dengan vendor - percayalah pada perusahaan pengembang, dengarkan mereka: mereka memiliki pengalaman yang luas dan terkadang mereka benar-benar dapat mengabaikan apa yang menurut Anda merupakan kesedihan perusahaan.
- Tidak perlu terburu-buru - otomatiskan secara bertahap.
- Anda tidak dapat menghemat pelatihan: ini bukan layanan termahal dalam daftar harga vendor, dan sulit untuk melebih-lebihkannya. Karyawan yang terlatih = karyawan yang tidak kenal takut dan bekerja cepat.
- Jangan bekerja tanpa tugas teknis (TOR) - ini adalah jaminan bahwa Anda dan vendor saling memahami dengan benar dan berbicara dalam bahasa yang sama. Pengangkutan saraf yang diselamatkan - 100%.
- Jaga keamanan: kontrol metode pengiriman sistem, tanyakan vendor tentang metode perlindungan, periksa apakah minimum minimum adalah pemisahan tingkat akses karyawan ke bagian sistem.
- Sederhanakan proses sebelum implementasi - Anda akan melihat seberapa cepat dan transparan pekerjaan itu nantinya.
- Jadikan otomatisasi berkelanjutan: perbarui perangkat lunak yang diinstal, buat semua perubahan yang telah terjadi di perusahaan, pesan revisi jika Anda memiliki persyaratan bisnis tertentu.
- Jangan berhemat pada pertandingan. Jika Anda telah memulai proyek implementasi, manfaatkan semua fitur yang Anda perlukan - pemahaman kebutuhan yang terlambat bisa lebih mahal.
- Buat cadangan. Terkadang itu menyelamatkan nyawa seluruh perusahaan.
Otomasi diperlukan oleh bisnis apa pun, dan terutama bisnis kecil dan menengah - ini bukan hanya perangkat lunak internal Anda, ini adalah keunggulan kompetitif karena kemajuan yang kuat dalam bekerja dengan klien. Lagi pula, jika kuda dan gerobak cocok untuk semua orang, mobil itu hampir tidak akan ditemukan. Perspektif, mereka dalam evolusi.
Dari tanggal 10 hingga 23 Juni kami mengadakan promosi
Artikel kami yang bermanfaat
Tentang CRM RegionSoft kami
Implementasi CRM
Tentang KPI untuk kasus tersebut
Aneka menarik
Sumber: www.habr.com