Bayangkan Anda memiliki ruang server yang lengkap dengan peralatan teknik: beberapa lusin AC, sekumpulan genset diesel, dan catu daya yang tidak pernah terputus. Agar perangkat keras berfungsi sebagaimana mestinya, Anda memeriksa kinerjanya secara teratur dan jangan lupa tentang pemeliharaan preventif: melakukan uji coba, memeriksa level oli, mengganti suku cadang. Bahkan untuk satu ruang server, Anda perlu menyimpan banyak informasi: daftar peralatan, daftar bahan habis pakai di gudang, jadwal pemeliharaan preventif, serta dokumen garansi, kontrak dengan pemasok dan kontraktor.
Sekarang mari kalikan jumlah aula dengan sepuluh. Masalah logistik muncul. Di gudang mana Anda harus menyimpan apa sehingga Anda tidak perlu mencari setiap suku cadang? Bagaimana cara mengisi kembali persediaan tepat waktu agar perbaikan tidak terjadwal tidak mengejutkan Anda? Jika ada banyak peralatan, tidak mungkin mengingat semua pekerjaan teknis, dan sulit di atas kertas. Di sinilah MMS, atau sistem manajemen pemeliharaan, membantu.
Di MMS kami menyusun jadwal untuk pekerjaan pencegahan dan perbaikan serta menyimpan instruksi untuk para insinyur. Tidak semua pusat data memiliki sistem seperti itu; banyak yang menganggapnya sebagai solusi yang terlalu mahal. Tapi dari pengalaman kami sendiri, kami yakin akan hal itu Yang penting bukan alatnya, tapi pendekatannya untuk bekerja dengan informasi. Kami menciptakan sistem pertama di Excel dan secara bertahap mengembangkannya menjadi produk perangkat lunak.
Dengan kami memutuskan untuk berbagi pengalaman kami dalam mengembangkan MMS kami sendiri. Saya akan menunjukkan bagaimana sistem ini berkembang dan bagaimana sistem ini membantu memperkenalkan praktik pemeliharaan terbaik. Alexei akan memberi tahu Anda bagaimana dia mewarisi MMS, apa yang telah berubah selama ini, dan bagaimana sistem tersebut membuat hidup lebih mudah bagi para insinyur sekarang.
Bagaimana kami sampai pada MMS kami sendiri
Pertama ada folder. 8-10 tahun yang lalu, informasi disimpan dalam bentuk yang tersebar. Setelah pemeliharaan, kami menandatangani laporan pekerjaan yang telah selesai, menyimpan dokumen asli dalam arsip, dan memindai salinan pada folder jaringan. Dengan cara yang sama, informasi tentang suku cadang: suku cadang, peralatan dan aksesori dikumpulkan dalam folder yang dipecah berdasarkan peralatan. Ini adalah bagaimana Anda dapat hidup jika Anda membangun struktur dan tingkat akses untuk folder-folder ini.
Tapi kemudian Anda memiliki tiga masalah:
- navigasi: butuh waktu lama untuk beralih antar folder yang berbeda. Jika Anda ingin melihat perbaikan pada peralatan tertentu selama beberapa tahun, Anda harus melakukan banyak klik.
- statistik: Anda tidak akan memilikinya, dan tanpanya sulit untuk memprediksi seberapa cepat berbagai peralatan rusak atau berapa banyak suku cadang yang harus direncanakan untuk tahun depan.
- respons tepat waktu: tidak ada yang akan mengingatkan Anda bahwa komponen sudah habis dan perlu dipesan ulang. Juga tidak jelas bahwa ini bukan pertama kalinya peralatan yang sama mengalami kegagalan.
Untuk sementara kami menyimpan dokumen seperti ini, tapi kemudian kami menemukan Excel :)
MMS ke Excel. Seiring waktu, struktur dokumentasi bermigrasi ke Excel. Hal ini didasarkan pada daftar peralatan, dengan jadwal pemeliharaan, daftar periksa dan tautan ke sertifikat penyelesaian pekerjaan yang dilampirkan padanya:
Daftar peralatan menunjukkan karakteristik utama dan lokasi di pusat data:
Hasilnya adalah semacam navigator yang dengannya Anda dapat dengan cepat memahami apa yang terjadi dengan peralatan dan pemeliharaannya. Jika perlu, Anda dapat melihat masing-masing tindakan dari jadwal pemeliharaan menggunakan tautan:
Jika Anda sungguh-sungguh memelihara dokumen di Excel, solusinya cukup cocok untuk ruang server kecil. Tapi itu juga bersifat sementara. Sekalipun kita menggunakan satu AC dan melakukan perawatan sebulan sekali, dalam lima tahun kita akan mengumpulkan ratusan kesalahan, dan Excel kita akan membengkak. Jika Anda menambahkan satu lagi AC, satu generator diesel, satu UPS, maka Anda perlu membuat beberapa lembar dan menghubungkannya menjadi satu. Semakin panjang ceritanya, semakin sulit untuk segera menangkap informasi yang diperlukan.
Sistem "dewasa" pertama. Pada tahun 2014, kami menjalani audit Manajemen & Operasional pertama berdasarkan standar Keberlanjutan Operasional dari Uptime Institute. Kami menggunakan program Excel yang hampir sama, namun selama satu tahun kami memperbaikinya secara signifikan: kami menambahkan tautan ke instruksi dan daftar periksa untuk para insinyur. Auditor menemukan format ini cukup bisa diterapkan. Mereka mampu melacak semua operasi dengan peralatan dan memastikan bahwa informasinya mutakhir dan prosesnya berjalan dengan baik. Audit tersebut kemudian lulus dengan sukses, mencetak 92 poin dari 100 kemungkinan.
Timbul pertanyaan: bagaimana cara hidup selanjutnya. Kami memutuskan bahwa kami memerlukan MMS yang βseriusβ, melihat beberapa program berbayar, tetapi pada akhirnya memutuskan untuk menulis perangkat lunaknya sendiri. Excel yang sama digunakan sebagai spesifikasi teknis yang diperluas. Ini adalah tugas yang kami tetapkan untuk MMS.
Apa yang kami inginkan dari MMS
Dalam kebanyakan kasus, MMS adalah sekumpulan direktori dan laporan. Hierarki direktori kami terlihat seperti ini:
Buku referensi tingkat atas yang pertama adalah daftar bangunan: ruang mesin, gudang tempat peralatan berada.
Berikutnya datang daftar peralatan teknik. Kami mengumpulkannya menurut sistem berikut:
- Sistem pendingin udara: AC, pendingin, pompa.
- Sistem catu daya: UPS, genset diesel, papan distribusi.
Untuk setiap peralatan kami mengumpulkan data dasar: jenis, model, nomor seri, data pabrikan, tahun pembuatan, tanggal commissioning, masa garansi.
Setelah kami mengisi daftar perlengkapannya, kami menyusunnya program pemeliharaan: bagaimana dan seberapa sering melakukan pemeliharaan. Dalam program pemeliharaan yang kami jelaskan serangkaian operasi, misalnya: mengganti baterai ini, mengatur pengoperasian bagian tertentu, dan sebagainya. Kami menjelaskan operasi dalam buku referensi terpisah. Jika suatu operasi diulangi dalam program yang berbeda, maka tidak perlu menjelaskannya lagi setiap kali - kami cukup mengambil yang sudah jadi dari buku referensi:
Pengoperasian βMengubah titik setel suhuβ dan βMengganti sambungan kabel pelepas cepatβ akan umum dilakukan pada sistem pendingin dan pendingin udara dari pabrikan yang sama.
Sekarang untuk setiap peralatan yang bisa kita buat jadwal pemeliharaan. Kami menghubungkan program pemeliharaan ke peralatan tertentu, dan sistem itu sendiri melihat dalam program seberapa sering pemeliharaan perlu dilakukan, dan menghitung waktu kerja sejak tanggal commissioning:
Anda bahkan dapat mengotomatiskan persiapan jadwal tersebut menggunakan rumus Excel.
Ceritanya tidak sepenuhnya jelas: kami mengelola direktori terpisah pekerjaan yang ditangguhkan. Jadwal tetaplah jadwal, tapi kita semua adalah manusia yang hidup dan kita memahami bahwa apapun bisa terjadi. Misalnya, barang habis pakai tidak tiba tepat waktu dan layanan perlu dijadwal ulang selama seminggu. Ini adalah situasi yang normal jika Anda memperhatikannya. Kami menyimpan statistik pekerjaan yang tertunda dan belum selesai serta berusaha memastikan bahwa pembatalan pemeliharaan cenderung nol.
Statistik juga disimpan untuk setiap peralatan kecelakaan dan perbaikan yang tidak terjadwal. Kami menggunakan statistik untuk merencanakan pembelian dan menemukan titik lemah dalam infrastruktur. Misalnya, jika kompresor terbakar di tempat yang sama sebanyak tiga kali berturut-turut, ini merupakan sinyal untuk mencari penyebab kerusakan tersebut.
Riwayat pemeliharaan dan perbaikan ini telah terakumulasi selama 4 tahun untuk AC tertentu.
Panduan berikut ini adalah SPTA. Ini memperhitungkan bahan habis pakai apa yang dibutuhkan untuk peralatan tersebut, di mana dan dalam jumlah berapa barang tersebut disimpan. Disini kami juga menyimpan informasi mengenai waktu pengiriman agar dapat merencanakan kedatangan di gudang dengan lebih baik.
Kami menghitung jumlah suku cadang dari statistik perbaikan tahunan per peralatan. Untuk semua suku cadang, kami menunjukkan saldo minimum: berapa suku cadang minimum yang dibutuhkan di setiap fasilitas. Jika suku cadang habis, jumlahnya di direktori akan disorot:
Keseimbangan minimum sensor tekanan tinggi harus setidaknya dua, tetapi hanya tersisa satu. Saatnya memesan sekarang.
Segera setelah kiriman suku cadang tiba, kami mengisi direktori dengan data dari invoice dan menunjukkan lokasi penyimpanan. Kami langsung melihat saldo suku cadang saat ini di gudang:
Kami memelihara direktori kontak terpisah. Kami memasukkan data pemasok dan kontraktor yang melakukan pemeliharaan ke dalamnya:
Sertifikat dan kelompok izin keselamatan kelistrikan dilampirkan pada kartu masing-masing kontraktor-insinyur. Saat menyusun jadwal, kita dapat melihat spesialis mana yang memiliki izin yang diperlukan.
Sejak keberadaan MMS, bekerja dengan izin situs telah berubah. Misalnya, dokumen dengan instruksi metodologis untuk melakukan pemeliharaan telah ditambahkan. Jika sebelumnya serangkaian operasi dimasukkan ke dalam daftar periksa kecil, maka instruksi rinci mencakup semuanya: bagaimana mempersiapkannya, kondisi apa yang diperlukan, dan sebagainya.
Dia akan memberi tahu Anda bagaimana keseluruhan proses bekerja sekarang, dengan menggunakan sebuah contoh. .
Bagaimana cara kerja pemeliharaan di MMS?
Dahulu kala, pekerjaan yang sudah lama diselesaikan didokumentasikan setelah kejadiannya. Kami cukup melakukan pemeliharaan dan setelah itu menandatangani surat keterangan selesai pekerjaan. 99% server melakukan hal ini, namun berdasarkan pengalaman, hal ini belum cukup. Agar tidak ada yang terlupa, kita bentuk dulu izin kerja. Ini adalah dokumen yang menjelaskan pekerjaan dan kondisi pelaksanaannya. Segala pemeliharaan dan perbaikan pada sistem kami dimulai dari situ. Bagaimana hal ini bisa terjadi:
- Kami melihat rencana pekerjaan berikutnya dalam jadwal pemeliharaan:
- Kami membuat izin baru. Kami memilih kontraktor pemeliharaan yang mengelola proses di pihak kami dan mengoordinasikan pekerjaan dengan kami. Kami menunjukkan di mana dan kapan pekerjaan akan dilakukan, pilih jenis peralatan dan program yang akan kami ikuti:
- Setelah menyimpan kartu, lanjutkan ke detailnya. Kami menunjukkan kontraktor dan memeriksa apakah dia memiliki izin untuk melakukan pekerjaan yang diperlukan. Jika tidak ada izin, bidang tersebut disorot dengan warna merah, dan Anda tidak dapat mengeluarkan perintah kerja:
- Kami menunjukkan peralatan tertentu. Tergantung pada jenis pekerjaan, kegiatan awal ditentukan dalam program pemeliharaan, misalnya: memesan bahan bakar ke lokasi, menjadwalkan pengarahan induksi untuk insinyur dan memberi tahu rekan kerja. Daftar kegiatan akan muncul secara otomatis, tetapi kita dapat menambahkan item kita sendiri , semuanya cukup fleksibel:
- Kami menyimpan pesanan, mengirim surat kepada orang yang menyetujui dan menunggu tanggapannya:
- Ketika teknisi tiba, kami mencetak perintah kerja langsung dari sistem.
- Perintah kerja berisi daftar operasi untuk program pemeliharaan. Manajer kerja di pusat data mengontrol pemeliharaan dan memeriksa kotak.
Untuk sementara, daftar periksa singkat sudah cukup. Kemudian kami memperkenalkan instruksi metodologis, atau MOP (metode prosedur). Dengan bantuan dokumen semacam itu, setiap insinyur bersertifikat dapat memeriksa peralatan apa pun.
Semuanya dijelaskan sedetail mungkin, hingga template surat pemberitahuan dan kondisi cuaca:
Dokumen yang dicetak terlihat seperti ini:
Menurut standar Uptime Institute, harus ada MOP untuk semua operasi. Jumlah dokumentasi ini cukup besar. Berdasarkan pengalaman, kami menyarankan untuk mengembangkannya secara bertahap, misalnya satu MOP per bulan.
- Setelah pekerjaan selesai, insinyur mengeluarkan sertifikat penyelesaian. Kami memindai dan melampirkannya ke kartu bersama dengan scan dokumen lainnya: izin dan MOP.
- Dalam perintah kerja kami mencatat pekerjaan yang dilakukan:
- Kartu peralatan berisi riwayat pemeliharaan:
Kami menunjukkan cara kerja sistem kami sekarang. Namun pengerjaan MMS belum selesai: beberapa perbaikan telah direncanakan. Misalnya, sekarang kita menyimpan banyak informasi dalam bentuk scan. Di masa depan, kami berencana membuat pemeliharaan tanpa kertas: sambungkan aplikasi seluler sehingga teknisi dapat mencentang kotak dan segera menyimpan informasi dalam kartu.
Tentu saja banyak produk siap pakai yang beredar di pasaran dengan fungsi serupa. Namun kami ingin menunjukkan bahwa bahkan file Excel kecil pun dapat dikembangkan menjadi produk yang lengkap. Anda bisa melakukannya sendiri atau melibatkan kontraktor, yang utama adalah pendekatan yang tepat. Dan tidak ada kata terlambat untuk memulai.
Sumber: www.habr.com