Saat ini, kenyataannya karena karantina dan virus corona, banyak perusahaan harus memikirkan cara menyediakan pekerjaan jarak jauh bagi karyawannya. Hampir setiap hari, muncul artikel yang mengungkap aspek teknis dan psikologis dari masalah peralihan ke pekerjaan jarak jauh. Pada saat yang sama, pengalaman luas dalam pekerjaan semacam itu telah terakumulasi, misalnya, oleh para pekerja lepas atau perusahaan IT yang telah lama bekerja dengan karyawan dan klien yang tinggal di seluruh dunia.
Mengalihkan perusahaan IT besar ke pekerjaan jarak jauh mungkin bukan tugas yang mudah. Namun, dalam banyak kasus, Anda dapat melakukannya dengan alat dan teknik yang terkenal. Pada artikel ini kita akan melihat pengalaman kerja jarak jauh dari sisi teknis. Kami berharap informasi ini dapat membantu perusahaan beradaptasi dengan kondisi baru. Saya akan berterima kasih atas komentar, saran, dan tambahan apa pun.
Akses jarak jauh ke sumber daya perusahaan
Jika sebuah perusahaan IT bekerja di kantor, biasanya terdapat unit sistem, laptop, server, printer dan pemindai, serta telepon. Semua ini terhubung ke Internet melalui router. Pada tahun-tahun pertama keberadaannya, perusahaan kami menempatkan peralatan seperti itu di kantornya.
Sekarang bayangkan Anda perlu segera memulangkan semua karyawan Anda dalam waktu 1-2 hari, agar pengerjaan proyek tidak berhenti. Apa yang harus dilakukan dalam kasus ini?
Semuanya jelas dengan laptop - karyawan cukup membawanya. Unit sistem dan monitor lebih sulit untuk diangkut, namun hal ini masih dapat dilakukan.
Namun apa yang harus dilakukan dengan server, printer, dan telepon?
Memecahkan masalah pengaksesan server di kantor
Ketika karyawan pindah rumah, tetapi server tetap berada di kantor dan ada seseorang yang menjaganya, maka yang tersisa hanyalah menyelesaikan masalah pengorganisasian akses jarak jauh yang aman bagi karyawan ke server perusahaan Anda. Ini adalah pekerjaan untuk administrator sistem.
Jika Microsoft Windows Server diinstal pada server kantor (seperti yang kami lakukan pada tahun-tahun pertama bekerja), maka segera setelah administrator mengonfigurasi akses terminal melalui protokol RDP, karyawan akan dapat bekerja dengan server dari rumah. Ada kemungkinan Anda harus membeli lisensi tambahan untuk akses terminal. Bagaimanapun, karyawan memerlukan komputer yang menjalankan Microsoft Windows di rumah.
Server yang menjalankan OS Linux akan dapat diakses dari rumah dan tanpa membeli lisensi apa pun. Administrator perusahaan Anda hanya perlu mengonfigurasi akses melalui protokol seperti SSH, POP3, IMAP, dan SMTP.
Jika hal ini belum dilakukan, maka untuk melindungi server dari akses tidak sah, masuk akal bagi administrator untuk setidaknya memasang firewall (firewall) di server kantor, serta mengatur akses jarak jauh untuk karyawan Anda menggunakan VPN. Kami menggunakan perangkat lunak OpenVPN, tersedia untuk hampir semua platform dan sistem operasi.
Namun apa yang harus dilakukan jika kantor tutup total dan semua server dimatikan? Ada empat opsi tersisa:
- Jika memungkinkan, beralihlah sepenuhnya ke teknologi cloud - gunakan sistem cloud CRM, simpan dokumen bersama di Google Dokumen, dll.;
- memindahkan server ke rumah administrator sistem (dia akan senang...);
- mengangkut server ke beberapa pusat data yang setuju untuk menerimanya;
- menyewa kapasitas server di pusat data atau di cloud
Opsi pertama bagus karena Anda tidak perlu mentransfer atau menginstal server apa pun. Hasil transisi ke teknologi cloud akan terus berguna bagi Anda; hasil tersebut akan memungkinkan Anda menghemat uang dan tenaga untuk dukungan dan pemeliharaan.
Opsi kedua menimbulkan masalah di rumah bagi administrator sistem, karena server akan bekerja sepanjang waktu dan cukup berisik. Bagaimana jika sebuah perusahaan tidak memiliki satu server di kantornya, tetapi seluruh rak?
Mengangkut server ke pusat data juga tidak mudah. Biasanya, hanya server yang cocok untuk pemasangan rak yang dapat ditempatkan di pusat data. Pada saat yang sama, kantor sering kali menggunakan server Big Tower atau bahkan komputer desktop biasa. Akan sulit bagi Anda untuk menemukan pusat data yang setuju untuk menampung peralatan tersebut (walaupun pusat data tersebut ada; misalnya, kami menghostingnya di pusat data PlanetaHost). Anda tentu saja dapat menyewa rak dalam jumlah yang diperlukan dan memasang peralatan Anda di sana.
Masalah lain saat memindahkan server ke pusat data adalah kemungkinan besar Anda harus mengubah alamat IP server. Hal ini, pada gilirannya, mungkin memerlukan konfigurasi ulang perangkat lunak server atau membuat perubahan pada lisensi perangkat lunak apa pun jika terkait dengan alamat IP.
Pilihan untuk menyewa kapasitas server di data center lebih sederhana karena tidak perlu memindahkan server ke mana pun. Tetapi administrator sistem Anda harus menginstal ulang semua perangkat lunak dan menyalin data yang diperlukan dari server yang terpasang di kantor.
Jika teknologi kantor Anda didasarkan pada penggunaan OS Microsoft Windows, Anda dapat menyewa server Microsoft Windows dengan jumlah lisensi terminal yang diperlukan di pusat data. Ambil satu lisensi tersebut untuk setiap karyawan Anda yang bekerja dengan server dari jarak jauh.
Menyewa server fisik bisa 2-3 kali lebih murah dibandingkan menyewa server virtual di cloud. Namun jika Anda memerlukan daya yang sangat kecil, dan bukan seluruh server, maka opsi cloud mungkin lebih murah.
Meningkatnya harga sumber daya cloud merupakan konsekuensi dari cadangan sumber daya perangkat keras di cloud. Hasilnya, cloud mungkin bekerja lebih andal dibandingkan server fisik sewaan. Tapi di sini Anda sudah perlu menilai risiko dan menghitung uangnya.
Sedangkan untuk perusahaan kami yang bergerak di bidang pembuatan toko online, semua sumber daya yang diperlukan telah lama berada di pusat data dan dapat diakses dari jarak jauh. Ini adalah server fisik yang dimiliki dan disewa yang digunakan untuk hosting toko, serta mesin virtual untuk pengembang perangkat lunak, perancang tata letak, dan penguji.
Memindahkan tempat kerja dari kantor ke rumah
Seperti yang telah kami katakan, karyawan cukup membawa komputer kerja mereka - laptop atau unit sistem dengan monitor. Jika perlu, Anda dapat membeli laptop baru untuk karyawan dan mengirimkannya ke rumah Anda. Tentu saja, Anda harus menginstal perangkat lunak yang diperlukan pada komputer baru, yang akan memerlukan waktu tambahan.
Jika karyawan sudah memiliki komputer di rumah yang menjalankan Microsoft Windows, mereka dapat menggunakannya sebagai terminal Microsoft Windows Server atau untuk mengakses server yang menjalankan Linux. Cukup mengkonfigurasi akses VPN.
Karyawan kami bekerja pada Windows dan Linux. Kami memiliki sangat sedikit server Microsoft Windows, jadi tidak perlu membeli lisensi terminal untuk OS ini. Sedangkan untuk akses ke sumber daya yang terletak di pusat data diatur menggunakan VPN dan juga dibatasi oleh firewall yang dipasang di setiap server.
Jangan lupa untuk membekali karyawan yang bekerja dari rumah dengan headset (headphone dengan mikrofon) dan kamera video. Ini akan memungkinkan Anda berkomunikasi jarak jauh dengan sangat efisien, hampir seperti di kantor.
Banyak orang mencoba mengontrol apa yang dilakukan karyawan di rumah selama jam kerja dengan memasang berbagai monitor khusus di komputer mereka. Kami tidak pernah melakukan ini, kami hanya mengontrol hasil pekerjaan. Biasanya, ini sudah cukup.
Apa yang harus dilakukan dengan printer dan pemindai
Pengembang perangkat lunak situs web jarang membutuhkan printer dan pemindai. Namun, jika peralatan tersebut diperlukan bagi karyawan, akan timbul masalah saat beralih ke pekerjaan jarak jauh.
Biasanya, sebuah kantor memiliki MFP jaringan yang terpasang, yang cepat, besar, dan berat. Ya, dapat dikirim ke rumah karyawan yang paling sering mencetak dan memindai. Jika, tentu saja, karyawan tersebut memiliki kesempatan untuk menampungnya.
Namun jika banyak karyawan Anda yang sering memindai dan mencetak dokumen, Anda harus membeli MFP dan memasangnya di rumah mereka, atau mengubah proses bisnis perusahaan.
Sebagai alternatif dari pengangkutan dan pembelian MFP baru, terdapat percepatan transisi ke manajemen dokumen elektronik jika memungkinkan.
Bekerja dengan dokumen kertas dan elektronik
Sebaiknya, sebelum beralih ke pekerjaan jarak jauh, Anda berhasil mentransfer seluruh aliran dokumen ke dalam bentuk elektronik. Misalnya, kami menggunakan DIADOK untuk bertukar dokumen akuntansi, dan membayar tagihan melalui bank klien.
Saat menerapkan sistem seperti itu, semua karyawan yang terlibat dalam pengelolaan dokumen elektronik (misalnya, akuntan) perlu menyediakan gantungan kunci dengan tanda tangan elektronik yang ditingkatkan dan memenuhi syarat. Mungkin diperlukan waktu untuk menerima gantungan kunci tersebut, jadi sebaiknya pertimbangkan masalah ini terlebih dahulu.
Di DIADOK (seperti layanan serupa) Anda dapat mengatur roaming dengan operator pengelolaan dokumen elektronik lainnya. Ini akan diperlukan jika rekanan menggunakan sistem manajemen dokumen selain milik Anda.
Jika Anda atau salah satu rekanan Anda bekerja dengan dokumen dengan cara lama, Anda harus mengirim dan menerima surat kertas biasa dengan mengunjungi kantor pos atau menelepon kurir. Dalam kasus karantina, operasi tersebut harus dikurangi seminimal mungkin.
Apa yang harus dilakukan dengan telepon
Pada tahun-tahun pertama beroperasi, perusahaan kami menggunakan telepon rumah dan telepon seluler. Namun, kami segera menyadari bahwa dengan jumlah karyawan dan klien yang besar, kami memerlukan solusi yang lebih memadai.
Pilihan paling nyaman bagi kami adalah PBX virtual dari MangoTelecom. Dengan bantuannya, kami menghilangkan koneksi ke nomor telepon kota (dan juga lokasi fisik kantor). Kami juga mendapat kesempatan untuk mengintegrasikan PBX dengan CRM kami, merekam percakapan dukungan pelanggan dengan klien, mengatur penerusan panggilan, dll.
Selanjutnya Anda bisa menginstal aplikasi virtual PBX di smartphone, laptop, atau komputer desktop Anda. Ini memungkinkan Anda menelepon nomor Rusia atau menerima panggilan dengan tarif domestik, bahkan dari luar negeri.
Dengan demikian, PBX virtual memungkinkan perpindahan karyawan dari kantor ke rumah hampir tidak terlihat dari sudut pandang kelangsungan bisnis.
Jika Anda menggunakan PBX kantor dan mematikannya tidak dapat dihindari saat Anda berpindah, pertimbangkan untuk beralih ke PBX virtual. Hubungi penyedia telepon Anda untuk mengetahui apakah mungkin mengaktifkan penerusan panggilan dari nomor PBX telepon rumah ke nomor PBX virtual masuk. Dalam hal ini, saat Anda beralih ke PBX virtual, Anda tidak akan kehilangan panggilan masuk.
Sedangkan untuk panggilan antar karyawan, saat bekerja dengan PBX virtual, panggilan seperti itu biasanya tidak dikenakan biaya.
Seleksi jarak jauh dan pelatihan karyawan
Saat mengisi kembali staf kami, pada tahun-tahun pertama operasi perusahaan kami, kami selalu mengundang kandidat ke kantor, melakukan wawancara klasik dan memberikan tugas. Selanjutnya, kami memberikan pelatihan individu bagi pendatang baru di kantor.
Namun, seiring berjalannya waktu, kami beralih sepenuhnya ke perekrutan jarak jauh.
Seleksi utama dapat dilakukan dengan menggunakan tes yang dilampirkan pada lowongan di situs HH atau layanan perekrutan lainnya. Harus dikatakan bahwa bila dirancang dengan benar, tes ini dapat menyaring sejumlah besar kandidat yang tidak memenuhi persyaratan.
Dan semuanya sederhana - kami menggunakan Skype. Menggunakan Skype dan selalu dengan kamera video dihidupkan, Anda dapat melakukan wawancara tidak kalah efektifnya dibandingkan jika kandidat duduk di sebelah Anda di meja.
Meskipun ada kelemahan tertentu, Skype juga memiliki keunggulan yang sangat penting dibandingkan sistem serupa. Pertama-tama, melalui Skype Anda dapat mengatur demonstrasi desktop komputer Anda, dan ini sangat diperlukan saat mengajar dan mendiskusikan masalah pekerjaan. Berikutnya, Skype gratis, tersedia di semua platform utama, dan mudah dipasang di komputer atau ponsel cerdas Anda.
Jika Anda perlu mengadakan pertemuan atau pelatihan untuk beberapa karyawan, cukup buat grup di Skype. Dengan berbagi desktop, presenter atau guru dapat memberikan semua materi yang diperlukan kepada peserta rapat. Di jendela obrolan, Anda dapat mempublikasikan tautan, pesan teks, bertukar file, atau melakukan dialog.
Selain kelas di Skype, kami menyiapkan film edukasi (menggunakan program Camtasia Studio, tapi Anda bisa menggunakan yang biasa). Jika film-film ini hanya untuk penggunaan internal, maka kami mempostingnya di server kami, dan jika untuk semua orang, maka di YouTube.
Dalam kebanyakan kasus, kombinasi film pendidikan, kelas dalam grup Skype dengan dialog dan demonstrasi desktop, serta komunikasi individu antara guru dan siswa memungkinkan kami melakukan pelatihan sepenuhnya dari jarak jauh.
Ya, ada layanan yang dirancang untuk mendemonstrasikan desktop kepada sekelompok pengguna, untuk mengadakan webinar, dan bahkan platform untuk pelatihan (termasuk yang gratis). Namun untuk semua ini, Anda harus membayar dengan uang atau waktu yang dihabiskan untuk mempelajari cara bekerja dengan platform ini. Platform gratis pada akhirnya bisa menjadi berbayar. Pada saat yang sama, kemampuan Skype akan mencukupi dalam banyak kasus.
Kolaborasi dalam proyek
Saat mengerjakan proyek bersama, kami mengadakan pertemuan harian dan mingguan, menggunakan pemrograman berpasangan dan tinjauan kode. Grup Skype telah dibuat untuk rapat dan tinjauan kode, dan demonstrasi desktop digunakan jika diperlukan. Adapun kodenya disimpan di server GitLab kami yang terletak di pusat data.
Kami mengatur kerja bersama pada dokumen menggunakan Google Docs.
Selain semua ini, kami memiliki basis pengetahuan internal Klondike, terintegrasi dengan pemrosesan aplikasi dan sistem perencanaan sumber daya (CRM dan ERP kami). Kami telah menciptakan dan menyempurnakan alat-alat ini, yang dihosting di server di pusat data, selama bertahun-tahun. Mereka memungkinkan kami memproses berbagai permintaan dari klien kami secara efisien, menugaskan pelaksana, melakukan diskusi mengenai aplikasi, mencatat jam kerja, dan melakukan lebih banyak lagi.
Kemungkinan besar, perusahaan Anda sudah menggunakan sesuatu yang serupa, dan ketika beralih ke pekerjaan jarak jauh untuk karyawan, menyediakan akses jarak jauh ke sumber daya yang sesuai saja sudah cukup.
Dukungan pengguna jarak jauh
Pengguna kami adalah pemilik dan pengelola toko online yang beroperasi di hampir seluruh wilayah Rusia. Tentu saja, kami memberikan mereka dukungan dari jarak jauh.
Tim dukungan kami bekerja melalui sistem tiket, menjawab pertanyaan melalui email dan telepon, dan mengobrol melalui situs administrasi toko online dan situs web perusahaan kami.
Pada tahap pembahasan tugas, kami menggunakan pesan instan apa pun yang tersedia untuk klien, misalnya Telegram, WhatsApp, Skype.
Terkadang ada kebutuhan untuk melihat apa yang dilakukan klien di komputernya. Ini dapat dilakukan melalui Skype dalam mode demo desktop.
Jika perlu, Anda dapat bekerja dari jarak jauh di komputer pengguna menggunakan alat seperti TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk, dll. Untuk menggunakan alat ini, klien harus menginstal perangkat lunak yang sesuai di komputernya.
Menyiapkan akses VPN
Kami memiliki server OpenVPN yang diinstal pada mesin virtual yang terletak di pusat data berbeda (menggunakan OS Debian 10). Klien OpenVPN diinstal pada komputer kerja karyawan kami di Debian, Ubuntu, MacOS dan Microsoft Windows.
Di Internet Anda dapat menemukan banyak petunjuk untuk menginstal server dan klien OpenVPN. Anda juga bisa menggunakan milik saya .
Harus dikatakan bahwa prosedur manual untuk membuat kunci bagi karyawan sangat membosankan. Untuk memastikan bahwa menghubungkan pengguna baru membutuhkan waktu tidak lebih dari sepuluh detik, kami menggunakan skrip yang mirip dengan yang ada di bawah spoiler.
Skrip untuk membuat kunci
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Saat diluncurkan, skrip ini meneruskan ID pengguna (menggunakan huruf Latin) sebagai parameter.
Skrip meminta kata sandi Otoritas Sertifikat, yang dibuat saat menginstal server OpenVPN. Selanjutnya, skrip ini membuat direktori dengan semua sertifikat dan file konfigurasi yang diperlukan untuk klien OpenVPN, serta file dokumentasi untuk menginstal klien OpenVPN.
Saat membuat file konfigurasi dan dokumentasi, change_me diganti dengan ID pengguna.
Selanjutnya, direktori dengan semua file yang diperlukan dikemas dan dikirim ke administrator (alamatnya ditunjukkan langsung dalam skrip). Yang tersisa hanyalah meneruskan arsip yang dihasilkan ke pengguna ke alamat emailnya.
Kami berharap Anda dapat memanfaatkan masa pengurungan paksa di rumah dengan bermanfaat. Setelah menguasai teknik bekerja tanpa kantor, Anda dapat terus aktif menggunakan pekerjaan karyawan jarak jauh.
Semoga sukses dengan kepindahan Anda dan pekerjaan yang bermanfaat dari rumah!
Sumber: www.habr.com