Dari pelajaran sekolah hingga pekan mode kelas atas, sepertinya acara online akan tetap ada. Tampaknya tidak ada kesulitan besar dalam beralih ke format online: cukup berikan ceramah Anda bukan di depan banyak pendengar, tetapi di depan webcam, dan ganti slide tepat waktu. Tapi tidak :) Ternyata, acara online - bahkan konferensi sederhana, bahkan pertemuan internal perusahaan - memiliki “tiga pilar” masing-masing: praktik terbaik, tips berguna, dan kiat-kiat kehidupan. Hari ini kita membicarakannya dalam percakapan dengan Denis Churaev, ketua tim dukungan teknis Veeam, Bucharest, Rumania (walaupun dalam dunia Work from Home hal ini tidak begitu penting).
— Denis, musim ini Anda dan kolega Anda berpartisipasi dalam konferensi online VeeamON 2020 - acara Veemathon baru. Tolong beri tahu kami lebih detail apa itu?
— Teknisi dukungan teknis kami diberi waktu terbatas untuk menunjukkan pengetahuan atau kemampuan melakukan sesuatu yang tidak standar untuk menyelesaikan masalah (pemecahan masalah) atau tugas konfigurasi. Artinya, ada banyak sekali dukungan untuk menunjukkan apa lagi yang bisa dilakukan dengan produk Veeam, selain tugas-tugas terkenal, dan betapa kerennya orang-orang kita.
Awalnya [ide Veeamathon] tampak sedikit lebih cerah karena tidak ada perbatasan yang ditutup karena virus, dan kami semua berharap untuk pergi dan langsung menampilkan pertunjukan yang menarik. Namun pada akhirnya berpindah ke format online, dan cukup baik.
- Dan bagaimana kamu melakukannya? Apakah ini pembicaraan, demo online, atau demo rekaman?
— Seperti yang sudah saya katakan, para insinyur terlibat dalam proyek ini. Pada prinsipnya, dukungan tidak memiliki masalah dalam berkomunikasi dengan klien, orang-orang kami sangat paham secara teknis dan berbicara [bahasa asing] dengan baik, tetapi beberapa merasa tidak cukup nyaman untuk menampilkan diri mereka di depan banyak orang - dan ada ribuan orang orang yang menyuruh kami menonton (dan kemudian juga direkam dan ditampilkan kembali).
Oleh karena itu, seseorang menyiapkan rekaman langsung, mengeditnya dan, ketika mereka puas dengan hasilnya, langsung mempostingnya. Artinya, seolah-olah itu adalah streaming, padahal sebenarnya itu adalah rekaman. Tetapi pada saat yang sama, penulis laporan itu ada di aliran itu sendiri, dan ketika orang-orang bertanya kepadanya di obrolan, dia menjawab.
Dan ada format di mana orang-orang menampilkan [pertunjukan mereka] secara langsung. Misalnya kasus saya: pertama, saya tidak punya cukup waktu untuk mempersiapkan dan mengedit rekaman video, dan kedua, saya cukup percaya diri dengan kemampuan berbicara saya, jadi saya berbicara langsung.
Satu kepala itu bagus, tapi dua lebih baik
— Mari kita ambil contoh Teams (Denis sudah membicarakannya - kira-kira. ed.) - ini adalah rekan saya dari St. Petersburg Igor Arkhangelsky (dia dan saya bekerja sama dalam menyiapkan laporan). Dia juga tampil live.
Dan pada akhirnya, kami berdua saling membantu: di bagian saya, ini adalah menyelesaikan masalah dengan VMware dan ESXi - dia adalah wingman saya, bisa dikatakan, dia menjawab pertanyaan, dan saya memimpin bagian langsung. Dan sebaliknya: kami bertukar, yaitu, dia berbicara tentang memulihkan Teams dan apa yang dapat dicadangkan, dan pada saat itu saya menjawab pertanyaan dalam obrolan dari klien dan orang-orang yang menonton rekaman tersebut.
— Ternyata kamu punya tandem seperti itu.
- Ya. Kami hanya memiliki waktu 20 menit untuk setiap presentasi, dan sebagian besar presentasi kami melibatkan minimal 2 orang - karena kami tidak ingin mengalihkan perhatian pembicara utama dari cerita, namun pada saat yang sama kami ingin menjawab pertanyaan selengkap mungkin. Oleh karena itu, kami menyinkronkan topik terlebih dahulu, mencari tahu detailnya, memikirkan pertanyaan apa yang mungkin ada, dan selama streaming, selama presentasi, orang kedua siap menjawab tidak lebih buruk dari yang pertama.
Kiat bermanfaat #1: Pendengar harus memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan “mengikuti arus” - yaitu, di sini dan saat ini. Bagaimanapun, banyak orang datang ke konferensi untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka. Dan ketika "kereta telah berangkat" (laporan lain telah dimulai), maka itu sudah lebih sulit bagi seseorang - dia perlu beralih, menulis di suatu tempat secara terpisah, lalu menunggu jawaban, dan maukah Anda menunggu... ini bukan sebuah konferensi offline tempat Anda dapat menyaksikan pembicara saat rehat kopi. Seringkali ada waktu tersisa untuk pertanyaan di akhir pidato, yang disuarakan oleh moderator dan dijawab oleh pembicara. Bekerja bersama-sama - yang satu melaporkan, yang kedua segera menjawab pertanyaan dalam obrolan - juga merupakan pilihan yang baik.
— Anda menyebutkan bahwa Anda sudah memiliki banyak pengalaman tampil. Bagaimana dengan insinyur lainnya? Apakah mereka sering tampil di hadapan banyak penonton?
— Tentang pengalaman - menariknya banyak orang yang memilikinya. Karena di dalam tim support kami sudah terbiasa menyiapkan presentasi pelatihan satu sama lain. Seluruh prosedur pelatihan kami didasarkan pada fakta bahwa dukungan itu sendiri menemukan spesialis utama yang memahami sesuatu dan memberikan pelatihan.
NB: Anda dapat mengetahui bagaimana dukungan kami membangun sistem pelatihannya .
Hal serupa terjadi selama persiapan Vimathon - banyak orang menanggapi [panggilan untuk berpartisipasi], dan di antara banyak orang selalu ada seseorang yang memiliki ide-ide menarik. Artinya, jika kita hanya mengambil satu orang yang bertanggung jawab atas segalanya, dan dia menyiapkan topik, maka satu orang mungkin dibatasi oleh wawasannya. Dan ketika kita melibatkan banyak orang sekaligus, terjadi brainstorming, banyak ide menarik yang muncul.
Kami melakukan pelatihan dalam format yang sama: kami juga berlatih menyiapkan rekaman video pidato, dan kami memberikan ceramah kepada rekan-rekan hanya dalam pekerjaan sehari-hari.
Dan meskipun saya dan kolega saya tidak pernah berlatih berbicara di depan banyak orang, ketika Anda berbicara dengan layar (Anda tidak melihat orang yang duduk di depan Anda), Anda hanya membayangkan bahwa Anda sedang berbicara untuk kelas atau untuk kelompok. Dan ini membantu saya untuk tidak tersesat dan tidak gugup.
Peretasan hidup: Jika Anda memiliki imajinasi yang baik, Anda dapat membayangkan penontonnya. Bagi sebagian orang, foto bersama rekan kerja atau sekadar foto terkenal dari banyak orang akan membantu:
“Perhatian, pertanyaan!”
— Apakah ada pertanyaan rumit yang tidak dapat Anda jawab langsung?
— Tidak ada pertanyaan rumit tentang topik tersebut, karena kami mengetahui topik kami dengan cukup baik dan dapat menjawab pertanyaan apa pun. Namun entah kenapa muncul pertanyaan yang sama sekali tidak berhubungan dengan topik. (Artinya, Anda harus memikirkannya di kepala Anda selama beberapa detik, mengapa orang tersebut menanyakan hal ini kepada Anda di sini?) Kami memberi tahu orang-orang tersebut untuk menunggu dan meminta jawaban setelah sesi, atau kami mengatakan itu ada topik lain yang disampaikan Imyarek, dan mengenai pertanyaan Anda, Anda bisa pergi ke sana dan bertanya kepada spesialis yang lebih memahami hal ini. Mereka menyediakan beberapa tautan ke sumber umum, dokumentasi, dll.
Misalnya, karena alasan tertentu selama sesi pelatihan tentang cara memahami kecepatan disk VMware, mereka bertanya kepada saya tentang lisensi Vim. Saya menjawab: teman-teman, ini tautan ke dokumennya, dan Anda dapat pergi ke presentasi tentang lisensi, mereka juga akan memberi tahu Anda di sana.
Kiat bermanfaat #2: Dan bagi para pembicara (juga bagi para pendengar) diperlukan program memo acara, dengan topik semua laporan dan jadwalnya.
— Apakah Anda menemui kesulitan selama persiapan atau pelaksanaan? Hal apa yang paling sulit?
— Ini adalah pertanyaan tersulit untuk dijawab :) Kami diberitahu tentang partisipasi dalam acara ini pada bulan Februari. Oleh karena itu, kami memiliki banyak waktu untuk mempersiapkan: semua slide, tes, lab, rekaman tes dibuat beberapa bulan sebelumnya. Faktanya, kami tidak sabar untuk melakukan semua ini agar kami dapat melihat hasilnya. Artinya, tidak ada kesulitan dalam cara pengorganisasiannya, berapa banyak waktu yang diberikan kepada kami. Pada akhirnya kita hanya menunggu VeeamON akhirnya terwujud. Kami sudah mengasah semuanya 10 kali, mencobanya, dan tidak ada masalah lagi.
Tentang “keluar”
— Hal utama adalah “jangan sampai kehabisan tenaga”?
“Sepengetahuan saya, sulit bagi mereka yang memutuskan untuk ikut atau tidak [berpartisipasi] setelah ternyata kami tidak akan pergi ke Las Vegas. Begitu jelas siapa yang tersisa, semua orang yang tersisa sudah tertarik dengan [acara online] ini.
— Artinya, ada orang yang ingin pergi ke acara offline?
— Menurut saya hal ini selalu terjadi, karena ini adalah pengalaman baru, komunikasi dengan orang-orang, jaringan langsung... Ini lebih menarik daripada duduk di depan komputer dan berbicara di depan layar. Namun, seingat saya, tidak banyak orang yang “jatuh”. Semua pembicara yang berkomunikasi secara pribadi dengan saya - mereka semua tetap tinggal. Dan saya bisa menjelaskan mengapa begitu banyak orang tetap tinggal. Sebab, pertama, sayang sekali Anda sudah menyiapkan [materinya] - dan saya ingin menunjukkannya. Dan kedua, saya tetap ingin Vimaton sukses, agar bisa terulang tahun depan. Ini semua demi kepentingan kami.
— Sepengetahuan saya, persiapan Anda dimulai pada musim dingin, yaitu panggilan makalah dilakukan di awal tahun?
- Ya, saya baru saja melihat tanggalnya - itu sudah lama sekali, kami punya banyak waktu. Selama waktu ini, saya merusak lab tempat saya melakukan tes sebanyak tiga kali. Artinya, saya punya waktu untuk memeriksa semuanya secara menyeluruh. (Saya bahkan menemukan banyak hal untuk diri saya sendiri yang tidak saya sertakan dalam presentasi, itu menarik.)
— Apakah ada persyaratan khusus, batasan, atau perbedaan apa pun terkait laporan tersebut?
— Ya, saya dapat mengatakan bahwa laporan-laporan tersebut diseleksi secara eliminasi, karena pelamarnya banyak.
Kami memiliki sekelompok Veeam Vanguards, mereka cukup maju. Ditambah manajer produk dan kawan-kawan lain yang mengetahui arah perusahaan dengan baik. Jadi mereka memeriksa topik dan abstrak kami untuk kesesuaian dengan topik VeeamON.
Ini, misalnya, pidato saya: Saya mempunyai dua topik berbeda, bukan satu. Mereka sama sekali tidak berhubungan. Namun tak satupun yang tercakup bagi saya, tidak ada yang mengatakan kepada saya: “Fokus pada satu saja, jangan lakukan yang lain!” Baik di sana maupun di sana saya menerima sedikit koreksi.
Pada dasarnya, semuanya tergantung pada semacam manajemen waktu dan batasan waktu, karena selama 20 menit [konten] ini terlalu banyak - pertama-tama saya datang dengan banyak ide, saya ingin menceritakan semuanya, tetapi tidak mungkin! Meski begitu, setiap orang perlu diberi waktu untuk berbicara.
Jadi ulasan saya dipersingkat sedikit, saya akhirnya fokus pada hal-hal yang lebih jelas, dan itu mungkin lebih baik. Karena orang-orang kemudian memberikan tanggapan: “Ini yang saya cari! Itu adalah sesuatu yang ingin saya ketahui!” Dan jika saya membicarakan lebih banyak hal, saya tidak akan dapat membicarakannya.
Oleh karena itu, mereka memberi kami beberapa rekomendasi, membantu kami memperbaiki sesuatu, tetapi pada saat yang sama kami memiliki kebebasan yang cukup luas dalam persiapan.
Kiat bermanfaat #3: Waktu adalah segalanya bagi kami. Aturan praktisnya: jika ada 30 slide dalam laporan berdurasi 20 menit, ada risiko tinggi presentasi akan diperpanjang dan mengganggu waktu orang lain. Fokusnya adalah pada hal yang paling penting. Tim redaksi, lalu latihan. Hasilnya, seperti yang Anda lihat, menyenangkan pendengar dan pembicara itu sendiri.
Tentang gambar
— Kami bahkan membuat slidenya sendiri, kami diberi kesempatan untuk membuat desain sendiri (hanya saja kami diberi latar belakang tertentu dan seterusnya, yaitu mereka memberi kami format, gambar, bitmap untuk kami gambar ). Tidak ada yang membatasi kami dalam apa yang kami lakukan di sana. Saya tidak suka, misalnya, ketika saya membuat slide powerpoint tematik yang keren, lalu tim desain mengambilnya dan membuat ulang sehingga pada akhirnya tidak ada yang jelas bahkan bagi saya. Artinya, tentu saja mungkin terlihat lebih indah - tetapi hal ini tidak dapat dipahami oleh seorang insinyur. Ya, tidak ada masalah dalam hal ini, semuanya sangat baik.
— Jadi, Anda sendiri yang melakukan semuanya terkait desain?
— Kami sendiri, tapi kami masih memeriksa dengan Karinn [Bisset], yang memimpin keseluruhan proyek. Dia memberi kami rekomendasi yang bagus, karena dia sudah memiliki pengalaman di bidang ini, dia berpartisipasi dalam VeeamON lebih dari sekali, jadi dia membantu kami melakukan penyesuaian.
Kiat bermanfaat #4: Template, tentu saja, membuat hidup lebih mudah. Namun jika Anda mengadakan, misalnya, konferensi internal, maka sangat mungkin untuk memberikan kebebasan berkreasi kepada pembicara. Jika tidak, bayangkan 5 laporan berturut-turut dengan template yang benar-benar identik, meskipun slidenya indah. Secara visual, kemungkinan besar, tidak satupun dari mereka akan “menangkap”.
— Karinn, setahu saya, bertindak sebagai seorang ideolog dan inspirator.
– Dia pada dasarnya adalah seorang organisator, ya. Artinya, dia awalnya tertarik pada orang, menarik mereka, menyusun daftar, dan menyusun sebuah sistem. Kami tidak bisa melakukannya tanpa dia. Karinn banyak membantu kami.
— Dan pada akhirnya anda menyiapkan sebanyak 2 pidato.
- Ya, saya menceritakan dua topik yang sangat berbeda, dan keduanya terjadi pada waktu yang berbeda. Saya mempresentasikan satu selama [sesi untuk] wilayah AS dan kemudian untuk wilayah APG [Asia-Pasifik] (yaitu, Asia dan Eropa memainkannya nanti), yang lainnya diberitahu selama APG, dan dimainkan untuk AS . Oleh karena itu, saya mengadakan dua presentasi di pagi dan sore hari. Aku bahkan tidur di antara mereka.
Tentang penonton
— Apakah Anda sudah menguji presentasi ini, topik ini pada kolega Anda, pada junior?
- TIDAK. Idenya seperti itu: Saya sengaja tidak menunjukkan apa pun kepada siapa pun, lalu berkata: “Teman-teman, dukung saya!” Saya ingin lebih banyak orang datang dan melihat VeeamON, dan pada akhirnya mereka berterima kasih kepada saya, mereka tertarik.
Anda tahu bagaimana hal itu kadang-kadang terjadi: sepertinya ada acara yang menarik, tapi Anda sibuk, Anda tidak punya waktu [untuk datang ke sana]. (Omong-omong, ini lagi-lagi masalah manajemen waktu.) Dan kemudian mereka yang saya minati kemudian berterima kasih kepada saya, karena mereka mengambil istirahat sejenak dari rutinitas seperti itu dan melakukan hal lain yang menarik.
— Jadi, Anda membawa serta audiens target Anda?
- Ya, sebagian ya, beberapa manajer, kolega dan insinyur saya - mereka melihat. Tidak semua orang menonton secara online, ada pula yang menonton melalui rekaman. Dan mereka juga memastikan bahwa pengguliran ulang memiliki kualitas yang baik, video terlihat, dan semuanya baik-baik saja. Mereka dapat menikmati presentasi saya di lain waktu ketika mereka tidak terlalu sibuk.
Layfak bagi mereka yang berencana menghadiri acara online langsung:
Di sini Anda dapat dan harus melakukan hampir semua hal dengan cara yang sama seperti dalam pertemuan offline: merencanakan waktu untuk berpartisipasi, mempersiapkan dan mengajukan pertanyaan, membuat catatan, mengambil tangkapan layar, berdiskusi, berbagi pengalaman. Semakin besar keterlibatan Anda, semakin baik konsentrasi Anda dan, karenanya, manfaat partisipasi. Ada juga hadiah untuk pertanyaan terbaik :)
— Apakah ada banyak peserta dari Rusia, selain rekan Anda dari St. Petersburg? Apakah ada pendengar berbahasa Rusia?
— Ada pengunjung, tapi pembicara dari Rusia sedikit, dan saya ingin memperbaikinya tahun depan. Sepengetahuan saya, beberapa orang melewatkan kesempatan untuk berpartisipasi dalam acara tahun ini. Mengapa? Karena beberapa tahun terakhir, seperti saya katakan, acara ini menyangkut departemen lain, tapi tidak begitu banyak dukungannya. Dan tidak semua orang melihat dalam surat besar tentang VeeamON bahwa akan ada Vimaton juga untuk dukungannya. Dan ketika kami mulai menghubungkan orang-orang, sayangnya, beberapa orang tidak punya waktu untuk menyiapkan materi. Tapi sekarang setelah guys nonton, udah ada yang lebih tertarik. Dan saya yakin tahun depan kami akan lebih aktif melibatkan dukungan (termasuk dukungan Rusia) dalam masalah ini.
— Apakah Anda menerima masukan?
— Ya, setiap pembicara dikirimi file Excel berisi jawaban berdasarkan presentasinya, dengan umpan balik pribadi (tentu saja anonim) dari semua orang yang melihatnya. Dan karena ada ratusan orang di sana, setiap orang menerima file yang sangat besar.
Sejauh yang saya tahu dan tanyakan kepada orang lain, semua [pendengar] cukup memadai dalam hal memahami beberapa masalah teknis (ketika Internet seseorang mati, hal lain), dan semua orang sangat senang dengan konten itu sendiri.
Kiat bermanfaat #5: Buatlah pengingat singkat bagi pendengar tentang pemecahan masalah yang mungkin terjadi - FAQ - yang mungkin muncul selama acara berlangsung. Meskipun mereka mungkin masih akan mengirimkan teriakan minta tolong ke obrolan, lebih baik memberikan instruksi singkat kepada semua orang terlebih dahulu. Berikan juga dukungan untuk pembicara, terutama saat pertunjukan dengan demo langsung (seseorang merekam video untuk kasus seperti itu). Pikirkan tentang apa yang salah dan kapan, dan temukan solusinya. Sebaiknya dukungan teknis ditangani oleh orang terpisah yang akan membantu, dimulai dengan latihan; Denis berbicara tentang bagaimana keadaannya di Veeamathon-e .
— Umpan balik yang kami ingat adalah 20 menit terlalu singkat untuk membahas topik yang menarik. Artinya, tahun depan kemungkinan besar kita harus melakukan sesi ganda - misalnya membaginya menjadi 2 bagian - atau mengurangi jumlah materi agar lebih mudah diserap orang. Karena kami teknisi, kami sudah tahu banyak, kami berbicara secara teknis, dan mungkin seseorang membutuhkan sedikit pengenalan atau materi yang lebih sederhana.
Secara keseluruhan, ada banyak momen bagus yang mendorong pihak penyelenggara memikirkan untuk melakukan format hybrid tahun depan. Jadi rekan-rekan dari Veeam kini dapat mempersiapkan diri menghadapi kenyataan bahwa pemanggilan makalah akan dilakukan untuk banyak tim, untuk wilayah berbeda.
Siapkan kereta luncur di musim panas dan kereta di musim dingin
— Melihat bagaimana beberapa orang tidak punya waktu untuk mendaftar untuk berpartisipasi, saya dapat memberi tahu mereka yang terlibat dalam Berbagi Pengetahuan: lebih baik merencanakan terlebih dahulu untuk tahun depan konferensi mana yang ingin Anda ikuti, dan persiapkan terlebih dahulu. Dan kemudian Anda dapat dengan tenang menunggu konferensi ini. Ini jauh lebih tidak membuat stres dibandingkan saat Anda berada di minggu terakhir persiapan.
Dulu saya punya prinsip sibuk dengan segala hal, saya punya kalender. Dan ketika saya memberi laporan, saya sudah mempersiapkan diri sebelum kejadian. Jadi tahun ini saya lebih bersenang-senang mengetahui bahwa saya telah mempersiapkannya jauh-jauh hari, telah memeriksa dan melakukan segalanya. Bagaimana kamu mengatakan ini? Lakukan saja. Karena kendala yang biasa terjadi adalah bagaimana mengatur pembuatan slide dan lainnya. Tapi kitalah yang menciptakan masalah ini untuk diri kita sendiri. Ini juga masalah manajemen waktu. Sayangnya, saya sendiri tidak menyadarinya sebelumnya, meskipun saya melakukan banyak pekerjaan di bidang ini - dan baru sekarang saya menyadarinya. Mungkin saran ini akan membantu seseorang.
Tip bermanfaat #6 dari Denis: Adakah yang ingin berpartisipasi dalam konferensi? Ide yang sangat bagus: di akhir pekan atau di waktu luang Anda, lakukan sesuatu untuk penampilan Anda setidaknya selama setengah jam seminggu. Dan Anda tidak akan menyadari betapa cepatnya materi tersebut terakumulasi. Ini sangat membantu.
— Saran yang sangat bagus dan bahkan tidak sulit untuk diterapkan, terima kasih!
– Dan juga, jangan stres. Sebab, saya ulangi, jika Anda punya waktu sebelumnya, maka Anda bisa dengan tenang mempersiapkan diri tanpa khawatir sama sekali, sekaligus tampil jauh lebih profesional dibandingkan mereka yang melakukannya di saat-saat terakhir. Sayangnya, saya baru menyadarinya sekarang, setelah Vimaton, ketika ternyata saya punya banyak waktu [untuk mempersiapkannya]. Dan saya menyadari setelah kejadian itu - apa yang terjadi sehingga saya begitu menyenangkan dan menyenangkan melakukan ini? Dan karena tidak ada yang mendesakku, aku punya banyak waktu, dan aku melakukannya dengan tenang. Itu sangat keren.
- Aku hanya bisa bertepuk tangan!
- Ya, yang utama adalah memanfaatkan setiap kesempatan semaksimal mungkin, dan semuanya akan baik-baik saja.
Sumber: www.habr.com