Banyak perusahaan telah dapat menghargai manfaat pemrosesan panggilan menggunakan Virtual PBX dari MegaFon. Banyak juga yang menggunakan Bitrix24 sebagai sistem CRM yang nyaman dan terjangkau untuk otomatisasi penjualan.
Baru-baru ini, MegaFon memperbarui integrasi dengan Bitrix24, memperluas kemampuannya secara signifikan. Pada artikel ini, kami akan menganalisis fitur apa saja yang akan tersedia bagi perusahaan setelah integrasi kedua sistem ini.
Alasan penulisan artikel ini adalah karena banyak perusahaan menggunakan layanan secara terpisah, tidak mengetahui manfaat yang dapat diberikan oleh integrasi timbal balik mereka. Kami akan menganalisis secara rinci kemungkinan integrasi dan menunjukkan bagaimana konfigurasinya.
Untuk memulainya, kami akan menganalisis sistem mana yang akan kami integrasikan. PBX virtual dari MegaFon adalah layanan yang membuka kemampuan untuk mengontrol semua panggilan perusahaan. Virtual PBX berfungsi baik dengan telepon dan perangkat IP desktop, dan dengan ponsel dan langsung dari sistem CRM melalui pemrosesan panggilan di browser.
CRM Bitrix24 adalah sistem yang membantu mengorganisir data akuntansi otomatis tentang transaksi dan pelanggan, serta mengoptimalkan proses kerja secara berkualitas. Fungsionalitas, kesederhanaan, dan ketersediaan paket gratis menjadikannya salah satu CRM paling populer di Rusia. Fitur lain dari sistem ini adalah keserbagunaannya; Bitrix24 banyak digunakan oleh berbagai perusahaan perdagangan dan jasa.
Integrasi dapat dikonfigurasi baik untuk versi boxed office dengan penginstalan di server perusahaan, dan untuk versi cloud Bitrix24, yang tersedia melalui antarmuka WEB dari Internet publik. Penting untuk diingat bahwa dalam kasus kedua, integrasi bekerja antara dua layanan cloud secara langsung, layanan akan terus berinteraksi meskipun listrik atau Internet padam di kantor Anda.
Mari kita lihat lebih dekat kemungkinan integrasi.
1. Kartu klien pop-up untuk panggilan masuk
Dengan tidak adanya integrasi, karyawan terpaksa menghabiskan waktu dan tenaga untuk membuat kartu klien atau transaksi secara manual, dalam hal ini kontak dan transaksi hilang, dan klien perlu dihubungi lagi, paling buruk, pesanan akan dibatalkan. hilang. Dengan panggilan masuk, karyawan akan melihat bahwa panggilan tersebut berasal dari klien yang tidak dikenal oleh Bitrix24. Kartu pop-up menampilkan nomor dari mana panggilan itu datang, melalui nomor itu datang. Kami melihat bahwa belum ada kesepakatan atau komentar apa pun untuk klien. Manajer yang bertanggung jawab Aleksey Belyakov secara otomatis ditugaskan ke klien.
Jika kontak atau kesepakatan sudah ada, manajer akan mengetahui nama klien bahkan sebelum mengangkat telepon.
Anda dapat masuk ke kesepakatan yang sesuai dengan mengklik namanya.
Bagaimana cara membuat kontak secara manual?
Jika Anda telah menonaktifkan opsi untuk membuat kontak secara otomatis dan klien yang nomornya tidak ada di Bitrix24 menelepon Anda, Anda dapat membuat kontak baru di jendela pop-up, prospek dan penawaran juga akan dibuat secara otomatis, yang akan kita bicarakan sedikit kemudian. Jika tidak ada integrasi, tidak akan ada jendela pop-up, dan klien harus dimulai sepenuhnya secara manual, yang memakan banyak waktu bagi pengelola.
Di pengaturan CRM, Anda dapat memilih salah satu dari dua mode operasi:
- Sederhana (tanpa petunjuk)
- Klasik (dengan petunjuk)
Bagaimana cara membuat kesepakatan?
Dalam mode CRM Sederhana, transaksi akan segera dibuat, tanpa membuat prospek.
Bagaimana cara membuat prospek?
Dalam mode CRM Klasik, prospek dibuat terlebih dahulu, yang kemudian dapat diubah menjadi kontak dan transaksi.
2. Pembuatan prospek, kontak, dan kesepakatan secara otomatis
Dengan panggilan masuk, opsi untuk membuat kontak secara otomatis akan memungkinkan Anda untuk tidak kehilangan satu klien pun. Setelah percakapan berakhir, catatan percakapan akan ditambahkan secara otomatis ke transaksi. Prospek atau kontak akan dibuat meskipun tidak ada karyawan yang menjawab panggilan dan dapat diproses nanti.
Kontak akan menyimpan nomor dari mana dia menelepon, dan kesepakatan baru akan dilampirkan, nama kontak tidak akan ditetapkan.
Jika selama percakapan dengan klien yang nomornya tidak ada dalam daftar kontak, pengelola tidak membuat kontak, kontak ini dapat dibuat secara otomatis. Untuk melakukannya, aktifkan opsi untuk membuat kontak atau prospek secara otomatis saat memanggil nomor yang tidak ada dalam daftar kontak.
Mengapa ini diperlukan? Bayangkan seorang manajer memanggil klien menggunakan database yang tidak dimuat di Bitrix24, atau memanggil nomor di kartu nama, tetapi lupa memasukkannya ke dalam CRM. Kontak akan dibuat secara otomatis dan karyawan harus mengisi informasi yang diperlukan.
Kontak ini akan memiliki nomor dan kesepakatan akan dibuat, tetapi namanya tidak akan ditetapkan.
3. Pembuatan tugas secara otomatis
Dalam pengaturan integrasi, Anda dapat memilih kepada siapa dan dalam situasi apa Anda ingin menetapkan tugas untuk pemrosesan panggilan selanjutnya. Anda dapat menambahkan deskripsi dan judul tugas. Anda dapat menambahkan pemilik dan pengamat ke tugas dari daftar karyawan.
Tugas yang dibuat melalui panggilan akan muncul di prospek, kesepakatan, kartu kontak, dan di daftar tugas di bagian Tugas dan Proyek.
4. Panggil dalam satu klik
Nomor telepon pada softphone atau telepon tidak dapat dihubungi lagi. Sebagai gantinya, cukup klik ikon handset atau nomor yang disimpan.
Pertama, panggilan akan masuk ke perangkat Anda (ponsel atau softphone), Anda akan mengangkat handset, setelah itu Virtual PBX akan menghubungi nomor klien. Kartu klien akan muncul di layar.
5. Menyimpan semua panggilan di kartu klien
Semua aktivitas melalui prospek, kontak, dan kesepakatan dapat dilihat di kartu klien. Jadi, mari kita pergi ke kesepakatan.
Di sisi kanan umpan, panggilan yang terkait dengan kesepakatan ditampilkan. Di sini Anda juga dapat mendengarkan panggilan apa pun (untuk ini Anda perlu mengaktifkan opsi "Perekaman Panggilan" di Akun Pribadi PBX Virtual di bagian Tarif). Informasi dengan catatan dan riwayat panggilan dapat dilihat di kartu klien langsung di Bitrix24.
Kami menyarankan Anda mencatat informasi tentang klien dan kesepakatan yang dicapai di kartu klien setelah setiap percakapan, serta membuat tugas untuk aktivitas lebih lanjut.
6. Koneksi otomatis klien dengan manajer pribadi
Opsi koneksi otomatis dengan manajer pribadi akan memungkinkan klien untuk tidak membuang waktu di baris pertama dan segera terhubung ke manajer pribadi. Selain itu, dalam pengaturan integrasi, Anda dapat memilih karyawan atau departemen tempat panggilan akan diarahkan jika karyawan tidak menjawab dalam waktu 15 detik.
Pengaturan ini akan ditampilkan di antarmuka Virtual PBX seperti pada tangkapan layar di bawah ini:
Bagaimana cara mengatur integrasi Virtual PBX dengan Bitrix24?
Untuk mengintegrasikan PPN dengan Bitrix24, Anda harus mengaktifkan opsi "Integrasi dengan CRM" di Akun Pribadi PBX Virtual dari MegaFon. Jika Anda ingin merekam dan mendengarkan panggilan melalui Bitrix24, Anda juga harus mengaktifkan opsi βCall Recordingβ di sana.
1. Pertama, Anda perlu menginstal , pertama masuk CRM dan pergi ke .
2. Buka akun pribadi Virtual PBX dari MegaFon.
3. Buka "Pengaturan" - "Integrasi dengan CRM".
4. Klik "Hubungkan".
Anda dapat mengatur integrasi dengan Bitrix24 versi cloud dan kotak. Dalam kasus kedua, Anda memerlukan sertifikat SSL yang berfungsi, jika tidak, mungkin ada masalah pada tahap pemetaan pengguna.
5. Tuliskan alamat Bitrix24 dan masuk ke VATS sebagai pengguna dengan hak administrator.
6. Selanjutnya, layar akan terbuka dengan dua grup pengaturan integrasi. Di grup pertama, Anda harus mencocokkan pengguna Bitrix24 dengan pengguna Virtual PBX. Tanpa ini, sistem tidak akan dapat menampilkan acara dengan benar di CRM dan mengidentifikasi karyawan.
Karyawan tambahan dapat ditambahkan kapan saja. Penting untuk diingat untuk membuat pemetaan untuk karyawan yang akan Anda tambahkan di masa mendatang.
7. Kelompok kedua menunjukkan kemungkinan yang sama untuk semua skenario.
8. Selanjutnya, Anda perlu beralih ke skenario integrasi. Setiap elemen di bagian ini dikonfigurasikan secara terpisah untuk panggilan masuk dan keluar.
Integrasi dapat dikonfigurasi untuk setiap nomor satu per satu, dan untuk semua nomor sekaligus. Buat skenario kerja di antarmuka Virtual PBX dan pilih nomor yang skenario ini atau itu akan berfungsi.
Beberapa nomor dapat dikecualikan dari skrip sama sekali, misalnya nomor gudang, akuntan, atau manajer. Ini akan menghemat Bitrix24 dari transaksi, kontak, dan prospek yang tidak perlu. Mari kita lihat lebih dekat elemen-elemen skrip:
- Dengan panggilan masuk dari nomor tak dikenal, prospek, kontak, dan kesepakatan baru dapat dibuat secara otomatis. / Penanggung jawab akan menjadi orang yang melewatkan atau menerima panggilan. Dalam kasus gangguan panggilan di IVR, salam, saat menelepon ke departemen, atau jika diterima oleh petugas jaga, Anda harus memilih orang yang akan bertanggung jawab atas kesepakatan, prospek, atau kontak ini.
- Panggilan masuk dari pelanggan yang sudah ada dapat secara otomatis membuat prospek dan kesepakatan berulang. / Prospek atau kesepakatan berulang akan dibuat pada panggilan masuk dari pelanggan yang sudah ada. Manajer yang bertanggung jawab dari Bitrix24 akan ditugaskan. Urutan pengangkatan orang yang bertanggung jawab dapat diubah dalam pengaturan CRM, misalnya orang yang menerima panggilan.
- Panggilan dari pelanggan lama akan dialihkan ke manajer yang bertanggung jawab yang ditentukan di Bitrix24. / Awalnya, opsi ini diaktifkan untuk semua orang. Anda dapat memilih nomor yang opsinya akan berfungsi, dan karyawan yang akan dialihkan panggilannya jika penanggung jawab tidak menjawab.
- Dengan panggilan masuk dari nomor tak dikenal, tugas dapat dibuat untuk karyawan yang menerima panggilan untuk panggilan yang berhasil atau untuk karyawan yang bertugas untuk panggilan yang tidak berhasil. / Dalam pengaturan elemen ini, Anda harus memilih tindakan aktif:
- buat tugas untuk karyawan setelah dia berhasil menerima panggilan. Untuk melakukan ini, Anda perlu menentukan Judul tugas, Teks tugas, dan Pengamat.
- buat tugas untuk karyawan atau petugas jaga pada panggilan tidak terjawab. Di sini Anda perlu memilih penanggung jawab tugas, judul tugas, teks tugas dan pengamat.
- Dengan panggilan masuk dari klien yang ada, tugas dapat dibuat untuk manajer yang bertanggung jawab atau karyawan yang menerima panggilan tersebut. / Mirip dengan pengaturan elemen sebelumnya, Anda harus memilih tindakan aktif:
- Pada panggilan yang berhasil, buat tugas untuk karyawan yang menerima panggilan tersebut. Untuk melakukan ini, Anda perlu menentukan Judul tugas, Teks tugas, dan juga memilih Pengamat.
- Buat tugas untuk karyawan atau petugas jaga pada panggilan tidak terjawab. Untuk melakukan ini, Anda perlu memilih penanggung jawab tugas, teks tugas, judul tugas, dan pengamat.
Berikutnya adalah pengaturan untuk panggilan keluar.
- Saat melakukan panggilan keluar ke nomor yang tidak dikenal, prospek, kontak, dan kesepakatan baru dapat dibuat secara otomatis. / Tidak diperlukan pengaturan tambahan di sini.
- Saat melakukan panggilan keluar ke pelanggan yang sudah ada, prospek dan kesepakatan berulang dapat dibuat secara otomatis. / Anda perlu menentukan dalam pengaturan siapa yang akan bertanggung jawab atas transaksi berulang atau prospek jika panggilan berhasil: orang yang bertanggung jawab atas kontak atau orang yang melakukan panggilan? Secara terpisah, Anda perlu memilih orang yang bertanggung jawab jika panggilan tidak berhasil.
- Saat melakukan panggilan keluar ke pelanggan yang sudah ada, prospek dan kesepakatan berulang dapat dibuat secara otomatis. / Dalam pengaturan, Anda perlu menentukan orang yang bertanggung jawab dalam prospek berulang atau transaksi jika panggilan berhasil: orang yang melakukan panggilan atau orang yang bertanggung jawab atas kontak? Anda juga harus memilih orang yang bertanggung jawab jika panggilan tidak berhasil.
- Saat melakukan panggilan keluar ke nomor tak dikenal, tugas dapat dibuat untuk penelepon. / Anda dapat mengatur tugas untuk panggilan yang tidak berhasil dan berhasil. Tugas perlu meresepkan judul, teks, dan memilih pengamat.
- Saat melakukan panggilan keluar ke pelanggan yang sudah ada, tugas dapat dibuat untuk manajer atau penelepon yang bertanggung jawab. / Pilih di pengaturan apakah akan membuat tugas untuk panggilan yang tidak berhasil dan berhasil. Dalam kedua kasus, Anda harus memilih orang yang bertanggung jawab atas tugas (orang yang melakukan panggilan atau orang yang bertanggung jawab atas kontak), judul tugas, teks, dan memilih pengamat.
9. Dan setting terakhir adalah setting riwayat panggilan karyawan yang tidak ada di Bitrix24. Riwayat panggilan ini dapat disimpan dengan nama karyawan yang Anda pilih.
Klik "Simpan", tulisan hijau "Terhubung" akan muncul di ikon - ini berarti integrasi diaktifkan dan berfungsi.
10. Agar Anda dapat melakukan panggilan dengan mengklik nomor telepon, diperlukan satu pengaturan lagi.
Klik Pengaturan umum dan pilih aplikasi MegaFon sebagai nomor untuk panggilan keluar.
Klik "Simpan".
Mari kita meringkas.
Bitrix24 adalah alat untuk membangun proyek retail yang efektif. Integrasi dengan telepon akan memperluas fungsionalitas CRM, sebagai hasilnya, Anda akan mendapatkan akses untuk melihat statistik panggilan, mendengarkan rekaman percakapan langsung dari Bitrix24.
Karyawan pada panggilan masuk akan dapat melihat nama pelanggan, dan akan menghemat waktu saat membuat prospek, kesepakatan, dan kontak, dan fungsi menugaskan ke manajer pribadi akan memberi Anda banyak pelanggan baru yang puas.
Jelas, semua pengaturan dapat dilakukan dalam beberapa menit, sementara integrasi membuka banyak peluang tambahan untuk telepon dengan koneksi Virtual PBX dan CRM.
Sumber: www.habr.com