Ada banyak hal epik tentang administrator sistem: kutipan dan komik di Bashorg, megabyte cerita tentang IT terjadi dan IT sialan, drama online tanpa akhir di forum. Ini bukanlah suatu kebetulan. Pertama, orang-orang ini adalah kunci berfungsinya bagian terpenting dari infrastruktur perusahaan mana pun, kedua, sekarang ada perdebatan aneh tentang apakah administrasi sistem sedang sekarat, ketiga, administrator sistem sendiri adalah orang-orang yang cukup orisinal, komunikasi dengan mereka adalah ilmu tersendiri. Tapi lelucon tetaplah lelucon, dan pekerjaan seorang administrator sistem berbahaya dan sulit, dan persis sesuai dengan baris lagunya - pada pandangan pertama sepertinya tidak terlihat. Seringkali hal ini tidak terlihat oleh para manajer di usaha kecil dan menengah, itulah sebabnya konflik, masalah, intrik, dan sakit kepala perusahaan lainnya muncul. Mari kita berspekulasi apakah mungkin untuk mengalahkan bos atau dia di setiap putaran.
10 situasi admin dan cara keluar darinya
Situasi 1. Administrator sistem adalah “pemecah” semua masalah
Jika seorang administrator sistem membaca uraian tugasnya, kecil kemungkinannya dia akan menemukan klausul yang menyatakan bahwa setiap masalah baru di kantor yang terkait dengan segala sesuatu yang dicolokkan ke stopkontak adalah masalahnya. Namun, dalam usaha kecil dan menengah, administrator sistem sering kali menjadi gabungan antara manajer pasokan, tukang listrik, dan administrator sistem itu sendiri: ia memesan air, memperbaiki meja dan ketel, mendukung jaringan dan stasiun kerja, terkadang secara psikologis mendukung karyawan ( tanpa mendukungnya di dalam hatinya, karena dia lelah dengan seratus kejadian dalam sehari). Faktanya, dia adalah satu-satunya yang berubah menjadi layanan dukungan internal - sebuah inisiatif besar, tetapi tidak melalui upaya satu orang. Nah, tentunya begitu seseorang ditolak pekerjaan non-intinya atau menunda perbaikan mesin kopi hingga pagi hari, karena pada malam harinya mereka perlu menggelar test bench untuk update beta, langsung muncul keluhan, untung bisa sampai ke sana. manajer umum di sebuah perusahaan kecil adalah satu langkah. Sang jenderal mungkin adalah pendukung rilis beta malam hari dan umumnya orang baik, tetapi untuk menghindari revolusi kafein, dia akan tetap meminta untuk memperbaiki unit tersebut, karena berapa biayanya, “bisnis.”
keputusan
Mencolek deskripsi pekerjaan dalam situasi seperti ini berbahaya, jadi memformalkan proses dan beberapa trik rasional akan menyelamatkan Anda.
- Kerjakan pekerjaan Anda dengan jujur sehingga tidak ada pemikiran yang mengganggu Anda.
- Jangan menawarkan bantuan Anda terlebih dahulu - tanggapi permintaan (atau lebih baik lagi, dengan tiket resmi ).
- Jangan buang waktu Anda untuk menjelaskan hal-hal yang telah dijelaskan satu kali: kirimkan ke Google atau rujuk ke basis pengetahuan (yang lebih baik dibuat dan diisi sekali daripada menjelaskan hal yang sama ratusan kali).
- Ciptakan sistem komunikasi formal mengenai koreksi kecelakaan kantor - baik permintaan melalui surat, atau , atau pengirim pesan dengan seluruh riwayat tersimpan).
Situasi 2. Serangan non-teknisi
Pimpinan suatu perusahaan atau departemen dapat dengan mudah berubah menjadi orang yang tidak memiliki latar belakang TI, yang berarti mereka akan memiliki bahasa komunikasi yang berbeda dengan administrator sistem. Pada saat yang sama, manajerlah yang menjadi pengambil keputusan, dan seringkali keputusan-keputusan ini secara teknis tidak dapat direalisasikan, tidak praktis, dan sebagainya. (misalnya, untuk mengimplementasikan SAP CRM di perusahaan kecil, dan bukan RegionSoft CRM, hanya karena perusahaan pertama mengirimkan konsultan yang dengan meyakinkan membahas tentang perangkat lunak paling keren di dunia). Jika tidak ada penyangga yang besar antara manajemen dan administrator sistem sebagai CIO, CTO atau kepala departemen TI, dan dia adalah satu-satunya pejuang di bidang ini, itu tidak akan mudah. Di satu sisi, ya, Anda tidak bisa peduli dengan keputusan yang diambil: jika Anda menginginkan SAP, akan ada SAP, jika Anda menginginkan server seharga 700 ribu rubel. — akan ada server seharga 700 ribu rubel. Tapi terserah pada admin untuk kemudian mendukung apa yang diterapkan!
keputusan
- Negosiasikan dan jelaskan. Biasanya, poin utama seorang manajer adalah keuntungan, yaitu pendapatan dikurangi biaya. Jangan membahas jenis keuntungan atau topik ROI dan EBITDA, coba sampaikan saja seberapa besar pengaruh perangkat lunak atau perangkat keras ini terhadap keuntungan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk membayar sendiri.
- Jelaskan dan hitung berapa biaya untuk modifikasi, support, update, sewa, dll.
- Jelaskan bahwa perangkat keras yang kuat mengkonsumsi lebih banyak listrik, memerlukan ruangan terpisah (tidak siap berdiri di belakang admin), dll.
- Tawarkan untuk mendiskusikan rencana penggunaan infrastruktur baru.
- Jika konsultan melaksanakan, cobalah untuk hadir selama diskusi dan ajukan pertanyaan teknis paling rinci kepada para ahli.
- Sarankan alternatif dan ceritakan bagaimana faktor harga akan mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan.
Biasanya diskusi dari sudut pandang keuangan berjalan cukup efektif.
Situasi 3. Administrator sistem yang pemalas di mata rekan kerja dan atasan
Ini tentu saja merupakan epik utama kehidupan seorang administrator sistem dalam bisnis kecil dan menengah. Meskipun semuanya telah dikonfigurasi dengan sempurna, di-debug, dan berfungsi, pekerjaan administrator sistem tidak terlalu terlihat, tetapi begitu terjadi kesalahan, administrator sistem yang harus disalahkan dan pertanyaan diajukan kepadanya tentang mengapa semuanya tidak dilakukan tepat waktu untuk mencegah masalah pada sisi data center (misalnya). Secara umum, sejauh ini baik, administrator sistem tercatat sebagai pemalas nomor satu.
Namun ada aspek lain dari situasi ini: administrator sistem akan menyelesaikan seratus masalah, tetapi seratus masalah pertama akan membutuhkan lebih banyak waktu dan sumber daya dan hanya itu, dia “menghentikan pekerjaan seluruh departemen!” Dan Anda tidak dapat membuktikan kepada siapa pun bahwa Anda telah berputar-putar sepanjang hari, dan rekan yang sama ini meminta Anda mengatur ulang kata sandi Anda lima kali dan tiga kali untuk menunjukkan kepada Anda bagaimana dan di mana memasukkan kode otentikasi dua faktor di email mu.
keputusan
Semuanya di sini dangkal: catat semua permintaan dengan detail maksimal. Ada banyak alat untuk ini. E-mail dan pesan instan adalah yang paling tidak cocok: mereka dapat kehilangan log, tidak memberikan statistik apa pun (jadi lihat saja dan ini dia!), memutus rantai pesan, dll. Sistem tiket gratis memang bagus, tetapi sering kali tidak stabil, tidak nyaman, dan disampaikan apa adanya. Lebih baik memilih sesuatu yang murah dan dapat diandalkan, yang menjadi tanggung jawab vendor atas stabilitasnya. Misalnya, kami telah mengembangkan yang sangat cepat dan sederhana — sebuah sistem di mana klien internal atau eksternal mengirimi Anda tiket, Anda berkorespondensi dengan mereka dan menyelesaikan masalah Anda. Kami sendiri mencoba banyak perangkat lunak serupa dan dalam pengembangan kami memperbaiki apa yang tidak cocok untuk kami sama sekali: kami menerapkan kinerja luar biasa (tiket terbuka hampir tanpa terasa), penerapan sistem yang cepat (dalam 5 menit), pengaturan yang sederhana dan dapat diakses (5 menit lagi) menit), antarmuka yang sederhana (setiap karyawan dijamin dapat membuat tiket jika dia tahu cara membuka browser dan dapat mengakses beberapa situs). Serupa dapat digunakan oleh agen outsourcing, pusat layanan, dan dukungan pelanggan apa pun.
Jadi, Anda benar-benar menjadi kontraktor untuk klien bisnis internal, dan Anda dapat mengajukan permohonan “tanpa tiket - tidak masalah”, dan jika ada masalah, dengan tenang sampaikan kepada manajer semua insiden, status pekerjaan, jumlah, dll. Korespondensi nyata - keluhan nyata.
18 tahun telah berlalu, masih relevan hingga saat ini: kebijaksanaan abadi dari forum ixbt
Situasi 4. Tidak perlu ada admin di cloud
Keyakinan yang sangat umum: karena ada cloud, administrator sistem semakin berkurang, dan usaha kecil dan menengah tidak membutuhkannya sama sekali, cukup dengan menyewa VDS/VPS dan “meletakkan infrastruktur ke dalam cloud.” Tentu saja pendapat ini sangat didukung dan dikembangkan oleh para penyedia. Ini mungkin benar, tetapi hanya sampai kegagalan pertama, masalah dan kebutuhan untuk memahami panel dan berbicara dengan dukungan teknis penyedia.
keputusan
Tunjukkan kepada manajer dan manajer semua fitur pengoperasian panel kontrol, bicarakan kemungkinan kegagalan dan cara mengatasinya, masuk ke nuansa yang paling halus. Biasanya, pertemuan kantor seperti itu diakhiri dengan kalimat yang melelahkan: “Anda adalah admin, itulah yang Anda lakukan.”
Situasi 5. Administrator sistem yang berpendidikan adalah administrator sistem orang lain
Vendor perangkat lunak dan perangkat keras menguasai dunia TI, terus-menerus merilis pembaruan, memberikan produk perusahaan yang keren (dan tidak terlalu keren), serta menawarkan pelatihan dan sertifikasi. Tampaknya tidak ada administrator sistem yang akan mengatakan bahwa mendapatkan sertifikasi dari Cisco, Microsoft, ABBYY, atau bahkan Huawei adalah hal yang buruk. Dan jika Anda mendapatkannya dengan biaya perusahaan, itu bagus; ini merupakan investasi pada profesionalisme karyawan. Manajer sering kali menolak tawaran semacam itu, karena percaya (dengan benar) bahwa mereka akan melatih karyawan tersebut, dan dia akan pergi ke kantor besar dengan keterampilan yang lebih baik.
keputusan
Ini adalah situasi di mana kompromi harus dicapai, karena pelatihan ini terutama untuk Anda, dan perusahaan yang membayar uangnya. Pilihan paling umum: kesepakatan tentang masa kerja setelah pelatihan (dengan kewajiban mengembalikan selisihnya jika terjadi pemecatan) atau penyelesaian proyek kerja secara lengkap. Terkadang pelatihan dibayar dengan jaminan pelatihan untuk rekan kerja lainnya (walaupun hal ini berlaku untuk sertifikasi TI pada tingkat yang lebih rendah).
Jika Anda membutuhkan pelatihan, Anda bisa pergi ke manajer sendiri, atau melalui HR. Bagaimanapun, penting untuk menyampaikan kepada manajer gagasan bahwa mencari, mempekerjakan, dan mengadaptasi seorang spesialis juga membutuhkan biaya, dan kebutuhan pekerjaan memerlukan pemain yang berkualifikasi tinggi. Personil yang berkualifikasi lebih produktif, produktivitas mempengaruhi produktivitas administrator, produktivitas mempengaruhi stabilitas dan keandalan infrastruktur dan, pada akhirnya, keuntungan.
Situasi 6. Maukah Anda melihat tablet saya? Bagaimana dengan harddisknya? Bagaimana dengan mobilnya?
Sayangnya (atau untungnya), di Rusia budaya dan komunikasi perusahaan hampir selalu merupakan budaya saling membantu, komunikasi informal, dan pesan emosional. Artinya cepat atau lambat administrator sistem akan mendapatkan laptop pribadi, ponsel, tablet, jam tangan, atau bahkan mobil rekan kerja. Dan terkadang kalimat sederhana “Maukah Anda melihat?” berubah menjadi berjam-jam waktu pribadi yang terbuang sia-sia. Ya, atau seorang pekerja, tetapi kemudian tugas-tugas pekerjaan diselesaikan dalam waktu pribadi. Sulit untuk menolak, dan lebih sulit lagi untuk mengambil uang. Jika pengelolanya meminta, tarik napas saja dan lakukan. Tugas seperti itu tumbuh seperti bola salju, karena sistem rekomendasi yang sempurna mulai bekerja :)
keputusan
Secara umum, tentu saja, yang terbaik adalah menerima ketentuan permainan dan bersikap manusiawi dan membantu. Besok seseorang akan meluangkan waktu pribadinya untuk membantu Anda. Tapi ada beberapa tips.
- Jika Anda belum pernah dihubungi sebelumnya, bersiaplah untuk mengatakan sesuatu seperti: "Sial, saya lebih ahli dalam jaringan dan konfigurasi, saya belum pernah berurusan dengan peralatan seperti itu - saya akan mengacaukannya lagi." Ayo carikan layanan untukmu?”
- Bekerja demi uang sejak awal - biarkan rumor menyebar bahwa Vasya melakukan pekerjaan dengan baik dan lebih murah daripada layanannya.
- Menolak, mengutip tugas pekerjaan. Jika manajer meminta untuk menanyakan tentang prioritas tugas. Namun kemudian Anda akan dikenal sebagai orang yang membosankan, sombong, dan birokrat.
Secara umum, situasinya agak etis; selesaikan dalam bidang moral Anda sendiri. Secara pribadi, kami senang membantu satu sama lain.
Situasi 7. Hardware dan software lama, bos serakah
Klasik, kebalikan dari server untuk 700, dan pada saat yang sama lebih umum di perusahaan kecil. Lisensi lama, versi gratis lengkap dari semuanya, perangkat keras buruk, tidak ada periferal, dan stok pengganti - kondisi yang ingin Anda cari jalan keluarnya. Lebih disukai dengan buku kerja. Namun jika beberapa alasan (rekan kerja, suasana, proyek, waktu luang, kedekatan dengan rumah, dll) memotivasi Anda untuk tetap bertahan di perusahaan, Anda perlu bertindak tegas.
keputusan
- Jika kita berbicara tentang pembaruan perangkat lunak, hubungi vendor dan minta materi tentang manfaat versi baru, materi tersebut dikirimkan secara gratis. Berdasarkan hal tersebut, Anda dapat merumuskan argumen yang tepat untuk membeli pembaruan perangkat lunak.
- Jika kita berbicara tentang perangkat keras, ukur kecepatan kerja dan hitung seberapa cepat karyawan akan bekerja pada PC dan server dengan produktivitas lebih tinggi.
- Dalam hal perangkat lunak gratis atau, lebih buruk lagi, hosting, tekankan ketidakamanan solusi tersebut, ketidakstabilan dan kurangnya dukungan. Temukan contoh perusahaan lain (yang banyak terdapat di Internet).
- Perkirakan juga biaya downtime jika terjadi gangguan pada telepon, Internet, PC karyawan, dll. dan mengajukan permohonan dana pengganti dan peningkatan peralatan.
Secara umum, semua nasehat memiliki motivasi yang sama: mari kita hitung manfaatnya. Omong-omong, terus-menerus memperbarui semuanya sama buruknya - jika Anda ragu betapa buruknya, tanyakan kepada pemrogram apa artinya mengubah tumpukan dengan dirilisnya setiap teknologi dan bahasa pemrograman baru; siapa pun yang menemukannya tidak akan lupa.
Situasi 8. Waktu henti adalah kesalahan Anda!
Anda memiliki sistem pemulihan dan pencadangan darurat, pencadangan sudah beres, jaringan sudah di-debug, lisensi dan pembaruan sewa perangkat lunak SaaS sudah beres, tetapi tiba-tiba ekskavator memutus kabel, pusat data mogok, terjadi DDoS, Google mematikan iklan (ya, mereka juga sering menyalahkan admin), sistem pembayaran jatuh - dan hanya itu, downtime adalah kesalahan Anda, administrator sistem yang terhormat. Tidak ada gunanya menyangkal dan menyangkal, bos marah, karyawan panik.
18 tahun telah berlalu, masih relevan hingga saat ini: tips “berguna” dari forum ixbt
15 tahun yang lalu mereka membicarakan dan membicarakannya, namun masalahnya lebih hidup daripada semua makhluk hidup
keputusan
Ini adalah kasus ketika pencegahan adalah cara terbaik untuk menghindari konflik dengan manajer Anda.
- Benar-benar memiliki kemampuan pencadangan penuh dan pemulihan bencana. Kehilangan data tidak dapat dimaafkan di zaman sekarang ini; ini merupakan aset yang terlalu mahal.
- Jika memungkinkan, cobalah menjadi orang pertama yang mengetahui kegagalan apa pun, dan bukan dari rekan kerja dan manajemen yang marah. Atur pemberitahuan segera kepada karyawan perusahaan tentang kegagalan - mereka harus memiliki keyakinan yang kuat bahwa meskipun ada masalah, masalah tersebut dapat dikendalikan.
- Yakinkan manajer tentang perlunya koneksi cadangan jika terjadi keadaan darurat - ini sudah merupakan solusi untuk banyak masalah.
Situasi 9. Konsultan perwakilan vendor sebagai musuh orang admin
Segera setelah manajer Anda mulai mencari perangkat lunak baru, sebuah iklan akan dilemparkan kepadanya, dan dia pasti akan menghubungi "perwakilan integrator vendor" yang sangat mahal yang telah memakan banyak waktu dalam penjualan dan tidak siap untuk membiarkan perangkat lunak tersebut hidup. orang yang datang dengan minat awal. Terlebih lagi, semakin sedikit pengambil keputusan yang merupakan seorang teknisi, semakin dalam dia terlibat dalam komunikasi dengan orang-orang ini. Dan sekarang mereka sudah ada di sini, di ruang pertemuan - mereka telah membuka presentasi yang penuh warna dan menggantungkan mie di telinga mereka. Dan Anda, administrator sistem, duduk dan merasa sedih: ini bukan karena Anda merasa kasihan dengan uang kantor, tetapi Anda harus menerapkan dan mendukungnya, dan Anda tahu betul bahwa banyak hal dalam perangkat lunak semacam itu yang dirancang agar Anda membeli perbaikan, pengaturan, dukungan pelanggan dan dibayar untuk manajer pribadi. Dan satu mesin saja tidak akan berfungsi, karena tidak memenuhi kebutuhan bisnis. Dan "kerah" itu digosok dan digosok...
keputusan
Seringkali, konsultan perangkat lunak (dan perangkat keras) adalah tenaga penjualan yang terlatih dan tidak memiliki pengalaman bekerja dengan peralatan serta tidak memahami cara kerja perangkat lunak dalam kondisi nyata. Mereka telah menghafal skrip dan panduannya, namun Anda dapat menginstal sistem dalam dua langkah: ajukan pertanyaan teknis profesional. Ya, secara formal mereka akan menjawab sesuai dengan pola yang diberikan, tetapi akan terlihat jelas bahwa mereka “mengambang”. Tugas Anda adalah membungkam mereka dan menunjukkan ketidakprofesionalan.
Baiklah, beri tahu manajer cara memilih perangkat lunak/perangkat keras/apa pun yang teknis di bidang perusahaan: mengumpulkan persyaratan → analisis proposal → komunikasi dengan vendor → demo → diskusi tentang perbaikan, perubahan, pengaturan → implementasi → pelatihan → pengoperasian.
Situasi 10. Saya tidak bisa mengatakan tidak
Mengatakan “tidak” sangatlah sulit. Hal ini sangat sulit sehingga di Eropa, misalnya, ini adalah salah satu layanan psikolog swasta yang paling populer. Ada banyak pertanyaan dan permintaan, tetapi Anda memiliki waktu dan sumber daya yang terbatas, bahkan untuk masalah pekerjaan. Dan dengan setiap penolakan, siklusnya dimulai lagi: keluhan kepada manajer, omelan, konflik, tugas yang ditutup dengan tergesa-gesa. Oleh karena itu ketakutan akan penolakan. Dan beberapa karyawan (dan ini tidak hanya berlaku untuk administrator sistem) menempatkan diri mereka pada posisi hidup tanpa kata "tidak" karena ambisi - tampaknya satu permintaan tidak terpenuhi, dan hanya itu, tujuan telah runtuh, tidak ada lagi pekerjaan. Namun terus-menerus melakukan segala sesuatu yang gagal cepat atau lambat akan mengakibatkan kegagalan - jauh lebih mengerikan daripada pembagian tugas yang kompeten dan penolakan beberapa tugas dengan motivasi. Dengan yang ini, misalnya :)
keputusan
- Antisipasi: identifikasi tanggung jawab dan peluang Anda terlebih dahulu.
- Segala sesuatu ada waktunya: simpanlah kalender atau agenda yang harus dilakukan untuk mengingat bahwa waktu adalah jumlah yang terbatas, dan tidak mungkin memiliki waktu untuk melakukan segalanya.
- Delegasikan: Jangan takut untuk mempekerjakan asisten atau membagi tanggung jawab kepada rekan kerja yang ada. Tidak, Anda tidak akan dipecat, ini adalah khayalan yang berbahaya dan sia-sia serta konsekuensi dari kurangnya kepercayaan diri dan profesionalisme. Biarkan diri Anda melakukan tugas-tugas sulit yang hanya dapat dilakukan oleh Anda - dan selesaikan pada tingkat yang layak. Tidak akan ada harga untuk Anda!
- Tempatkan stiker mini bertuliskan “tidak” di PC Anda. Dan mulailah mendiskusikan tugas “gagal” berikutnya dengan kata-kata “Saya perlu melihat kapan jendela saya terbuka, saya sedang sibuk dengan [nama tugas yang sangat penting saat ini].”
Namun secara umum, terkadang ungkapan ajaib yang paling membantu adalah: “Jangan terburu-buru mengikuti instruksi, karena akan diberikan perintah untuk membatalkannya” :)
Semua orang kehabisan tenaga. Pemimpin marah pada semua orang. Semua orang ingin pergi berlibur. Secara umum, setiap orang adalah manusia. Seringkali tidak mungkin untuk bernegosiasi dengan seorang manajer, namun selalu ada di tangan Anda untuk melindungi martabat profesional Anda dan menunjukkan betapa berharganya Anda tanpa melontarkan pernyataan di atas meja. Kemampuan untuk mencapai kesepakatan, mempertahankan pendapat dan sekaligus menghormati kepentingan perusahaan juga merupakan seni yang akan membawa Anda pada rasa hormat dan pertumbuhan karir. Diplomasi korporat adalah keajaiban para profesional sejati.
Kami mengumumkan promosi untuk pembeli dari 1 Agustus hingga 30 September 2019: setelah pembayaran pertama ke akun pribadi Anda, 150% dari jumlah yang dibayarkan akan dikreditkan ke saldo Anda. Untuk menerima bonus, Anda harus menunjukkan kode promosi “Memulai" dengan cara berikut: “Pembayaran untuk layanan Dukungan ZEDLine (kode promosi <Startup>)” Itu. setelah pembayaran 1000 rubel. 1500 rubel akan dikreditkan ke saldo Anda, yang dapat Anda gunakan untuk mengaktifkan layanan apa pun dari layanan ini.
Sumber: www.habr.com