Sejarah email dimulai beberapa dekade yang lalu. Selama ini, standar komunikasi korporat ini tidak hanya menjadi ketinggalan zaman, tetapi menjadi semakin populer setiap tahun karena diperkenalkannya sistem kolaborasi di berbagai perusahaan, yang biasanya didasarkan pada email. Namun, karena kurangnya efisiensi email, semakin banyak pengguna yang meninggalkannya dan memilih obrolan teks, panggilan suara dan video, serta konferensi video. Metode komunikasi korporat seperti itu membantu karyawan menghemat banyak waktu dan, sebagai hasilnya, menjadi lebih efisien dan menghasilkan lebih banyak uang bagi perusahaan.
Namun, penggunaan obrolan dan komunikasi video untuk menyelesaikan masalah pekerjaan sering kali menimbulkan ancaman baru terhadap keamanan informasi suatu perusahaan. Faktanya, jika tidak ada keputusan perusahaan yang tepat, karyawan dapat secara mandiri mulai berkorespondensi dan berkomunikasi dalam pelayanan publik, yang dapat menyebabkan kebocoran informasi penting. Di sisi lain, manajemen perusahaan tidak selalu bersedia mengalokasikan dana untuk penerapan platform perusahaan untuk konferensi video dan obrolan, karena banyak yang yakin bahwa hal tersebut lebih mengalihkan perhatian karyawan dari pekerjaan daripada meningkatkan efisiensi mereka. Jalan keluar dari situasi ini adalah dengan menerapkan obrolan korporat dan konferensi video berdasarkan sistem informasi yang ada. Mereka yang menggunakan Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition sebagai platform kolaborasi dapat menyelesaikan masalah pembuatan obrolan korporat dan konferensi video dengan Tim Zextras, sebuah solusi yang menambahkan banyak fitur baru terkait komunikasi online korporat ke Zimbra OSE.
Zextras Team hadir dalam dua edisi: Zextras Team Basic dan Zextras Team Pro, dan berbeda dalam rangkaian fungsi yang disediakan. Opsi pengiriman pertama benar-benar gratis dan memungkinkan Anda mengatur obrolan teks dalam format obrolan satu lawan satu dan grup, serta obrolan video satu lawan satu dan panggilan audio berdasarkan Zimbra OSE. Dalam hal ini, semua fungsi ini akan tersedia langsung dari klien web Zimbra OSE. Selain itu, pengguna Zextras Team Basic dapat menggunakan aplikasi mobile yang tersedia di platform iOS dan Android. Aplikasi ini memungkinkan Anda mengakses obrolan pribadi dan teks, dan di masa mendatang memungkinkan Anda melakukan panggilan video. Mari kita segera perhatikan bahwa untuk obrolan video dan panggilan audio, pengguna Tim Zextras memerlukan webcam dan/atau mikrofon yang berfungsi dengan baik.
Namun Zextras Team Pro menyediakan fungsionalitas yang jauh lebih kaya. Selain kemampuan yang telah disebutkan, pengguna Tim Zextras akan memiliki kesempatan untuk membuat konferensi video untuk sejumlah besar karyawan. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengadakan pertemuan antar karyawan yang secara geografis berlokasi di tempat yang berbeda dan dengan demikian menghemat waktu yang sebelumnya dihabiskan untuk mengumpulkan peserta rapat dalam satu ruangan, dan menggunakannya untuk mempelajari masalah secara lebih mendalam atau menyelesaikan tugas kerja tertentu.
Zextras Team Pro juga memungkinkan Anda membuat ruang virtual dan pertemuan virtual untuk karyawan. Ruang tersebut dapat berisi beberapa ruang pertemuan sekaligus, di mana berbagai peserta dalam ruang tersebut dapat mendiskusikan topik-topik umum. Misalnya, pertimbangkan sebuah perusahaan yang memiliki departemen penjualan sebanyak 16 orang. Dari jumlah tersebut, 5 orang karyawan bekerja di penjualan b2c, 5 orang karyawan melakukan penjualan b2b, dan 5 orang karyawan lainnya bekerja di b2g. Seluruh departemen dipimpin oleh kepala departemen penjualan.
Karena semua karyawan bekerja di departemen yang sama, sebaiknya ciptakan ruang bersama bagi mereka untuk mendiskusikan semua topik yang menjadi perhatian setiap karyawan penjualan. Pada saat yang sama, sering kali muncul topik yang hanya menyangkut departemen yang bekerja, misalnya dengan b2b. Tentu saja, karyawan departemen penjualan yang bekerja di area lain tidak perlu berpartisipasi dalam diskusi topik tersebut, tetapi kepala departemen harus mengambil bagian dalam diskusi di masing-masing departemen. Oleh karena itu dimungkinkan untuk mengalokasikan pertemuan virtual terpisah untuk setiap arah dalam ruang yang dialokasikan untuk kebutuhan departemen penjualan, sehingga di masing-masing pertemuan tersebut karyawan dapat berkomunikasi satu sama lain dan dengan kepala departemen. Pada saat yang sama, manajer sendiri akan mengadakan ketiga pertemuan virtual yang dikumpulkan dengan nyaman di ruang terpisah. Dan mengingat semua komunikasi terjadi di server perusahaan dan data tidak ditransfer ke mana pun dari server tersebut, maka obrolan semacam itu bisa disebut cukup aman dalam hal keamanan informasi. Selain departemen penjualan, konsep ruang dan ruang pertemuan virtual dapat diterapkan ke seluruh perusahaan.
Selain video conference, panggilan audio juga tersedia bagi pengguna. Selain karena saluran komunikasinya jauh lebih sedikit, banyak karyawan yang sering merasa malu untuk berkomunikasi dalam format video dan bahkan sering menutupi webcam di laptop mereka.
Selain obrolan video dan panggilan audio dengan karyawan, Tim Zextras memungkinkan Anda membuat obrolan video dan panggilan audio dengan pengguna mana pun yang bukan karyawan perusahaan dengan membuat dan mengiriminya tautan khusus untuk bergabung dalam rapat. Karena Tim Zextras hanya memerlukan browser modern, dengan menggunakan fungsi ini Anda selalu dapat berkomunikasi dengan cepat dengan klien atau rekanan jika korespondensi reguler akan memakan terlalu banyak waktu. Selain itu, Tim Zextras mendukung berbagi file, yang dapat dikirim oleh karyawan satu sama lain secara langsung selama panggilan video atau percakapan teks.
Tidak mungkin untuk tidak menyebutkan aplikasi seluler khusus Zextras Team, yang memungkinkan karyawan untuk berpartisipasi dalam obrolan perusahaan saat tidak berada di tempat kerja. Aplikasi ini tersedia untuk platform iOS dan Android, dan saat ini memungkinkan pengguna untuk:
- Melakukan korespondensi dengan menerima dan mengirim pesan di ponsel cerdas Anda
- Membuat, menghapus, dan bergabung dalam obrolan pribadi
- Membuat, menghapus, dan bergabung dalam obrolan grup
- Bergabunglah dengan ruang dan percakapan virtual, serta buat dan hapus
- Undang pengguna ke ruang dan percakapan virtual, atau sebaliknya, hapus mereka dari sana
- Terima pemberitahuan push dan buat koneksi aman dengan server perusahaan.
Kedepannya, aplikasi ini akan menambah kemampuan komunikasi video pribadi, serta konferensi video dan fungsi berbagi file.
Fitur menarik lainnya dari Tim Zextras adalah kemampuan untuk menyiarkan konten layar komputer secara real time, serta mentransfer kendali ke pengguna lain. Fitur ini bisa sangat berguna saat mengadakan webinar pelatihan, yang mengharuskan karyawan untuk membiasakan diri dengan antarmuka baru. Fitur ini juga dapat membantu departemen TI perusahaan membantu karyawan memecahkan masalah pada komputer mereka tanpa kehadiran fisik orang TI.
Dengan demikian, Tim Zextras adalah solusi lengkap untuk mengatur komunikasi online yang nyaman antar karyawan baik di dalam jaringan internal perusahaan maupun di luarnya. Karena Zextras Backup mampu mencadangkan sepenuhnya semua informasi yang dihasilkan di Tim Zextras, informasi dari sana tidak akan hilang di mana pun, dan tergantung pada tingkat keparahan kebijakan keamanan, administrator sistem akan dapat secara mandiri mengkonfigurasi berbagai batasan bagi pengguna.
Untuk segala pertanyaan terkait Zextras Suite, Anda dapat menghubungi Perwakilan Zextras Ekaterina Triandafilidi melalui email [email dilindungi]
Sumber: www.habr.com