Kesalahan umum yang dilakukan pebisnis pemula adalah mereka kurang memperhatikan pengumpulan dan analisis data, optimalisasi proses kerja, dan pemantauan indikator-indikator utama. Hal ini mengakibatkan penurunan produktivitas dan pemborosan waktu dan sumber daya yang tidak optimal. Ketika prosesnya buruk, Anda harus memperbaiki kesalahan yang sama beberapa kali. Ketika jumlah klien meningkat, layanan pun menurun, dan tanpa analisis data, tidak ada pemahaman yang jelas tentang apa yang perlu ditingkatkan. Akibatnya, keputusan diambil secara tiba-tiba.
Agar dapat bersaing, bisnis modern, selain produk dan layanan berkualitas, harus memiliki proses yang transparan dan mengumpulkan data analitis. Tanpa ini, sulit untuk memahami keadaan bisnis yang sebenarnya dan membuat keputusan yang tepat. Oleh karena itu, penting untuk memiliki alat yang diperlukan di gudang senjata Anda yang tidak hanya nyaman digunakan, tetapi juga memungkinkan Anda menyederhanakan pekerjaan dan menciptakan proses setransparan mungkin.
Saat ini ada banyak sekali alat dan solusi. Namun sebagian besar pengusaha tidak menggunakannya karena mereka tidak melihat manfaatnya, atau tidak memahami cara menggunakannya, atau harganya mahal, rumit, atau 100500 lebih. Namun mereka yang telah menemukan, menemukan atau menciptakan alat-alat tersebut sudah memiliki keuntungan dalam jangka menengah.
Selama lebih dari 10 tahun, saya telah menciptakan produk dan solusi TI yang membantu bisnis meningkatkan keuntungan melalui otomatisasi dan transformasi proses digital. Saya telah membantu mendirikan lusinan startup dan menciptakan lusinan alat online yang digunakan oleh ratusan ribu orang di seluruh dunia.
Berikut adalah salah satu contoh bagus dalam praktik saya yang menunjukkan manfaat transformasi digital. Untuk sebuah firma hukum kecil di Amerika, saya dan tim menciptakan alat untuk menghasilkan dokumen hukum, yang memungkinkan pengacara membuat dokumen lebih cepat. Dan kemudian, setelah memperluas fungsionalitas alat ini, kami membuat layanan online dan mengubah perusahaan sepenuhnya. Sekarang mereka melayani pelanggan tidak hanya di kota mereka, tetapi di seluruh negeri. Selama tiga tahun, kapitalisasi perusahaan telah tumbuh beberapa kali lipat.
Pada artikel ini saya akan berbagi dengan Anda pengalaman nyata dalam menciptakan sistem transparan untuk memantau indikator-indikator bisnis utama. Saya akan mencoba menanamkan nilai dari penggunaan solusi digital, saya akan menunjukkan bahwa itu tidak sulit dan tidak selalu mahal. Jadi ayo pergi!
Bagaimana semuanya dimulai
Jika Anda ingin memiliki sesuatu yang belum pernah Anda miliki, Anda harus melakukan sesuatu yang belum pernah Anda lakukan.
Coco Chanel
Istri saya bosan dengan cuti hamil, dan kami memutuskan untuk membuka usaha kecil-kecilan - ruang bermain anak-anak. Karena saya memiliki bisnis sendiri, istri saya mengurus seluruh ruang permainan, dan saya membantu dalam hal-hal strategis dan pengembangan.
Detail pembukaan bisnis adalah cerita yang sama sekali berbeda, tetapi pada tahap pengumpulan data dan analisis pesaing, selain menyoroti masalah spesifik bisnis ini, kami juga memperhatikan masalah proses internal yang tidak dihadapi oleh sebagian besar pesaing. .
Yang mengejutkan saya, di abad ke-XNUMX hampir tidak ada yang menyimpan CRM dalam bentuk apa pun; banyak yang menyimpan catatan secara tertulis, di buku catatan. Pada saat yang sama, pemilik sendiri mengeluh bahwa karyawan mencuri, membuat kesalahan saat menghitung dan mereka harus menghabiskan banyak waktu untuk menghitung ulang dan memeriksa entri di buku akuntansi, data reservasi dan setoran hilang, klien pergi karena alasan yang tidak diketahui. mereka.
Menganalisis data yang dikumpulkan, kami menyadari bahwa kami tidak ingin mengulangi kesalahan kami dan kami memerlukan sistem transparan yang akan mengurangi risiko ini seminimal mungkin. Pertama-tama, kami mulai mencari solusi siap pakai, namun kami tidak dapat menemukan solusi yang sepenuhnya memenuhi kebutuhan kami. Dan kemudian saya memutuskan untuk membuat sistem saya sendiri, meskipun tidak ideal, tetapi berfungsi dan murah (hampir gratis).
Saat memilih alat, saya mempertimbangkan kriteria berikut: alat tersebut harus murah, harus fleksibel dan mudah diakses, serta mudah digunakan. Saya dapat menulis sistem yang lengkap, kuat, dan mahal untuk bisnis ini, tetapi kami memiliki sedikit waktu dan anggaran yang kecil, ditambah lagi kami tidak sepenuhnya memahami apakah proyek kami akan berhasil, dan tidak masuk akal untuk menghabiskan banyak sumber daya untuk itu. sistem ini. Oleh karena itu, pada saat menguji hipotesis, saya memutuskan untuk memulai dengan MVP (Produk yang Layak Minimum - produk yang layak minimum) dan membuat versi yang berfungsi dalam waktu sesingkat mungkin dengan investasi minimal, dan seiring waktu, menyelesaikan atau mengerjakan ulang.
Alhasil, pilihan saya jatuh pada layanan Google (Drive, Sheets, Calendar). Sumber utama informasi input/output adalah Google Spreadsheet, karena istri saya berpengalaman bekerja dengan spreadsheet, dia dapat melakukan perubahan sendiri jika diperlukan. Saya juga mempertimbangkan fakta bahwa alat ini juga akan digunakan oleh karyawan yang mungkin tidak pandai menggunakan komputer, dan mengajari mereka cara memasukkan data ke dalam tabel akan jauh lebih mudah daripada mengajari mereka cara bekerja dengan komputer khusus. program seperti 1C.
Data yang dimasukkan ke dalam tabel berubah secara real time, yaitu, kapan saja Anda dapat melihat situasi urusan perusahaan, keamanan dibangun, Anda dapat membatasi akses ke orang-orang tertentu.
Pengembangan arsitektur dan struktur data
Ruang bermain anak menyediakan beberapa layanan dasar.
- Kunjungan standar β ketika klien mengulur waktu yang dihabiskan di ruang bermain anak-anaknya.
- Kunjungan yang diawasi β ketika klien membeli waktu yang dihabiskan di ruang bermain anak-anaknya dan membayar ekstra untuk pengawasan. Artinya, klien dapat meninggalkan anak tersebut dan menjalankan bisnisnya, dan pekerja kamar akan mengawasi dan bermain dengan anak tersebut selama orang tua tidak ada.
- Buka ulang tahun β klien menyewa meja terpisah untuk makanan dan tempat duduk tamu dan membayar biaya kunjungan standar ke ruang permainan, sementara ruangan beroperasi seperti biasa.
- Ulang tahun tertutup β klien menyewa seluruh tempat; selama masa sewa, kamar tidak menerima klien lain.
Penting bagi pemilik untuk mengetahui berapa banyak orang yang mengunjungi ruangan tersebut, berapa usia mereka, berapa banyak waktu yang mereka habiskan, berapa banyak uang yang mereka peroleh, berapa banyak pengeluaran yang dikeluarkan (sering terjadi bahwa administrator perlu membeli sesuatu atau membayar untuk sesuatu, misalnya kiriman atau air), Berapa hari ulang tahunnya?
Seperti proyek TI lainnya, saya memulai dengan memikirkan arsitektur sistem masa depan dan menyusun struktur datanya. Karena istri yang bertanggung jawab atas bisnis, dia tahu segala sesuatu yang perlu dia lihat, kendalikan, dan atur, jadi dia bertindak sebagai pelanggan. Bersama-sama kami melakukan brainstorming dan menyusun persyaratan untuk sistem, yang menjadi dasar saya memikirkan fungsionalitas sistem dan membuat struktur file dan folder berikut di Google Drive:
Dokumen βRingkasanβ berisi informasi umum tentang perusahaan: pendapatan, pengeluaran, analisis
Dokumen Pengeluaran berisi informasi pengeluaran bulanan perusahaan. Untuk transparansi yang lebih baik, dibagi menjadi beberapa kategori: pengeluaran kantor, pajak, pengeluaran pegawai, pengeluaran iklan, pengeluaran lainnya.
Pengeluaran bulanan
Tabel ringkasan pengeluaran untuk tahun ini
Folder Pendapatan berisi 12 file Google Sheets, satu untuk setiap bulan. Ini adalah dokumen kerja utama yang diisi karyawan setiap hari. Mereka berisi tab dasbor wajib dan tab untuk setiap hari kerja. Tab dasbor menampilkan semua informasi yang diperlukan untuk bulan ini untuk memahami urusan dengan cepat, dan juga memungkinkan Anda menetapkan harga dan menambahkan layanan.
tab dasbor
tab harian
Dalam proses perkembangan bisnis, kebutuhan tambahan mulai bermunculan berupa diskon, berlangganan, layanan tambahan, dan event. Kami juga menerapkan semua ini seiring berjalannya waktu, namun contoh ini menunjukkan versi dasar sistem.
Penciptaan fungsionalitas
Setelah saya mengetahui indikator utama, menyusun arsitektur dan pertukaran data antar entitas, saya memulai implementasi. Hal pertama yang saya lakukan adalah membuat dokumen Google Sheet di folder Pendapatan saya. Saya membuat dua tab di dalamnya: dasbor dan hari pertama setiap bulan, di mana saya menambahkan tabel berikut.
Lembar kerja utama
Ini adalah lembar kerja utama yang akan dikerjakan oleh Administrator. Dia hanya perlu mengisi kolom yang wajib diisi (ditandai dengan warna merah), dan sistem akan secara otomatis menghitung semua indikator yang diperlukan.
Untuk mengurangi kesalahan input dan kenyamanan, kolom βJenis Kunjunganβ diterapkan sebagai daftar drop-down layanan yang disediakan, yang dapat kita edit di halaman dasbor. Untuk melakukan ini, kami menambahkan verifikasi data ke sel-sel ini dan menunjukkan rentang pengambilan data.
Untuk mengurangi kesalahan manusia dalam perhitungan, saya menambahkan perhitungan otomatis dari jam yang dihabiskan klien di ruangan dan jumlah uang yang harus dibayar.
Untuk melakukannya, Administrator cukup menandai waktu kedatangan klien (kolom E) dan waktu keberangkatan (kolom F) dengan format HH: MM. Untuk menghitung total waktu yang dihabiskan klien di ruang permainan, saya menggunakan rumus ini:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Untuk menghitung jumlah uang untuk penggunaan layanan secara otomatis, kami harus menggunakan rumus yang lebih rumit, karena harga satu jam dapat bervariasi tergantung pada jenis layanan. Oleh karena itu, saya harus mengikat data ke tabel layanan di halaman dashboard menggunakan fungsi QUERY:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Selain tindakan utama, saya menambahkan fungsi tambahan untuk menghilangkan kesalahan IFERROR atau ISBLANK yang tidak diinginkan, serta fungsi ROUNDDOWN - agar tidak repot dengan hal-hal kecil, saya membulatkan jumlah akhir ke bawah, ke arah klien.
Selain penghasilan utama (sewa waktu), di ruang bermain anak terdapat penghasilan tambahan berupa jasa atau penjualan mainan, dan karyawan mengeluarkan sejumlah pengeluaran kecil, misalnya membayar air minum atau membeli permen sebagai pujian, semua ini juga harus diperhitungkan.
Oleh karena itu, saya menambahkan dua tabel lagi di mana kita akan mencatat data ini:
Untuk mempermudah bekerja dengan tanda, saya mewarnainya dan menambahkan pemformatan bersyarat ke sel.
Tabel utama sudah siap, sekarang Anda perlu meletakkan indikator utama ke dalam tabel terpisah sehingga Anda dapat melihat dengan jelas berapa banyak yang Anda peroleh dalam sehari dan berapa banyak uang yang ada di mesin kasir dan berapa yang ada di kartu.
Untuk menjumlahkan uang berdasarkan jenis pembayaran, saya kembali menggunakan fungsi QUERY:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°Π»ΠΈΡΠΊΠ°'"Β» ΠΈ Β«=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='ΠΠ°ΡΡΠ°'")Di penghujung hari kerja, pengelola hanya perlu mengecek ulang pendapatannya dan tidak perlu melakukan perhitungan ulang secara manual. Kami tidak memaksa seseorang untuk melakukan pekerjaan tambahan, dan pemilik dapat melihat dan mengendalikan situasi kapan saja.
Semua tabel yang diperlukan sudah siap, sekarang kita tinggal menduplikasi tab untuk setiap hari, memberi nomor dan mendapatkan yang berikut ini.
Besar! Hampir semuanya sudah siap, tinggal menampilkan semua indikator utama bulan ini di tab dashboard.
Untuk mendapatkan total pendapatan pada bulan tersebut, Anda dapat menulis rumus berikut
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1dimana D1 adalah sel dengan pendapatan harian, dan '1', '2' dan seterusnya adalah nama tabnya. Dengan cara yang persis sama saya mendapatkan data pendapatan dan pengeluaran tambahan.
Untuk kejelasan, saya memutuskan untuk menampilkan total profitabilitas berdasarkan kategori. Untuk melakukan ini, saya harus membuat pilihan dan pengelompokan yang rumit dari semua tab, lalu memfilter dan menghapus baris kosong dan tidak perlu.
Profitabilitas berdasarkan kategori
Alat akuntansi pendapatan utama sudah siap, sekarang kita tinggal menggandakan file untuk setiap bulan dalam setahun.
Setelah saya membuat alat untuk menghitung dan memantau pendapatan, saya mulai membuat tabel pengeluaran di mana kita akan memperhitungkan semua pengeluaran bulanan: sewa, penggajian, pajak, pembelian barang, dan pengeluaran lainnya.
Di folder tahun ini, saya membuat dokumen Google Sheet dan menambahkan 13 tab, dasbor, dan dua belas bulan ke dalamnya.
tab dasbor
Untuk lebih jelasnya, di tab dashboard saya telah merangkum semua informasi yang diperlukan tentang pengeluaran keuangan untuk tahun tersebut.
Dan di setiap tab bulanan saya membuat tabel di mana kita akan melacak semua pengeluaran kas perusahaan berdasarkan kategori.
Tab bulan
Ternyata sangat nyaman, sekarang Anda dapat melihat dan mengontrol semua pengeluaran perusahaan, dan jika perlu, melihat sejarah dan bahkan melakukan analisis.
Karena informasi tentang pendapatan dan pengeluaran terletak di file yang berbeda dan sangat tidak nyaman untuk dipantau, saya memutuskan untuk membuat satu file di mana saya mengumpulkan semua informasi relevan yang diperlukan pemilik untuk mengendalikan dan mengelola perusahaan. Saya menamai file ini "Ringkasan".
Tabel pivot
Dalam file ini saya membuat tabel yang menerima data bulanan dari tabel, untuk ini saya menggunakan fungsi standar:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")di mana saya meneruskan ID dokumen sebagai argumen pertama, dan rentang yang diimpor sebagai parameter kedua.
Kemudian saya menyusun neraca tahunan: berapa penghasilan, berapa pengeluaran, berapa keuntungannya, profitabilitasnya. Memvisualisasikan data yang diperlukan.
Dan untuk kenyamanan, agar pemilik bisnis dapat melihat semua data di satu tempat dan tidak menelusuri file, saya mengintegrasikan kemampuan untuk memilih bulan apa pun dalam setahun dan menampilkan indikator utama secara real time.
Untuk melakukan ini, saya membuat tautan antara bulan dan ID dokumen
Kemudian saya membuat daftar drop-down menggunakan "Data -> Validasi Data", menentukan rentang tautan dan mengonfigurasi impor dengan tautan dinamis ke dokumen
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Kesimpulan
Seperti yang Anda lihat, meningkatkan proses dalam bisnis Anda tidak sesulit kelihatannya, dan Anda tidak perlu memiliki keahlian super untuk melakukannya. Tentu saja, sistem ini memiliki banyak kekurangan, dan seiring berkembangnya bisnis, tidak mungkin untuk menggunakannya, tetapi untuk bisnis kecil atau pada tahap awal pengujian hipotesis, ini adalah solusi yang sangat baik.
Ruang permainan ini telah mengerjakan solusi ini untuk tahun ketiga, dan baru tahun ini, ketika kami sudah memahami dengan jelas semua prosesnya, kami mengetahui klien dan pasar kami. Kami memutuskan untuk membuat alat manajemen bisnis online yang lengkap.
PS
Menggunakan Google Spreadsheet untuk memantau bisnis Anda sangatlah tidak nyaman, terutama dari ponsel Anda. Jadi saya melakukannya , yang menampilkan semua indikator bisnis utama secara real time dalam format yang mudah digunakan
Sumber: www.habr.com