Halo semuanya, nama saya Konstantin Kuznetsov, saya adalah CEO dan pendiri RocketSales. Di bidang IT, ada cerita yang cukup umum ketika departemen pengembangan hidup di dunianya sendiri. Di alam semesta ini, terdapat pelembab udara di setiap desktop, sekumpulan gadget dan pembersih untuk monitor dan keyboard, dan, kemungkinan besar, sistem manajemen tugas dan proyeknya sendiri.
Apa yang ada di dalamnya?
Mungkin bagi sebagian orang itu bukan apa-apa. Tapi kami mengalami masalah. Kami membangun dan mengotomatiskan sistem penjualan, menerapkan CRM, dan menciptakan infrastruktur cloud untuk bisnis. Selain departemen pengembangan dan produksi, proyek klien sering kali mencakup pemasar, tenaga penjualan, akuntan, dan karyawan lainnya. Dan kami mulai memikirkan bagaimana mengatur proses manajemen proyek yang efektif.
Jika proses pengembangan dan produksi diatur dalam platform seperti Jira atau GitLab, maka tidak seorang pun kecuali pembangunan yang mengerti apa itu. Untuk melibatkan karyawan pihak ketiga dalam suatu proyek, Anda perlu bertemu dengannya, menjelaskan konteksnya, mencatat tugas di suatu tempat, kemudian memantau tingkat kesiapan dalam obrolan kerja, mendapatkan hasilnya melalui obrolan, dan memasukkannya ke dalam Jira. Dan setiap saat.
Pengembangan terputus dari departemen lain di perusahaan, mereka tidak tahu cara melibatkan kami, dan kami tidak tahu apakah mereka memerlukan partisipasi kami.
Beberapa tahun yang lalu kami menemukan platform Asana. Dalam materi ini saya ingin menceritakan bagaimana kami mengatur proses pengembangan dan manajemen produksi untuk:
- seluruh perusahaan bekerja dalam satu ekosistem,
- setiap orang memiliki fungsionalitas yang cukup,
- dimungkinkan untuk memperkirakan biaya setiap proyek dalam hitungan jam dan uang,
- bekerja dengan klien bersifat jangka panjang: bukan dalam kerangka satu tugas, tetapi dalam kerangka keseluruhan proyek dengan simpanan ide yang konstan.
Sedikit tentang mengenal Asana
Saya menghabiskan 10 tahun mencari perangkat lunak yang nyaman untuk manajemen proyek. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 dan lusinan pelacak tugas lainnya tidak lulus uji kekuatan. Lalu saya menemukan Asana. Dan semuanya berhasil.
Menurut pendapat kami, ini adalah platform terbaik dan paling cepat berkembang untuk manajemen tugas dan proyek. Saat ini, Asana adalah pemimpin dunia dalam hal popularitas dan kepuasan pengguna. Hal ini dibuktikan dengan grafik rating g2.
Kami adalah penggemar Asana, kami bahkan mendapat sertifikasi untuk dapat menerapkannya pada klien kami.
Saya akan menjelaskan secara singkat proses dari penjualan hingga implementasi proyek
Karena kami menjual layanan TI, saluran kami cukup panjang dan, pada akhirnya, memasuki departemen produksi dan, terkadang, pengembangan.
Departemen penjualan melakukan manipulasi standar: audit, persetujuan CP, penandatanganan perjanjian, pengalihan transaksi ke produksi. Produksi tidak boleh menerima kontrak: kontrak harus menunjukkan anggaran, tanggal transfer ke produksi, dan perkiraan dana waktu untuk pelaksanaan proyek.
Berkat kombinasi amoCRM + Asana, saat mentransfer transaksi dari departemen penjualan ke produksi dan sebaliknya, pekerjaan tidak terganggu di mana pun. Biru menunjukkan tanggung jawab departemen penjualan, oranye menunjukkan departemen produksi, dan merah muda menunjukkan departemen pengembangan.
Penting bahwa departemen pengembangan, tidak seperti departemen desain, tidak terlibat dalam setiap proyek. Terkadang menyiapkan sistem tidak memerlukan solusi khusus.
Jadi, ketika manajer menerima proyek untuk produksi, manajer penjualan membuka Asana dalam 1 klik (tangkapan layar). Dari amoCRM, proyek secara otomatis dibuat di Asana.
Tugas (tugas) dengan peta proyek dan proposal komersial secara otomatis dibuat di papan proyek klien umum. Semua klien yang sedang dalam produksi ditampilkan di sini. Di sini seorang manajer yang bertanggung jawab ditunjuk, tenggat waktu ditetapkan, jenis pekerjaan dipilih dan status tugas diubah.
Manajer dapat meluncurkan salah satu proses bisnis otomatis yang diusulkan dalam tugas:
- Temukan/Buat proyek Klien + Lampirkan tugas di sana
- Isi tugas dengan informasi transaksi
- Buat kesepakatan dari tugas saat ini
Proyek ini diisi dengan semua data yang ditentukan dalam amoCRM. Bergantung pada jenis layanan, sekumpulan subtugas segera dibuat untuk mengimplementasikan blok pekerjaan sebenarnya. Manajer proyek tetap menguraikan tugas-tugas rinci, menetapkan tanggung jawab dan tenggat waktu.
Dewan ini membantu untuk mengambil proyek-proyek baru. Namun memantau status saat ini dan keberadaan proyek yang berisiko tidaklah mudah.
Bagaimana kami mengelompokkan tugas dan proyek klien
Dari dewan umum semua proyek, manajer menambahkan proyek ke 3 dewan lagi:
- papan pribadi klien;
- portofolio klien aktif;
- portofolio manajer.
Mari kita cari tahu mengapa kita membutuhkan masing-masing entitas.
Di tangkapan layar yang Anda lihat papan pribadi klien.
Mengapa papan ini?
Sebelumnya, kami memikirkan tugas. Saya menyelesaikan tugas dan melanjutkan untuk melakukan yang lain. Ternyata kami melakukan pekerjaan untuk klien sesuai dengan jumlah pekerjaan yang dia minta. Namun kami ingin membangun hubungan jangka panjang, jadi kami beralih dari bekerja dengan tugas menjadi bekerja dengan klien.
Kami pastikan untuk menuliskan semua ide perbaikan untuk klien. Bahkan jika itu adalah pemikiran yang secara tidak sengaja dilontarkan oleh klien, kami memperbaikinya dan menyelesaikannya. Ini adalah bagaimana tumpukan tugas terbentuk, pekerjaan dengan klien tidak berakhir di situ.
Apa yang ada di papan ini?
Asana kami terhubung ke beberapa layanan:
- Sistem CRM (untuk interaksi dengan departemen penjualan),
- TimeDoctor (untuk pelacakan waktu),
- Sistem ERP (untuk menggabungkan semua data dalam satu antarmuka).
Kami telah memperkenalkan panel kontrol sumber daya cepat di Asana. Anda menunjuk pelat di atas tugas dan melihat siapa yang mengerjakan tugas tersebut dan untuk berapa lama, serta bonus apa yang mereka peroleh.
Pekerjaan departemen produksi diperkirakan per jam, jadi penting bagi kami untuk memantau secara ketat berapa banyak waktu yang dihabiskan setiap karyawan untuk menyelesaikan masalah klien.
Apa keuntungan menggunakan papan?
Hasilnya, dalam sistem ERP kita lihat Laporan proyek. Status transaksi, peserta proyek, anggaran proyek, jumlah jam kerja dan tenggat waktu.
Kita dapat memperkirakan biaya proyek pembangunan serupa, perhitungan KPI menjadi benar-benar transparan dan tidak ada ruang untuk ilusi bahwa pembangunan hanya memakan waktu beberapa jam. Jika perlu, kami selalu memiliki antarmuka yang dapat kami tunjukkan kepada klien untuk pelaporan.
Tas Asana
Fungsionalitas ini telah diterapkan di Asana sejak lama. Tapi kami tidak langsung menghargainya. Pada awalnya, kami hanya mengumpulkan semua proyek manajer kami ke dalam portofolio. Ternyata selama berada di perusahaan tersebut, Denis Kiselev telah bekerja dengan 61 klien.
Memang keren untuk mengetahuinya, tetapi tidak cukup untuk membenarkan waktu yang dihabiskan untuk mengumpulkannya. Dan kami mencetak gol di tas kerja. Semuanya berubah ketika kami menyamakan proyek di Asana dengan satu transaksi di sistem CRM.
Sebelumnya, pengelola berlangganan semua proyek dan menerima pemberitahuan semua perubahan di Kotak Masuk (umpan pemberitahuan). Setiap pembaruan status dan komentar baru ditampilkan di feed, dimulai dengan yang terbaru. Pada hari Senin, manajer duduk dan menyelesaikan tugas dari kotak masuk secara berurutan. Tidak ada pembicaraan mengenai prioritas, dan terkadang tugas-tugas penting tidak pernah tercapai.
Sekarang ada portofolio karyawan dan portofolio departemen proyek. Yang pertama, manajer mengelola proyeknya, yang kedua memberikan fungsi kontrol kepada manajer mengenai beban kerja seluruh karyawan saat ini.
Portofolio departemen desain
Di tangkapan layar Anda dapat melihat proyek yang diurutkan berdasarkan karyawan.
Seminggu sekali, manajer proyek memperbarui status setiap proyek. Menulis apa yang telah dilakukan minggu lalu dan apa yang direncanakan untuk minggu depan. Menetapkan salah satu dari tiga tag: terkendali, berisiko, ada masalah.
Manajer dapat dengan cepat menilai:
- volume klien saat ini di departemen desain,
- jumlah proyek yang sedang dikerjakan untuk setiap manajer,
- jumlah tugas yang terlambat pada proyek,
- adanya masalah dan kebutuhan untuk terlibat dalam proyek,
- tenggat waktu proyek, waktu yang dihabiskan, tahap saluran dan prioritas proyek.
Portofolio juga membantu kami dalam pelaporan. Setelah memperbarui status proyek, laporan pekerjaan yang telah selesai dan direncanakan secara otomatis dikirim ke obrolan klien.
Portofolio karyawan
Bahkan kepala departemen desain pun memiliki portofolionya sendiri. Jika, pah-pah-pah, dia mencabut wewenangnya, orang baru itu akan melihat semua proyek di bawah kendalinya, yang harus terus dia pantau.
Karyawan lini juga menghargai kemudahan perencanaan muatan dalam portofolio. Di tab “Muat”, Asana menganalisis volume tugas dengan mempertimbangkan tenggat waktu dan memperingatkan jika seorang karyawan telah merencanakan volume tugas yang berlebihan. Anda dapat mengubah tenggat waktu dan menyesuaikan detail tanpa meninggalkan tab ini.
Pemecahan bug dan pengembangan khusus
Kami memiliki tim terpisah yang bertanggung jawab untuk pengembangan. Sebagai bagian dari proses bisnis, ia menerima dua jenis tugas:
- serangga,
- pengembangan baru.
Bug diperiksa, dinilai kekritisannya dan dipindahkan ke pekerjaan oleh layanan dukungan teknis.
Tugas pengembangan berasal dari product backlog internal perusahaan atau dari manajer proyek jika ada permintaan terkait dari klien.
Proses pengembangannya secara umum terlihat seperti ini.
Tugas ada di papan pengembangan di Asana. Ini dia.
Direktur tugas memilih jenis “Bug” atau “Fitur”, menetapkan tingkat kekritisan, menunjukkan pelanggan, dan departemen internal perusahaan yang terpengaruh oleh tugas tersebut. Ketika tugas memenuhi semua persyaratan peraturan internal, direktur mengklik ikon petir di bilah atas di atas tugas dan meluncurkan proses bisnis otomatis “Evaluasi dalam pengembangan”.
Kepala departemen pengembangan menerima pemberitahuan tentang tugas baru untuk penilaian, dan tugas itu sendiri dipindahkan ke dewan terpisah dengan nama yang sama selama penilaian.
Setelah penilaian, manajer memindahkan tugas ke sprint yang sesuai dengan bulan penyelesaian yang direncanakan. Tugas selalu ada di beberapa papan secara bersamaan:
- di papan pribadi manajer proyek,
- di papan dukungan teknis,
- di papan pengembangan.
Seluruh peserta dan karyawan yang memantau tugas melihat kemajuan tugas, menerima notifikasi, dan melakukan diskusi langsung di komentar tugas. Ketika suatu tugas selesai, manajer proyek atau spesialis dukungan teknis yang bertanggung jawab “membawanya” ke pihak mereka untuk terus mengerjakan proyek tersebut.
Apa yang terjadi ketika kami mengembalikan departemen pengembangan dan produksi ke dalam satu lingkungan dengan tim?
Pertama, proyek klien menjadi lebih berjangka panjang. Karena simpanan yang terus diisi ulang, rata-rata tagihan meningkat.
Kedua, kualitas proyek telah meningkat pesat, karena departemen pengembangan dapat mengajukan pertanyaan kepada pemasaran, penjualan, akuntansi, dll. kapan saja. Kami dapat menghubungkan kompetensi yang diperlukan tim secara tepat waktu dan menawarkan solusi pada tingkat yang sama sekali berbeda.
Ketiga karyawan, manajer, dan klien menerima transparansi penuh dalam tugas yang direncanakan dan diselesaikan. Kami belajar bagaimana MENGELOLA proyek dan menyadari bahwa ini adalah proses yang benar-benar teknis dimana faktor manusia hampir dapat dihilangkan sepenuhnya.
Keempat, tim menjadi lebih bersatu. Sebelumnya, karyawan tidak tahu apa yang dilakukan oleh departemen pengembangan dan produksi.
Sekarang, melihat proses pengembangan dan konfigurasi teknis sistem:
- departemen penjualan menemukan di dalamnya ide dan inspirasi tentang cara menjual,
- pemasar secara teratur mengambil konten yang bermanfaat untuk posting, artikel, positioning dan teks iklan,
- manajer menganalisis kebutuhan dan perilaku pelanggan, menyesuaikan strategi.
Hasilnya adalah transformasi win-win-win yang memberikan manfaat bagi kami, klien, dan mitra kami. Saya akan senang jika Anda membagikan pendapat Anda di komentar: apakah ada sesuatu yang berguna dalam artikel saya dan metode manajemen proyek apa yang Anda gunakan dalam pengembangan!
Sumber: www.habr.com