Halo lagi. Ini merupakan lanjutan dari artikel tentang penyelenggaraan hackathon pelajar.
Kali ini saya akan memberi tahu Anda tentang masalah yang muncul tepat selama hackathon dan bagaimana kami menyelesaikannya, acara lokal yang kami tambahkan ke standar "banyak kode dan makan pizza" dan beberapa tips tentang aplikasi apa yang paling mudah digunakan mengatur acara sebesar ini.
Setelah semua persiapan finansial selesai, tahap yang paling menarik dimulai: persiapan lokasi. Di sini Anda dapat menemukan banyak sekali masalah dan masalah yang bahkan tidak Anda pikirkan. Mari kita mulai dengan memesan makanan ringan dan perlengkapan yang berbeda. Hal ini langsung menimbulkan dua masalah utama: siapa yang akan menerimanya dan di mana menyimpan semuanya? Izinkan saya mengingatkan sekali lagi bahwa semua penyelenggaranya adalah pelajar, dan hackathonnya sendiri berlangsung pada tanggal 26-27 Januari, tepatnya di pertengahan trimester. Untuk setiap pesanan kami membutuhkan 4-5 orang (mengingat skala acaranya, kami dapat dengan mudah menerima 20-30 kotak minuman sekaligus) dan satu-satunya pilihan kami adalah mencari sukarelawan di antara kursus lainnya. Anda tentu saja dapat menggunakan grup Facebook untuk menemukannya, tetapi Slack adalah kandidatnya. Anda dapat membuat saluran terpisah untuk setiap pengiriman, mengintegrasikannya ke dalam Trello (aplikasi untuk membuat daftar tindakan) dan kemudian menambahkan orang-orang yang setuju untuk membantu dan mencatat semua yang diterima di Trello. Jadi semuanya sudah diterima, bahkan anggap saja pengirimannya ke gedung universitas yang benar (beberapa kali mereka mengirimkannya ke gedung lain, dan oke, Imperial hampir seluruhnya ada di South Kensington, mereka bisa saja diantar ke gedung tersebut. University of London secara tidak sengaja) dan kita mempunyai cukup orang dan beberapa kereta untuk mengangkut muatan yang sangat berat, apa selanjutnya? Ke mana semua muatan ini harus dibawa? Setiap komunitas universitas besar memiliki gudang kecilnya sendiri untuk acara semacam itu. Sayangnya, semuanya mungkin tidak muat di ruangan berukuran 2x3. Di sinilah sponsor universitas datang membantu kami. Beberapa ton (!) Minuman dan makanan ringan dikirimkan ke mitra kami dari perkumpulan mahasiswa. Penyimpangan kecil. Setiap fakultas memiliki kesatuannya sendiri: teknik, kedokteran, ilmiah dan geologi. Departemen teknik kami memiliki sekitar 2 ruangan gratis (tapi ssst, saya tidak tahu seberapa banyak ini mengikuti peraturan universitas) yang sepenuhnya (!) diubah menjadi gudang untuk satu acara. Selanjutnya akan ada selang waktu bagaimana kita mengeluarkan hal-hal ini dari sana. Punggungku tidak berterima kasih sama sekali setelahnya.
Sangat sulit untuk menemukan di mana menyimpan semua barang-barang ini, dan bahkan lebih sulit lagi untuk mendistribusikannya dengan benar. Sebagai referensi: total ada 3 zona, hackathon bawah dan 2 hackathon atas. Ukurannya kurang lebih sama dan secara umum tidak ada masalah distribusi. Sampai orang-orang dengan preferensi diet khusus muncul. Vegan, vegetarian dan banyak lainnya. Kami selalu mengirimkan kuesioner terlebih dahulu sehingga kami tahu berapa banyak yang harus dipesan. Tentu saja, email terlupakan dan hilang. Itu sebabnya kami selalu menambahkan 20% pada pesanan utama dalam bentuk pilihan khusus cadangan, seperti margarita dengan adonan bebas gluten. Mahal? Niscaya. Namun hal terakhir yang kita perlukan adalah para vegan militan yang tidak pernah mendapatkan cukup makanan non-hewani. Permasalahan modern memerlukan solusi modern.
Katakanlah semuanya secara ajaib cocok. Ajaib, tidak kurang. Bahkan semuanya dibawa ke tempatnya dalam semalam. Apa berikutnya? Ingat apa yang saya katakan tentang "barang curian"? Ya, dan omong-omong, setiap sponsor punya satu. Dan semuanya didesain untuk minimal 200 orang, dan untuk sponsor besar umumnya untuk 300 orang. Perlu juga disimpan, tapi itu bukan yang utama. Saya juga mengatakan bahwa kami memiliki “barang curian” kami sendiri. Dan ini untuk 500 orang. Dan masalahnya adalah fragmentasinya. Banyak hal yang tiba pada malam sebelum hackathon, dan tidak ada kesempatan untuk bersiap menghadapinya. Apalagi semua barang tersebut harus dikemas dengan hati-hati di dalam tas. 500 buah. 500, Karl. Jadi kami harus mengatur konveyor dadakan: ada voucher minuman beralkohol di bar, T-shirt, set pasta gigi dan sikat, mug, stiker, dan saya bahkan tidak ingat berapa banyak barang lainnya. Dan terlepas dari kenyataan bahwa kami memesan keindahan ini dari pemasok yang berbeda dan semuanya tiba pada waktu yang berbeda. Saya harus bekerja keras sehingga sebagai bonus penyelenggaraan acara itu sendiri, saya juga bekerja paruh waktu di sebuah pabrik. Spoiler: kami menyelesaikan persiapan pada jam 4 pagi, dan mulai pada jam 8:30. Saya hanya tinggal sampai tengah malam sehingga saya bisa bertugas sepanjang malam. Kemudian tibalah bagian yang agak membosankan tentang menata meja, menata kabel ekstensi dan sampah wajib lainnya.
Jam X telah tiba. Sponsor datang lebih awal, menyesuaikan diri, dan secara taktis memberikan “barang curian” mereka untuk menarik lebih banyak siswa. Yang perlu diingat: salah satu perusahaan pada saat pembukaan mengatakan bahwa ada dua jenis pemberi kerja. Mereka yang membayar dengan baik menghormati karyawannya dan membiarkan mereka berkembang secara kreatif. Seperti (nama perusahaan). Dan semua sponsor lainnya dapat mengetahui hal tersebut dengan menggunakan contoh mereka sendiri. Ungkapan ini menjadi calon peraih meme terbaik (penghargaannya ada di akhir artikel terakhir). Siswa datang sedini mungkin untuk mengambil sebanyak mungkin barang secara gratis. Berikut adalah beberapa kata tentang bagaimana kami membiarkan mereka masuk. Tiket dibeli dari Eventbride dan semua penyelenggara memiliki aplikasi pemindaian. Permasalahan bermula ketika peserta tidak membaca ketentuan: minimal usia 18 tahun misalnya, atau membawa paspor, atau bahkan tiket tidak dapat ditransfer setelah batas waktu (tiga hari sebelum hackathon). Sayangnya, banyak yang harus ditolak. Tapi dari yang saya ingat: ada dua orang yang lupa paspornya dari London, jadi mereka pulang saja dan membawanya. Kami mengizinkan mereka yang diberi tiket untuk lewat setelah orang lain; mereka memindai tiket agar nantinya pemiliknya tidak mencoba lolos dengan membawa bonus.
Sekarang sedikit tentang masalah tiketnya sendiri: jumlahnya hanya sekitar 400. Ditambah beberapa untuk wisudawan, sebagai hadiah perpisahan. Awalnya, kami menyimpannya di situs web universitas, namun terus menurun 10 menit sebelum dimulainya penjualan hingga 30 menit setelah dimulainya, dan didistribusikan secara acak di antara para peserta. Saya sudah bungkam tentang kondisi balapan yang menyebabkan kami menjual rata-rata 20-30 lebih banyak dari yang seharusnya. Solusinya adalah situs web Eventbride. Ini menangani muatan dengan sempurna, tiket rata-rata terbang dalam 1-3 detik per batch, dan diterbitkan tepat sesuai jadwal. Namun di sini muncul masalah lain: kejujuran peserta. Dari tautan Google pertama Anda dapat mengunduh dan mengonfigurasi bot, dan idealnya kami mencoba mengintimidasi orang-orang pintar tersebut agar membatalkan tiket mereka. Pada kenyataannya, hampir tidak mungkin untuk membuktikan bahwa Anda tidak menggunakan/menggunakan bot. Tiket, pada gilirannya, dibagi menjadi Imperial/semua lainnya dan (sedikit diskriminasi) untuk siswa kami jumlahnya sedikit lebih banyak. Agar departemen dapat membantu, berikut aturannya.
Berikutnya adalah masalah persiapan yang lebih spesifik. Salah satu acara yang kami adakan menjelang tengah malam adalah open bar. Tentu saja, dalam budaya hackathon dan kurang tidur, hal ini tidak selalu merupakan ide yang baik. Itu sebabnya hanya sedikit orang yang berkunjung. Tapi yang datang selalu senang, minuman gratis (termasuk hingga 5 GBP), persediaan voucher yang cukup banyak, ditambah lagi ini adalah cara yang bagus untuk bersantai setelah seharian mengikuti hackathon tanpa henti. Kerugiannya lebih mungkin terjadi pada penyelenggara: banyak orang, yang diam-diam, sementara penyelenggara bosan menonton semuanya, malah mabuk-mabukan. Tentu saja, terserah pada kita untuk menghadapinya. Namun hal itu tidak pernah menimbulkan masalah serius. Penting untuk dicatat bahwa, seperti hackathon, bar malam memiliki sponsor. Dan tahun ini mereka mengadakan ledakan, membeli “bom jaeger” untuk semua orang yang hadir. Sangat sulit untuk menjelaskan (yang saya setujui, tuangkan lebih banyak) bahwa peserta setengah mati di kampus sedikit berbeda dari mereka yang ingin mereka pekerjakan di perusahaan mereka dan menghentikan kekacauan ini pada koktail ke-30. Setelah itu ada pesan antar ayam Nandos yang legendaris.
Ini legendaris karena pemilik restoran lokal datang bersama petugas pengantaran mereka untuk melihat siapa yang memutuskan untuk menghabiskan beberapa ribu untuk membeli ayam pada Sabtu malam. Totalnya, kami membutuhkan waktu 2 jam dan 30 relawan untuk membongkar semuanya dan mendistribusikannya antar zona. Foto terlampir. Jangan lupa untuk meneriakkan “vegan di sini,” jika tidak mereka akan makan makanan vegetarian dan bukannya makanan vegan dan kemudian mengutuk Anda. Acara berkesan lainnya adalah karaoke. Semua orang sudah berpesta di sana, termasuk kami. Bayangkan saja: 200 orang menempati ruang kuliah pada jam 2 pagi, menyanyikan lagu-lagu acak (saya menyanyikan Let It Go, adik saya pasti bangga). Itu luar biasa, tapi sekali lagi masalah yang khas: membawa peralatan, menyiapkannya, bernegosiasi dengan keamanan dan perpustakaan (Sabtu malam adalah waktu berkunjung yang sangat populer) agar kami tidak diusir. Petugas keamanan diminta menyanyi, namun mereka menolak.
Tentu saja ini semua menyenangkan. Tetapi. Hackathon berlangsung selama dua hari: peserta bisa datang dan pergi. Penyelenggaranya tidak. Totalnya, saya tidur 3.5 jam dalam dua hari dan 5 jam sehari sebelumnya. Dan itu karena relawan lain yang memaksanya (dan pergi ke bar membuat dirinya terasa). Anda bisa tidur di ruangan terpisah yang dilengkapi matras yoga, atau di mana pun Anda bisa. Saya tidur di kursi, itu tidak dilarang oleh hukum, saya tidur dimanapun saya mau. Hal utama adalah harus ada 3 orang yang terjaga untuk setiap hackzone. Tugas lainnya adalah memeriksa proyektor secara berkala, karena proyektor bisa menjadi terlalu panas dan kami pasti tidak punya uang tambahan untuk perbaikan. Untuk memasangnya, kami membutuhkan 6 orang dan 2 gerobak. Secara umum, amandel hampir selalu sibuk. Suatu saat kami mulai membagikan popcorn dan permen kapas, sekali lagi, kamilah yang memasak. Peringkat keselamatan kebakaran turun secara signifikan ketika saya mengeluarkan popcorn sambil melakukan pemanasan “karena sekarang mereka akan terbang dan saya tidak punya sisa.”
Bagian ini mengalami banyak permasalahan dalam organisasi dan solusinya. Bagaimanapun juga, para insinyur. Namun masih banyak hal yang belum terselesaikan: masalah apa yang terjadi selama hackathon itu sendiri, pemilihan hadiah dan penghargaan, cara kerja pemungutan suara “cerdas”, ulasan dari sponsor, dan cara kami menangani pembersihan tempat seminggu setelahnya. acara. Dan juga sedikit fleksibilitas: ini adalah hackathon pelajar pertama yang mendapat liputan di BBC. Saya juga akan menulis tentang ini di episode berikutnya dari saga hackathon ini. Saya akan segera mulai menulis, tetapi untuk saat ini, inilah email saya: [email dilindungi] dan situs web proyek:
Sumber: www.habr.com