Cara menyelesaikan 70 tugas dalam sehari: hidup di pelacak tugas adalah kehidupan yang baik

Saya mencoba mengelola tugas secara sistematis mungkin 20-25 kali. Dan setiap upaya gagal, seperti yang saya pahami sekarang, karena dua alasan.

Pertama, untuk mencurahkan waktu untuk menyelesaikan tugas, Anda perlu memahami mengapa hal ini dilakukan.
Anda mulai mengelola tugas, menghabiskan waktu mengerjakannya, melakukan lebih sedikit tugas, semuanya mulai menumpuk - untuk apa?

Pekerjaan apa pun sulit dilakukan jika Anda tidak memahami alasannya. “Menata hidup Anda” bukanlah tujuan yang paling memadai, karena “hidup teratur” adalah fenomena yang agak kabur. Namun “mengurangi tingkat kecemasan dengan mengurangi tingkat ketidakpastian” adalah tujuan yang jauh lebih spesifik dan lebih baik, yang dapat dengan mudah dilakukan selama satu jam sehari.

Kedua, semua metodologi yang telah saya baca langsung menggambarkan keadaan akhir dari proses tersebut. “Anda perlu menggunakan ToDoIst, memecahnya menjadi beberapa proyek, mengintegrasikannya dengan kalender, meninjau tugas selama seminggu, memprioritaskannya...” Hal ini sulit untuk segera dilakukan. Seperti dalam pengembangan perangkat lunak, saya yakin Anda perlu menggunakannya metode jpeg progresif — secara berulang.

Oleh karena itu, saya akan melalui "iterasi" saya, dan mungkin dalam bentuk yang sama ini akan berguna bagi Anda. Lagi pula, apa alasan bagus untuk memanfaatkan libur bulan Mei untuk kembali bekerja dengan paradigma (yang relatif) baru?

Anda dapat membaca bagaimana saya sampai pada hal ini di sini.

Trello, beberapa daftar

Kami hanya membuat 4 daftar, menggunakan aplikasi desktop dan seluler.

Daftar:

• Hal yang harus dilakukan - tuliskan semua tugas yang terlintas dalam pikiran Anda di sini. Dan tuliskan segera setelah terlintas dalam pikiran Anda. “Membuang sampah” adalah sebuah tugas. “Mencuci piring” adalah sebuah tugas. “Menjadwalkan rapat perencanaan” adalah sebuah tugas. Ya, dan seterusnya. Bahkan hal yang paling jelas atau penting pun bisa terlupakan jika terjadi sesuatu yang tidak terduga atau Anda baru saja mengalami hari yang berat.
• Agenda untuk hari ini - setiap malam saya memindahkan sesuatu dari papan “Hal yang Harus Dilakukan” ke papan “Hal yang Harus Dilakukan untuk Hari Ini”. Jika sebagian pekerjaan Anda tetap ada di malam hari, itu normal; lebih lanjut tentang itu di bawah. Seiring waktu, Anda mulai memahami berapa banyak tugas yang dapat dimasukkan dalam daftar sehingga sebagian besar dapat diselesaikan pada hari yang direncanakan.
• Dibuat hari ini. Papan ini adalah cara utama untuk mengurangi kecemasan “Saya tidak menyelesaikan apa pun hari ini” dan cara yang baik untuk refleksi lebih lanjut tentang pengorganisasian diri. Saya menuliskan di sini semua tugas yang saya lakukan hari ini, bahkan yang tidak ada dalam daftar yang direncanakan. “Saya menelepon Vasya tentang dokumen itu,” dia menuliskannya. “Mereka meminta saya untuk menandatangani surat,” tulis saya. “Kami membahas kesepakatan itu dengan Anton,” tulisnya. Dengan cara ini, pada akhirnya, Anda akan memahami untuk apa Anda sebenarnya menghabiskan waktu Anda dan apa yang bisa Anda tinggalkan dari tugas-tugas tersebut hanya demi menyelesaikan rencana.
• Selesai—daftar semua tugas yang telah diselesaikan. Di awal atau akhir hari, saya memindahkannya dari “Selesai Hari Ini” ke “Selesai”. Pada dasarnya, ini adalah tempat sampah tempat Anda dapat dengan mudah menemukan tugas yang sudah selesai, dan oleh karena itu perlu dibersihkan secara teratur.

Trello, "kalender mini"

Pada titik tertentu, menjadi jelas bahwa beberapa tugas memiliki batas waktu, dan Anda tidak ingin melupakannya selama seminggu, agar tidak merencanakan hal lain untuk kali ini. Saya selalu mengalami kesulitan dengan kalender, jadi saya menambahkan beberapa papan dengan nama “Hal yang harus dilakukan untuk hari Senin”, “Hal yang harus dilakukan untuk hari Selasa”, dll., Di dalamnya saya mulai membuat daftar tugas yang terikat waktu. lakukan.

Jadi, ketika orang bertanya kepada saya, “Bisakah kita bicara pada hari Kamis jam 16?” - Saya hanya pergi ke papan yang sesuai dan melihat apa yang telah kami tulis di sana kali ini. Dan kita tidak boleh lupa untuk mentransfer tugas antar daftar tepat waktu selama seminggu: misalnya, "tugas yang harus dilakukan untuk hari Kamis" ketika hari Kamis tiba - menjadi "tugas yang harus dilakukan untuk hari ini".

Mengapa bukan kalender? Bagi saya, sangat sulit menggunakan dua utilitas sekaligus. Jika saya menggunakan kalender untuk ini, saya perlu membukanya, mengisinya, memeriksanya secara rutin untuk memeriksa apakah saya lupa sesuatu...

Saat ini saya telah mencapai batas Trello. Masalah utamanya adalah lebih dari 50 tugas dicatat setiap hari, dan terdapat kumpulan tugas yang cukup besar yang terkait dengan daftar umum dan daftar yang terkait dengan hari. Bagaimana saya memahami bahwa saya telah menuliskan tugas yang harus saya lakukan? Duplikat mulai bermunculan. Bagaimana cara memprioritaskan semua tugas untuk salah satu proyek secara bersamaan? Bagaimana cara memberi kesempatan kepada orang lain untuk melihat rencana kalender Anda?

Saya membutuhkan sistem yang, dengan tetap menjaga kemudahan relatif:

1. Saya dapat mengelompokkan tugas berdasarkan proyek.
2. Miliki tautan kalender (lakukan besok), dan secara otomatis mentransfernya ke tugas hari ini, ketika hari itu tiba.
3. Akan terintegrasi dengan kalender Google.

Di sinilah saya kembali ke ToDoist, dan pada tahap ini ternyata menjadi solusi yang paling cocok.

Utas saat ini di ToDoist

Inbox

Saya menulis tugas apa pun yang masuk ke dalam Kotak Masuk, yang segera saya coba selesaikan. Arti dari penguraian adalah:

• Menentukan tanggal penyelesaian tugas (untuk tugas pendek, saya paling sering menetapkan Hari ini, dan pada malam hari saya mengerti kapan, sebenarnya, itu bisa diselesaikan).
• Menentukan proyek yang dapat dikaitkan dengan tugas tersebut (untuk statistik dan kemampuan untuk mengubah prioritas semua tugas dalam proyek).

Tugas-tugas yang terlintas dalam pikiran dan tidak perlu dilakukan dalam waktu dekat akan dimasukkan ke dalam proyek Pribadi Tak Berkategori (“membawa tempat cangkir ke dalam mobil”) dan Pekerjaan Tak Berkategori (“pikirkan kapan kita bisa mengatur sesi PR yang strategis”). ToDoist memungkinkan Anda menetapkan tugas berulang, jadi setiap akhir pekan saya memiliki tugas yang disebut "Pribadi Tak Berkategori" dan setiap hari Senin "Pekerjaan Tak Berkategori".

Integrasi kalender
ToDoist terintegrasi sempurna dengan Google Kalender, di kedua arah. Saya membagikan kalender saya dengan kolega saya sehingga mereka dapat melihat kapan mereka tidak dapat menghubungi saya.

Pada saat yang sama, tugas-tugas dari kalender ditransfer ke arah yang berlawanan: Saya dapat mengatakan "Seryoga, lihat waktu saya untuk hari Jumat dan tuliskan pertemuan di sana," yang akan muncul di kalender dan di ToDoist. Jadi sebenarnya saya pertama kali mulai menggunakan kalender tanpa harus membuat acara di dalamnya.

Memproses tugas masuk non-operatif

Saya terpaksa tidak terburu-buru mengerjakan tugas segera, kecuali tugas-tugas yang apinya terlihat jelas. “Kami harus segera menghubungi manajemen perusahaan ABC, karena server sedang down dan tidak ada tanggapan dari karyawannya” jelas merupakan tugas mendesak yang tidak dapat ditunda, tetapi “Zhenya, bolehkah saya menelepon Anda sekarang untuk membicarakan tentang a proyek baru” berubah menjadi “ Jadwalkan kapan Anda dapat berbicara dengan X tentang Y”, yang akan berubah menjadi tugas “Beri tahu X bahwa kita dapat berbicara nanti” dan tugas “Bicara dengan X tentang Y”, yang sudah terikat waktu. Hampir semua tugas masuk pertama-tama diubah menjadi "Jadwal...".

Memprioritaskan tugas
Semua tugas yang termasuk dalam hari itu tidak dapat diselesaikan. Mengamati diri saya sendiri, saya menyadari hal berikut (setiap angka akan berbeda, tetapi yang utama adalah mengambil kesimpulan).

1. Untuk setiap hari saya menulis sekitar 50-70 tugas.
2. Saya dapat melakukan hingga 30 tugas dengan nyaman (tanpa merasa lelah di penghujung hari).
3. Setelah menyelesaikan hingga 50 tugas, saya akan lelah, tetapi tidak kritis.
4. Saya bisa menyelesaikan 70 tugas, tapi setelah itu saya akan kesulitan keluar dari “aliran workaholism”, sulit tidur dan, secara umum, akan sedikit bersosialisasi.

Berdasarkan ini, saya memutuskan apa yang harus saya lakukan hari ini. ToDoist memiliki prioritas pada setiap tugas, jadi di pagi hari saya memilih tugas penting untuk diselesaikan, dan menyelesaikan sisanya berdasarkan kemampuan dan keinginan saya. Setiap hari saya mentransfer sekitar 40-20 tugas ke tugas berikutnya: yang menarik adalah tugas hari berikutnya kembali menjadi 60-70.

Mempertahankan statistik

Saya benar-benar ingin memahami secara umum berapa banyak waktu yang dihabiskan hari ini untuk urusan pekerjaan, dan yang mana. Untuk ini saya menggunakan aplikasi RescueTime, yang ada di ponsel dan laptop, serta Riwayat Lokasi Google Maps (ya, saya tidak paranoid).

Kami tinggal di luar kota, jadi waktu yang dihabiskan di jalan bisa dimanfaatkan dengan bijak. Sekarang, ketika saya tidak lelah, saya mendengarkan buku audio saat bepergian sehingga saya dapat menggunakan 40 menit ini.

Saya belum mengumpulkan data, membuat semacam Data Lake pribadi; Ketika saatnya tiba, saya akan melakukannya.

Tidak akan ada kesimpulan

1. Kehidupan manusia modern adalah serangkaian besar tugas yang masuk. Tidak mungkin menguranginya; kita harus belajar mengelola aliran ini.
2. Kebanyakan kecemasan datang dari ketidakpastian masa depan. Jika kita memahami apa yang menanti kita dalam beberapa hari mendatang, kecemasan akan berkurang secara signifikan.
3. Untuk alasan ini, Anda dapat meluangkan waktu untuk mengatur hari Anda. Saya tahu apa yang akan terjadi hari ini, apa yang akan terjadi besok, dan saya tidak melupakan tugas-tugas yang dulu saya lupakan.
4. Melakukan pelacakan tugas bukanlah tujuan itu sendiri, tetapi, jika Anda mau, merupakan cara untuk mendidik diri sendiri. Hal-hal yang sebelumnya Anda terlalu malas untuk melakukannya atau hal-hal yang tidak pernah Anda lakukan menjadi lebih mudah untuk dilakukan. Banyak orang (termasuk saya) umumnya merasa lebih baik ketika tugas diberikan dari dunia luar. Pelacakan tugas adalah cara untuk menetapkan tugas untuk diri Anda sendiri dan belajar untuk hidup sesuai keinginan Anda.
5. Pekerjaan bukanlah tujuan itu sendiri. Tujuannya adalah mengatur jadwal kerja Anda sehingga Anda memiliki waktu luang yang dapat diprediksi ketika Anda bisa mengurus diri sendiri, keluarga, dan minat Anda.

Sumber: www.habr.com