Halo semua. Setelah Enam bulan telah berlalu, selama itu saya berhasil berbicara di dua konferensi lagi dan memberikan ceramah tentang topik manajemen pengetahuan di dua perusahaan IT besar. Saat berkomunikasi dengan rekan-rekan, saya menyadari bahwa di bidang TI masih mungkin untuk berbicara tentang manajemen pengetahuan di tingkat “pemula”, atau lebih tepatnya, hanya untuk menyadari bahwa manajemen pengetahuan diperlukan oleh departemen mana pun di perusahaan mana pun. Saat ini, minimal pengalaman saya sendiri akan diperlukan - saya ingin mempertimbangkan standar internasional yang ada di bidang manajemen pengetahuan.
Mari kita mulai dengan merek paling populer di bidang standardisasi - ISO. Bayangkan, ada standar terpisah yang didedikasikan untuk sistem manajemen pengetahuan (ISO 30401:2018). Tapi hari ini saya tidak akan memikirkannya. Sebelum memahami “bagaimana” seharusnya sistem manajemen pengetahuan terlihat dan berfungsi, Anda harus sepakat bahwa, pada prinsipnya, sistem ini diperlukan.
Ambil contoh ISO 9001: 2015 (Sistem manajemen mutu). Seperti namanya, ini adalah standar yang didedikasikan untuk sistem manajemen mutu. Untuk mendapatkan sertifikasi standar ini, organisasi harus memastikan bahwa proses bisnis dan produk dan/atau layanannya transparan dan lancar. Dengan kata lain, sertifikat berarti bahwa segala sesuatu di perusahaan Anda berjalan dengan jelas dan lancar, Anda memahami risiko apa yang ditimbulkan oleh organisasi proses saat ini, Anda tahu cara mengendalikan risiko ini, dan Anda berupaya meminimalkannya.
Apa hubungannya manajemen pengetahuan dengan itu? Inilah hubungannya dengan itu:
7.1.6 Pengetahuan organisasi
Organisasi harus menentukan pengetahuan yang diperlukan untuk menjalankan prosesnya dan untuk mencapai kesesuaian produk dan layanan.
Pengetahuan harus dipertahankan dan tersedia sejauh yang diperlukan.
Ketika mempertimbangkan perubahan kebutuhan dan tren, organisasi harus mempertimbangkan pengetahuan yang ada dan menentukan cara memperoleh atau menyediakan akses terhadap pengetahuan tambahan dan memperbaruinya.
CATATAN 1: Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan khusus untuk suatu organisasi; sebagian besar berasal dari pengalaman.
Pengetahuan adalah informasi yang digunakan dan dipertukarkan untuk mencapai tujuan organisasi.
CATATAN 2 Basis pengetahuan suatu organisasi dapat berupa:
a) sumber internal (misalnya kekayaan intelektual; pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman; pembelajaran dari proyek yang gagal atau berhasil; pengumpulan dan pertukaran pengetahuan dan pengalaman yang tidak terdokumentasi; hasil perbaikan proses, produk dan layanan);
b) sumber eksternal (misalnya standar, akademisi, konferensi, pengetahuan yang diperoleh dari pelanggan dan pemasok eksternal).
Dan di bawah, dalam lampiran:
Persyaratan pengetahuan organisasi telah diperkenalkan untuk:
a) melindungi organisasi dari hilangnya pengetahuan, misalnya karena:
- pergantian staf;
- ketidakmampuan untuk memperoleh dan bertukar informasi;
b) mendorong organisasi untuk memperoleh pengetahuan, misalnya melalui:
- belajar dengan melakukan;
- pendampingan;
- pembandingan.
Jadi, standar ISO di bidang manajemen mutu menyatakan bahwa untuk menjamin kualitas kegiatannya, suatu perusahaan harus melakukan manajemen pengetahuan. Itu benar, tidak ada alternatif lain - "harus". Kalau tidak, ketidaksesuaian, dan selamat tinggal. Fakta ini saja sepertinya mengisyaratkan bahwa ini bukanlah aspek opsional dalam organisasi, sebagaimana manajemen pengetahuan di bidang TI sering diperlakukan, namun merupakan komponen wajib dalam proses bisnis.
Selain itu, standar ini menjelaskan risiko apa yang dirancang untuk dihilangkan oleh manajemen pengetahuan. Faktanya, mereka cukup jelas.
Mari kita bayangkan... tidak, bukan seperti itu - harap ingat situasi dalam karir Anda ketika Anda benar-benar membutuhkan informasi untuk pekerjaan, dan satu-satunya operator pada saat itu sedang berlibur/perjalanan bisnis, keluar dari perusahaan sama sekali, atau hanya sakit . Apakah kamu ingat? Saya rasa hampir semua dari kita pernah menghadapi hal ini. Bagaimana perasaan Anda saat itu?
Jika setelah beberapa waktu manajemen departemen menyelidiki kegagalan memenuhi tenggat waktu proyek, tentu saja mereka akan mencari seseorang untuk disalahkan dan menenangkan diri. Namun bagi Anda pribadi, di saat Anda membutuhkan ilmu, pemahaman bahwa “RM yang harus disalahkan, yang pergi ke Bali dan tidak meninggalkan instruksi apa pun jika ada pertanyaan.” Tentu saja dia yang harus disalahkan. Tapi ini tidak akan membantu menyelesaikan masalah Anda.
Jika pengetahuan didokumentasikan dalam suatu sistem yang dapat diakses oleh orang-orang yang mungkin membutuhkannya, maka kisah “resor” yang digambarkan menjadi hampir mustahil. Dengan demikian, kelangsungan proses bisnis terjamin, yang berarti liburan, keberangkatan karyawan, dan faktor bus yang terkenal buruk tidak menjadi ancaman bagi perusahaan - kualitas produk/layanan akan tetap pada tingkat biasanya.
Jika perusahaan memiliki platform untuk bertukar dan menyimpan informasi dan pengalaman, dan juga telah membentuk budaya (kebiasaan) menggunakan platform ini, maka karyawan tidak perlu menunggu beberapa hari untuk mendapatkan tanggapan dari rekan kerja (atau bahkan mencari beberapa hari). untuk kolega ini) dan tunda tugas Anda.
Mengapa saya berbicara tentang kebiasaan? Karena menciptakan basis pengetahuan saja tidak cukup bagi masyarakat untuk mulai menggunakannya. Kita semua terbiasa mencari jawaban atas pertanyaan kita di Google, dan kita paling sering mengasosiasikan intranet dengan aplikasi liburan dan papan pengumuman. Kami tidak memiliki kebiasaan "mencari informasi tentang Agile framework" (misalnya) di intranet. Oleh karena itu, meskipun kita memiliki basis pengetahuan paling keren dalam satu detik, tidak ada yang akan mulai menggunakannya pada detik berikutnya (atau bahkan bulan berikutnya) - tidak ada kebiasaan. Mengubah kebiasaan Anda itu menyakitkan dan memakan waktu. Tidak semua orang siap untuk ini. Apalagi jika mereka “bekerja dengan cara yang sama” selama 15 tahun. Namun tanpa hal ini, inisiatif pengetahuan perusahaan akan gagal. Inilah sebabnya mengapa para ahli KM menghubungkan manajemen pengetahuan dengan manajemen perubahan.
Perlu juga memperhatikan fakta bahwa “Ketika mempertimbangkan perubahan kebutuhan dan tren, suatu organisasi harus mempertimbangkan pengetahuan yang ada…”, yaitu. mengembangkan budaya mengacu pada pengalaman sebelumnya ketika membuat keputusan di dunia yang terus berubah. Dan perhatikan lagi "harus".
Omong-omong, paragraf kecil standar ini menjelaskan banyak hal tentang pengalaman. Biasanya, ketika menyangkut manajemen pengetahuan, stereotip mulai menunjukkan gambaran basis pengetahuan dengan ratusan dokumen yang ditempatkan dalam bentuk file (peraturan, persyaratan). Tapi ISO berbicara tentang pengalaman. Pengetahuan yang diperoleh dari pengalaman masa lalu perusahaan dan setiap karyawannya inilah yang memungkinkan Anda terhindar dari risiko mengulangi kesalahan, segera mengambil keputusan yang lebih menguntungkan bahkan menciptakan produk baru. Di perusahaan paling matang di bidang manajemen pengetahuan (termasuk perusahaan Rusia), manajemen pengetahuan dianggap sebagai sarana untuk meningkatkan kapitalisasi perusahaan, menciptakan produk baru, mengembangkan ide-ide baru, dan mengoptimalkan proses. Ini bukanlah basis pengetahuan, ini adalah mekanisme inovasi. Membantu kami memahami hal ini secara lebih rinci Panduan PMBOK PMI.
PMB oke adalah panduan untuk kumpulan pengetahuan tentang manajemen proyek, buku pegangan PM. Edisi keenam (2016) dari panduan ini memperkenalkan bagian tentang manajemen integrasi proyek, yang kemudian mencakup subbagian tentang manajemen pengetahuan proyek. Paragraf ini dibuat "berdasarkan komentar dari pengguna manual", mis. menjadi produk pengalaman dalam menggunakan panduan versi sebelumnya dalam kondisi nyata. Dan kenyataan menuntut manajemen pengetahuan!
Keluaran utama dari item baru ini adalah "Daftar Pembelajaran" (dalam standar ISO yang dijelaskan di atas, juga disebutkan). Selain itu, menurut manajemen, penyusunan register ini harus dilakukan selama pelaksanaan proyek, dan bukan pada saat penyelesaian, ketika tiba saatnya untuk menganalisis hasilnya. Menurut saya ini sangat mirip dengan retrospektif di agile, namun saya akan menulis postingan tersendiri tentang ini. Teks kata demi kata dalam PMBOK berbunyi seperti ini:
Manajemen pengetahuan proyek adalah proses menggunakan pengetahuan yang ada dan menciptakan pengetahuan baru untuk mencapai tujuan proyek dan mendorong pembelajaran dalam organisasi
Area pengetahuan manajemen integrasi proyek memerlukan integrasi hasil yang diperoleh dari semua area pengetahuan lainnya.
Tren yang muncul dalam proses integrasi mencakup, namun tidak terbatas pada:
...
• Manajemen pengetahuan proyek
Sifat tenaga kerja yang semakin mobile dan terus berubah juga memerlukan proses yang lebih ketat dalam mendefinisikan pengetahuan sepanjang siklus hidup proyek dan mentransfernya ke khalayak sasaran sehingga pengetahuan tidak hilang.
***
Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa pengetahuan yang diperoleh organisasi sebelumnya digunakan untuk memperoleh atau meningkatkan hasil proyek, dan pengetahuan yang diperoleh dari proyek saat ini tetap tersedia untuk mendukung operasi organisasi dan proyek atau fase masa depan. Proses ini berlanjut sepanjang proyek.
Saya tidak akan menyalin-menempelkan seluruh bagian besar manual ini di sini. Anda dapat membiasakan diri dengannya dan menarik kesimpulan yang tepat. Kutipan-kutipan di atas menurut saya sudah cukup. Bagi saya, kehadiran detail dalam tugas PM untuk mengelola pengetahuan proyek sudah menunjukkan pentingnya aspek ini ketika mengerjakan proyek. Ngomong-ngomong, saya sering mendengar tesis: “Siapa yang butuh ilmu kita di departemen lain?” Maksud saya, siapa yang butuh pelajaran ini?
Faktanya, sering terlihat bahwa suatu unit memandang dirinya sebagai “unit dalam ruang hampa”. Di sini kita bersama perpustakaan kita, tetapi ada anggota perusahaan lainnya, dan pengetahuan tentang perpustakaan kita tidak berguna baginya. Tentang perpustakaan - mungkin. Bagaimana dengan proses yang menyertainya?
Contoh sepele: pada saat pengerjaan proyek terjadi interaksi dengan kontraktor. Misalnya dengan seorang desainer. Kontraktor ternyata biasa-biasa saja, melewatkan tenggat waktu, dan menolak menyelesaikan pekerjaan tanpa pembayaran tambahan. RM mencatat dalam daftar pembelajaran bahwa tidak ada gunanya bekerja dengan kontraktor yang tidak dapat diandalkan ini. Pada saat yang sama, di suatu tempat di bidang pemasaran, mereka juga mencari seorang desainer dan menemukan kontraktor yang sama. Dan saat ini ada dua pilihan:
a) jika perusahaan memiliki budaya penggunaan kembali yang mapan, kolega dari bagian pemasaran akan melihat daftar pembelajaran untuk melihat apakah ada orang yang telah menghubungi kontraktor ini, akan melihat umpan balik negatif dari PM kami dan tidak akan membuang waktu dan uang berkomunikasi dengan kontraktor yang tidak dapat diandalkan ini.
b) jika perusahaan tidak memiliki budaya seperti itu, pemasar akan beralih ke kontraktor yang tidak dapat diandalkan, kehilangan uang, waktu perusahaan dan dapat mengganggu kampanye promosi yang penting dan mendesak, misalnya.
Pilihan mana yang tampaknya lebih berhasil? Dan perhatikan bahwa yang berguna bukanlah informasi tentang produk yang dikembangkan, tetapi tentang proses yang menyertai pengembangan tersebut. Dan ternyata itu berguna bukan untuk RM lain, tetapi untuk karyawan dengan arah yang sama sekali berbeda. Oleh karena itu kesimpulannya: pengembangan tidak dapat dianggap terpisah dari penjualan, dukungan teknis dari analisis bisnis, dan TI dari manajemen administratif. Setiap orang di perusahaan memiliki pengalaman kerja yang akan berguna bagi orang lain di perusahaan tersebut. Dan mereka belum tentu merupakan perwakilan dari bidang terkait.
Namun, sisi teknis dari proyek ini juga dapat bermanfaat. Cobalah untuk mengaudit proyek di perusahaan Anda selama beberapa tahun terakhir. Anda akan terkejut betapa banyak sepeda yang diciptakan untuk memecahkan masalah serupa. Mengapa? Karena proses berbagi pengetahuan belum terjalin.
Jadi, pengelolaan pengetahuan menurut manual PMI adalah salah satu tugas PM. Seperti yang bisa kita lihat, dua organisasi terkenal yang melakukan sertifikasi berbayar sesuai dengan standar mereka memasukkan manajemen pengetahuan dalam daftar alat yang harus dimiliki untuk pengendalian kualitas dan pekerjaan proyek. Mengapa para manajer di perusahaan IT masih percaya bahwa manajemen pengetahuan adalah dokumentasi? Mengapa pendingin dan ruang merokok tetap menjadi pusat pertukaran pengetahuan? Ini semua soal pemahaman dan kebiasaan. Saya berharap para manajer TI secara bertahap menjadi lebih sadar akan bidang manajemen pengetahuan, dan tradisi lisan tidak lagi menjadi alat untuk melestarikan pengetahuan di perusahaan. Pelajari standar kerja Anda - ada banyak hal menarik di dalamnya!
Sumber: www.habr.com