Saya punya teman yang tertarik dengan aktivitas yang agak aneh: dia menulis pesan untuk manajer dan karyawan perusahaannya. Saya tidak tahu cara mengklasifikasikannya dengan benar - itu bukan manual, dan bukan panduan untuk bertindak, dan bukan instruksi, dan bukan proses. Singkatnya, cukup SMS.
Anehnya, dia mengambil ide itu dari Boris Berezovsky. Di suatu tempat, suatu ketika, dia membaca bahwa Berezovsky, ketika masih bekerja di Rusia, menulis sebuah manual untuk karyawan perusahaannya. Yah, saya memutuskan untuk mencobanya.
Dia mengklaim bahwa teks-teks ini membawa manfaat nyata bagi perusahaan. Terutama karena tidak ditulis secara formal, dan tanpa lepas dari konteksnya. Ini tentang kenyataan yang mengelilingi mereka setiap hari. Dan melalui pesan teks, dia mengajari karyawan bagaimana menghadapi kenyataan ini.
Saya tidak berjanji untuk menilai apakah dia benar atau salah, jadi saya serahkan teksnya kepada penilaian Anda. Dia memberi saya dua bab pendek untuk diterbitkan yang menjelaskan dua prinsip manajemen. Jangan perhatikan cara penyajiannya - saya tidak mengulanginya agar tidak kehilangan rasanya.
Saya tertarik dengan pendapat Anda tentang teks dan genre – terjemahan kebenaran buku ke dalam konteks tertentu.
Mengontrol
Prinsip manajemen operasional terpenting yang patut dikuasai, dikuasai dan diterapkan adalah pengendalian. Yang lainnya adalah metode tambahan untuk meningkatkan efisiensi pengendalian.
Saya akan mencatat di baris terpisah: tidak masalah apakah Anda mengelola tim atau diri Anda sendiri. Hanya jumlah objek kontrol yang berubah, namun esensinya tetap sama. Anda paham bahwa di perusahaan mana pun Anda 90 persen adalah manajer Anda sendiri?
Pengendalian adalah pengelolaan berdasarkan angka.
Bayangkan pengendaliannya dilakukan oleh perangkat otomatis. Misalnya pengatur suhu pada mobil. Ini bekerja dengan sederhana. Tujuan dari alat tersebut adalah untuk menjaga suhu tertentu di dalam kabin, misalnya 20 derajat Celcius. Suhu di dalam kabin dipengaruhi oleh banyak faktor - matahari, suhu luar, jumlah orang di dalam mobil, kebersihan filter, efisiensi AC, mode pengoperasian mesin (termasuk mesin dapat dimatikan ).
Pengendali suhu memiliki dua alat utama: pemanas dan AC dengan mode pengoperasian berbeda, termasuk arah aliran udara. Misalnya, saat mendingin, ia mencoba meniup ke deflektor atas, dan saat memanas, ke deflektor bawah, yang ada di bawah kaki Anda.
Di sinilah manajemen dimulai. Kontrol iklim mengukur suhu di dalam kabin - mis. menerima angka yang mencerminkan keadaan sebenarnya. Membandingkan angka sebenarnya dengan target (20 derajat), dan mengambil keputusan tentang apa yang harus dilakukan.
Jika di dalam kabin +40, maka pengatur suhu akan menyalakan AC secara maksimal, termasuk. menutup peredam untuk mengecualikan pengaruh lingkungan luar. Jika suhu di dalam kabin -20, maka pengatur suhu akan menyalakan pemanas secara maksimal agar tujuan dapat segera tercapai.
Pengendalian iklim berkaitan dengan pengendalian – pengelolaan berdasarkan angka. Ini adalah tujuan langsung, utama dan hampir satu-satunya. Tapi kesenangan dimulai selanjutnya.
Pengendalian iklim terus-menerus memantau hasil dan mengubah kekuatan dan terkadang struktur tindakan pengendalian. Dia dapat meningkatkan intensitas pendinginan jika dia menyadari tidak ada yang berhasil. Dapat membuka peredam untuk membiarkan udara segar masuk jika targetnya dekat. Dapat menyalakan pemanas alih-alih mendinginkan jika hujan mulai turun dan suhu turun tajam.
Intinya, pengendalian iklim memantau pencapaian tujuan dan efektivitas tindakan pengendaliannya. Dia mengelola sistem yang dipercayakan dan dirinya sendiri. Mengelola diri berdasarkan angka-angka biasa disebut dengan pengendalian diri.
Sekarang bayangkan bahwa pengendalian iklim, sebagai salah satu elemen pengendalian, tidak memiliki beberapa elemen pengendalian.
Misalnya tidak ada sensor suhu, artinya tidak ada angka. Karena tidak ada angka, tidak jelas apa yang harus dilakukan. Tidak mungkin untuk dikelola. Ada dua pilihan - atau tidak melakukan apa pun, yaitu. jangan menyalakan kompor atau AC, atau menyalakan semuanya, lebih baik - pada saat yang sama, sehingga semua orang berpikir bahwa pengatur suhu berfungsi dan mengendalikan situasi. Kadang-kadang ini disebut IBD - tiruan dari aktivitas berat.
Situasi serupa akan muncul jika sensor suhu berfungsi, tetapi pengatur suhu tidak menggunakan pembacaannya. Angka-angka mengatakan itu perlu didinginkan, tetapi pengatur suhu menyalakan pemanas dengan kecepatan penuh. Jika dia laki-laki, dia akan menambahkan, “Saya lebih tahu, saya punya metode sendiri!”
Pilihan yang menarik adalah ketika sensor suhu bekerja, menghasilkan angka, tetapi jarang. Misalnya setiap setengah jam sekali. Anda masuk ke dalam mobil, pengatur suhu ditentukan - ya, perlu didinginkan, dan segera. Dia menyalakan AC hingga penuh dan duduk, lengan terlipat, menunggu sesi komunikasi berikutnya dengan sensor suhu. Suhu di dalam kabin sudah 15 derajat, Anda kedinginan, Anda tidak bisa bernapas karena peredamnya tertutup, tapi - poof... Pengatur suhu menerima data setiap setengah jam sekali, dan tidak dapat memberikan tindakan kontrol lebih sering.
Pada saat pengendali iklim menerima data dan menyadari bahwa mereka telah melakukan kesalahan selama dua puluh menit terakhir, semuanya sudah terlambat. Anda telah tiba di tempat yang Anda inginkan, dan dalam suasana hati yang menjijikkan, mengutuk otomatisasi bodoh ini, Anda mulai bekerja. Manajer pengendalian iklim dalam situasi seperti ini benar-benar sampah.
Jika dia memiliki kesadaran dalam mengendalikan iklim, dan tanpa angka yang tepat waktu, dia akan mengelola seperti kebanyakan manajer manusia – berdasarkan informasi tidak langsung.
Misalnya, fokus bukan pada tingkat pencapaian tujuan, tetapi pada mood pelanggan. Di dalam mobil, pelanggannya adalah Anda. Di tempat kerja, setidaknya ada dua pelanggan - klien dan atasan Anda. Pengontrol suhu, misalnya, dapat memengaruhi warna kulit Anda. Jika wajah Anda merah, Anda perlu mendinginkannya. Jika warnanya biru, mungkin sudah waktunya untuk menyalakan api. Jika Anda sebagai pelanggan tidak memperhatikan suhu sama sekali - misalnya, Anda terbawa suasana berkomunikasi dengan penumpang, maka pengatur suhu akan bernapas lega dan tidak melakukan apa pun.
Sekarang terapkan contoh pengendalian iklim pada pekerjaan Anda.
Pertama, apakah Anda punya tujuan? Biasanya ya. Misalnya rencana pemecahan masalah atau penjualan.
Kedua, apakah Anda memiliki angka-angka yang menunjukkan keadaan sebenarnya saat ini? Ya, tidak juga. Ada yang masuk ke sistem akuntansi, ada yang di kepala saya, ada yang di WIP, ada yang saya lupa.
Ketiga, berapa frekuensi pemutakhiran angka-angka tersebut? Contoh sepele: Anda mempunyai tugas selama 40 jam. Katakanlah Anda tidak membuat kemajuan apa pun sampai Anda menyelesaikan tugas tersebut. Artinya, Anda akan hidup tanpa angka terkini selama seminggu. Artinya Anda tidak akan bisa mengatur aktivitas Anda selama seminggu, karena... Anda tidak akan memahami dengan jelas posisi Anda sehubungan dengan tujuan.
Keempat, apakah Anda mengelola berdasarkan angka? Itu. apakah Anda melakukan kontrol sama sekali? Atau, seperti pengatur suhu, apakah Anda hanya memperhitungkan suasana hati atasan Anda?
Misal plannya 120 jam, tengah bulan, 20 tutup. Apa yang perlu dilakukan? Logikanya, kita perlu mempercepat. Temukan pekerjaan untuk diri Anda sendiri dan lakukan dengan cepat. Inilah tindakan pengendalian yang perlu dilaksanakan.
Maukah Anda mewujudkannya? Maukah Anda menyalakan AC dan kompor? Atau “itu cukup”?
Intinya, tindakan pengendalian adalah perubahan. Jika semuanya berjalan sesuai rencana, tidak perlu mengubah apa pun. Jika rencananya pertengahan bulan sudah selesai, Anda bisa melakukan perubahan “itu saja, saya pulang”. Jika rencananya salah, Anda perlu melakukan perubahan: "sialan, itu saja, saya akan duduk untuk bekerja secara normal."
Di satu sisi, semuanya sangat sederhana, Anda harus setuju. Di sisi lain, ini sangat sulit. Pengendalian adalah suatu disiplin. Disiplin manajemen.
Menyimpan angka, melihatnya setiap hari, menentukan posisi seseorang, menciptakan dan menerapkan perubahan sangatlah sulit.
Jauh lebih mudah untuk terlibat dalam manajemen pengganti, yang akan saya bahas di bawah.
Pengendalian mempunyai batasan yang wajar. Anda tidak boleh mempertimbangkan beberapa indikator sekaligus - indikator ini akan mudah menjadi bingung dan mulai menghasilkan efek yang saling bertentangan. Ini adalah teknik yang berbeda, manajemen aliran, semacam pengendalian pengendalian.
Yang utama adalah keseimbangan frekuensi angka dan kontrol. Biasanya angkanya sangat jarang muncul.
Ada aturan sederhana di sini: Anda tidak dapat melakukan tindakan kontrol lebih sering daripada menerima angka. Tentu saja, kita berbicara tentang pengaruh yang memadai, dan bukan “eh, makhluk, ayo bekerja secara normal!”
Jika Anda mengetahui angkanya sebulan sekali, Anda mengelolanya sebulan sekali. Karena Periode pelaporan kami adalah satu bulan, maka dalam keadaan ini Anda bukan lagi seorang manajer, tetapi seorang ahli patologi. Bulan sudah berakhir, tidak ada yang bisa dilakukan, mereka membawakanmu jenazah - hasil kerja. Buka dan nikmati, tidak ada lagi yang tersisa.
Jika pemrogram Anda menyumbangkan kemajuan ke sistem seminggu sekali, maka Anda mengelolanya seminggu sekali. Secara kasar, Anda adalah kapten kapal, tetapi Anda hanya bisa memimpin 4 kali sebulan.
Ada ekstrem lainnya - kontrol overshoot, ketika Anda memerlukan angka setiap 5 menit. Di pembangkit listrik tenaga nuklir, atau dalam pengendalian iklim, hal ini dibenarkan, tetapi Anda hanyalah manusia biasa. Anda tidak dapat mengeluarkan perintah yang memadai setiap 5 menit, jadi Anda tidak boleh menyiksa orang demi ego Anda sendiri.
Untuk masing-masing sesuai dengan kemampuannya - dapatkan nomor sesering yang Anda bisa. Seperti inilah rasanya mengelola. Itu harus dilakukan, ada juga biaya tenaga kerja, kesulitan dan kualitas.
Manajemen Harapan
Bayangkan Anda mengelola intelijen di garis depan Perang Patriotik Hebat. Anda memiliki beberapa kelompok pengintai di bawah komando Anda. Tugas Anda adalah mengirimkan orang-orang tak kenal takut ini ke belakang garis depan untuk melaksanakan berbagai tugas. Katakanlah ini tahun 1943. Tidak ada telepon seluler, email atau telegram. Ada walkie-talkie, tapi tidak ada yang membawanya dalam misi pengintaian - itu terlalu berat.
Bagaimana struktur manajemennya? Saat kelompok pengintai berada di pangkalan, Anda mempersiapkan operasi dengan hati-hati. Bersama teman-teman, lihat peta, diskusikan peluang terbaik untuk mencapai tujuan dan kembali, pilih senjata dan amunisi, sepakati titik kontrol, pikirkan apa yang salah dan apa yang harus dilakukan. Dan kemudian tibalah hari dan jam untuk memulai operasi.
Orang-orang itu diam-diam merangkak melintasi garis depan, dan Anda tetap di belakang. Izinkan saya mengingatkan Anda, tidak ada hubungannya. Anda tidak dapat menggunakan pengaruh kontrol apa pun - kecuali mungkin untuk mengatur tembakan artileri yang mengganggu untuk memudahkan kelompok pengintai mencapai bagian belakang musuh.
Kini Anda hanya bisa berharap semuanya akan baik-baik saja. Tidak ada yang bisa anda lakukan. Anda hanya menunggu dan berharap semuanya akan berhasil. Anda khawatir apakah operasinya dilakukan secara detail. Apakah Anda mengatakan semua yang Anda bisa, ketahui, dan inginkan? Apakah Anda memberikan cukup amunisi? Apakah Anda menyatukan orang-orang yang tepat ke dalam sebuah kelompok? Apakah Anda melewatkan sesuatu?
Yang tersisa hanyalah harapan, dan Anda menjalaninya. Anda jarang mengaturnya. Hampir seluruh waktumu diisi oleh harapan.
Sekarang kembalilah dan bayangkan Anda adalah pemimpin dari sesuatu. Kelompok pengembangan, proyek, departemen pendukung, departemen, kantor - tidak masalah.
Orang-orangmu tidak melakukan misi pengintaian. Biasanya mereka tidak menghilang dalam waktu lama. Mereka hampir selalu berhubungan, melalui beberapa saluran sekaligus. Termasuk yang verbal. Singkatnya, mereka duduk di dekatnya.
Tapi Anda berperilaku seolah-olah Anda mengelola kelompok pengintai.
Anda mendistribusikan tugas, menetapkan tenggat waktu, mereka yang bertanggung jawab dan... Anda pergi. Satu jam, dua, sehari, dua - dan Anda tetap tidak sampai di sana. Anda duduk di suatu tempat dan berharap semuanya akan baik-baik saja, masalah akan terpecahkan, kami akan memenuhi tenggat waktu, orang tidak akan mengecewakan Anda.
Anda menciptakan peluang pengembangan - nilai, kursus, menyuruh semua orang mempelajari kerangka kerja, meningkatkan keterampilan mereka dan... Anda pergi. Pernahkah Anda tertarik dengan pergerakannya selama berbulan-bulan? Anda hanya duduk, mengurus urusan Anda sendiri dan berharap orang-orang hanya memikirkan bagaimana cara memenuhi Pesan Anda.
Anda memberi tahu pemrogram - selesaikan tugas ini, diperkirakan memakan waktu 40 jam, dalam 20 atau 30. Coba, tidak ada yang rumit di sana. Dan kamu pergi lagi. Anda tidak sedang dalam proses. Anda hanya duduk disana dan berharap programmer tersebut terinspirasi oleh permintaan Anda.
Anda menetapkan sasaran untuk bulan tersebut - untuk meningkatkan produksi, atau konversi, atau yang lainnya. Anda memberi instruksi, metode, contoh dan menghilang lagi. Anda duduk selama sebulan dan berharap semuanya akan terjadi. Dan kemudian Anda datang dan menyadari bahwa harapan Anda sia-sia.
Ini semua adalah manajemen harapan. Bukan mengelola dengan harapan, namun mengelola dengan harapan. Tentu saja, saya menghiasinya.
Seringkali tidak ada harapan. Manajer hanya memberi perintah, pergi dan melupakannya. Dia tidak peduli apakah itu berhasil atau tidak. Tugasnya adalah menetapkan tugas dan menyatakan apakah sudah selesai atau belum. Semua. Tapi ini, tentu saja, bukan tentang Anda. Setidaknya kamu punya harapan.
Seperti yang dikatakan oleh sumber yang tidak diketahui: Manajer menengah khawatir tentang “apakah hal itu pernah dilakukan sebelumnya” dan “apa yang akan dipikirkan orang.” Bagi yang baik, penting agar masalahnya diselesaikan.
Agar tidak terlibat dalam manajemen harapan, Anda perlu terlibat dalam pengendalian - lihat teks di atas. Manajemen harapan adalah penggantinya. Bahkan manajemen pun tidak, jujur saja.
Putri saya terlibat dalam manajemen harapan. Suatu hari dia bertanya mengapa penghasilan saya sangat sedikit (saat itu saya adalah direktur IT). Saya bilang saya tidak tahu. Dia bertanya - apa yang kamu lakukan di tempat kerja? Saya menjawab - saya menulis program, surat, mengelola orang. Dia tidak mengerti segalanya - hanya saja saya sedang bekerja di depan komputer.
Dan dia memberikan tindakan kontrol yang luar biasa dalam semangat pengelolaan harapan: Ayah, Anda cukup menekan tombol lebih cepat dan Anda akan mendapat lebih banyak.
Sayangnya itu tidak membantu. Hal sebaliknya membantu - lebih sedikit menekan tombol, lebih banyak berkomunikasi dengan orang lain, termasuk. - melakukan kontrol. Tapi itu mungkin tidak masalah bagi putrinya. Inilah pengelolaan harapan.
Sumber: www.habr.com