Seminar, konferensi, pertemuan: mempelajari statistik dari 18000 peristiwa

В Точках кипения проходит до 800 мероприятий в неделю. Одни находят свою аудиторию и вызывают резонанс, другие теряются в информационном шуме.

Di bawah potongan terdapat beberapa statistik yang akan membantu pengunjung dan penyelenggara mendapatkan jawaban atas pertanyaan: bagaimana acara diadakan oleh orang lain, di mana dan berapa banyak orang yang datang, format apa yang mendapatkan popularitas dan berapa indeks perencanaannya, yaitu berapa persentasenya. terdaftar pada akhirnya mereka akan mengambil bagian.

Angka tersebut sebagian besar diperoleh melalui analisis statistik Titik Didih pada bulan Januari 2016 hingga Mei 2019.

Sebelum kita membahas format, ada beberapa metrik umum.

Secara total, sekitar 18 ribu peristiwa terjadi di Titik Didih selama periode ini. Pada saat yang sama, statistik untuk tahun 2019 saja menunjukkan peningkatan yang berlipat ganda - menurut data awal, dari Januari tahun lalu hingga pertengahan Desember kami mengadakan 19 ribu acara.

Jumlah acara berdasarkan bulan pada tahun 2019 (per pertengahan Desember)

Namun, data ini belum dianalisis secara mendalam, dan semua angka yang disajikan di bawah ini adalah datanya hasil pengolahan periode 01.2016—05.2019.

Pemirsa yang dicakup oleh Dots bertambah setiap bulannya, dan saat ini lebih dari 880 ribu orang terdaftar di platform tersebut.

Acara apa yang paling sering diadakan?

Kita berbicara tentang permintaan akan format. Hal ini dapat direpresentasikan pada bidang koordinat, di mana satu sumbu menunjukkan frekuensi penggunaan, dan sumbu lainnya menunjukkan jumlah rata-rata peserta.

Lima format terpopuler di kalangan penyelenggara adalah transfer ilmu dan pertukaran pendapat dalam berbagai bentuk:

• Seminar dan pelatihan. Tujuan dari seminar ini adalah untuk menyebarkan keterampilan baru melalui latihan-latihan selama acara berlangsung. Biasanya seminar dipimpin oleh satu atau lebih pakar dan pesertanya sekitar 30 orang. Seringkali ada koordinator yang bertanggung jawab atas komunikasi selama kerja kelompok. Secara total, dari tahun 2016 hingga pertengahan tahun 2019, 5651 acara dengan format ini diadakan di Titik Didih. Durasi rata-rata seminar adalah tiga jam.
• pertemuan. Format ini melibatkan pertukaran pandangan antar peserta dengan pengembangan beberapa posisi yang disepakati mengenai masalah yang dikemukakan. Salah satu peserta juga memimpin rapat, namun mungkin ada beberapa pembicara. Secara total, kami menyelenggarakan 2245 acara dengan format ini.
• Kuliah. Presentasi ahli dalam format ini berfungsi untuk menyampaikan pengetahuan, ide atau pendapat dosen kepada audiens. Seperti format lainnya, selain pembicara, sering kali ada presenter. Selama periode tersebut, kami mengadakan 1900 ceramah tentang berbagai topik.
• Pertemuan kelompok kerja. Berbeda dengan rapat yang tujuannya hanya untuk mengambil keputusan, format ini melibatkan para ahli yang bekerja sama untuk mencapai hasil tertentu. Tergantung pada tugasnya, kelompok kerja mungkin memiliki struktur organisasi yang kompleks, termasuk ketua, ketua bersama, sekretariat, dll. Sebanyak 1473 pertemuan kelompok kerja diadakan di Titik Didih.
• Meja bundar. Данный формат помогает определить, какие существуют точки зрения по рассматриваемому вопросу. В отличие от совещания и заседания рабочей группы, он не подразумевает согласования этих точек зрения и выработки какого-то решения. Однако набор ролей используется тот же, что и на совещании. За это время у нас прошло 1433 подобных мероприятия.

Di bawah ini adalah peringkat format lain yang diurutkan berdasarkan jumlah rata-rata peserta:

• forum. Jumlah peserta rata-rata adalah 121 orang. Format ini digunakan untuk bertukar pendapat mengenai isu-isu yang cukup global. Kadang-kadang hasilnya berupa keputusan, dan dalam kasus lain hanya berupa penetapan agenda. Hanya ada 397 acara dengan format ini, rata-rata durasi forum adalah enam jam.
• Liburan. Salah satu format baru dan mungkin paling gratis di jaringan Titik Didih. Rata-rata acara seperti itu dihadiri 96 orang.
• Penandatanganan perjanjian. Hanya ada sekitar 25 penandatanganan di jaringan kami, namun rata-rata jumlah peserta melebihi 72 orang.
• Konferensi. Ini adalah diskusi massal lainnya tentang suatu masalah atau isu dari berbagai sisi, namun dalam format ini penekanannya adalah pada pertukaran pengalaman. Hingga pertengahan Mei 2019, kami mengadakan 799 konferensi, dan rata-rata jumlah peserta adalah 60 orang.
• Pameran. Format ini dimaksudkan untuk menunjukkan prestasi di bidang tertentu guna menarik klien akhir atau investor. Kami telah mengadakan kurang dari 100 pameran. Rata-rata yang hadir adalah 51 orang.

Untuk acara berskala besar, kami tidak menunjukkan peran peserta yang umum karena struktur peran mereka sering kali rumit dan bervariasi tergantung tugas.

Fakta menarik:

• Seminar dan pelatihan merupakan rantai pengembalian terpanjang. Artinya, seseorang yang pernah mengikuti acara dengan format seperti ini kemungkinan besar akan datang ke Titik Didih lagi, dan belum tentu khusus untuk seminar tersebut.
• Tampaknya semakin lama diskusi, semakin sedikit orang yang setuju untuk datang dan duduk hingga akhir. Namun statistik kami tidak menunjukkan ketergantungan karakteristik jumlah peserta pada durasi acara. Anda bisa merencanakan interaksi jangka panjang dengan penonton, yang utama jangan membuat mereka bosan.

• Di antara beragam format, ada beberapa yang menarik penonton muda - hingga 30 tahun. Yaitu survei, kompetisi, briefing, konferensi pers, pameran, pemutaran film dengan diskusi, kompetisi, tamasya dan hackathon. Sebagian besar daftar ini memiliki rentang usia terluas di antara pesertanya. Dan orang-orang yang berusia di atas 35 tahun jelas sangat menginginkan sesi ini. Mereka mendominasi sesi strategi, sesi desain, dan sesi promosi.

• Secara umum, titik didih bersifat musiman. Jumlah acara dan jumlah pengunjung menurun selama liburan panjang Tahun Baru dan liburan musim panas (dari Mei hingga akhir Agustus). Namun, banyak hal tergantung pada jenis acaranya. Jumlah pengunjung seminar dan forum, misalnya, berkurang lebih dari separuh dibandingkan masa aktif. Dan untuk pertemuan yang lebih intim, seperti lokakarya, penurunan musiman hampir tidak terlihat.

Mana yang lebih mudah untuk direncanakan - seminar atau hackathon?

Mengorganisir sebuah acara adalah tugas yang sulit. Untuk mengevaluasi dan mengkalibrasi upaya yang diperlukan untuk mengatur setiap format, kami membandingkan jumlah peserta terdaftar dengan jumlah pengunjung sebenarnya, mendapatkan karakteristik yang sesuai - indeks perencanaan.

Rata-rata indeks perencanaan seluruh kegiatan adalah 83%

Rata-rata, yang paling mudah ditebak adalah tamasya, penandatanganan perjanjian, kelas master, lokakarya, dan pertemuan. Di sisi lain “skala prediktabilitas” adalah hari libur, pameran, webinar, dan hackathon. Dari sudut pandang praktis, hal ini berarti penyelenggara hackathon harus memperkirakan bahwa dari 100 orang yang mendaftar, hanya akan ada 30 orang yang akan datang, dan menyesuaikan kampanye periklanan acara tersebut. Situasinya berbeda dengan tamasya. Menurut statistik kami, lebih banyak orang yang mengunjunginya daripada yang diumumkan. Mungkin penyelenggaraan acara ini hanya salah menilai penontonnya. Format di mana penyelenggara bekerja paling baik untuk menarik pengunjung ternyata berada pada “cara emas”.

Meskipun statistik kami tidak mengungkapkan hubungan antara popularitas penonton dan rata-rata durasi acara, terdapat korelasi antara durasi dan indeks perencanaan. Format yang paling dapat diprediksi (yang memiliki indeks perencanaan tinggi) memiliki durasi rata-rata 2,5 atau 3,5 jam. Dan, biasanya, mereka mengumpulkan penonton sebanyak 15 hingga 35 orang.

Ada dependensi menarik lainnya di sini:

• Indeks perencanaan untuk acara-acara pendek akan lebih tinggi jika pada awalnya dirancang untuk sejumlah kecil orang. Namun untuk acara yang panjang semuanya tergantung format spesifiknya. Tidak ada hubungan yang jelas. Namun, Boiling Points hampir tidak menyelenggarakan acara untuk penonton lebih dari 300 orang yang berlangsung kurang dari empat jam.
• Terlepas dari durasi rata-rata acara, indeks perencanaan lebih dari 80% ditemukan dalam format yang dirancang untuk audiens kurang dari 40 orang.
• Indeks perencanaan kurang dari 50% lebih umum terjadi pada acara pendek yang dihadiri banyak orang.

Menariknya, indeks perencanaan tidak banyak berhubungan dengan apakah setiap orang diundang untuk hadir atau apakah ada daftar tertutup yang dibuat.

Di antara format yang populer di kalangan penyelenggara, ada format yang biasanya terbuka dan biasanya tertutup. Misalnya, dalam sebagian besar kasus, setiap orang diundang ke seminar, ceramah, dan meja bundar. Dan untuk rapat dan rapat kelompok kerja, mereka membuat daftar peserta yang sepenuhnya tertutup atau memperluasnya hanya berdasarkan permintaan.

Di antara format acara yang mengumpulkan penonton maksimal, sebagian besar adalah format terbuka. Itu cukup logis.

Fakta yang menarik:

• Jika suatu acara ditutup, bukan berarti indeks perencanaannya langsung menjadi 100%. Di antara acara yang biasanya tertutup, ada juga acara yang sulit diprediksi (hackathon yang sama diadakan untuk anggota klub). Hal sebaliknya juga terjadi: di antara format dengan indeks perencanaan tinggi terdapat format terbuka.

Bereksperimen dengan format

Format acara yang paling populer pada tahun lalu meliputi seminar dan pelatihan, ceramah, kelas master, pertemuan dan forum. Kelas master dan pertemuan yang termasuk dalam daftar ini tidak termasuk dalam peringkat format populer yang disebutkan di atas. Artinya, kita dapat berasumsi bahwa format inilah yang menimbulkan reaksi paling jelas dari pengunjung - ulasan lebih sering muncul di Internet (format tersebut berada di peringkat teratas dalam hal jumlah ulasan, meskipun jumlah total acaranya relatif kecil. ).

Omong-omong, rapat adalah format baru untuk jaringan, yang belum tersedia dalam formulir pendaftaran default. Bersama dengan permainan bisnis, pertemuan, program dan festival, ini adalah salah satu dari lima format baru yang paling banyak direplikasi, yang digunakan dalam empat atau lebih Titik Didih.

Jumlah rata-rata format acara yang digunakan pada Titik Didih

Kami terkejut bahwa wilayah-wilayah tersebut paling aktif bereksperimen dengan format-format baru. Misalnya, Titik Didih di Chelyabinsk dan Tomsk menyelenggarakan acara dalam 27 format berbeda. Jika kita menganalisis semua publikasi di jejaring sosial yang menyebutkan peristiwa Titik Didih dan formatnya, ternyata Belgorod menyediakan 20% arus informasi tersebut. 18% lainnya berasal dari publikasi dari Veliky Novgorod dan Yakutsk, di mana mereka bekerja dengan 16 format.

Beberapa Titik Didih di daerah telah mengembangkan format baru favorit mereka. Misalnya, Boiling Point di Veliky Novgorod menyediakan 100% referensi kepada pemilik apartemen di seluruh jaringan cabang. 75% penyebutan pemutaran film dengan diskusi berasal dari Tomsk, 67% penyebutan kursus berasal dari Ulyanovsk.

Fakta menarik:

• Meningkatnya keragaman format tidak berhubungan langsung dengan peningkatan jumlah Titik Didih di daerah.
• Aturan 80/20 berlaku di sini seperti halnya dalam bisnis. Selama seluruh operasi jaringan, 80% dari variasi format selalu memberikan tidak lebih dari lima Titik Didih.

Apa yang tertinggal di belakang layar

Secara umum, kami mengumpulkan banyak statistik, membuat grafik yang menunjukkan hubungan antara format acara dan peserta, dan juga melakukan analisis morfologi terhadap deskripsi dalam upaya menemukan korelasi antara topik dan format. Salah satu hasil dari pekerjaan ini adalah Atlas format (pdf, 10 MB), disiapkan oleh tim kami dari Tomsk. Anda dapat menemukan banyak informasi terkait dan tambahan di sana. Kami berharap angka-angka ini akan membantu penyelenggara memutuskan format dan menghubungkan dengan tepat jumlah peserta yang direncanakan dan jumlah upaya yang perlu dilakukan untuk menarik mereka. Dan peserta dapat memiliki gambaran kasar tentang apa yang menanti mereka di acara tertentu.

Sampai jumpa di Poin kami!

Sumber: www.habr.com