Apa pun yang Anda katakan, manajemen pengetahuan (KM) masih tetap menjadi hal yang aneh di kalangan spesialis TI: Tampaknya jelas bahwa pengetahuan adalah kekuatan (c), tetapi biasanya ini berarti semacam pengetahuan pribadi, pengalaman sendiri, pelatihan yang telah diselesaikan, keterampilan yang ditingkatkan . Sistem manajemen pengetahuan di seluruh perusahaan jarang dipikirkan, lamban, dan, pada dasarnya, mereka tidak memahami nilai apa yang dapat diberikan oleh pengetahuan pengembang tertentu ke seluruh perusahaan. Ada pengecualian, tentu saja. Dan Alexei Sidorin yang sama dari CROC baru-baru ini memberikan yang terbaik . Namun ini masih merupakan fenomena tersendiri.
Jadi di Habré masih belum ada hub yang didedikasikan untuk manajemen pengetahuan, jadi saya menulis postingan saya di hub konferensi. Cukup masuk akal, jika ada, karena pada tanggal 26 April, berkat inisiatif Konferensi Oleg Bunin, konferensi pertama di Rusia tentang manajemen pengetahuan di bidang TI diadakan - .
Saya cukup beruntung bisa bekerja di Komite Program Konferensi, melihat dan mendengar banyak hal yang sampai batas tertentu menjungkirbalikkan dunia nyaman saya sebagai manajer manajemen pengetahuan, dan memahami bahwa TI telah matang menuju manajemen pengetahuan. Masih harus dipahami dari sisi mana harus mendekatinya.
Omong-omong, dua konferensi lagi tentang manajemen pengetahuan diadakan pada tanggal 10 dan 17-19 April: и , di mana saya mendapat kesempatan untuk bertindak sebagai ahlinya. Konferensi-konferensi ini tidak memiliki bias TI, tetapi saya memiliki sesuatu untuk dibandingkan. Dalam postingan pertama saya, saya ingin berbicara tentang pemikiran bahwa partisipasi dalam konferensi ini menginspirasi saya, seorang spesialis manajemen pengetahuan. Hal ini dapat dianggap sebagai nasihat bagi pembicara masa depan, serta bagi mereka yang terlibat dalam manajemen pengetahuan berdasarkan bidang pekerjaan.
Kami memiliki 83 laporan, 24 slot dan 12 hari untuk pengambilan keputusan
83, Karl. Ini . Terlepas dari kenyataan bahwa ini adalah konferensi pertama, dan hanya sedikit orang yang terlibat dalam manajemen pengetahuan terpusat di bidang TI, terdapat minat yang besar terhadap topik tersebut. Situasinya agak diperumit oleh kenyataan bahwa pada batas waktu pengajuan lamaran, 13 dari 24 slot sudah terisi, dan pembicara mungkin percaya bahwa dengan tenggat waktu tersebut, semua kesenangan baru saja dimulai, jadi dalam beberapa hari terakhir mereka dituangkan di hampir setengah dari aplikasi kepada kami. Tentu saja, 12 hari sebelum finalisasi program, tidak realistis untuk bekerja sama dengan baik dengan setiap calon pembicara, sehingga ada kemungkinan beberapa laporan menarik tertinggal karena abstrak yang tidak menarik. Namun, saya yakin bahwa program ini mencakup laporan yang kuat, mendalam, dan yang terpenting, laporan terapan dengan banyak detail dan praktik.
Namun saya ingin menarik kesimpulan tertentu dari analisis semua aplikasi yang diajukan. Mungkin bermanfaat bagi sebagian pembaca dan memberikan pemahaman baru tentang manajemen pengetahuan. Semua yang akan saya tulis selanjutnya adalah murni IMHO, berdasarkan pengalaman enam tahun membangun sistem manajemen pengetahuan di Kaspersky Lab dan berkomunikasi dengan para profesional di bidang ilmu komputer.
Apa itu pengetahuan?
Pada konferensi pemuda tersebut, setiap pembicara, baik seorang ahli metodologi, profesor universitas, atau pembicara yang bertanggung jawab langsung atas manajemen pengetahuan di perusahaannya, memulai dengan pertanyaan “Pengetahuan apa yang akan kita kelola?”
Saya harus mengatakan bahwa pertanyaan itu penting. Seperti yang ditunjukkan oleh pengalaman bekerja di PC KnowledgeConf 2019, banyak orang di bidang TI percaya bahwa pengetahuan = dokumentasi. Oleh karena itu, kita sering mendengar pertanyaan: “Kami tetap mendokumentasikan kode tersebut. Mengapa kita memerlukan sistem manajemen pengetahuan lain? Apakah dokumentasinya tidak cukup?”
Tidak, tidak cukup. Dari semua definisi yang diberikan para pembicara tentang pengetahuan, yang paling dekat dengan saya adalah definisi Evgeniy Viktorov dari Gazpromneft: “pengetahuan adalah pengalaman yang diperoleh orang tertentu dalam memecahkan masalah tertentu.” Harap dicatat, tidak ada dokumentasi. Dokumen adalah informasi, data. Mereka dapat digunakan untuk memecahkan masalah tertentu, namun pengetahuan adalah pengalaman dalam menggunakan data ini, dan bukan data itu sendiri. Seperti halnya prangko: Anda dapat membeli prangko termahal di kantor pos, tetapi prangko tersebut baru bernilai bagi seorang kolektor setelah dicap dengan prangko. Anda dapat mencoba mengungkapkan lebih banyak lagi: dokumentasi = “apa yang tertulis dalam kode”, dan pengetahuan = “mengapa ditulis persis seperti itu, bagaimana keputusan ini dibuat, apa tujuan penyelesaiannya.”
Harus dikatakan bahwa pada awalnya tidak ada konsensus di antara anggota PC mengenai dokumentasi dan pengetahuan. Saya mengaitkan fakta ini dengan fakta bahwa PC sebenarnya mencakup orang-orang dari berbagai bidang aktivitas, dan setiap orang terlibat dalam manajemen pengetahuan dari berbagai pihak. Namun kami akhirnya sampai pada kesamaan. Namun menjelaskan kepada para pembicara mengapa laporan mereka tentang pendokumentasian kode tidak sesuai untuk konferensi ini, terkadang, merupakan tugas yang sulit.
Pelatihan vs. Manajemen Pengetahuan
Juga aspek yang menarik. Apalagi dalam beberapa hari terakhir ini banyak sekali pemberitaan mengenai latihan. Tentang cara mengajarkan softskill, hardskill, coaching, dll. Ya, tentu saja belajar adalah tentang pengetahuan. Tapi yang mana? Jika kita berbicara tentang pembinaan eksternal atau pelatihan “sebagaimana adanya”, apakah ini termasuk dalam konsep manajemen pengetahuan perusahaan? Kami mengambil keahlian dari luar dan menerapkannya di tempat yang dirugikan. Ya, orang-orang tertentu memperoleh pengalaman baru (= pengetahuan), tetapi tidak ada yang terjadi di seluruh perusahaan.
Sekarang, jika, setelah menyelesaikan pelatihan, seorang karyawan datang ke kantor dan mengadakan kelas master serupa untuk rekan kerja (mencari-cari pengetahuan) atau mentransfer kesan dan ide-ide kunci yang telah dia kumpulkan ke semacam basis pengetahuan internal bersyarat - ini dia manajemen pengetahuan. Namun mereka biasanya tidak memikirkan (atau membicarakan) hubungan ini.
Jika kami mengambil pengalaman pribadi, biasanya di departemen kami setelah konferensi untuk menjelaskan kesan, ceramah, ide, daftar buku yang direkomendasikan, dll. di bagian khusus portal internal. Ini adalah kasus ketika tidak ada pertentangan antar konsep. Manajemen pengetahuan, dalam hal ini, merupakan perpanjangan alami dari pembelajaran eksternal.
Sekarang, jika rekan-rekan yang menyampaikan laporan tentang pembinaan akan berbicara, misalnya, tentang bagaimana mereka berbagi praktik dalam komunitas pembinaan mereka dan apa manfaatnya, tentu saja tentang CM.
Atau mari kita ambil dari sisi lain. Ada juga laporan tentang bagaimana perusahaan menciptakan basis pengetahuan. Dot. Pemikiran yang selesai.
Tapi mengapa mereka menciptakannya? Pengetahuan yang dikumpulkan harusnya berfungsi? Di luar komunitas IT yang masih lebih terapan dan praktis, saya sering menjumpai cerita bahwa para pelaksana proyek manajemen pengetahuan percaya bahwa cukup dengan membeli perangkat lunak, mengisinya dengan materi, dan semua orang akan pergi dan menggunakannya sendiri jika diperlukan. Dan kemudian mereka terkejut karena entah bagaimana KM tersebut tidak lepas landas. Dan ada juga pembicara seperti itu.
Menurut saya, kita mengumpulkan ilmu agar atas dasar itu seseorang dapat mempelajari sesuatu dan tidak melakukan kesalahan. Pelatihan internal adalah perpanjangan alami dari sistem manajemen pengetahuan. Lakukan orientasi atau pendampingan dalam tim: lagipula, mentor berbagi informasi internal sehingga karyawan dapat dengan cepat bergabung dengan tim dan memprosesnya. Dan jika kita memiliki basis pengetahuan internal, di manakah semua informasi ini berada? Bukankah ini alasan untuk meringankan beban kerja mentor dan mempercepat orientasi? Selain itu, pengetahuan akan tersedia 24/7, dan bukan saat pemimpin tim punya waktu. Dan jika perusahaan sampai pada gagasan ini, pertentangan di antara ketentuan-ketentuan tersebut juga dapat dihilangkan.
Dalam praktik saya, inilah yang saya lakukan: Saya mengumpulkan pengetahuan, dan kemudian, berdasarkan materi yang dikumpulkan, saya membuat kursus pelatihan dengan berbagai tingkat detail untuk rekan-rekan dari berbagai departemen. Dan jika Anda menambahkan modul lain ke sistem manajemen pengetahuan untuk membuat tes guna memantau kesadaran dan keterampilan karyawan, maka secara umum Anda mendapatkan gambaran ideal tentang berbagi pengetahuan perusahaan yang sama: beberapa membagikan informasi, yang lain memprosesnya, mengemasnya, dan membagikannya kepada kelompok sasaran, dan kemudian kami memeriksa asimilasi materi.
Pemasaran vs. Praktik
Momennya juga menarik. Seringkali, jika manajemen pengetahuan dilakukan oleh karyawan yang ditunjuk (SDM, L&D), maka tugas besarnya adalah menjual ide KM kepada karyawan perusahaan dan menciptakan nilai. Setiap orang harus menjual idenya. Tetapi jika manajemen pengetahuan dilakukan oleh seseorang yang menyelesaikan masalah pribadinya dengan alat ini, dan tidak melakukan tugas manajemen, maka dia biasanya tetap fokus pada aspek penerapan proyek. Dan seorang karyawan pengembangan staf sering kali mengalami deformasi profesional tertentu: dia melihat cara menjualnya, tetapi tidak begitu mengerti mengapa hal itu disusun seperti itu. Dan sebuah laporan diserahkan ke konferensi, yang merupakan pidato pemasaran murni berdurasi setengah jam tentang manfaat apa yang dihasilkan sistem, dan tidak berisi sepatah kata pun tentang cara kerjanya. Namun justru inilah hal yang paling menarik dan penting! Bagaimana cara kerjanya? Mengapa demikian? Inkarnasi apa yang dia alami, dan apa yang tidak cocok untuknya dalam penerapan sebelumnya?
Jika Anda membuat pembungkus yang indah untuk suatu produk, Anda dapat menyediakannya kepada pengguna dalam waktu singkat. Namun minat akan cepat memudar. Jika pelaksana proyek manajemen pengetahuan tidak memahami “isinya”, memikirkan angka dan metrik, dan bukan masalah nyata dari target audiens, maka penurunan akan terjadi dengan sangat cepat.
Ketika Anda datang ke konferensi dengan laporan yang terlihat seperti brosur periklanan, Anda perlu memahami bahwa itu tidak akan menarik “di luar” perusahaan Anda. Orang-orang yang datang untuk mendengarkan Anda telah membeli ide tersebut (mereka sebenarnya membayar banyak uang untuk berpartisipasi!). Mereka tidak perlu diyakinkan bahwa pada prinsipnya perlu terlibat dalam CT. Mereka perlu diberi tahu bagaimana melakukannya dan bagaimana tidak melakukannya, serta alasannya. Ini bukan manajemen puncak Anda; bonus Anda tidak bergantung pada penonton di aula.
Namun, ini juga merupakan dua bagian dari satu proyek, dan tanpa promosi yang baik di dalam perusahaan, konten paling keren sekalipun akan tetap menjadi satu Sharepoint. Dan jika kamu memberitahuku sebagai anda menjual ide KM kepada rekan-rekan anda, mana yang menonjolkan karya dan mana yang tidak, serta alasannya, maka ceritanya akan sangat-sangat berharga.
Namun hal ekstrem lainnya juga mungkin terjadi: kami menciptakan basis paling keren, menggunakan praktik canggih seperti itu, tetapi karena alasan tertentu para karyawan tidak pergi ke sana. Oleh karena itu, kami kecewa dengan gagasan tersebut dan berhenti melakukannya. Kami juga mendapat permintaan seperti itu. Mengapa karyawan tidak mendukung? Mungkin mereka benar-benar tidak membutuhkan informasi ini (ini adalah masalah mempelajari target audiens, harus ditulis postingan terpisah tentang hal itu). Atau mungkin komunikasi mereka buruk? Bagaimana mereka melakukannya? Seorang manajer manajemen pengetahuan juga merupakan spesialis PR yang baik. Dan jika dia tahu bagaimana menjaga keseimbangan antara promosi dan kegunaan konten, maka dia punya peluang sukses yang besar. Anda tidak dapat membicarakan satu hal sambil melupakan yang lain.
Angka
Dan terakhir, tentang angka. Saya membaca di memo pembicara di salah satu konferensi (bukan KnowledgeConf!) bahwa penonton menyukai informasi eksklusif – angka. Tapi kenapa? Sebelum konferensi itu, saya sudah lama berpikir tentang bagaimana nomor saya bisa berguna bagi penonton? Bagaimana kolega saya dapat terbantu jika saya berhasil meningkatkan beberapa indikator produktivitas karyawan sebesar N% melalui manajemen pengetahuan? Apa yang akan dilakukan pendengar saya secara berbeda besok jika mereka mengetahui nomor saya? Saya hanya mengemukakan satu argumen: “Saya menyukai salah satu latihan Anda, saya ingin menerapkannya sendiri, tetapi saya harus menjual ide tersebut kepada manajer. Besok saya akan memberitahunya bahwa di perusahaan X hal ini menyebabkan peningkatan indikator sehingga dia “membeli” ide ini.”. Namun tidak semua indikator kinerja saya dapat diterapkan pada bisnis lain. Mungkin Anda bisa memberikan argumen lain yang mendukung angka-angka dalam laporan tersebut? Namun menurut saya, menghabiskan 10 menit dari 30 menit laporan tentang angka-angka ketika Anda bisa menggunakannya untuk contoh-contoh praktis atau bahkan lokakarya kecil dengan audiens, IMHO, bukanlah ide yang baik.
Dan kami juga diberikan laporan yang penuh dengan angka. Setelah diskusi pertama, kami meminta para pembicara untuk berbicara tentang praktik yang membuahkan hasil tersebut. Mereka yang akhirnya berhasil mencapai program final memiliki laporan yang hampir sepenuhnya berbeda dari versi aslinya. Sebagai hasilnya, kami telah mendengar banyak masukan mengenai dasar praktis yang diberikan konferensi ini. Dan belum ada yang mengatakan bahwa “menarik untuk mengetahui berapa banyak yang dihemat oleh perusahaan X melalui manajemen pengetahuan.”
Mengakhiri bacaan panjang ini, saya ingin sekali lagi bergembira karena dunia TI telah menyadari pentingnya manajemen pengetahuan dan, saya berharap, akan mulai secara aktif menerapkan, mengoptimalkan, dan menyesuaikannya dalam waktu dekat. Dan di Habré akan ada hub terpisah yang didedikasikan untuk manajemen pengetahuan, dan semua pembicara kami akan berbagi pengetahuan dengan rekan-rekan di sana. Sementara itu, Anda dapat menjelajahi praktik-praktik dalam pesan instan, Facebook, dan sarana komunikasi lain yang tersedia. Kami berharap Anda semua hanya mendapatkan laporan yang bermanfaat dan pidato yang sukses!
Sumber: www.habr.com