Góðan dag til allra! Í dag langar mig að deila litlu dæmi um sjálfvirkan ferlið við að búa til útgöngubeiðnir fyrir nýja starfsmenn með því að nota Microsoft SharePoint, PowerApps, Power Automate og Teams vörur. Þegar þú innleiðir þetta ferli þarftu ekki að kaupa sérstakar PowerApps og Power Automate notendaáætlanir; Office365 E1/E3/E5 áskrift dugar. Við munum búa til lista og dálka á SharePoint síðunni, PowerApps hjálpa þér að búa til eyðublað og Power Automate mun veita þér tækifæri til að sérsníða rökfræði viðskiptaferla. Við munum tengja lokaferlið við teymi MS Teams. Við skulum ekki eyða tíma og sjá hvað gerist.
Á fyrsta stigi búum við til lista og upplýsingar. Okkur vantar lista:
- Útgöngubeiðnir starfsmanna
- Undirdeildir
- HR eftir deildum
- Stjórnendur
Hver listi mun gegna hlutverki sínu í framtíðinni og við munum sjá hver. Búðu til upplýsingar og stilltu leiðsöguvalmyndina:
PowerApps
Nú skulum við búa til eyðublað fyrir „Beiðnir um útgöngu starfsmanna“ með því að nota PowerApps. Í endanlegu formi mun það líta svona út:
Í reitnum „Starfsmaður“ velurðu af listanum yfir Office 365 notendur, „Útgöngudagur“ er tilgreindur í dagatalinu, „Deild“ er tilgreind í deildarskránni og „HR“ er valið úr „HR eftir deild“ Skrá:
En það er nauðsynlegt að tryggja að listinn yfir HR sem er tiltækur fyrir val sé síaður af deildinni sem tilgreind er á eyðublaðinu. Við skulum nota formúlu til að sía gögn í PowerApps. Fyrir eignina „Items“ í „HR“ reitnum skrifum við:
Að auki er hægt að gera litlar breytingar á sjálfgefnu gildi fyrir Staða reitinn á eyðublaðinu. Fyrir „Sjálfgefið“ eiginleika reitsins „Staða“ skrifum við:
Ef eyðublaðið til að búa til þátt opnast, verður gildið „Nýtt“ skrifað í „Staða“ reitinn, annars verður gildinu úr SharePoint dálknum fyrir núverandi þátt komið í stað í stöðureitnum á eyðublaðinu.
Eitt af vandamálunum með PowerApps er vanhæfni til að sækja auðveldlega gögn úr SharePoint hópum. Vegna þessa er ekki auðvelt að stilla sýnileika/aðgengi reita eða hluta á eyðublaðinu ef þú vildir treysta á að notandinn væri meðlimur í SharePoint hópi. En þú getur gert lausn. Sérstaklega í þessum tilgangi höfum við búið til lista yfir stjórnendur fyrirfram:
Þessi listi inniheldur reit „Starfsmanns“ með gerðinni „Notandi eða hópur“, sem er aðeins sýndur á eyðublaðinu, og „Nafn“ reit, þar sem nafn valins starfsmanns er skrifað, sem er aðeins birt á listaskjánum. Nú skulum við reyna smá brellu í PowerApps. Til dæmis geturðu stillt framboð á hvaða reit sem er ef núverandi notandi er á Administrators listanum. Finndu eiginleikann „Display Mode“ í reitnum „Release Date“ og skrifaðu:
Samkvæmt þessari formúlu, ef það er að minnsta kosti einn starfsmaður á Administrators listanum sem samsvarar innskráningu núverandi notanda, þá verður reiturinn tiltækur til að breyta, annars til að skoða. Til að fá meiri áreiðanleika minnkum við innskráningu í lágstafi, annars geta alls kyns tilvik gerst.
Þú gætir hafa tekið eftir því að í haus eyðublaðsins er hnappur „Aðgerðir á forritinu“:
Þessi hnappur mun fara á annan skjá þar sem, til hægðarauka, er safnað saman öllum mögulegum aðgerðum á forritinu:
Eftir að hafa smellt á hvern hnapp opnast viðbótaraðgerðagluggi, til dæmis ef aðgerðin „Hætta við forrit“ er valin opnast viðbótargluggi með möguleika á að setja inn athugasemd:
Eftir að hafa smellt á „Staðfesta“ hnappinn breytist staða forritsins og þetta er hægt að gera jafnvel án þess að ræsa Power Automate flæðið. Við skulum nota „Patch“ aðgerðina fyrir „OnSelect“ eiginleika hnappsins:
Með því að nota Patch aðgerðina uppfærum við pöntunarlistann með því að sía hann eftir auðkenni núverandi vöru. Við breytum gildi reitsins „Staða“ og förum á aðalskjáinn. Fyrir aðra aðgerðarhnappa er rökfræðin svipuð.
Allt sem er eftir er að stilla samþykkisflæðið. Við skulum gera það á einfaldasta formi.
Power Automate
Samþykkisflæði okkar mun keyra sjálfkrafa þegar miði er búinn til. Á meðan á framkvæmd stendur breytist staða umsóknar, deildarstjóri fær hana og tölvupósttilkynning um nýja umsókn verður send til deildarstjóra. Til að ákvarða leiðtogann höfum við möppu „Deildir“:
Búðu til Power Automate flæði:
Við framkvæmd þessa flæðis fær deildarstjóri tilkynningu í tölvupósti um gerð nýrrar umsóknar og getur fylgst með hlekknum til að taka ákvörðun með því að smella á hnappinn:
Með því að smella á „Samþykkja“ eða „Hafna“ hnappinn ræsir einnig Power Automate flæði, sem breytir stöðu umsóknarinnar og sendir tölvupósttilkynningu til HR sérfræðingsins:
Ferlið er tilbúið.
teams
Og lokahnykkurinn er skipulag samvinnu við þetta ferli. Til að gera þetta skaltu tengja ferlið við MS Teams skipunina:
Nú hafa allir liðsmenn MS Teams aðgang að útskráningarferli nýju starfsmanna á sérstökum flipa.
Auðvitað geturðu veitt fjölþrepa samþykki í flæðisrökfræðinni þinni, auk þess sem þú getur notað samþykkishlutann til að úthluta Power Automate verkefnum. Þú getur líka sérsniðið skýrslur og búið til tilkynningar sem verða sendar til Microsoft Teams chatbot. En meira um það í næstu greinum. Þakka þér fyrir athyglina og eigið góðan dag allir!
Heimild: www.habr.com