Flutningur frá IBM Notes yfir í Microsoft Exchange eða Office 365 veitir stofnun umtalsverðan ávinning, en flutningsverkefnið sjálft lítur ógnvekjandi út og ekki er alveg ljóst hvar á að hefja flutninginn. Exchange sjálft inniheldur ekki sín eigin verkfæri fyrir fulla flutning eða sambúð Notes og Exchange. Reyndar eru sum flutnings- og sambúðarverkefni ekki möguleg án vara frá þriðja aðila. Í þessari grein munum við gera grein fyrir sjö lykilskrefum til að fylgja eftir bestu starfsvenjum og reynslu okkar af farsælum flutningum.
Árangursrík flutningur felur í sér eftirfarandi skref:
- Bráðabirgðamat á búferlaflutningum.
- Koma á sambúð milli skuldabréfa og kauphallar.
- Skipuleggja fyrir bestu flutningsnákvæmni.
- Að tryggja hámarks skilvirkni í flutningi.
- Keyra prufuflutning.
- Skipuleggja tímasetningu fólksflutninga til að lágmarka áhrifin á stofnunina.
- Ræstu flutninginn og fylgdu framvindu þess.
Í þessari grein munum við skoða hvernig á að undirbúa og ljúka flutningi með því að nota tvær lausnir frá Quest - и . Fyrir neðan skurðinn eru nokkur smáatriði.
Skref 1: Bráðabirgðamat á búferlaflutningum
Gerðu úttekt á núverandi umhverfi þínu
Ef þú ákveður að Exchange sé rétti vettvangurinn fyrir fyrirtæki þitt þarftu bara að flytja þangað. Í fyrsta lagi þarftu að safna upplýsingum um núverandi umhverfi þitt, safna upplýsingum um birgðahald um þau gögn sem þú ætlar að flytja, ákvarða hvað hægt er að fjarlægja til að draga úr nýtingu pláss, reikna út tiltæka bandbreidd á milli umhverfi o.s.frv. Bráðabirgðamatið ætti að innihalda eftirfarandi spurningar:
- Hversu mörg Notes lén og Domino netþjónar eru til?
- Hvað ertu með mörg pósthólf? Hversu mörg þeirra eru ekki notuð?
- Hversu mikið pláss taka aðalpóstskrár? Hversu margir eru í skjalasafninu? Hversu margir eru í staðbundnum eftirlíkingum?
- Hvar eru skjalasafnið staðsett?
- Hversu margir notendur nota dulkóðun? Þarf að flytja dulkóðað efni?
- Hversu margar persónulegar möppur eru í umhverfinu?
- Hvaða notendur nota skjalatengla? Hversu margir notendur hafa fengið tengla frá öðrum notendum og forritum?
- Hversu mikið af gögnum ætlarðu að flytja? Til dæmis, þú vilt flytja gögn aðeins fyrir síðustu sex mánuði.
- Verða innfædd skjalasafn flutt yfir í persónuleg Exchange skjalasafn eða Outlook *.pst skrár?
- Hver eru bandbreiddarmörkin? Hversu mikið af gögnum er hægt að flytja á
ákveðinn tíma? - Hversu mikið geymslurými þarf eftir flutning?
Hvernig fólksflutningar munu hafa áhrif á viðskipti og rekstur
Verkefnið verður að vera vandlega skipulagt til að lágmarka niður í miðbæ og lágmarka tapaða framleiðni.
Til dæmis er mikilvægt að huga að úthlutun á milli notenda - ef notandi flytur en fulltrúi hans er áfram á upprunalega vettvangnum, hvaða áhrif mun það hafa á daglegt starf þeirra? Í stórum dráttum þarftu að íhuga hvernig flutningsverkefni gæti haft áhrif á öll mikilvæg viðskiptaferli og verkflæði fyrirtækisins.
Það er líka mikilvægt að huga að mikilvægum snertipunktum innan Notes. Til dæmis, þegar verið er að fást við skilaboð, er mikilvægt að greina forrit og huga að samspili milli póstleiðar og forrita til að forðast truflun á viðskiptaferlum á meðan og eftir flutning. Vertu viss um að spyrja eftirfarandi spurninga:
- Hvaða notendur hafa fulltrúa og hvernig gæti það haft áhrif á viðskiptaferla að rjúfa þetta samband?
- Hvaða forrit og viðskiptaferli tengjast tölvupóstumhverfinu? Sérhver lykilsamþætting á milli forritsins og tölvupóstþjónustunnar, svo sem samþykkisferlið, verður mikilvægt þegar þú skipuleggur flutninginn þinn.
- Hvaða íhluti og mikilvæga eiginleika forritsins ætti að varðveita?
- Hvernig geturðu notað innbyggðu eiginleika nýja vettvangsins til að ná þeirri virkni sem þú þarft?
- Ætti óvirkt efni að vera sett í geymslu fyrir framtíðargeymslu?
- Þarf að endurbyggja einhver forrit til að keyra rétt í nýja umhverfinu?
- Hvernig verður árangur mældur?
Áður en þú byrjar flutninginn þarftu að skilgreina viðmið til að mæla árangur. Sérstaklega þarftu að skilja að það er ósanngjarnt að búast við 100% gagnaflutningi. Ekki eru allar Notes-vörutegundir með jafngildi í Exchange (Active Mail er svívirðilegasta dæmið). Þess vegna er raunveruleikinn sá að ekki verða allir hlutir í Notes til í Exchange eftir flutning. Náanlegt og mælanlegt markmið er 95% af vörum sem eru fluttar í 95 prósent pósthólfa. Mæling og skjalfesting á árangri er mikilvægt til að tryggja árangur í flutningi og sannar niðurstöður eru aðeins mögulegar ef árangursskilyrði hafa verið skilgreind strax í upphafi tölvupóstflutningsverkefnis.
Skref 2: Stofna seðla og skiptast á sambúð
Fyrir flestar stofnanir eru fólksflutningar ferli, ekki atburður. Þess vegna ættu pósthólfsflutningar og forritaflutningar að fylgja áætlun sem hentar fyrirtækinu og rekstrinum best og byggir ekki á tæknilegum kröfum.
Þróun sambúðarstefnu
Til að hámarka verðmæti fólksflutninga þarf að þróa og innleiða fullkomna sambúðaráætlun snemma í fólksflutningaferlinu. Skilgreiningin á „samlífi“ getur verið mismunandi eftir stofnunum. Sumar stofnanir nota laus/upptekinn gögn virkan, önnur nota alls ekki þessa virkni. Sumir einbeita sér að því að flytja dagatalsgögn, á meðan aðrir einblína á fínstillingu þess að flytja fulla notendaskrá. Mikilvægt er að vinna með hverjum og einum hagsmunaaðila til að fá skýra mynd af því sem raunverulega skiptir máli og hjálpa öllum að skilja mikilvægi skilvirkrar sambúðarstefnu.
Flutningur frá Notes til Exchange og Office 365 krefst skipulagningar fyrir pósthólf og flutning forrita á sama tíma. Virkni Current Notes forritsins verður að vera studd fyrir alla notendur, óháð núverandi tölvupóstvettvangi þeirra. Þegar notendur flytja til Exchange og Office 365 ættu þeir að geta fengið aðgang að og notað Notes forrit sem hluta af núverandi verkflæði sínu. Þessi möguleiki ætti að halda áfram þar til Notes forrit eru flutt yfir á SharePoint eða annan vettvang.
Til viðbótar við sambúð forrita verður að innleiða samskipti milli notenda á mismunandi kerfum áður en flutningur er hafin. Þetta felur í sér sjálfvirka möppuleið og uppfærslur, stöður ókeypis/uppteknar og dagatöl fyrir alla notendur óháð núverandi vettvangi.
Að lokum þarftu að huga að samstarfi milli ekki aðeins tölvupóstþjónustunnar þinnar, heldur einnig dagatalanna þinna og sameiginlegra auðlinda, svo sem fundarherbergja. Notendur ættu að geta halað niður upplýsingum um fundaráætlun. Þetta felur í sér bæði einstaka fundi og endurtekna fundi. Hvort sem tímasetningar voru áætlaðar fyrir flutninginn eða búnar til við flutninginn, verður að viðhalda nákvæmni dagatalsgagna í gegnum verkefnið. Tryggja þarf að notendur geti til dæmis skipt um fundarherbergi fyrir næsta fund á endurteknum fundi eða hætt við einn fund án þess að valda átökum og ruglingi á síðari fundum.
Skref 3: Áætlun um bestu flutningsnákvæmni
Til að skipuleggja flutning frá Notes til Exchange eða Office 365 þarf að skilja fjölda sérstakra muna á kerfum.
Netföng
Notes gögn innihalda venjulega einkanetföng sem birtast á nokkrum stöðum: í skilaboðahausum, innbyggðum í skjalasafn, persónulegum tengiliðum og dreifðum listum. Sem hluti af flutningsferlinu verður að uppfæra þessi einkanetföng í SMTP vistföng til að tryggja fulla virkni í Exchange umhverfinu. Margar stofnanir velja einnig að uppfæra SMTP lénið eða heimilisfangsstaðalinn meðan á flutningi stendur. Ef þetta á við um fyrirtækið þitt er mikilvægt að skilja að sumar flutningslausnir uppfæra sjálfkrafa söguleg SMTP vistfangstilvik fyrir hvern notanda.
Uppbygging möppu
Í mörgum stofnunum nota notendur sín eigin pósthólf og skjalasafn og því er mikilvægt að varðveita þessi gögn. Hæfni notenda til að skoða heildar möppuskipan sína hefur einnig áhrif á notendaupplifunina vegna flutningsins. Mikilvægt er að velja lausnir og umskipti sem viðhalda heilleika möppunnar og gagnaskipulagsins.
Staðbundnar eftirlíkingar og skjalasafn
Til að stjórna geymslukostnaði og stjórna betur gagnavexti, setja mörg fyrirtæki pósthólfskvóta. Óviljandi afleiðing þessarar stefnu er oft aukning á fjölda og stærð skjalasafna. Þessa viðbótargagnagjafa verður að meta og huga að flutningi þeirra við flutningsáætlun. Þú getur útvegað notendum sjálfsafgreiðsluhluta sem gerir þeim kleift að flytja aðeins mikilvæg gögn. Til að hámarka Exchange geymslu mælum við með því að nota aðra Quest vöru - , það hefur einkum gagnlega virkni fyrir aftvíföldun á viðhengdum skrám, hliðstæðu DAOS í Notes.
ACL og sendinefnd
Aðgangsstýringarlistar (ACL) og úthlutun eru lykilatriði til að starfa í Notes umhverfi, og þeir eru einnig mikilvægir til að vernda heilleika. Þar af leiðandi er mikilvægt að þýða tilheyrandi réttindi og aðgangsrétt að samsvarandi réttindum nákvæmlega í Exchange Server og Office 365. Helst mun það að gera þetta sjálfkrafa flýta fyrir ferlinu og útrýma mannlegum mistökum. Til að viðhalda skilvirkni þess að vernda upplýsingaeignir fyrirtækis verður að framkvæma aðgangsheimildir og úthlutunarkortlagningu samtímis póstgögnum. Sum fyrirtæki reyna að úthluta samsvarandi réttindum handvirkt eða með forskriftum eftir að gagnaflutningi er lokið. Hins vegar getur þessi nálgun haft neikvæð áhrif á framleiðni og bætt öryggisholum við gögn fyrirtækisins.
Skýrir eigin efni
Sami Active Mail. Annað algengt vandamál við flutning frá IBM Notes er að lenda í miklum texta. Exchange og Office 365 styðja ekki samþættar flipatöflur, hnappa, vistuð eyðublöð og annað séreignarefni í Notes. Þar af leiðandi þarftu annað hvort að búa þig undir tap á þessari virkni eða fjárfesta í flutningslausn sem getur breytt þessum þáttum í snið sem hægt er að flytja. Segjum strax að lausnir frá Quest umbreyta þessu ekki á nokkurn hátt og geta aðeins flutt slíka stafi sem viðhengi þannig að notandinn geti síðan opnað þá í gegnum Notes biðlarann.
Hópar og persónulegar heimilisfangabækur
Mörg stofnanir nýta sér almenna póstlista í miklu mæli fyrir innri og
ytri fjarskipti. Að auki finnst notendum Notes oft mikilvægt að viðhalda viðskiptasamböndum í persónulegum heimilisfangabókum. Þessar gagnaheimildir eru mikilvægar fyrir rekstur fyrirtækja og verður að breyta þeim á skilvirkan hátt meðan á flutningi stendur yfir á Microsoft vettvang. Þar af leiðandi er mikilvægt að undirbúa hópa sjálfkrafa fyrir flutning yfir í Active Directory og umbreyta öllum persónulegum vistföngum á skilvirkan hátt, jafnvel þau sem eru geymd á skjáborðum notenda.
Samskipti við Notes forrit
Samþættingarpunktar á milli forrita og póstþjónustunnar, svo sem afstemmingarferli, eru mikilvægir við skipulagningu og tímasetningu flutninga. IBM Notes hefur þéttari samþættingu á milli tölvupósts og forrita en aðrir pallar. Þessar samþættingar geta falið í sér allt frá einföldum doclinks til viðskiptaferla.
Tilföng og póstgagnagrunnar
Mörg fyrirtæki nota tilfangabókunargagnagrunna, póstgagnagrunna og aðra sameiginlega gagnagrunna í Notes. Þess vegna gegna þessir gagnagrunnar mikilvægu hlutverki í starfsemi stofnunar. Til að tryggja samfellu í rekstri og framleiðni starfsmanna er mjög mikilvægt að huga að nálgun og tímasetningu innleiðingar fyrir:
- Að búa til tilfangapósthólf í markumhverfinu;
- Flutningur gagna úr bókunargagnagrunni til Exchange;
- Að tryggja að notendur beggja kerfa geti unnið saman og notað tilföng í Notes og Exchange.
Skref 4: Hámarka flutningsskilvirkni
Auk þess að tryggja nákvæmni gagna er einnig mikilvægt að tryggja að flutningurinn sé eins skilvirkur og mögulegt er miðað við kröfur stofnunarinnar. Skilvirkni fólksflutninga fer beint ekki aðeins eftir beinum kostnaði heldur einnig hversu mikil áhrif það hefur á fyrirtækið.
Skipulagslausnararkitektúr
Einn mikilvægasti þátturinn sem hefur áhrif á skilvirkni er arkitektúr flutningslausnarinnar. Mikilvægt er að velja lausn með fjölþráðum arkitektúr sem gerir einum flutningsþjóni kleift að flytja marga notendur á sama tíma. Margþráður arkitektúr dregur úr kröfum um flutningsvélbúnað og eykur flutningshraða, sem dregur verulega úr heildarkostnaði verksins. Ekki láta blekkjast af flutningslausnum sem segjast vera margþráðar en flytja í raun aðeins einn notanda í einu og þurfa að bæta við vinnustöðvum til að flytja fleiri notendur í einu. Það fer eftir uppsetningu og umhverfi, sannar fjölþráðar lausnir eru 30 til 5000 prósent skilvirkari þegar gögn eru flutt yfir í Exchange og Office 365.
Flutningaferli
Flutningur felur í sér mörg skref og ferlarnir verða að gerast á réttum tíma til að tryggja snurðulaus umskipti. Til að lágmarka viðskiptaröskun og hámarka ávinninginn af flutningnum verða öll ferli að vera samþætt og stjórnað af einu forriti sem getur séð um hvert skref flutningsins á réttum tíma.
Sveigjanleiki og sjálfsafgreiðsla
Sumir notendur og deildir þurfa að víkja frá venjulegu flutningsferlinu. Til dæmis gæti lögfræðideildin haft mismunandi kröfur um geymslu, eða stjórnendur gætu þurft að flytja allt pósthólfið sitt og skjalasafn. Þess vegna er mikilvægt að velja sveigjanlega flutningslausn sem gerir flutningsteyminu kleift að laga sig að þessum kröfum auðveldlega. Ein áhrifaríkasta leiðin til að veita þennan sveigjanleika er að virkja sjálfsafgreiðslu fyrir suma notendur þína. Til dæmis gæti sumum notendum verið heimilt að flytja viðbótargögn úr aðalpóstskrám sínum eða staðbundnum gögnum til að breyta þeim síðar í persónulegt skjalasafn á þjóninum.
Skref 5: Keyrðu prufuflutning
Þegar forflutningsmati hefur verið lokið, sambúðarstefnunni hefur verið lokið og hagræðingaráætlanir hafa verið skilgreindar, er mikilvægt að fá staðfestingu á stefnunni með einum eða fleiri tilraunaflutningum.
Tilgangur tilraunaflutninganna er að prófa verklagsreglur sem þróaðar hafa verið og greina vandamál sem geta komið upp eftir að fullur fólksflutningur er hafinn og gefa þeim tækifæri til að leysa þau áður en lífflutningurinn hefst. Þess vegna má búast við vandamálum við flutning flugmanna og jafnvel fagna þeim.
Ákvörðun um magn flugmannaflutninga
Flugmannaflutningurinn ætti að vera nógu stór til að safna dæmigerðu sýnishorni gagna og svara viðeigandi spurningum sem kunna að koma upp í bardagaflutningnum. Ef þú ert að flytja nokkur þúsund pósthólf ætti úrtaksstærðin að vera nægjanleg. Fyrir mjög stóra fólksflutninga getur hlutfallið verið minna.
Val á gögnum og kerfum
Í tilraunaflutningsferlinu er mikilvægt að nota bardagagögn og bardagakerfi. Þetta er mjög mikilvægt af nokkrum ástæðum:
- Þú þarft að skilja hvernig bardagaumhverfið mun haga sér. Tilbúið umhverfi mun ekki vera dæmigert fyrir bardagaumhverfið.
- Þú getur fengið frekari upplýsingar um dulkóðuð skilaboð, tíðni skilaboðategunda sem finnast ekki í Exchange og geymslukröfur byggðar á sýnishornsgögnum.
Að setja væntingar
Tilraunaflutningsferlið gefur einnig frábært tækifæri til að prófa árangursviðmiðin sem lýst er fyrir verkefnið og kvarða væntingar fyrir þann flutning sem eftir er. Ef leiðréttingar er þörf verður að skrá þær og taka tillit til þeirra við baráttu við fólksflutninga.
Skref 6: Skipuleggðu flutningstímann til að lágmarka áhrifin á stofnunina
Notendaflokkun
Til að lágmarka áhrif á notendur og stofnunina í heild ætti að flytja notendur sem vinna saman á sama tíma. Lykilatriði sem þarf að hafa í huga þegar þessir hópar eru stofnaðir eru meðal annars sendinefnd. Leitaðu að lausn sem getur mælt með söfnum fyrir flutning byggt á upplýsingum um notendatengsl í upprunaumhverfinu.
Tímasetning fólksflutninga
Þegar hópflutningi er lokið, vertu viss um að tímasetja hvenær
áhrifin á þessa notendur eru lítil. Þetta gæti þýtt að skipuleggja flutningsglugga fyrir ákveðinn tíma dags til að forðast flutning á vinnutíma, í lok mánaðar ársins eða á viðhaldsgluggum. Til dæmis ættu söluteymi líklega ekki að flytja fyrr en undir lok ársfjórðungs og bókhalds- og lögfræðideildir munu líklega hafa takmarkanir á því hvenær þau geta flutt.
Skref 7: Byrjaðu flutninginn og fylgdu framvindu þess
Með gagnaflutningsaðferðum sem hafa verið staðfestar af flugmönnum, ættu bardagaflutningar að verða venjubundnir atburðir. Líklega verða smávægilegar breytingar á ferlinu til að mæta þörfum ákveðinna hópa. Nákvæmt eftirlit verður áfram nauðsynlegt til að tryggja að tekið sé tillit til allra viðbúnaðar á skipulags- og tilraunastigi. Hins vegar verður ferlið að verða sífellt sjálfvirkara. Framkvæmd bardagaflutningaáætlunarinnar er mikilvægt til að skrásetja og miðla framförum um allt skipulag til að staðfesta að væntingar séu uppfylltar. Eftirlit og endurgjöf eru lykilatriði í farsælum flutningi í gegnum allt ferlið.
Ályktun
Við höfum farið yfir það sem þú þarft að hafa í huga þegar þú flytur póstþjónustuna þína. Ef þú ert í því ferli að velja flutningslausn eða ert bara að hugsa um það, þá er mikilvægt að taka allt þetta með í reikninginn. Við vinnum með flutningslausnir frá Quest og erum tilbúin að mæla með þeim sem þær árangursríkustu til að fækka handvirkum skrefum og auka gagnamagn sem flutt er vegna flutnings.
Ef þú vilt læra meira um árangursríkar aðferðir við fólksflutninga skaltu senda inn beiðni til á vefsíðunni okkar eða hringdu bara og þú getur líka kynnt þér viðbótarefni með því að nota tenglana hér að neðan:
Heimild: www.habr.com