Við innleiðingu á tilbúnum ERP kerfum eru 53% fyrirtækja alvarlegar áskoranir sem krefjast breytinga á viðskiptaferlum og skipulagsaðferðum og 44% fyrirtækja standa frammi fyrir verulegum tæknilegum vandamálum. Í röð greina munum við útskýra hvað ERP kerfi er, hvernig það er gagnlegt, hvernig á að ákvarða þörfina fyrir innleiðingu þess, hvað þú þarft að vita þegar þú velur vettvangsþjónustu og hvernig á að innleiða það.
Hugmyndin um ERP kerfi kemur frá Bandaríkjunum og er bókstaflega þýtt sem enterprise resource planning - Enterprise Resource Planning. Fræðilega lítur þetta svona út: „ERP er skipulagsstefna til að samþætta framleiðslu og rekstur, vinnustjórnun, fjármálastjórnun og eignastýringu, með áherslu á stöðugt jafnvægi og hagræðingu auðlinda fyrirtækisins í gegnum sérhæfðan, samþættan hugbúnaðarpakka (hugbúnað) sem veitir sameiginlegt gagnalíkan og ferla fyrir öll svið starfseminnar.“
Hver birgir getur skilið kerfið sem hann hefur þróað á sinn hátt, út frá áherslum hans og verkefnum sem á að leysa. Til dæmis hentar eitt ERP kerfi betur fyrir smásölu, en hentar ekki olíuhreinsunarstöð. Þar að auki, hvert fyrirtæki og starfsmaður þess sem notar vettvanginn ímyndar sér það öðruvísi, miðað við þann hluta sem þeir komast í snertingu við í starfi sínu.
Í grunninn er ERP upplýsingakerfi til að stjórna öllum viðskiptaferlum og tilföngum fyrirtækisins byggt á einum gagnagrunni.
Af hverju þarftu ERP kerfi?
Eins og öll upplýsingakerfi vinnur ERP með gögnum. Hver starfsmaður og deild býr stöðugt til hundruð megabæta af upplýsingum. Í lítilli stofnun hefur stjórnandinn beinan aðgang að öllum upplýsingum og tíma til að fylgjast með ferlum. Ef mikið magn gagna verður til innan ramma eins eða tveggja viðskiptaferla, þá þarf stjórnandinn aðeins að stafræna þau með markvissum upplýsingatæknilausnum. Venjulega kaupir fyrirtæki bókhaldshugbúnað og til dæmis CRM.
Eftir því sem fyrirtækið stækkar breytast þessir einstöku ferli sem áður tók lágmarks tíma að stjórna í mikið magn upplýsinga. Samhliða öðrum viðskiptaferlum krefst misjafnt upplýsingaflæði mikils stjórnunarstarfsfólks til að sameina þau og greina þau. Þess vegna er ERP kerfi ekki krafist af litlum, heldur meðalstórum og stórum fyrirtækjum.
Hvernig á að skilja að fyrirtæki þarf ERP kerfi
Dæmigerð saga fyrir viðskiptavini okkar er svona. Á einhverjum tímapunkti kemur í ljós að allir helstu ferlar eru sjálfvirkir og vinnuafköst eykst ekki.
Í ljós kemur að hvert ferli er staðsett í sínu aðskildu upplýsingakerfi. Til að tengja þau inn, slá starfsmenn handvirkt inn gögn í hvert kerfi og síðan safna stjórnendur handvirkt afrituðu gögnunum til að greina starfsemi alls fyrirtækisins. Í grundvallaratriðum er slík vinnuvél afkastamikil upp að vissu marki. Aðalatriðið er að ákvarða augnablikið til að ná hámarks skilvirkni áður en það á sér stað, en ekki hvenær nauðsynlegt er að breyta aðferðum ferla í neyðarstillingu.
Ekkert upplýsingakerfanna mun nokkru sinni segja frá því að sú stund sé runnin upp þegar fyrirtækið hefur vaxið upp á það stig að ERP-kerfi er þörf. Heimsreynsla sýnir 4 helstu merki sem gera þér kleift að skilja þetta:
Það eru ekki næg gögn til að taka upplýsta stjórnunarákvörðun.
Sérhver ákvörðun í viðskiptum hefur afleiðingar sem að lokum leiða til fjárhagslegs taps eða öfugt í tekjum. Gæði ákvörðunar ráðast af þeim upplýsingum sem hún byggir á. Ef gögnin eru úrelt, ófullnægjandi eða röng verður ákvörðunin röng eða ójafnvægi.
Helstu ástæður fyrir ósamræmi upplýsinga:
-
mikilvægum upplýsingum er dreift meðal einstakra starfsmanna og deilda;
-
það eru engar reglur um gagnasöfnun;
-
Upplýsingum er safnað af starfsmönnum með mismunandi hlutverk og á mismunandi tímum.
Með ERP vettvangi sem passar viðskiptaferlum þínum geturðu miðstýrt öllum gögnum þínum. Allar upplýsingar eru búnar til af hverjum starfsmanni og deild í einu kerfi í rauntíma. Þetta þýðir að gögnin sem þú og allir aðrir í fyrirtækinu gætu þurft eru alltaf eins nákvæm og uppfærð og mögulegt er.
Skortur á samþættingu milli upplýsingatæknikerfa leiðir til rekstrarbilunar og hindrar vöxt fyrirtækja.
Hvert upplýsingakerfi hefur sínar eigin kröfur um gagnasnið, byggt á mismunandi tímum og notar mismunandi tækni, lögmál og forritunarmál. Þetta endurspeglast í starfi starfsmanna, sem eiga samskipti eins og á mismunandi tungumálum, og í hraða samskipta.
ERP kerfi sameinar einstakar aðgerðir í eitt samþætt og auðskiljanlegt rými. ERP kerfið virkar sem þýðandi og talar mörg forritunarmál til að tryggja samvinnu og samræmi.
Viðskiptavinir þínir eru óánægðir með þjónustuna.
Ef viðskiptavinir kvarta eða fara, ættir þú að hugsa um skilvirkni. Þetta er vegna þess að eftirspurn er meiri en framboð, seinar sendingar, hægur þjónusta eða bara almenn tilfinning um að fyrirtækið hafi ekki fjármagn eða tíma til að sjá um hvern viðskiptavin.
Þegar fyrirtæki hefur vaxið í meðalstór eða stór stærð breytir ERP óánægðum viðskiptavinum í trygga. Viðskiptavinir byrja að finna fyrir framförum í þjónustu og upplifa breytingarnar ásamt fyrirtækinu.
Þú ert að nota úrelt kerfi.
Samkvæmt Veeam 2020 Data Protection Trends Report, helsta hindrunin fyrir umbreytingu stafrænna fyrirtækja er úrelt tækni. Ef fyrirtæki er enn að vinna með handvirkt innsláttarkerfi eða pappírsskjöl, þá verður það örugglega skilið eftir á eftir heimsfaraldri.
Að auki geta upplýsingatæknikerfi fyrirtækja verið frekar nútímaleg en sundruð. Í þessu tilviki býr hver deild til sína eigin upplýsingabunker, gögnin sem koma út í skömmtum eða rangt. Ef samþætting einstakra kerfa er mjög kostnaðarsöm eða ómöguleg, þá er nauðsynlegt að breyta þeim í eitt ERP kerfi.
Hvaða ávinning veitir ERP kerfi fyrirtæki?
ERP kerfi er vara sem fyrirtæki kaupir á eigin kostnað. Litið er á framkvæmd þess sem fjárfestingu sem ætti að skila hagnaði. Enginn ERP kerfisframleiðandi ábyrgist að það muni skila tekjuvexti til fyrirtækisins. Og þetta á ekki aðeins við um ERP kerfi, heldur einnig um hvaða upplýsingatæknilausnir sem er. Hins vegar hafa allir kostir innleiðingar óbeint áhrif á hagnað:
Sparnaður á upplýsingatæknikerfum
Í stað þess að eyða fjármagni í nokkur ólík kerfi, sem hvert um sig krefst sérhæfðs stuðnings, innviða, leyfis og starfsmannaþjálfunar, geturðu einbeitt öllum kostnaði á einn ERP vettvang. Það samanstendur af einingum sem koma í stað ólíkra kerfa með samþættum hlutum.
Ef ERP kerfi er þróað frá grunni til að mæta þörfum tiltekins fyrirtækis getur það falið í sér þriðja aðila kerfi og þjónustu sem verður þægilegt fyrir viðskiptafélaga, birgja, viðskiptavini og aðra mótaðila að vinna með.
Full gagnsæi
ERP veitir stjórnendum fullan aðgang að hverju viðskiptaferli hvers deildar 24/7. Til dæmis er hægt að fylgjast með birgðum daglega, þar á meðal fyrirhugaðar afhendingar og sendingar í flutningi. Að hafa heildarmynd af birgðastigi gerir þér kleift að stjórna veltufé með nákvæmari hætti.
Sjálfvirkar skýrslur og öflug áætlanagerð
ERP skapar eitt, sameinað skýrslukerfi fyrir alla ferla. Það býr sjálfkrafa til gagnlegar skýrslur og greiningar hvenær sem er. Með því munu stjórnendur ekki þurfa að safna handvirkt töflureiknum og bréfum.
Þannig losar vettvangurinn tíma fyrir stefnumótun, betri greiningu og samanburð á frammistöðu deilda. ERP kerfi hjálpar til við að finna þróun í greiningu sem ekki var tekið eftir áður og hafði ekki einu sinni tækifæri til að taka eftir.
Aukin skilvirkni
ERP sjálft er ekki lækning. Það er mikilvægt ekki aðeins að fara að sérkennum fyrirtækisins heldur einnig að framkvæma það rétt. Samkvæmt Með 315 ERP-kerfaveitendum, var hlutfall innleiðinga sem tókst aðeins að hluta til áætlað á milli 25 og 41 prósent, allt eftir iðnaði. Rétt ERP dregur verulega úr þeim tíma og fyrirhöfn sem varið er í venjulega vinnu.
Þjónustudeild
Þjónusta við viðskiptavini er lykilatriði í viðskiptum. ERP kerfi færir áherslu starfsmanna frá því að halda viðskiptamannaskrám yfir í að byggja upp og viðhalda tengslum við viðskiptavini.
Tölfræði sýnir að 84 prósent viðskiptavina í fyrirtækinu ef þeir fá ekki næg svör við fyrirspurnum. ERP veitir starfsmanninum allar nauðsynlegar upplýsingar og viðskiptaferil strax á því augnabliki sem hann hefur samband. Með henni fást starfsmenn ekki við skrifræði heldur að laða að og halda viðskiptavinum. Viðskiptavinir finna ávinninginn af innleiðingu þess, jafnvel án þess að vita um breytingar á fyrirtækinu.
Persónuvernd
Það er varla til upplýsingakerfi sem getur veitt algera tryggingu fyrir gagnaöryggi. Persónuupplýsingar viðskiptavina og starfsmanna, tölvupóstar, hugverk, fjárhagsgögn, reikningar, samningar - því fleiri kerfi sem vinna úr þessum upplýsingum, því erfiðara er að fylgjast með áhættu. ERP kerfið kynnir samræmda staðla fyrir aðgang, inntak og úttak gagna og miðlæga geymslu upplýsinga.
Hins vegar, því stærri markaðshlutdeild sem tilbúið ERP kerfi er, því oftar verður það fyrir tölvuþrjótaárásum. Æskilegt væri að þróa eigið ERP kerfi, kóðagrunninn sem aðeins þú hefur aðgang að. Ef ERP kerfi fyrirtækis þíns er þróað frá grunni, munu tölvuþrjótar ekki geta fundið afrit af kerfinu til að prófa það fyrst fyrir veikleika.
Samvinna Framleiðni
Oft dofnar áhugi á samstarfi deilda eða starfsmanna vegna þess að gagnaflutningur krefst margra venjubundinna aðgerða eða vegna sálræns loftslags í fyrirtækinu. Sameinað kerfi gerir aðgang að upplýsingum sjálfvirkan, útilokar neikvæða reynslu af mannlega þættinum og flýtir fyrir samskiptum innan fyrirtækisins.
Sameinuð viðskiptaferli
Forsmíðað ERP kerfi eru þróuð í samræmi við bestu starfsvenjur iðnaðarins. Þetta gerir fyrirtækjum kleift að staðla eigin ferla.
Hins vegar, í raun og veru, þarf fyrirtæki að taka erfitt val: annað hvort tekur það langan og dýran tíma að setja upp og breyta ERP kerfinu til að uppfylla staðla fyrirtækisins, eða það er sársaukafullt að aðlaga eigin viðskiptaferla að staðla ERP kerfisins.
Það er þriðja leiðin - til að byrja með að þróa kerfið fyrir eigin viðskiptaferla.
Stærð
Hvort sem þú ert að stækka viðskiptavinahópinn þinn, stækka inn á nýja markaði, kynna nýja ferla, deildir eða vörur, eða á annan hátt stækka fyrirtækið þitt, með réttum söluaðila, getur ERP vettvangurinn þinn lagað sig að breytingum.
Þar sem verið er að innleiða ERP kerfið í alla ferla fyrirtækisins getur listinn yfir kosti aukist eftir sérstöðu. Það eru tugir og hundruðir tilbúinna lausna þróaðar á markaðnum sem þvinga kaupendur inn í ramma áskriftar, hraða uppfærslu og stuðnings, lokaða virkni og arkitektúr - innan ramma eins birgis. Aðeins þróun eigin ERP kerfis veitir hámarks tækifæri án nokkurra takmarkana.
Lestu eftirfarandi greinar til að læra hvernig á að velja ERP kerfisframleiðanda, hvaða spurninga á að spyrja til að tapa ekki peningum og hvað á að hafa í huga þegar innleiðing er skipulögð.
Heimild: www.habr.com