Þrátt fyrir vinsældir rafrænnar skjalastjórnunar, í rússneskum bönkum og í fjármálageiranum almennt, er meirihluti allra viðskipta framkvæmdar á gamla mátann, á pappír. Og málið hér er ekki svo mikið íhaldssemi banka og viðskiptavina þeirra, heldur skortur á fullnægjandi hugbúnaði á markaðnum.
Því flóknari sem viðskiptin eru, því minni líkur eru á að þau verði framkvæmd innan ramma EDI. Til dæmis eru leiguviðskipti flókin að því leyti að í henni koma að minnsta kosti þrír aðilar - bankinn, leigutaki og birgir. Þá bætast oft ábyrgðarmaður og veðsali. Við ákváðum að slík viðskipti geta verið algjörlega stafræn, fyrir það bjuggum við til E-Leasing kerfið - fyrsta þjónustan í Rússlandi sem veitir að fullu EDI í slíkum tilfellum. Þar af leiðandi, í byrjun júlí 2019, fara 37% af heildarfjölda leiguviðskipta í gegnum rafræna leigu. Fyrir neðan niðurskurðinn munum við greina rafræna leigu út frá sjónarhóli virkni og tæknilegrar útfærslu.
Við byrjuðum að þróa kerfið í byrjun árs 2017. Erfiðast var að byrja: að móta kröfurnar fyrir vöruna, umbreyta hugmyndum í sérstakar tækniforskriftir. Næst er leitað að verktaka. Undirbúningur tækniforskrifta, samráð - allt þetta tók um fjóra mánuði. Aðrir fjórum mánuðum síðar, í nóvember 2017, kom út fyrsta útgáfan af kerfinu, sem er nokkuð hratt fyrir svo metnaðarfullt verkefni. Fyrsta útgáfan af rafrænni leigu hafði það hlutverk að biðja um og undirrita skjöl - ekki aðeins þau helstu, heldur einnig sjálfskuldarábyrgðarsamninginn og aðra viðbótarsamninga sem kunna að vera nauðsynlegir í því ferli að vinna samkvæmt leigusamningi. Í mars 2018 bættum við við möguleikanum á að biðja um skjöl sem hluta af vöktun og í júlí sama ár bættum við við möguleikanum á að senda rafræna reikninga.
Hvernig virkar rafræn leiga?
Við byrjuðum að þróa kerfið í byrjun árs 2017. Öll leiðin frá því að móta kröfurnar fyrir vöruna til þess að velja verktaka og gefa út fyrstu útgáfuna tók innan við ár - við útskrifuðumst í nóvember.
Beiðnir um skjalapakka frá mótaðilum eru gerðar úr viðskiptakerfi okkar sem byggir á Corus SQL gagnagrunninum og Microsoft Dynamics NAV 2009. Öll skjöl sem þátttakendur lögðu fram sem hluta af viðskiptunum eru einnig send þangað til geymslu. Frontend er rafræn leigugátt sem gerir birgjum og viðskiptavinum kleift að biðja um, hlaða niður, prenta skjöl og undirrita þau með ECES (enhanced qualified electronic signature).
Nú skulum við skoða rekstur kerfisins nánar samkvæmt skýringarmyndinni hér að ofan.
Beiðni er búin til frá „mótaðilakorti“ eða „verkefni“ einingunni. Þegar beiðni er send eru færslur búnar til í beiðnitöflunni. Það inniheldur lýsingu á beiðninni og breytum. Codeunit hluturinn er ábyrgur fyrir að búa til beiðnina. Færsla í töflunni er búin til með stöðuna Tilbúið, sem þýðir að beiðnin er tilbúin til sendingar. Beiðnataflan inniheldur lýsingu á beiðninni. Öll umbeðin skjöl eru í skjalatöflunni. Þegar beðið er um skjal er reiturinn „EDS Status“ stilltur á „Requested“.
Verk á CORUS þjóninum sem keyrir á SQL umboðsmanninum fylgist með færslum með tilbúinn stöðu í fyrirspurnartöflunni. Þegar slík skráning finnst sendir verkefnið beiðni til rafrænnar leigugáttar. Ef sendingin tókst er færslan merkt í töflunni með stöðunni Svarað; ef ekki, með villustöðunni. Niðurstaða svarsins er skráð í mismunandi töflur: svarkóði frá þjóninum og villulýsing, ef ekki tókst að senda beiðnina, í einni töflu; færslur sem lýsa svarhlutanum - inn í aðra og í þá þriðju - færslur með skrár sem berast vegna beiðninnar, með Búa til gildi í Staða reitnum og Athuga gildi í Skannastöðu reitnum. Auk þess fylgist verkefnið með atburðum frá E-Leasing gáttinni og býr til fyrirspurnir í fyrirspurnatöflum sem það vinnur sjálft.
Annað starf fylgist með færslum í töflunni yfir móttekin skjöl með gildinu Búa til í Staða reitnum og Staðfest gildi í Skannastaða reitnum. Verkefnið keyrir einu sinni á 10 mínútna fresti. Vírusvörnin ber ábyrgð á reitnum Scan Status og ef skönnunin heppnaðist er staðfest gildi skráð. Þessi virkni tengist upplýsingaöryggisþjónustunni. Codeunit hluturinn ber ábyrgð á vinnslu gagna. Ef gengið var frá færslunni í töflunni yfir samþykkt skjöl, þá er hún merkt í Staða reitnum með gildinu Árangur og umbeðið skjal í „EDS Status“ reitnum í skjalatöflunni fær stöðuna „Received“. Ef ekki var hægt að vinna úr færslu í töflunni yfir samþykkt skjöl er hún merkt í reitnum Staða með gildinu Mistókst og lýsing á villunni er skrifuð í reitinn „Villutexti“. Ekkert breytist í skjalatöflunni.
Þriðja verkefnið fylgist með öllum færslum í skjalatöflunni sem hafa stöðu sem er ekki tóm eða „Samþykkt“. Verkefnið er í gangi einu sinni á dag klukkan 23:30 og innkallar öll samningsgögn sem ekki hafa verið undirrituð yfir daginn. Verkefnið býr til beiðni um að eyða samningsgögnum í beiðni- og svartöflunum og breytir reitnum „Staða“ í gildið „Afturkallað“ í skjalatöflunni.
Rafræn útleiga frá notendahlið
Fyrir notandann byrjar þetta allt með því að fá boð um að ganga í EDF frá viðskiptastjóra okkar. Viðskiptavinur fær bréf og fer í gegnum einfalda skráningarferli. Erfiðleikar geta aðeins komið upp ef vinnustaður notandans er ekki tilbúinn til að vinna með rafrænar undirskriftir. Verulegur hluti símtala í tækniaðstoð tengist þessu. Kerfið gerir gagnaðila kleift að veita starfsmönnum sínum aðgang að persónulegum reikningi sínum - til dæmis endurskoðendum til að vinna með reikninga o.fl.
Skráning
Frekari vinnufyrirkomulagið er einnig eins einfalt og mögulegt er fyrir hvern aðila. Beiðni um skjöl fyrir viðskipti, sem og undirritun samningsgagna, fer fram með því að setja verkefni í innra kerfi okkar.
Beiðni um skjöl
Eftir að hafa sent viðskiptavinum allar beiðnir eða skjöl til undirritunar er tilkynning send á netfang hans um að samsvarandi virkni hafi verið búin til á persónulegum reikningi hans. Frá viðmóti þess hleður viðskiptavinurinn upp pakka af skjölum inn í kerfið, setur rafræna undirskrift og við getum skoðað viðskiptin. Eftir þetta eru samningsgögnin undirrituð á leiðinni „Birgir – Viðskiptavinur – Sberbank Leasing“.
Núgildandi samningur
Rafræn skjalastjórnun í okkar tilviki felur ekki endilega í sér neinar aðgerðir viðskiptavinarins frá upphafi til enda. Þú getur tengst kerfinu á hvaða stigi viðskipta sem er. Til dæmis, viðskiptavinur lagði fram skjöl á pappír og ákvað síðan að skrifa undir samning í EDI - þessa atburðarás er alveg mögulegt að framkvæma. Á sama hátt geta viðskiptavinir sem eru með gildan leigusamning við Sberbank Leasing tengst E-Leasing til að fá reikninga rafrænt.
Eftir að hafa reiknað út efnahagsleg áhrif þess að nota rafræna leigu, buðum við viðskiptavinum aukaafslátt fyrir notkun þjónustunnar. Í ljós kom að ekki þurfti að fara til viðskiptavinar og birgja til að skrifa undir, svo og prent- og heftasamninga, á endanum lækkar kostnað við viðskiptin (stofnun og stuðningur) um 18%.
Hvernig verkefnið mun þróast
Í augnablikinu virkar rafræn leiga stöðugt, þó ekki gallalaust. Fyrirkomulagið til að senda rafræna reikninga fyrir starfsmenn okkar er ekki enn nógu notendavænt. Vandamálið skýrist af því að þessi aðferð sjálf er nokkuð flókin, þar sem EDF rekstraraðili tekur stöðugt þátt í henni. Hann gefur út kvittun um að hann hafi gefið út reikning og undirritar framkvæmdastjóri þessa kvittun. Síðan skrifar notandinn hinum megin (viðskiptavinurinn) undir tilkynninguna og kvittanir sem fara aftur í gegnum rafræna skjalastjórnunaraðila. Í komandi útgáfum munum við reyna að gera þetta ferli þægilegra. „Þróunarsvæðið“ inniheldur einnig virkni til að biðja um vöktunarskjöl, sem er mjög viðeigandi fyrir stóra viðskiptavini.
Á næsta hálfu ári ætlum við að færa kerfið á nýjan vettvang sem gerir okkur kleift að hámarka vinnu við rafræna skjalastjórnun, gera viðmótið skiljanlegra og notendavænna og auka virkni persónulega reikningsins. Og bættu einnig við nýjum aðgerðum - allt frá því að búa til beiðni til að skoða skjöl um öll viðskipti sem viðskiptavinurinn framkvæmdi í gegnum rafræna leigu. Við vonum að kerfið, sem viðskiptavinir, birgjar og ábyrgðarmenn eru nú þegar virkir í, verði enn þægilegra fyrir alla.
Heimild: www.habr.com