Samvinna er sársaukapunktur hefðbundinna skrifstofutækja. Þegar tíu manns eru að vinna að skrá á sama tíma fer meiri tími og fyrirhöfn ekki í breytingar, heldur í leit að breytingum og höfundum þeirra. Þetta er flókið af mörgum forritum sem eru ekki alltaf samhæf. Ein leið til að leysa þetta vandamál er að fara yfir í skýjabyggðar skrifstofusvítur. Þeir eru ekki margir og við munum segja þér hvernig við sigruðum íhaldssemi starfsmanna Forex Club og gátum flutt dreift fyrirtæki með hundrað skrifstofur yfir í G Suite á aðeins nokkrum mánuðum.
Hvers vegna ákvaðstu að breyta til?
Fremri Club er venjulega minnst í samhengi við viðskipti á netinu á erlendum gjaldmiðlum. En þetta fyrirtæki vinnur með nokkrar gerðir af gjaldeyrisskjölum í mismunandi löndum heims. Vegna þessa hefur það mjög flókið upplýsingatækniinnviði með eigin vettvangi fyrir viðskiptavini.
Á þeim tíma sem við hittumst notaði bakskrifstofa fyrirtækisins nokkra mismunandi vettvanga og forrit. Helsta vinnutæki flestra starfsmanna var Microsoft skrifstofupakkan og póstur á Zimbra. Umfram allt þetta var yfirbygging viðbótargeymslu, öryggisafrita, vírusvarnar, fjölmörg tengi og samþættingar, auk Microsoft og Zimbra leyfisstjórnunar með reglubundnum úttektum.
Það var dýrt fyrir upplýsingatæknideild Forex Club að viðhalda þessu kerfi. Flóknir innviðir kröfðust þess að leigja mikinn fjölda netþjóna, DRP áætlanir ef lokun yrði á þessum netþjónum eða bilun í nettengingu og öryggisafrit. Til að tryggja vandræðalausan rekstur var í tímans rás stofnuð sérstök deild stjórnenda sem enn voru falin starfsleyfisúttektir.
Vegna gnægð mismunandi forrita komu upp vandamál meðal venjulegra Forex Club starfsmanna. Án skjalaútgáfurakningar var erfitt að finna höfund sumra breytinga og lokaútgáfu texta eða töflu.
Í viðleitni til að draga úr viðhaldskostnaði var Forex Club að leita að einfaldari leið til að leysa sömu vandamál. Þetta er þar sem samskipti okkar hófust.
Að finna val
Til að innleiða fullkomið samstarf var nauðsynlegt að breyta sjálfri nálguninni - fara frá staðbundinni geymslu yfir í skýið. Forex Club byrjaði að leita að sameiginlegri skýjalausn fyrir öll skrifstofuforrit. Það voru tveir umsækjendur: Office 365 og G Suite.
Office 365 var forgangsverkefni þar sem mörg Microsoft leyfi voru keypt af Forex Club. En Office 365 færir aðeins hluta af virkni skrifstofupakkans í skýið. Notendur þurfa samt að hlaða niður forritinu af persónulegum reikningi sínum og nota það til að vinna með skjöl í samræmi við gamla kerfið: senda og endurvista afrit með útgáfuskrám.
G Suite frá Google Cloud hefur fleiri samstarfseiginleika og er ódýrari. Þegar um er að ræða vörur frá Microsoft, þá þyrftirðu að nota Enterprise samninginn og þetta er allt annað eyðslustig (jafnvel að teknu tilliti til keypts hugbúnaðar). Og með hjálp okkar fór innleiðingin á G Suite fram undir Google forritinu, sem bætti stórum viðskiptavinum kostnaðinn við að skipta yfir í þjónustu fyrirtækisins.
Fyrirhugað var að flytja flestar þjónustur sem starfsmenn nota yfir í G Suite:
- Dagatal og tölvupóstur (Gmail og Google Calendar);
- Skýringar (Google Keep);
- Spjall og ráðstefnur á netinu (spjall, Hangouts);
- Office pakka og könnunarframleiðandi (Google Docs, Google Forms);
- Sameiginleg geymsla (GDrive).
Að sigrast á neikvæðni
Innleiðing hvers tóls, jafnvel það þægilegasta, verður alltaf fyrir neikvæðum viðbrögðum frá notendum. Aðalástæðan er íhaldssemi þar sem fólk vill engu breyta og venjast nýjum vinnubrögðum. Ástandið var flókið vegna sérstakrar skynjunar á viðveru á vefnum sem einfaldlega að ganga á vefsvæðum (en ekki að vinna á þessum síðum), algengt meðal starfsmanna utan upplýsingatækni. Þeir skildu bara ekki hvernig þeir ættu að vinna með það.
Á Forex CLub hliðinni var Dmitry Ostroverkhov ábyrgur fyrir framkvæmd verkefnisins. Hann fylgdist með innleiðingarstigum, safnaði athugasemdum frá notendum og forgangsraðaði verkefnum. Sameiginlegur undirbúningur, starfsmannakannanir og skýringar á reglum fyrirtækja gerðu okkur auðveldara að byrja.
Meginverkefni Softline í þessu verkefni var að þjálfa notendur og kerfisstjóra og veita tæknilega aðstoð á fyrsta stigi. Við útskýrðum hvernig varan ætti að virka í gegnum röð þjálfunar. Alls héldum við 15 æfingar í 4 tíma hver. Sú fyrsta - fyrir tilraunaverkefnið - fyrir kerfisstjóra sem voru að undirbúa jarðveginn fyrir umbreytingu. Og þær síðari eru fyrir venjulegt starfsfólk.
Sem hluti af aðalþjálfunaráætluninni lögðum við áherslu á ávinninginn sem bætti upp fyrir erfiðleika notenda við að venjast nýja tækinu. Og í lok hverrar þjálfunar gátu starfsmenn komið með sínar eigin spurningar sem fjarlægðu gildrur í upphafi vinnu.
Þrátt fyrir að Forex Club standi fyrir þjálfunarnámskeiðum fyrir sína eigin viðskiptavini, gat fyrirtækið ekki sett af stað þjálfun í G Suite á eigin spýtur vegna skorts á kennurum með nauðsynlega hæfni. Til að meta áhrif þjálfunar okkar, gerði Forex Club nemendakannanir fyrir þjálfunina og einhvern tíma eftir hana. Fyrsta könnunin sýndi að mestu neikvæða skoðun á komandi breytingum. Annað er þvert á móti aukning í jákvæðni. Fólk fór að átta sig á því að þetta átti við um vinnu þeirra.
Flugmannaskrifstofa
Verkefnið hófst í lok árs 2017 þegar tíu kerfisstjórar skiptu yfir í G Suite. Þetta fólk varð að verða frumkvöðlarnir sem greindu kosti og galla lausnarinnar og settu línurnar fyrir umbreytingu. Við tókum tillit til athugasemda þeirra og tilmæla og í janúar 2018 völdum við meðalstórt útibú með staðbundnum kerfisstjóra fyrir fyrstu prufuskipti fyrir starfsmenn sem ekki eru í upplýsingatækni.
Umskiptin voru gerð samtímis. Já, það er erfitt fyrir fólk að skipta yfir í ný verkfæri, svo ef valið er á milli skýlausnar og skjáborðsforrits munu notendur hallast að kunnuglegri skjáborði og hægja á alþjóðlegum uppfærsluáætlunum. Svo eftir að hafa lokið þjálfun flugmannsskrifstofunnar færðum við alla fljótt yfir í G Suite. Fyrstu vikurnar var einhver mótstaða, hún var tekin af staðbundnum kerfisstjóra, sem útskýrði og sýndi öll erfiðu atriðin.
Í kjölfar flugmannsskrifstofunnar fluttum við algjörlega alla upplýsingatæknideild Forex Club yfir í G Suite.
Breyting á útibúaneti
Eftir að hafa greint reynsluna af tilraunaverkefninu, ásamt upplýsingatæknideild Forex Club, þróuðum við umbreytingaáætlun fyrir restina af fyrirtækinu. Upphaflega var áætlað að ferlið færi fram í tveimur áföngum. Á fyrsta stigi vildum við þjálfa aðeins dyggustu starfsmenn Fremriklúbbsins í vöruna, sem myndu kynna verkefnið á skrifstofum sínum og hjálpa samstarfsfólki að fara yfir á nýja vettvanginn sem hluta af öðru stigi. Til að velja „evangelist“ í fyrirtækinu gerðum við könnun þar sem niðurstöður fóru fram úr öllum væntingum: um helmingur alls Fremriklúbbsins svaraði. Þá ákváðum við að draga ferlið ekki á langinn og slepptum „innleiðing í gegnum starfsmenn“ stigið.
Eins og í tilraunaverkefninu voru aðalskrifstofur fluttar fyrst, þar sem er staðbundinn kerfisstjóri - hann hjálpaði til við að takast á við erfiðleika sem komu upp. Á hverri skrifstofu fór þjálfun fyrir umskipti yfir í ný verkfæri. Skipuleggja þurfti þjálfun eftir sveigjanlegri stundaskrá sem tók mið af mismunandi tímabeltum og vinnuáætlunum. Til dæmis, fyrir skrifstofur í Kasakstan og Kína, þurfti þjálfun að hefjast klukkan 5 að morgni að Moskvutíma (við the vegur, G Suite virkar frábærlega í Kína, sama hvað).
Í kjölfar aðalskrifstofanna fór útibúanetið yfir í G Suite - um 100 punktar. Sérkenni síðasta áfanga verkefnisins var að í þessum útibúum starfa aðallega sölumenn sem vinna mikið með töflureikna. Við héldum þjálfun fyrir þá í tvær vikur til að hjálpa til við að flytja gögn.
Á sama tíma unnu sérfræðingar okkar „að aftan“ við að styðja sjálfan Forex Club, þar sem strax eftir umskipti yfir í G Suite fjölgaði símtölum til tækniaðstoðar eins og búist var við. Hámark beiðna varð við umskipti á útibúanetinu en smám saman fór beiðnum að fækka. Sérstaklega hefur fækkað beiðnum um skrifstofuvörur og tölvupóst, stjórnun hugbúnaðarleyfa, vinnu við netþjóna og netbúnað, auk varasamskiptaleiða. Það er að segja að innleiðingin hefur dregið úr álagi á fyrstu línu stuðnings og bakþjónustu.
Alls tók flutningur skrifstofu um tvo mánuði: í febrúar 2018 lauk vinnu í aðaldeildum og í mars - í öllu útibúaneti.
Gildra
Hraði tölvupóstsflutnings er orðinn stórt vandamál. Það tók 1 sekúndu að flytja einn tölvupóst frá Zimbra yfir í Gmail með IMAP Sync. Um 700 starfsmenn starfa á eitt hundrað Fremri Club skrifstofum og hver þeirra hefur þúsundir bréfa (alls þjóna þeir meira en 2 milljón viðskiptavinum). Svo, til að flýta fyrir flutningnum, notuðum við G Suite Migration Tool; með því gekk ferlið við að afrita tölvupósta hraðar.
Engin þörf var á að flytja gögn úr dagatölum og verkefnum. Þó að einhverjar lausnir hafi verið í gömlu innviðunum nýttust þær ekki að fullu af starfsmönnum. Til dæmis voru fyrirtækjadagatöl útfærð í formi gáttar á Bitrix, sem er óþægilegt, þannig að starfsmenn höfðu sín eigin verkfæri og starfsmenn framkvæmdu gagnaflutning á eigin spýtur.
Einnig var flutningur rekstrarskjala í höndum notenda (við erum aðeins að tala um gögn um núverandi vinnu - önnur lausn er notuð fyrir þekkingargrunn fyrirtækisins). Hér voru engar spurningar. Það er bara að á einhverjum tímapunkti var dregin stjórnunarlína - ábyrgð á upplýsingum sem geymdar eru á staðnum var send til notenda sjálfra, á meðan öryggi og öryggi gagna á Google Drive var þegar fylgst með af upplýsingatæknideild.
Því miður var ekki hægt að finna hliðstæður í G Suite fyrir öll verkflæði. Til dæmis eru almenn pósthólf, sem starfsmenn Forex Club eru vanir að nota, ekki með síum í Gmail og því erfitt að finna ákveðinn staf. Svipaður vandi var uppi með SSO heimild í Google Chat, en þetta vandamál var leyst með beiðni til stuðnings Google.
Helstu vandamál notenda tengdust því að Google þjónusta hefur ekki ennþá suma af aðgerðum samkeppnisaðila, til dæmis Skype eða Office 365. Hangouts leyfir þér aðeins að hringja, Google Chat skortir tilvitnanir og Google Sheets skortir stuðning fyrir Microsoft Excel fjölvi.
Að auki nálgast Microsoft og Google Cloud vörurnar töfluvinnsluverkfæri á annan hátt. Word skrár sem innihalda töflur eru stundum opnaðar í Google skjölum með rangt snið.
Þegar við vorum að venjast nýjum innviðum voru sumir erfiðleikanna leystir með öðrum aðferðum. Sem dæmi má nefna að í stað fjölva í töflureiknum eru forskriftir notaðar sem starfsmönnum Forex Club fannst enn þægilegra. Það var ekki hægt að finna hliðstæðu eingöngu fyrir fjármáladeild Forex Club, sem fjallar um 1C skýrslur (með skriftum, flóknu sniði). Svo hann skipti yfir í Google Sheet eingöngu fyrir samvinnu. Fyrir önnur skjöl er skrifstofupakkinn (Excel) enn notaður.
Alls hélt Forex Club um 10% af Microsoft Office leyfum. Þetta er eðlileg venja fyrir slík verkefni: minnihluti starfsmanna notar háþróaða aðgerðir skrifstofusvíta, svo restin sættir sig auðveldlega við skiptin.
Tekið skal fram að engar stórfelldar umbreytingar voru gerðar á öðrum innviðum. Forex Club hefur ekki yfirgefið Jira og Confluence, þó að það hafi innleitt Google Keep fyrir rekstrarverkefni. Til að samþætta Jira og Confluence við G Suite, settum við upp viðbætur sem gera þér kleift að flytja gögn fljótt. Eftirlitskerfið hefur verið varðveitt, auk margra viðbótartóla: Trello, Teamup, CRM, Metrics, AWS osfrv. Auðvitað voru kerfisstjórar áfram í útibúunum.
Chromebook tilraun
Til að leita leiða til að draga úr kostnaði sá Forex Club fyrir sér að flytja alla á farsímavinnustöðvar sem knúnar eru af Chromebook. Tækið sjálft er mjög ódýrt og með notkun skýjaþjónustu var hægt að setja vinnustöð á það fljótt.
Við prófuðum farsímavinnustöðvar á litlum hópi notenda sem voru 25 manns í söludeildinni. Starfsmenn þessarar deildar voru ekki með verkefni sem komu í veg fyrir að þeir störfuðu eingöngu í gegnum vefinn, þannig að þessi flutningur hefði átt að vera óaðfinnanlegur fyrir þá. En miðað við niðurstöður prófsins kom í ljós að vélbúnaður ódýrrar Chromebook er ekki nóg fyrir rétta notkun allra Forex Club fyrirtækjaforrita. Og dýrari gerðir sem passa við tæknilegar breytur reyndust sambærilegar í kostnaði við klassískar Windows-fartölvur. Í kjölfarið ákváðu þeir að hætta við verkefnið.
Hvað hefur breyst með tilkomu G Suite
Þvert á alla fordóma og vantraust, þegar 3 mánuðum eftir þjálfunina, tóku 80% starfsmanna fram í könnunum að G Suite auðveldaði þeim virkilega að vinna með skjöl. Eftir umskiptin jókst hreyfanleiki starfsmanna og þeir fóru að vinna meira með því að nota klæðanleg tæki:
Tölfræði um notkun farsíma samkvæmt Forex Club
Google Forms hefur náð miklum vinsældum. Innan deilda gera þeir kleift að framkvæma fljótt kannanir sem áður kröfðust notkunar pósts og safna niðurstöðum handvirkt. Umskiptin yfir í Google Chat og Hangouts Meet olli flestum spurningum og kvörtunum, þar sem þau hafa almennt færri aðgerðir, en notkun þeirra gerði það mögulegt að yfirgefa marga spjallforrit innan fyrirtækisins.
Niðurstöður verkefnisins voru mótaðar af Dmitry Ostroverkhov, sem við unnum með: „Verkefnið lækkaði kostnað Forex Club fyrir upplýsingatækniinnviði og einfaldaði stuðning þess. Heilt lag af viðhaldsverkefnum ferlisins hefur horfið þar sem þessi mál eru leyst af hálfu Google. Nú er hægt að fjarstilla allar þjónustur, þær eru studdar af nokkrum Google stjórnendum og upplýsingatæknideildin hefur losað um tíma og fjármagn til annarra hluta.“
Heimild: www.habr.com