Við höfum skrifað nokkrum sinnum um hvernig tæknin okkar hjálpar og jafnvel vinna upplýsingar úr hvers kyns skjölum og færa gögn inn í bókhaldskerfi. Í dag munum við segja þér hvernig við útfærðum в – stærsti birgir hita og heits vatns í Moskvu.
Ímyndaðu þér að þú sért í stað venjulegs endurskoðanda. Við skiljum að þetta er ekki auðvelt, en reyndu samt. Á hverjum degi færðu gífurlegan fjölda pappírsreikninga, reikninga, vottorða og svo framvegis. Og sérstaklega mikið - dagana fyrir skýrslutöku. Skoða þarf allar upplýsingar og fjárhæðir fljótt og vandlega, endurrita þær og færa inn í bókhaldskerfið, framkvæma færslur handvirkt og senda skjöl til skjalasafns svo hægt sé að leggja þau tafarlaust fyrir innri endurskoðendur, skattaþjónustu, gjaldskrá til staðfestingar. eftirlitsyfirvöldum og öðrum. Erfitt? En þetta er langvarandi viðskiptahættir sem eru til staðar í mörgum fyrirtækjum. Ásamt MOEK höfum við einfaldað þessa vandvirkni og gert það þægilegra. Ef þú hefur áhuga á hvernig þetta var, velkominn í köttinn.
Myndin sýnir Moscow CHPP-21, stærsti framleiðandi varmaorku í Evrópu. Hitinn sem myndast við þessa stöð kemur frá MOEK til 3 milljóna íbúa norðurhluta Moskvu. .
MOEK er með tugi og hálfan útibú í Moskvu. Þeir þjónusta 15 km af hitaveitum, 811 varmastöðvar og ketilhús, 94 hitaveitur og 10 dælustöðvar auk þess að byggja og setja upp ný hitaveitukerfi. Fyrirtækið kaupir fjölbreyttan búnað og þjónustu fyrir atvinnustarfsemi: . Gerð skjala í hverri deild sem hefur frumkvæði að kaupunum fer fram af sérstökum starfsmönnum - samningsumsjónarmönnum.
Hvernig virka samningar í stóru fyrirtæki? Þegar sýningarstjórar gera samning fá þeir mörg mikilvæg pappírsskjöl frá viðsemjendum sínum: fylgiseðla, vottorð um þjónustuveitingu, reikninga, vottorð o.s.frv. Venjulega skannar sýningarstjóri viðskiptapappíra og festir síðan skannana við pöntunina í fyrirtækinu. stjórnunar kerfi. Fjármálastjóri sannreynir öll gögn handvirkt. Eftir þetta fer safnstjóri með frumgögnin til bókhaldsdeildar. Eða sendiboðinn gerir þetta og þá getur það tekið lengri tíma að flytja skjöl - frá nokkrum klukkustundum upp í nokkra daga.
Og allt væri í lagi, en eins og í mörgum öðrum fyrirtækjum:
- Erindi geta borist bókhaldsdeild nokkrum dögum áður en skýrslum er skilað. Þá þurfa endurskoðendur að eyða dögum og nóttum á vinnustað sínum. Athuga þarf handvirkt hvort allir reikningar, reikningar o.s.frv séu rétt útfylltir. Ef allt er rétt skrifar starfsmaður gögnin aftur inn í bókhaldskerfið og gerir bókanir. Á sama tíma fer 90% af tíma endurskoðanda í að endurprenta gögn - upplýsingar, upphæðir, dagsetningar, vörunúmer osfrv. Vegna þessa er hætta á mistökum.
- Skjöl geta borist með villum. Og stundum vantar einhverja víxla eða skilríki. Stundum kemur þetta í ljós á síðustu dögum áður en skýrslum er skilað. Vegna þessa getur tímasetning samþykkis skjala dregist.
- Eftir færslur geyma endurskoðendur reikninga, reikninga og aðgerðir í aðskildum pappírs- og rafrænum skjalasöfnum. Af hverju er þetta erfitt? Til dæmis vinnur MOEK samkvæmt gjaldskrá og er því skylt að tilkynna kostnað sinn reglulega til framkvæmdastjórna. Og þegar næsta ríkis- eða skattaendurskoðun kemur til bókhaldsdeildarinnar þurfa starfsmenn að leita að skjölum í langan tíma.
Svona leit MOEK bókhaldsdeildin út:
MOEK var fyrst í orkuiðnaðinum til að ákveða að endurbyggja og einfalda þetta kerfi til að loka fljótt viðskiptum og skila skýrslum, meta betur markaðsbreytingar í innkaupum og skipuleggja fjárhagsáætlun sína. Það var ekki auðvelt að breyta langvarandi vinnukerfi bókhaldsdeildarinnar á eigin spýtur, svo fyrirtækið ákvað að umbreyta því ásamt samstarfsaðila sínum - ABBYY.
Ekki fyrr sagt en gert
Hópur ABBYY sérfræðinga hefur innleitt alhliða vettvang fyrir greindar upplýsingavinnslu hjá MOEK og stillt:
- sveigjanlegar lýsingar (sniðmát fyrir gagnaútdrátt) fyrir skjalavinnslu. Við ræddum ítarlega um hvað það er og til hvers það þarf á Habré и . Með því að nota lausnina vinnur MOEK meira en 30 tegundir skjala (til dæmis vottorð um uppsettan búnað eða vottorð um umboðsgjöld) og dregur úr þeim yfir 50 eiginleika (skjalsnúmer, heildarupphæð að meðtöldum virðisaukaskatti, nafn kaupanda, seljanda, verktaki, vörumagn osfrv.);
- tengi til að framkvæma athuganir og hlaða upp gögnum, sem tengdi ABBYY FlexiCapture, SAP og OpenText. Þökk sé tenginu varð hægt að athuga sjálfkrafa gögn úr pöntun og samningi með því að nota ýmsar möppur. Við munum tala um þetta hér að neðan;
- útflutningur skjala í rafrænt skjalasafn byggt á OpenText. Nú eru allar skannaskannanir geymdar á einum stað;
- drög að bókhaldsfærslum í SAP ERP með tenglum á skannaðar myndir af skjölum.
Síðan þróuðu starfsmenn ABBYY og MOEK leitarform þannig að endurskoðandinn gæti á nokkrum sekúndum fundið mikilvæga reikninga eftir hvaða eiginleikum sem er í rafræna skjalasafninu og lagt þá fyrir skattaeftirlit.
Leitin er möguleg með 26 mismunandi forsendum (myndin er smellanleg):
Eftir að MOEK prófaði allt kerfið með góðum árangri var það tekið í notkun. Allt verkefnið, að meðtöldum samþykktum, skýringum og endurbótum, var lokið á 10 mánuðum.
Verkáætlun eftir innleiðingu ABBYY FlexiCapture:
Finnst þér ekkert hafa breyst? Já, viðskiptaferlið er það sama, það er bara að flestar aðgerðir eru nú gerðar af vélinni.
Raflögn, búin!
Hvernig eru málin núna? Segjum að sýningarstjóri samningsins hafi fengið sett af aðalskjölum fyrir viðskipti um afhendingu á dælum fyrir varmaorkuver, eða til dæmis byggingu hitaveitna. Sérfræðingur þarf ekki lengur að kanna heilleika og innihald skjalanna sjálfur, hringja í hraðboði og senda upprunalegu skjölin til bókhaldsdeildarinnar. Sýningarstjóri skannar einfaldlega undirritað sett af aðalskjölum og þá tekur tæknin við.
Með því að nota netskönnunarkerfi sendir starfsmaður skannar á TIFF eða PDF formi í heitu möppuna sína eða tölvupóstinn. Síðan opnar hann ABBYY FlexiCapture vefinnsláttarstöðina og velur tegund skjals sem á að vinna úr. Til dæmis, „kaup á verkum/þjónustu með umboðsgjöldum“, „móttaka efnis og tæknilegra auðlinda (MTR)“ eða „fasteignabókhald“.
Tegund setts ákvarðar fjölda og tegundir nauðsynlegra skjala og gagna sem kerfið verður að flokka, þekkja og sannreyna.
Sýningarstjóri hleður upp skönnunum til viðurkenningar. Kerfið athugar sjálfkrafa tilvist allra skjala, innihald hvers blaðs og þjónninn þekkir upplýsingarnar - samningsdagsetningu, upphæð, heimilisfang, skattanúmer, eftirlitsstöð og önnur gögn. Við the vegur, MOEK er fyrsta orkufyrirtækið í Rússlandi sem notar þessa aðferð.
Ef sýningarstjóri hefur ekki hlaðið upp öllum skjölum eða einhver reikningur inniheldur ekki öll gögn tekur kerfið eftir því og biður starfsmann strax að leiðrétta villuna:
Kerfið kvartar og biður um að bæta við skjölunum sem vantar (hér eftir eru skjáskotin smellanleg):
Kerfið tók eftir því að skjalið er útrunnið:
Þannig þarf starfsmaður ekki lengur að kanna hvort skjalið sé rétt samið. Ef allt er rétt, þá gerast flestar gagnaprófanir sjálfkrafa beint á vefinngangsstöðinni. Það er nóg að slá inn pöntunarnúmerið sem tilgreint er í SAP ERP. Eftir þetta eru viðurkennd gögn borin saman við upplýsingar sem unnið er með í SAP: TIN og KPP gagnaðila, samningsnúmer og upphæðir, VSK, vöru- eða þjónustuflokkakerfi. Að vinna og athuga eitt skjal tekur aðeins nokkrar mínútur.
Með því að nota upplýsingarnar - INN og KPP - geturðu valið viðkomandi fyrirtæki úr skránni:
Ef villa er í reikningi eða reikningi mun það ekki leyfa að skjalið sé flutt út í skjalasafnið. Til dæmis, ef skjal er rangt sett saman eða einn af stöfunum er rangt þekktur, mun kerfið gefa til kynna það og biðja starfsmann um að leiðrétta allar ónákvæmni. Hér er dæmi:
Kerfið uppgötvaði að Vasilek CJSC er ekki með á listanum yfir MOEK birgja.
Þetta gerir starfsmönnum kleift að rekja villur áður en skjalið kemur til bókhaldsdeildarinnar.
Ef öllum athugunum er lokið, þá er skannað afrit af skjalinu með einum smelli sent í OpenText rafræna skjalasafnið og hlekkur og kort með lýsigögnum þess birtast í SAP. Endurskoðandi eða safnvörður getur alltaf skoðað í rafrænu skjalasafni skjalalista fyrir tilskilda röð og upplýsingar um hver afgreiddi skjölin, á hvaða tímaramma og með hvaða árangri.
Pyotr Petrovich leit inn í rafræna skjalasafnið, ...
...til að sjá hver hlóð upp skjölum fyrir pöntun nr. 1111.
Eftir að gögnum og skönnunum hefur verið hlaðið upp frá ABBYY FlexiCapture yfir í SAP birtast drög að færslu með fyrirfram útfylltum gögnum og tenglum á skannaðar myndir af skjölum.
Drög að raflögn:
Þá fær endurskoðandi tilkynningu í tölvupósti með hlekk á fullunnin drög og skannanir. Sérfræðingurinn þarf ekki lengur að glíma við pappír. Allt sem hann þarf að gera er að athuga skannanir fyrir heildarupphæð viðskiptanna, tilvist innsigli og undirskrift og gera viðskiptin. Endurskoðandinn eyðir nú innan við mínútu í það.
Niðurstöður verkefnis
- Með því að nota ABBYY tækni hefur MOEK einfaldað og hraðað ekki aðeins bókhaldi heldur einnig fjármálaeftirliti. Til að birta færslu þurfa starfsmenn ekki lengur að bíða eftir sendiboðanum með upprunalegu skjölin - allt sem þeir þurfa að gera er að fá skanna með þegar staðfestum gögnum úr rafræna skjalasafninu með einum smelli. Að vísu vantar enn pappírsskjal. En nú er hægt að senda það til bókhaldsdeildar síðar. Þegar það kemur þangað mun starfsmaðurinn haka í reitinn „Upprunalegt móttekið“ í bókhaldskerfinu.
- Starfsmenn fá strax öll nauðsynleg gögn um viðskiptin úr skönnun, gera viðskipti á réttum tíma og undirbúa öll skjöl til skýrslugerðar fyrirfram. Nú eru þeir hvorki hræddir við innra né ytra eftirlit.
- Endurskoðendur stunda fjármálaviðskipti þrisvar sinnum hraðar og MOEK lokar uppgjörstímabilinu 3 dögum fyrr.
- Öll útibú MOEK geyma bókhaldsskjöl í einu rafrænu skjalasafni. Þökk sé þessu er hægt að finna hvaða reikninga, samninga eða fullnaðaraðgerðir sem er, svo og allar eigindir þeirra (upphæðir, virðisaukaskattur, vöru- eða þjónustusvið) 4 sinnum hraðar en áður.
- Lausnin vinnur meira en 2,6 milljónir blaðsíðna af skjölum á ári.
Í stað þess að niðurstöðu
MOEK notar í 2 ár núna og á þessum tíma hef ég safnað tölfræði. Í ljós kom að endurskoðendur gera 95% af færslum án þess að gera breytingar á drögum. Þetta þýðir að hægt er að sleppa slíkum færslum alveg sjálfkrafa í framtíðinni. Það gerðist svo að þessi vara var í raun fyrsta skref fyrirtækisins í átt að því að innleiða þætti „gervigreindar“ í viðskiptaferli fyrirtækisins: MOEK er að þróa samsvarandi forrit.
Önnur rússnesk fyrirtæki eru einnig að gera bókhaldsvinnu sjálfvirkan: gera það einfaldara og þægilegra. Til dæmis, með því að nota ABBYY tækni, fjármálaeftirlitsþjónustuna "» Fær mikilvægar viðskiptaupplýsingar tvisvar sinnum hraðar og eyðir 2% minni tíma í að leita að nauðsynlegum reikningum og fylgiseðlum. Snjöll upplýsingavinnslutækni hjálpar starfsmönnum bókhaldsdeildar eignarhlutarins "» finna samstundis nauðsynleg fjárhagsskjöl við fjöldaskattaúttektir. Árið 2019 ætla sérfræðingar fyrirtækisins að vinna um 10 milljónir blaðsíðna af skjölum.
Viltu vita meira um MOEK og ABBYY verkefnið? Þann 3. apríl klukkan 11:00 mun staðgengill forstöðumanns MOEK upplýsingatæknimiðstöðvarinnar, Vladimir Feoktistov, tala um smáatriði málsins á ókeypis . Vertu með ef þú vilt spyrja spurninga.
Elizaveta Titarenko,
ABBYY fyrirtækjabloggritstjóri
Heimild: www.habr.com