Hvernig við tryggjum tæknilega rekstur ABBYY skrifstofur í sóttkví

Habr, halló! Ég heiti Oleg og ber ábyrgð á upplýsingatækniþjónustunni í ABBYY fyrirtækjasamsteypunni. Fyrir meira en mánuði síðan fóru starfsmenn ABBYY um allan heim að vinna og búa eingöngu heima. Ekki lengur opið svæði eða viðskiptaferðir. Hefur starf mitt breyst? Nei. Þó almennt já, það breyttist fyrir 2-3 árum síðan. Og nú tryggjum við tæknilega rekstur skrifstofu í 13 löndum á sama hátt og áður. Það er bara þannig að núna gerum við það þegar við sitjum heima - í eldhúsinu, í sófanum eða á svölunum og á skrifstofunni er aðeins einn maður á vakt. Við the vegur, hér er það:

Í dag mun ég tala um hvaða vandamál ABBYY upplýsingatækniþjónustan þarf að leysa, hvernig skrifstofuþjónar bjarga okkur, hvers vegna MS Teams og Zoom eru nú allt okkar og margt fleira. Velkomin í köttinn.

Fyrir löngu, fyrir sóttkví...

Fyrir 5-7 árum var ABBYY fyrirtæki sem einbeitti sér að uppbyggingu innri innviða. Við notuðum skýjavörur lítið - við reyndum að dreifa forritum innbyrðis og því var aðgangur að þeim að utan erfiður. En tímarnir eru breyttir...

Cloud vörur þróuðust mun hraðar, þær buðu upp á meiri sveigjanleika og fjölbreytni í virkni. Og nú er oft einfaldlega ómögulegt að finna hliðstæður með getu á staðnum.

Starfsmenn þurftu hreyfanleika. Sölu- og markaðsmenn eru stöðugt í viðskiptaferðum, ferðast um heiminn, fara á fundi - þeir þurfa einfaldlega aðgang að fyrirtækjakerfum hvenær sem er og hvar sem er.

Kynslóð fólks hefur líka breyst. Nýir ungir starfsmenn kjósa að vinna í vinnuherbergjum, kaffihúsum eða að heiman. Hreyfanleiki er þeim mikilvægur. Þess vegna sköpuðum við tæknilega vinnuumhverfi svipað því sem er í daglegu lífi. Samstarfsmenn verða mun öruggari þegar þeir þurfa ekki að skipta á milli skrifstofunnar og annars staðar þar sem þeir geta unnið.

Eins og er eru alþjóðlegar skrifstofur ABBYY opnar í 13 löndum frá Bandaríkjunum til Ástralíu. Og það er miklu þægilegra að hafa sameiginlega skýjainnviði en að vera „bundinn“ við ákveðinn stað með innri þjónustu.

Fyrir nokkrum árum endurskoðuðum við stefnu okkar og fórum að nota skýjaforrit virkan í starfi okkar. Til dæmis, okkur líkar mjög við Office 365 pakkann - MS Teams, OneDrive, SharePoint og fleiri.

Þetta þýðir ekki að allir starfsmenn séu háðir skýjalausnum. ABBYY er með ríka innri innviði; til dæmis nota verktaki staðbundna aðstöðu til að þjálfa taugakerfi. Ég myndi segja að við notum skýjavörur og okkar eigin innri innviði um það bil 50/50.

Um vinsældir RDP

Við höfum alltaf leyft að vinna með innra netið í fjarvinnu og allir völdu þá aðferð sem hentaði þeim. Þeir sem eru oftar á skrifstofunni kjósa RDP (remote desktop). Að jafnaði hafa allir sinn eigin búnað heima: hann er ekki alltaf öflugur og öll fjölskyldan getur notað hann. Og í vinnunni er nútímaleg tölva sem er stillt og tengd öllu. Þess vegna er þægilegra að tengjast RDP heima og frá vinnu án þess að taka eftir því sem er á einkatölvunni þinni.

Fyrir skrifstofuna, sem er staðsett í Moskvu (R&D miðstöðin, ABBYY Rússland og ABBYY Emerging Markets skrifstofur eru staðsettar hér), vorum við venjulega alltaf með tvær ytri skrifborðsgáttir (RD Gateway) fyrir fjartengingu, þeir brugðust við. En nú er þessi tengiaðferð orðin mjög vinsæl. Til að halda jafnvægi á álaginu setti upplýsingatækniþjónustan upp tvær hliðar til viðbótar. Þetta er líklega eina innviðabreytingin sem við höfum gert síðan í mars.

Hér á eftir mun ég útvega tölfræði um Moskvu skrifstofu ABBYY, þar sem meira en 800 manns starfa hér og gögnin eru mest leiðbeinandi.

VPN

Það eru samstarfsmenn sem eru vanir að vinna með VPN. Nú hafa margir tekið fyrirtækjabúnað heim. Aðallega tókum við fartölvur og skjái með okkur. Þegar þú vinnur stöðugt í fjarvinnu er annar stór skjár miklu þægilegri. Við keyptum ekki viðbótarbúnað fyrir starfsmenn okkar.

Gestgjafar

Jafnvel í sóttkví er ómögulegt að vera án fólks á skrifstofunni. Við skipuðum tvo kerfisstjóra á vakt - Yura og Stas. Hver þeirra vinnur á skrifstofunni í viku og heiman í viku. Strákarnir eru með venjulega dagskrá - frá 10 til 19.

Þeir hjálpa til við að leysa tæknileg vandamál sem starfsmenn standa frammi fyrir. Við eigum mikið af tækjum og stundum bilar hann. Oftar en ekki frýs tölva einhvers. Nokkrum sinnum í viku bilar harði diskurinn, eitthvað brennur og þarf að skipta um eða gera við.

Það hafa verið nokkur dæmi um rafmagnsleysi, sem þýðir að einhver þarf að endurræsa tölvur vegna þess að starfsmenn geta ekki gert það í fjarska. Almennt fer 90% af tíma þeirra í að hafa kveikt á skrifstofubúnaði.

Það eru líka nokkur óvenjuleg verkefni sem vaktstjórar byrjuðu að sinna í sóttkví.

1. Settu pappír í prentara og fjarlægðu útprentuð skjöl. Þetta er nauðsynlegt fyrir starfsmenn sem vinna inn skjöl og prenta þau úr heimatölvum á vinnuprentara. Þegar þeir koma aftur á skrifstofuna munu þeir strax sækja öll skjöl, frekar en að prenta 100500 síður. Auðvitað var hægt að gera þetta seinna, en við hjálpum samstarfsfólki okkar að breyta ekki venjulegu ferli - núna er svo margt óvenjulegt.
2. Við pökkuðum og afhentum skanna og prentara til samstarfsmanna sem þurftu á þeim að halda í vinnuna. Einn starfsmannanna, sem hafði einangrað sig í húsi sínu, fékk aðstoð við að tengja kapal svo hann gæti haft stöðugt net.

   Við the vegur, ABBYY FineScanner AI farsímaforritið hjálpar einnig við að skanna skjöl, auk þess að þekkja texta í þeim, bæta við undirskriftum, umbreyta skrám í 12 vinsæl snið og margt fleira. Til 31. júlí að meðtöldum við gefa hágæða aðgangur að ABBYY FineScanner AI.

Hvað með um helgina?

Engir starfsmenn eru á skrifstofunni um helgar. Við komumst að samkomulagi við kerfisstjórann okkar, sem býr í Otradny (þar sem skrifstofan okkar er staðsett), að ef eitthvað gerist mun hann koma og hjálpa. Og hjálp hans kom sér vel: nokkur tilvik urðu um rafmagnsleysi um helgina og nauðsynlegt var að koma búnaðinum í gang aftur.

Passar

Í mars gáfum við út passa til mos.ru fyrir alla starfsmenn sem þurfa að koma á skrifstofuna í sóttkví. Nú, ef þú þarft að fara í vinnuna, gefur starfsmaðurinn líka út pass með QR kóða. En það að geta komið á skrifstofuna þýðir ekki að samstarfsmenn fari þangað á hverjum degi. Venjulega er aðeins einn maður á vakt í húsinu. Hinir mega aðeins koma í neyðartilvikum.

Á skrifstofum í öðrum löndum

Staðan á öðrum ABBYY skrifstofum er almennt sú sama - þær eru lokaðar og starfsmenn vinna að heiman og nota sömu verkfærin. Til dæmis, á bandarískri skrifstofu er ekki einu sinni vaktstjóri. Kerfisstjórinn á staðnum tók hluta af búnaðinum úr vöruhúsinu fyrir sóttkví og þegar nýr starfsmaður kemur sendir hann einfaldlega stilltu fartölvuna í pósti.

Hvernig á að vera tengdur

Nú hefur álagið á samskiptaleiðir meira að segja minnkað miðað við þann tíma sem fólk vann á skrifstofunni. Aðalumferðin - að hlaða niður skrám og horfa á myndbönd - er nú á heimaveitum. Það var óþarfi að stækka rásirnar þó við ætluðum það í ár.

Í sóttkví var það fyrsta sem við gerðum var að fara vandlega yfir reglurnar um að endurheimta samskipti - við bættum við nokkrum vöktunarprófum, útfærðum kerfi til að skipta yfir í vararásir og skoðuðum reglur um álagsjafnvægi.

Hvernig tryggðirðu öryggi fjarstýrt?

Án efa var mikilvægast að tryggja öryggi. En við höfum undirbúið okkur fyrir þetta líka. Fyrir ári síðan var tvíþætt auðkenning tekin upp. Ég held að þetta sé eitt af skylduþáttunum þegar fólk vinnur mikið utan fyrirtækjaumhverfisins. Og þetta er svona hlutur sem þú getur ekki sett upp fljótt. Nú á dögum krefst aðgangur að hvers kyns auðlindum fyrirtækja tveggja þátta. Ef einhver ætlar að skipta yfir í fjarvinnu þá er þetta nauðsyn út frá upplýsingaöryggissjónarmiði.

Við sjáum hvernig svindlarar hafa orðið virkari og eru að reyna að fá skilríki þeirra. Þetta eru aðallega vefveiðarárásir. Og þó tölvupóstur sé varinn er ekki tæknilega hægt að koma í veg fyrir vefveiðar að fullu. Mikilvægt er að starfsmenn skilji sjálfir að þeir ættu ekki að smella á grunsamlega tengla eða opna skrár úr skilaboðum sem þeir bjuggust ekki við. Til þess héldum við vefnámskeið fyrir starfsmenn og minntum þá á hvað ætti að gera við slíkar aðstæður. Núna er mjög góður tími fyrir svona vefnámskeið því fólk, sem er í óvenjulegum aðstæðum, er safnað, einbeitt, opnara fyrir upplýsingum og skynjar þær betur.

Við gáfum líka gaum að einföldum reglum um að vinna að heiman, til dæmis þörfina á að slökkva á vinnulotunni, læsa tölvunni þegar þú ferð, aðskilda reikninga: þú vinnur undir einum, barnið leikur undir öðrum. Þetta er mjög mikilvægt því barnið sér pabba eða mömmu banka á lyklaborðið og vill gera það líka. Hann mun koma og banka, en við vitum ekki hvað hann mun banka þar og í hvaða forriti hann mun eyða eða skipta út gögnunum.

Við báðum líka samstarfsmenn okkar að athuga hvernig heimanetið þeirra er stillt, hvert lykilorðið er og hvort það sé yfirhöfuð til. Auðvitað gerðu þeir fyrirvara: ef maður skilur ekki hvað á að gera, þá er betra að gera það ekki. Það er miklu mikilvægara að vera í sambandi. Þeir báðu starfsmenn um að athuga líka Wi-Fi beina heima hjá sér. Sumum var jafnvel mælt með því að kaupa eitthvað annað, vegna þess að þeir voru með svo forn búnað sem leyfði þeim ekki að vinna með núverandi hraða veitenda.

Um vinsælustu fjarforritin

Þú hefur líklega þegar giskað á að þetta séu samskiptatæki. Þar sem við notum Office 365 hafa starfsmenn samskipti í gegnum Teams messenger bæði sín á milli og við utanaðkomandi fólk. Hann hefur sannað sig mjög vel.

Fjöldi hópskilaboða sem starfsmenn allra skrifstofu hafa sent í Teams hefur aukist:

• Frá 21. febrúar til 20. mars sendum við >689 þúsund skilaboð.
• Frá 21. mars til 19. apríl sendum við >1 milljón skeyta.

Fjöldi símtala (einn á móti einum) hefur einnig aukist:

• Frá 21. febrúar til 20. mars voru 11,5 þús.
• Frá 21. mars til 19. apríl – >16 þús.

Auk Teams notum við líka Zoom, þar sem hljóð- og myndgæði þessarar þjónustu eru ein af þeim bestu á markaðnum. Að auki gerir Zoom þér kleift að „hringja inn“ á ráðstefnuna og tengjast í gegnum síma.

Fram til 15. mars fór fjöldi Zoom funda næstum ekki yfir 100 á dag og frá seinni hluta mánaðarins fórum við hjá ABBYY að nota þessa þjónustu virkari:

Í apríl, næstum á hverjum virkum degi, voru 100 eða fleiri fundir á Zoom:

Það eru nú margar skýrslur á netinu um óáreiðanleika Zoom. Það kemur alls ekki á óvart að vinsælasta hljóðfærið njóti nú slíkrar athygli. Við erum í sambandi við fulltrúa okkar frá Zoom og sjáum hversu alvarlega fyrirtækið tekur öllum niðurstöðum. Við gerðum líka nokkrar ráðstafanir. Einfaldasta og áhrifaríkasta þeirra er bann við að vista fundarupptökur í skýjageymslu.

Öryggi á netinu er fyrst og fremst athygli starfsmannsins sjálfs. Við trúum því að Zoom muni takast á við og þetta ástand mun aðeins gera þessa þjónustu sterkari.

Línuritið sýnir hvernig þátttakendum í Zoom fundum fór að fjölga frá seinni hluta mars. Sem og fjölda mínútna.

Þróunin hélt áfram í apríl og fleiri og fleiri starfsmenn tóku þátt í vefnámskeiðum og Zoom fundum.

Fyrir okkur eru Zoom og Teams þjónusta sem afritar hvor aðra. En að hafa tvö tæki til samskipta er nú líklega skylda, þar sem álagið á fjarskipti er gífurlegt. Dæmi voru um að ein þjónustan fór að bila á óheppilegasta augnabliki, þá hringdu starfsmenn fljótt í aðra þjónustu og héldu áfram að vinna.

Auk þess eru þetta tæki til samskipta. Það er mikilvægt fyrir fólk að vera í sambandi núna. Flest símtöl til ABBYY eru hringd með kveikt á myndavélum. Þegar ég vann á skrifstofunni held ég að ég hafi ekki kveikt á myndavélinni. Nú, sama í hvaða formi þú ert, kveikirðu alltaf á því. Næstum alltaf.

Í stað þess að niðurstöðu

Að undirbúa fyrirtæki tæknilega fyrir fjarvinnu er ekki eitthvað sem hægt er að gera á nokkrum dögum. Það er betra að búa sig undir þetta fyrirfram. Við byrjuðum að skipta yfir í skýjaþjónustu fyrir löngu síðan vegna þess að við vildum hjálpa starfsmönnum okkar að vera hreyfanlegri. En eins og það kom í ljós er þessi hreyfanleiki einnig gagnlegur í aðstæðum þar sem sóttkví er tilkynnt.

Sennilega, nú höfum við endurgreitt allan launakostnað okkar fyrir umskipti og breytingu á innviðum frá innri til ytri, vegna þess að fólk tók búnaðinn sinn, yfirgaf skrifstofur sínar, fór til heimila sinna og sumarhúsa ... og ekkert hefur breyst.

Þökk sé kerfisstjóranum okkar Yura Anikeev fyrir myndirnar í þessari færslu.

Heimild: www.habr.com