Hvernig á að vinna saman á meðan unnið er í sundur

Fjölmiðlar eru fullir af fréttum um faraldsfræðilegar aðstæður og ráðleggingum um einangrun.

En það eru engar einfaldar ráðleggingar varðandi viðskipti. Fyrirtækisstjórar stóðu frammi fyrir nýrri áskorun - hvernig á að flytja starfsmenn úr fjarska með lágmarks tapi til framleiðni og skipuleggja vinnu sína þannig að allt væri „eins og áður.

Það sem virkaði á skrifstofunni virkar oft ekki í fjarska. Hvernig geta dreifð teymi viðhaldið skilvirku samstarfi og samskiptum innan og utan teymisins?

Framboð á farsímasamskiptum, hraðvirkt internet, þægileg forrit og önnur nútímatækni, almennt, hjálpa til við að yfirstíga margar hindranir og byggja upp afkastamikið starf með samstarfsaðilum eða samstarfsmönnum.

En við þurfum að undirbúa okkur.

Allt mun ganga samkvæmt áætlun. Ef hann er það

Fjarvinna krefst sérstakrar uppbyggingar á innri ferlum og samskiptum. Og undirbúningsstigið getur útrýmt mörgum spurningum og vandamálum áður en þau koma upp.

Bæði á skrifstofunni og í fjarvinnu er allt byggt á fjórum stoðum:

• Skipulags
• Samtök
• Control
• Hvatning

Fyrst af öllu þarftu að setja þér rétt markmið, endurbyggja skýrslukerfið og sameina á réttan hátt ósamstillt og samstillt samskipti innan teymisins. Ósamstillt samskipti fela í sér bréf, spjall, uppfærða skýrslugerð og hvers kyns samskiptamöguleika sem krefjast ekki tafarlausrar viðbragðs. Samstillt samskipti eru rauntíma samskipti með hröðum endurgjöf.

Það er mjög mikilvægt að muna að þegar unnið er í fjarvinnu krefst áætlanagerðar reglusemi. Nauðsynlegt er að halda jafnvægi í vinnu með stefnumótandi og rekstrarlegum verkefnum, stilla vinnuhraða við forgangsverkefni vikulega eða jafnvel daglega. Rétt skipulagning og markmiðasetning mun gera vinnuna skýrari og hjálpa til við að forðast kulnun starfsmanna. Þeir munu ekki finna fyrir einangrun frá ferlinu.

Myndfundir: tól númer eitt

Einangrun fjarstarfsmanna er meira upplýsandi en félagsleg. Þeir sakna þess ekki svo mikið að sitja við hliðina á einhverjum (þó það sé mismunandi) að þeir hafa aðallega áhyggjur af skorti á skjótum aðgangi að upplýsingum og samskiptum við samstarfsmenn. Þeir hafa ekki tækifæri til að spyrja samstarfsmann spurningar og fá svar strax, fagna litlum sigri eða rifja upp, hugleiða eða bara spjalla um plön um helgina.

Þessi halli er að hluta bættur upp með myndfundaþjónustu.

Myndfundur gerir einum eða fleiri aðilum kleift að eiga samtal í rauntíma, annaðhvort í gegnum síma eða í gegnum netkerfi myndfunda. Símtöl eru samstillt samskiptarás en einnig er hægt að nota þegar aðeins einn aðili talar við hóp - til dæmis til að sinna vefnámskeið. Dæmi um slíka þjónustu: OVKS frá MegaFon, Zoom, BlueJeans, GoToMeeting.

Kostir:

1. Myndsímtöl flytja tónfall, tilfinningar, andlits- og önnur munnleg merki viðmælanda og hjálpa þannig til við að skýra og skilja skap hans.
2. Viðbótarupplýsingar gera skilaboð skýrari, bæta við tilfinningalegu efni og hjálpa til við að byggja upp tengsl og traust.

Ókostir:

1. Samhæfing yfir tíma. Símtöl geta aðeins gerst í rauntíma, sem gerir samskipti erfið fyrir teymi sem er dreift yfir mismunandi tímabelti.
2. Samskiptaferillinn er ekki skjalfestur á nokkurn hátt. Áskoranir skilja ekki eftir skriflega niðurstöðu.
3. Túlkun. Samskiptagæði eru ekki ákjósanleg fyrir alla (sérstaklega fyrir þá sem eru í einangrun í landinu). Orð eru ekki alltaf rétt skilin.

Hvenær á að nota myndfundi?

• Reglulegir fundir, bæði einstaklings- og hópfundir
• Liðsfundir
• Skipulag og hugarflug (best með myndbandi)
• Að leysa misskilning eða takast á við stigvaxandi eða tilfinningalegar aðstæður frá öðrum rásum (svo sem tölvupósti, spjalli)

Ef þú heldur að fjarhópavinna þín sé ekki nógu afkastamikil skaltu ekki eyða tíma - reyndu að breyta aðstæðum.

1. Kynntu daglega innritun með teyminu.
2. Fylgstu nákvæmlega með tímasetningu og markmiðum fundarins, skrifaðu þau niður í boðinu og minntu á þau strax í upphafi.
3. Gera heimavinnuna þína. Undirbúðu þig fyrir fundinn og skrifaðu niður á blað hvaða hugmyndir komu þér á þennan fund, hvaða væntingar hefur þú til þátttakenda og hvað hafa þeir til þín?
4. Biðjið þátttakendur að deila hlutverkum (gera minnispunkta, kynna upplýsingar, starfa sem fundarstjóri).
5. Ekki halda fundi fyrir stórt teymi (fleiri en 8 manns).
6. Mundu að samstilla fundina þína við tímabelti þátttakenda.

Þegar allir eru saman: hvernig á að skipuleggja almenna félagsfundi

Fundir allra starfsmanna fyrirtækisins eru orðnir vinsæl leið til að skiptast á upplýsingum.

Það eru nokkur ráð um hvernig best er að skipuleggja þau:

1. Tími. Fyrir fyrirtæki í Rússlandi er best að halda slíka fundi klukkan 11-12 á hádegi. Reyndu að velja tíma sem hentar eins mörgum starfsmönnum og mögulegt er. Vertu viss um að taka upp fundinn. Á mörgum kerfum, þar á meðal MegaFon, er hægt að gera þetta með einum smelli og síðan hlaða upp á mp4 formi.
2. Bein útsending. Þetta er kannski ekki nauðsynlegt fyrir lítil fyrirtæki, en fyrir stór fyrirtæki með dreift útibúanet er skynsamlegt að hafa beinar útsendingar.
3. Spurningar og svör. Hægt er að biðja fólk um að spyrja spurninga sem varða það fyrirfram, svo er hægt að útbúa upplýsingar sem eiga við áhorfendur.
4. Ekki gleyma húmornum. Þetta er ekki uppstilling í skólanum, heldur tækifæri til að veita persónuleg tengsl og hjálpa til við að byggja upp traust milli dreifðra teyma.

Hugarflug: Útrýma ruglingi

Þegar kemur að hugarflugi er mikilvægt fyrir dreifða teymi að nota sameiginlegt stafrænt tól. Það gerir þér kleift að safna, flokka og flokka hugmyndir meðan á hugarflugi stendur.

Hér eru nokkur mikilvæg ráð til að hjálpa þér að storma á áhrifaríkan hátt:

1. Fjarteymið gæti valið verkefnastjórnunarverkfæri sem styður kanban-borðsvirkni sem mörg teymi þekkja nú þegar, eins og Trello.
2. Annar valkostur gæti verið sá sem pallurinn býður upp á. Vefþing Tólið er teikniborð sem allir geta séð og allir þátttakendur geta breytt.
3. Notaðu atkvæðagreiðslumöguleikann til að meta hvaða hugmynd er áhugaverðast að framkvæma. Hægt er að hlaða niður allri tölfræði síðar á csv eða xlsx formi.

   
   
   

4. Reynslan sýnir að betra er að vara starfsmenn við árásinni fyrirfram svo þeir hafi tíma til að hugsa um hugmyndir. Þegar hópurinn kemur saman koma þátttakendur ekki lengur tómhentir.

Samstilltur fjarskipti, svo sem myndsímtöl, þegar þau eru notuð á réttan hátt, geta verið frábært tæki til að sinna teymisvinnu, fylgjast með árangri þess og veita öllum liðsmönnum tilfinningalegan stuðning. Og þegar þau eru sameinuð með ósamstilltum verkfærum, hjálpa þau dreifðum þátttakendum í ferlinu að vera jafn (og stundum meira) afkastamikill en samstarfsmenn þeirra á skrifstofunni.

Heimild: www.habr.com