Tvær konur búa í nálægum húsum við sömu götu. Þau þekkjast ekki en eiga það sameiginlegt að elda kökur. Báðir byrjuðu að reyna að elda eftir pöntun árið 2007. Einn er með sitt eigið fyrirtæki, hefur ekki tíma til að dreifa pöntunum, hefur opnað námskeið og er að leita að fastri vinnustofu, þó kökurnar hennar séu ljúffengar en frekar staðlaðar eins og á venjulegu kaffihúsi. Önnur eldar eitthvað ótrúlega bragðgott og heimabakað en á sama tíma seldi hún aðeins 4 sölur á 12 árum og eldar á endanum bara fyrir fjölskylduna sína. Þetta er ekki spurning um aldur, samvisku og heimsóknir frá SES. Staðreyndin er sú að sá fyrsti tókst á við algjöra sjálfvirkni framleiðslu og sölu, en sá síðari ekki. Þetta varð aðalatriðið. Í alvörunni, einfalt hversdagsdæmi? Og það er hægt að stækka það í hvaða stærð sem er: frá auglýsingastofu fyrir þrjá til ofurfyrirtækis. Er sjálfvirkni virkilega svona mikilvæg? Við skulum ræða.
PS: fyrir harðkjarna lesendur, það er önnur kynning undir klippingunni :)
Ó nei. Láttu ekki svona. Skiptir engu!
Önnur kynning fyrir þá sem líkar ekki við stelpur (eftir athugasemdum)Tveir vinir ákváðu að stofna fyrirtæki - ja, fyrirtæki sem fyrirtæki - að fylla á skothylki og gera við prentara. Við stofnuðum öll fyrirtæki okkar á sama tíma og á fyrstu 2 mánuðum tókst okkur að gera 20 samninga við fyrirtæki. Fyrsti gaurinn gerði allt sjálfur, var vinnusamur, ferðaðist til viðskiptavina, vann vinnu. En hér er vandamálið. Við 22. samninginn byrjaði hann alls staðar að vera seinn, gleyma fundum með viðskiptavinum, hafði ekki tíma til að gera við búnað á réttum tíma og einu sinni blandaði hann viðskiptavinum saman og rétti þeim röng skothylki.
Sá seinni var latur, vildi ekki hlaupa sjálfur og kallaði á gullfiskinn. Fiskurinn horfði á hann, kunni að meta hann og bauðst til að gera verkið sjálfvirkt. Til að auglýsingar geti búið til leiðir fara þeir á vefsíðuna, fylla út eyðublað á persónulegum reikningi sínum og gerast viðskiptavinir. Og af síðunni, þannig að upplýsingarnar sjálfar komast inn í CRM - kerfi sem úthlutar sjálfkrafa verkefnum til ökumanns við afhendingu skrifstofubúnaðar, og enn betra, það semur sjálft leiðarblað, prentar út samninginn og jafnvel fylgist með því að reglubundnum tímamörkum sé fylgt og þegar búnaðurinn kemur gefur ábyrgðardeild út pöntun. Jæja, ævintýri er ævintýri!!! Og svo, gullfiskurinn hans innleiddi RegionSoft CRM. Ég útfærði það, ég útfærði það. Allt í einu flaug allt um og snerist og kaupsýslumaðurinn, þú veist, situr á eldavélinni, dreifir verkum til allra og hefur eftirlit með framkvæmd þeirra. Og honum fannst svo gaman að stunda viðskipti og allt fór að ganga svo vel hjá honum að hann ákvað að stækka viðskipti sín, opna útibú í mismunandi borgum og sameina alla stjórnun í eitt samsteypt kerfi. Ævintýri segirðu? Já, það er vísbending í því... lexía fyrir klára náunga!
7 þættir í hjarta lífi fyrirtækis
Við erum að þróa okkar 13 ára, hafa safnað sér mikilli reynslu og þegar skrifað ítrekað um ýmsa þætti sjálfvirknivæðingar en aldrei alhæft - hvað gefur það fyrir hvert ferli í fyrirtækinu, fyrir hópa starfsmanna? Það er, hvað skýrir hinar vinsælu auglýsingar „aukningu í skilvirkni, framleiðni og að lokum tekjuvöxt“? Og ef ekki, þá þarftu að leiðrétta það. Við skulum ekki tefja - við skulum tala um allt í röð.
Svo, hver eru „innihaldsefnin“ í litlum og meðalstórum fyrirtækjum sem eru mikilvæg fyrir tilveru fyrirtækisins?
- Starfsmenn eru mikilvægasti þátturinn, án hans verður fyrirtækið sjálft ekki til. Það þarf að stjórna þeim, vinna þeirra þarf að vera eins auðveld og hægt er svo þeir geti dreift kröftum sínum í verkefni sem tengjast viðskiptavinum, þróun o.s.frv., og festist ekki í einhæfri rútínu.
- Stjórnendur eru líka starfsmenn, en með sérstakar kröfur: það er mikilvægt fyrir þá að sjá hvaða árangri stefna þeirra skilar, hvaða gangverki mælikvarða er, hversu árangursríkt starfsfólkið er (KPI). Stjórnendur þurfa tól sem gerir þeim kleift að greina og leysa vandamál á fljótlegan og hnitmiðaðan hátt (til dæmis að aðskilja leiðir eða hlusta á erfið símtöl þegar kvartað er frá viðskiptavinum).
- Viðskiptavinir - við setjum þá vísvitandi ofar framleiðslu, því sama hversu flott og stórfáguð varan þín er, ef þú hefur engan til að selja hana færðu ekkert frá henni (nema fyrir einstaka ánægju af því að velta fyrir þér verkum hendurnar/heilann, en þú ert leiður á þessari sérstöku fagurfræði sem þú munt ekki gera). Þeir þurfa frábæra, skjóta og nú líka persónulega þjónustu.
- Framleiðsla er mikilvægasta ferlið við að búa til vöru, verk eða þjónustu til að skipta öllu fyrir peninga frá viðskiptavininum. Mikilvægt er að geta samþætt alla ferla þannig að framleiðslan sé á réttum tíma, í samræmi við kröfur viðskiptavina.
- Gögn eru ekki bara „ný olía“, heldur verðmætur hlutur sem ætti ekki að liggja aðgerðarlaus: það er mikilvægt að safna, vinna úr og túlka nauðsynlegar og viðeigandi upplýsingar þannig að viðleitni fyrirtækisins skýti ekki spörfum úr fallbyssu heldur lendi á miða nákvæmlega.
- Stjórnunarlíkan er kerfi staðfestra tengsla og samtenginga innan fyrirtækis, eða, ef þú vilt, vefur viðskiptaferla þinna. Það þarf stöðuga uppfærslu og verður að vera gagnsætt og skýrt.
- Eignir og auðlindir eru öll önnur tæki, framleiðslutæki og annað fjármagn sem fyrirtæki getur ekki verið án. Þetta getur falið í sér áþreifanlegar eignir í efnahagslegum skilningi, einkaleyfi, verkkunnáttu, hugbúnað, internetið og jafnvel tíma. Almennt allt það umhverfi sem er í fyrirtækinu.
Glæsilegur listi yfir 7 þætti, sem hver um sig er sérstakt risastórt kerfi. Og samt eru allir 7 þættirnir til staðar í hvaða fyrirtæki sem er, jafnvel það minnsta. Þeir þurfa sjálfvirkni. Við skulum skoða það með því að nota dæmið um notkun CRM (hér, með fyrirvara um athugasemdir, munum við gera fyrirvara um að við séum að tala um CRM frá okkar stöðu, það er að segja sem alhliða, alhliða vöru sem nær yfir sjálfvirkniverkefni fyrir allt fyrirtækið, og ekki sem „söluprógramm“).
Svo, að efninu.
Hvernig hjálpar sjálfvirkni og hindrar allt þetta fólk og gögn?
Starfsmenn
Hvernig hjálpar það?
- Skipuleggur og flýtir fyrir vinnu. Við höfum ítrekað lesið og heyrt þá skoðun að innsláttur gagna í CRM/ERP sé aukavinna sem tekur tíma starfsmanna. Þetta er auðvitað hrein fræði. Já, starfsmaðurinn eyðir tíma í að slá inn gögn um viðskiptavininn og fyrirtæki hans, en síðan vistar hann þau stöðugt: við myndun viðskiptatillagna, tæknitillögur, öll aðalgögn, reikninga, leit að tengiliðum, hringingu í númer, sendingu bréfa osfrv. Og þetta er stórkostlegur sparnaður, hér er einfalt dæmi: til að búa til lítinn hlut + reikning handvirkt með því að fylla út eyðublaðið, það tekur frá 10 mínútur að búa þá til í — 1-3 mínútur eftir fjölda vara eða verka. Hröðun á sér stað bókstaflega frá fyrstu dögum kerfisins.
- Einfaldar samskipti við viðskiptavini: allar upplýsingar eru við höndina, það er auðvelt að skoða söguna, hafa samband við viðskiptavininn með nafni jafnvel 10 árum eftir fyrstu snertingu. Og hvað er það? Það er rétt - markaðsorðið „hollustu“ sem myndar uppáhaldsorð allra „tekjur“.
- Gerir hvern starfsmann að skyldum og stundvísum einstaklingi - þökk sé skipulagningu, tilkynningum og áminningum mun ekki eitt einasta verkefni eða símtal fara framhjá athygli jafnvel fjarverandi stjórnanda. Og ef stjórinn er allt í einu mjög þrálátur í slöku sinni geturðu náð honum, rekið nefið á dagatalið og spurt hann hvers vegna hann fái ekki tilkynningar (ekki gera það, ekki vera vondur).
- Hjálpar þér fljótt, nákvæmlega og fullkomlega að gera ógeðslegustu vinnuna - búa til og undirbúa skjöl fyrir prentun. Auðvitað ekki í þeim öllum, en í stórum CRM-kerfum geturðu auðveldlega búið til allt frumeyðublaðið og útbúið falleg og rétt útprentuð eyðublöð með nokkrum smellum byggt á áður innsendum gögnum. Í enn færri kerfum er hægt að búa til samninga og viðskiptatillögur. Við erum í þróun Við skulum fara alla leið: með okkur geturðu reiknað út og búið til jafnvel TCP (tæknileg og viðskiptaleg tillögu) - flókið en mjög nauðsynlegt skjal.
- Hjálpar til við að dreifa vinnuálaginu innan teymisins - þökk sé skipulagsverkfærum. Þetta auðveldar þér vinnuna miklu þegar þú getur farið í dagatalið, séð hversu mikið fyrirtækið þitt eða deildin er upptekin og úthlutað verkefnum eða skipulagt fund með þremur smellum. Engin símtöl, fundir eða önnur hliðarsamskipti sem taka virkilega tíma.
Þú gætir talið upp tugi aðgerða til viðbótar, en við höfum nefnt þær mikilvægustu - þær sem jafnvel ákafasti andstæðingur sjálfvirkni kann að meta.
Hvað er að stoppa þig?
Öll sjálfvirkni kemur í veg fyrir að starfsmenn vinni í vinnunni, vinni í vinnunni - það er að gera sitt eigið, skipuleggja nánast sitt eigið sjálfstæða fyrirtæki: viðskiptavini sína, viðskipti þeirra, samninga. Sama CRM gerir viðskiptavinahópinn að eign fyrirtækisins, en ekki eign einstakra starfsmanna - þú samþykkir, þetta er sanngjarnt, í ljósi þess að starfsmaðurinn fær laun og bónusa frá fyrirtækinu. Annars kemur þetta út eins og í brandaranum þar sem lögreglumaðurinn hélt að þeir hefðu gefið honum byssu og snúið við eins og þú vilt.
Guide
Hvernig hjálpar það?
Auk ofangreindra punkta fyrir alla starfsmenn eru sérstök fríðindi fyrir stjórnendur.
- Öflug greining fyrir ákvarðanatöku - jafnvel þótt þú sért með mjög miðlungs hugbúnað, safnast enn upp upplýsingar sem hægt er og ætti að safna, greina og nota. Gagnadrifin stjórnun er fagleg nálgun; stjórnun með innblæstri er miðaldir. Þar að auki, ef yfirmaður þinn hefur frábært innsæi, er líklegast að hann hafi greiningarkerfi eða einhvers konar leyniskrá yfir spjaldtölvur.
- Þú getur metið starfsmenn út frá raunverulegri vinnu þeirra - jafnvel bara með því að skoða vinnuaðgerðir og starfsmannaskrár í kerfinu. Og við, til dæmis, höfum búið til flottan KPI smið - og í RegionSoft CRM geturðu sett upp flóknasta og flóknasta kerfi lykilvísa fyrir alla sem hægt er að nota það á.
- Auðvelt aðgengi að öllum rekstrarupplýsingum.
- Þekkingargrunnur fyrir skjóta aðlögun og þjálfun byrjenda.
- Þú getur auðveldlega athugað verkið og metið gæði þess ef þú færð kvartanir eða átök.
Hvað er að stoppa þig?
Sérhvert sjálfvirkniverkfæri truflar stjórnun í nákvæmlega einu tilviki: ef það þarf að greiða fyrir það (eða hefur þegar verið greitt í eitt skipti) og á sama tíma situr það aðgerðalaus, er sniðgengið af starfsmönnum eða er jafnvel til til sýnis. Peningar tapast, fjárfestingar í hugbúnaði eða líkamlegu sjálfvirknikerfi skila sér ekki. Auðvitað þarf að ráðstafa slíkri eign. Eða skilja hvað þú ert að gera rangt og leiðrétta ástandið eins fljótt og auðið er.
Viðskiptavinir
Hvernig hjálpar það?
Viðskiptavinurinn hugsar aldrei hvort þú sért með CRM eða ekki - hann finnur það bara í eigin skinni miðað við þjónustustigið og ákveður út frá þessu hvort hann greiðir þér eða keppinautinum þínum, sem er sjálfvirkur til tannanna.
- Sjálfvirkni eykur hraða þjónustu við viðskiptavini: hann hringdi í fyrirtækið þitt og þú þarft ekki að segja honum að þetta sé Ivan Ivanovich frá Vologda, fyrir ári síðan keypti hann af þér sameindavél, svo keypti hann sáningarvél og núna þarf hann traktor. Framkvæmdastjórinn sér allan bakgrunninn og útskýrir strax og segir, hvað þarft þú, Ivan Ivanovich, ertu ánægður með sameina og sáningarvél. Viðskiptavinurinn er ánægður, tími sparast, + 1 fyrir líkurnar á að gera nýja viðskipti.
- Sjálfvirkni sérsniðnar - þökk sé CRM, ERP og jafnvel sjálfvirkum póstkerfum geturðu haft samband við hvern viðskiptavin út frá sérstökum þörfum hans, útgjöldum, sögu o.s.frv. Og ef þú ert persónulegur, þú ert vinur, hvers vegna ekki að kaupa af vinum? Svolítið ýkt og einfaldað, en svona virkar þetta nokkurn veginn.
- Viðskiptavininum líkar vel þegar allt gerist á réttum tíma: afhending vinnu, símtöl, fundir, sendingar osfrv. Með því að gera verkflæði sjálfvirkt í CRM eða BPM geturðu tryggt sléttari rekstur.
Hvað er að stoppa þig?
Sjálfvirkni truflar viðskiptavini aðeins þegar hún er ekki til staðar eða er ekki að fullu sjálfvirk. Einfalt dæmi: Þú pantaðir pizzu á vefsíðunni, bentir á að þú greiðir með korti og þarft að afhenda fyrir klukkan 17:00. Og þegar yfirmaður pítsustaðarins hringdi í þig aftur, kom í ljós að þeir taka bara við reiðufé og framkvæmdastjórinn sá ekki að þú gafst upp afhendingartímann, þar sem þeir „flytja ekki þessar upplýsingar í forritið. Niðurstaðan er sú að næst muntu líklegast panta pizzu á netinu frá pítsustaðnum þar sem allt gengur snurðulaust, nema auðvitað í fyrsta pizzeríinu sé pizzan sjálf ekki svo bragðgóð að þú getir hunsað hina smáhlutina!
Framleiðsla og lager
Hvernig hjálpar það?
- Auðlindastýring - með vel stilltri sjálfvirkni í framleiðslu og vöruhúsastýringu er birgðum alltaf fyllt á réttum tíma og vinna á sér stað án stöðvunar.
- Vöruhúsasjálfvirkni hjálpar til við að stjórna vöruflutningum, afskriftum, úrvali, meta mikilvægi vöru og eftirspurn eftir þeim og lágmarka því tvö hræðilegustu vandræði fyrirtækis með vöruhús: þjófnað og yfirbirgðir.
- Viðhald birgjaskrár, flokkakerfi og verðlista hjálpar til við að reikna út kostnað og verðmæti vöru á fljótlegan og réttan hátt og móta tæknilegar og viðskiptalegar tillögur fyrir viðskiptavini.
Hvað er að stoppa þig?
Stundum verða árekstrar við samþættingu klassískra framleiðslustjórnunarkerfa og fyrirtækjahugbúnaðar - í slíkum tilfellum er stundum ráðlegt að skrifa tengi og fara samt yfir broddgelti með snák, en oftar er betra að nota einfaldlega tvö kerfi: annað sem sjálfvirka stjórn kerfi, hitt fyrir rekstrarvinnu (pantanir, skjöl, vöruhúsabókhald o.s.frv.). Hins vegar eru slíkir árekstrar sjaldgæfir í litlum fyrirtækjum; í flestum tilfellum er umfangsmikið kerfi fyrir stjórnun, framleiðslu og vöruhúsagerð. .
Gögn
Hvernig hjálpar það?
Sjálfvirkt kerfi verður að safna gögnum - ef það gerir það ekki er það nú þegar eitthvað annað, með ósæmilegu nafni.
- Gögn í CRM, ERP, BPM eru að jafnaði sameinuð, hreinsuð af afritum og staðlað fyrir vinnslu og greiningu (hlutfallslega séð, ef stjórnandi verður of upptekinn og færir 12% í „verð“ reitinn í stað 900 rúblur , kerfið mun bölva og leyfa ekki að gera mistök). Þannig eyðirðu ekki tíma í alla þessa vitlausu flokkun og forsnúning í Excel, til dæmis.
- Gögn eru geymd með hámarksdýpt og þökk sé tilbúnum skýrslum (þar af yfir hundrað) og síur eru fáanlegar fyrir hvaða tímabil sem er og í hvaða samhengi sem er.
- Gögn úr hugbúnaði er frekar erfitt að stela eða málamiðlun án þess að taka eftir, svo hugbúnaður er einnig mikilvægur innviðaþáttur upplýsingaöryggis.
Hvað er að stoppa þig?
Ef hugbúnaðurinn sjálfur er ekki með gagnastýringaraðferðir (til dæmis inntaksgrímur eða athuganir með reglulegum tjáningum), þá geta gögnin verið frekar óskipuleg og óhentug til greiningar. Þú ættir ekki að búast við miklum ávinningi af slíkum hugbúnaði.
Stjórnunarmódel
Hvernig hjálpar það?
- Ef hugbúnaðurinn þinn getur gert ferla sjálfvirkan skaltu íhuga að þú hafir dottið í lukkupottinn og þú hefur eitt að gera: skilja ferlana, fjarlægja allt sem er óþarft og hefja smám saman sjálfvirkni ásamt seljanda. Þá mun hvert venjubundið ferli í fyrirtækinu hafa sína ábyrgðaraðila, fresti, tímamót o.s.frv. Það er mjög þægilegt að vinna með það - það er engin ástæða fyrir því að lítil fyrirtæki séu hrædd við ferlahönnuði (í RegionSoft CRM, til dæmis, höfum við engar nótur - einfaldur manneskjanlegur innfæddur ferliritstjóri og ferlistjóri).
- Þegar það er rétt stillt afritar sjálfvirknikerfi eins og CRM eða ERP stjórnunarlíkanið þitt og gerir þér kleift að útrýma öllu óþarfa, óþarfa og úreltum úr ferlunum. Það er töff að skoða fyrirtækið þitt að utan, jafnvel þó þú sért bara að skoða CRM kerfið þitt.
Hvað er að stoppa þig?
Ef þú gerir óreiðu sjálfvirkan færðu sjálfvirkan sóðaskap. Þetta er heilög mantra allra CRM forritara.
Hvenær er ekki þörf á sjálfvirkni?
Já, það eru tilvik þar sem ekki er þörf á sjálfvirkni eða ætti ekki að framkvæma.
- Ef sjálfvirkni er dýrari en hugsanlegar tekjur: þar til þú skilur hversu arðbær fyrirtæki þitt er og hvort það sé tilbúið til að fjárfesta í sjálfvirkni, ættir þú ekki að ráðast í innleiðingu.
- Ef þú ert með mjög fáa viðskiptavini og sérstöðu fyrirtækis þíns krefjast lítillar fjölda viðskipta (flókinn tækniiðnaður, ríkisfyrirtæki með langa rekstrarlotu osfrv.).
- Ef þú ert ekki fær um að veita skilvirka sjálfvirkni: ekki bara að kaupa leyfi, heldur einnig útfærslu, breytingar, þjálfun osfrv.
- Ef fyrirtæki þitt er að undirbúa endurskipulagningu.
- Ef þú hefur ekki skilning á því hvernig ferlar virka, rótgróin tengsl og þú ert ánægður með allt í þessari óreiðu fyrirtækja. Ef þú vilt breyta aðstæðum mun sjálfvirkni ferla vera þér til hagsbóta.
Almennt séð er sjálfvirkni fyrirtækis alltaf ávinningur, en undir einu skilyrði - þú þarft að vinna að sjálfvirkni; það er ekki töfrasproti eða „Fáðu það besta“ hnappur.
Hvernig á að gera sjálfvirkan: fljótleg ráð
Í fæti greinarinnar munum við veita lista yfir djúpar og ítarlegar greinar um ýmsa þætti við innleiðingu CRM kerfa, þar sem þú getur lært mikið af gagnlegum upplýsingum fyrir sjálfvirkni í grundvallaratriðum. Og hér gefum við mjög stuttan gátlista yfir meginreglur hæfrar sjálfvirkni. Látum það vera tíu boðorð.
- Þú þarft að búa þig undir sjálfvirkni: endurskoða ferla í fyrirtækinu, safna kröfum starfsmanna og deilda, búa til vinnuhóp, endurskoða upplýsingatækniinnviði, velja innri sérfræðinga, skoða tilboð markaðarins.
- Þú þarft að gera sjálfvirkni í takt við söluaðilann - treystu þróunarfyrirtækjum, hlustaðu á þau: þau hafa víðtæka reynslu og stundum geta þau virkilega yppt öxlum frá því sem þér sýnist vera stórslys fyrirtækja.
- Það er engin þörf á að flýta sér - gerðu sjálfvirkan smám saman.
- Þú getur ekki sparað þér þjálfun: þetta er ekki dýrasta þjónustan í verðskrá söluaðilans og það er erfitt að ofmeta hana. Þjálfaður starfsmaður = óhræddur og hraðvirkur starfsmaður.
- Ekki vinna án tækniforskrifta (TOR) - þetta er trygging fyrir því að þú og söluaðilinn hafið skilið hvort annað rétt og talað sama tungumál. Vagn af taugum bjargað - 100%.
- Gættu öryggis: athugaðu afhendingaraðferð kerfisins, spurðu seljanda um öryggisaðferðir, athugaðu hvort lágmarksstigið sé aðskilnaður aðgangsstiga starfsmanna að kerfishlutum.
- Straumlínulagaðu ferla þína fyrir innleiðingu - þú munt sjá hversu miklu hraðari og gagnsærri vinnan verður.
- Gerðu sjálfvirkni stöðuga: uppfærðu uppsettan hugbúnað, gerðu allar breytingar sem hafa átt sér stað í fyrirtækinu, pantaðu breytingar ef þú hefur sérstakar viðskiptakröfur.
- Ekki spara á eldspýtum. Ef þú hefur hafið innleiðingarverkefni skaltu nýta þér alla þá eiginleika sem þú þarft - það getur verið kostnaðarsamara að skilja þarfir þínar seint.
- Gerðu afrit. Stundum bjargar þetta lífi alls fyrirtækisins.
Öll fyrirtæki þurfa sjálfvirkni, sérstaklega lítil og meðalstór - það er ekki bara innri hugbúnaðurinn þinn, hann er samkeppnisforskot vegna mikilla framfara í því að vinna með viðskiptavinum. Enda, ef hestur og kerra hefðu fullnægt öllum, hefði bíllinn varla verið fundinn upp. Horfur eru í þróun.
Við erum með kynningu frá 10. júní til 23. júní
Gagnlegar greinar okkar
Um RegionSoft CRM okkar
Innleiðing á CRM
Um KPI í málinu
Ýmislegt áhugavert
Heimild: www.habr.com