Í dag er raunveruleikinn sá að vegna sóttkví og kransæðavírus þurfa mörg fyrirtæki að hugsa um hvernig eigi að útvega fjarvinnu fyrir starfsmenn sína. Næstum daglega birtast greinar sem sýna bæði tæknilegar og sálfræðilegar hliðar á vandanum við að skipta yfir í fjarvinnu. Á sama tíma hefur mikil reynsla af slíku starfi nú þegar safnast, til dæmis hjá lausráðnum eða þeim upplýsingatæknifyrirtækjum sem hafa unnið með starfsmönnum og viðskiptavinum um allan heim í langan tíma.
Það er kannski ekki auðvelt verk að skipta stóru upplýsingatæknifyrirtæki yfir í fjarvinnu. Hins vegar er í mörgum tilfellum hægt að komast af með vel þekkt tól og tækni. Í þessari grein munum við skoða reynslu okkar af fjarvinnu frá tæknilegu hliðinni. Við vonum að þessar upplýsingar muni hjálpa fyrirtækjum að laga sig að nýjum aðstæðum. Ég væri þakklátur fyrir allar athugasemdir, ábendingar og viðbætur.
Fjaraðgangur að auðlindum fyrirtækisins
Ef upplýsingatæknifyrirtæki vinnur á skrifstofu, þá eru að jafnaði um að ræða kerfiseiningar, fartölvur, netþjóna, prentara og skannar, auk síma. Allt þetta er tengt við internetið í gegnum beini. Á fyrstu árum tilverunnar setti fyrirtækið okkar einmitt slíkan búnað á skrifstofuna.
Ímyndaðu þér nú að þú þurfir að senda alla starfsmenn þína fljótt heim innan 1-2 daga og svo að vinna við verkefni stöðvist ekki. Hvað á að gera í þessu tilfelli?
Allt er á hreinu með fartölvur - starfsmenn geta einfaldlega tekið þær með sér. Erfiðara er að flytja kerfiseiningar og skjái en það er samt hægt að gera það.
En hvað á að gera við netþjóna, prentara og síma?
Að leysa vandamálið við að fá aðgang að netþjónum á skrifstofunni
Þegar starfsmenn flytja heim, en netþjónarnir eru áfram á skrifstofunni og það er einhver til að sjá um þá, þá er allt sem eftir er að leysa vandamálið um að skipuleggja öruggan fjaraðgang fyrir starfsmenn að netþjónum fyrirtækisins þíns. Um er að ræða starf fyrir kerfisstjóra.
Ef Microsoft Windows Server er settur upp á skrifstofuþjónum (eins og við höfðum á fyrstu starfsárunum), þá munu starfsmenn geta unnið með netþjóninn heiman frá sér um leið og kerfisstjórinn stillir flugstöðvaraðgang í gegnum RDP samskiptareglur. Hugsanlegt er að þú þurfir að kaupa viðbótarleyfi fyrir aðgang að flugstöðinni. Í öllum tilvikum munu starfsmenn þurfa tölvu sem keyrir Microsoft Windows heima hjá sér.
Netþjónar sem keyra Linux OS verða aðgengilegir að heiman og án þess að kaupa leyfi. Stjórnandi fyrirtækis þíns þarf aðeins að stilla aðgang í gegnum samskiptareglur eins og SSH, POP3, IMAP og SMTP.
Ef þetta hefur ekki þegar verið gert, þá er skynsamlegt fyrir stjórnandann til að vernda netþjóna gegn óviðkomandi aðgangi að minnsta kosti að setja upp eldvegg (eldvegg) á skrifstofuþjónum, auk þess að setja upp fjaraðgang fyrir starfsmenn þína með VPN. Við notum OpenVPN hugbúnað, fáanlegur fyrir nánast hvaða vettvang og stýrikerfi sem er.
En hvað á að gera ef skrifstofan er alveg lokuð með slökkt á öllum netþjónum? Það eru fjórir valkostir eftir:
- Ef mögulegt er, skiptu algjörlega yfir í skýjatækni - notaðu CRM-skýjakerfi, geymdu sameiginleg skjöl á Google skjölum osfrv.;
- flytja netþjónana heim til kerfisstjórans (hann verður ánægður ...);
- flytja netþjónana í einhverja gagnaver sem samþykkir að samþykkja þá;
- leigja getu netþjóns í gagnaveri eða í skýinu
Fyrsti kosturinn er góður vegna þess að þú þarft ekki að flytja eða setja upp neina netþjóna. Niðurstöður breytinga yfir í skýjatækni munu halda áfram að nýtast þér; þær munu leyfa þér að spara peninga og fyrirhöfn í stuðningi og viðhaldi.
Annar valkosturinn skapar vandamál heima fyrir kerfisstjórann, þar sem þjónninn verður allan sólarhringinn og töluvert hávær. Hvað ef fyrirtæki er ekki með einn netþjón á skrifstofu sinni, heldur heilan rekki?
Það er heldur ekki auðvelt að flytja netþjóna í gagnaver. Að jafnaði er aðeins hægt að setja netþjóna sem henta fyrir uppsetningu rekki í gagnaver. Á sama tíma nota skrifstofur oft Big Tower netþjóna eða jafnvel venjulegar borðtölvur. Það verður erfitt fyrir þig að finna gagnaver sem samþykkir að hýsa slíkan búnað (þó að slík gagnaver séu til; til dæmis hýstum við þau í PlanetaHost gagnaverinu). Þú getur að sjálfsögðu leigt tilskildan fjölda rekka og fest búnaðinn þinn þar.
Annað vandamál við að flytja netþjóna yfir í gagnaver er að þú þarft líklegast að breyta IP-tölum netþjónanna. Þetta getur aftur á móti þurft að endurstilla hugbúnað netþjónsins eða gera breytingar á hugbúnaðarleyfum ef þau eru bundin við IP tölur.
Möguleikinn á að leigja netþjónarými í gagnaveri er einfaldari með tilliti til þess að þurfa ekki að flytja netþjóna hvert sem er. En kerfisstjórinn þinn verður að setja upp allan hugbúnaðinn aftur og afrita nauðsynleg gögn frá netþjónunum sem eru uppsettir á skrifstofunni.
Ef skrifstofutækni þín byggist á notkun Microsoft Windows OS geturðu leigt Microsoft Windows netþjón með tilskildum fjölda flugstöðvarleyfa í gagnaverinu. Taktu eitt slíkt leyfi fyrir hvern starfsmann þinn sem vinnur með netþjóninum í fjarska.
Að leigja líkamlega netþjóna getur verið 2-3 sinnum ódýrara en að leigja sýndarþjóna í skýinu. En ef þú þarft mjög lítið afl, og ekki heilan netþjón, þá gæti skývalkosturinn verið ódýrari.
Hækkað verð á skýjaauðlindum er afleiðing af því að panta vélbúnaðarauðlindir í skýinu. Fyrir vikið gæti skýið virkað áreiðanlegri en leigður netþjónn. En hér þarftu nú þegar að meta áhættuna og telja peningana.
Hvað varðar fyrirtækið okkar, sem tekur þátt í stofnun netverslana, hafa öll nauðsynleg úrræði lengi verið staðsett í gagnaverum og eru aðgengileg lítillega. Þetta eru líkamlegir netþjónar í eigu og leigu sem eru notaðir til að hýsa verslanir, svo og sýndarvélar fyrir hugbúnaðarhönnuði, útlitshönnuði og prófunaraðila.
Flutningur vinnustöðva frá skrifstofu til heimilis
Eins og við höfum þegar sagt geta starfsmenn einfaldlega tekið vinnutölvurnar með sér - fartölvur eða kerfiseiningar með skjáum. Ef nauðsyn krefur er hægt að kaupa nýjar fartölvur fyrir starfsmenn og fá þær sendar heim. Auðvitað verður þú að setja upp nauðsynlegan hugbúnað á nýjum tölvum, sem mun leiða til viðbótartíma.
Ef starfsmenn eru nú þegar með heimatölvur sem keyra Microsoft Windows geta þeir notað þær sem Microsoft Windows Server útstöðvar eða til að fá aðgang að netþjónum sem keyra Linux. Það mun vera nóg að stilla VPN aðgang.
Starfsmenn okkar vinna bæði á Windows og Linux. Við höfum mjög fáa Microsoft Windows netþjóna, svo það er engin þörf á að kaupa flugstöðvarleyfi fyrir þetta stýrikerfi. Hvað varðar aðgang að auðlindum sem staðsettar eru í gagnaverum, þá er hann skipulagður með VPN og er að auki takmarkaður af eldveggjum sem eru settir upp á hverjum netþjóni.
Ekki gleyma að útvega starfsfólki sem vinnur að heiman heyrnartól (heyrnartól með hljóðnemum) og myndbandsupptökuvél. Þetta gerir þér kleift að hafa fjarskipti með mikilli skilvirkni, næstum eins og á skrifstofunni.
Margir reyna að stjórna því sem starfsmenn gera heima á vinnutíma með því að setja upp ýmsa sérhæfða skjái á tölvur sínar. Við gerðum þetta aldrei, við stjórnuðum aðeins árangri vinnunnar. Að jafnaði er þetta alveg nóg.
Hvað á að gera við prentarann og skannann
Hugbúnaðarframleiðendur vefsíðna þurfa sjaldnast prentara og skanna. Hins vegar, ef slíkur búnaður er nauðsynlegur fyrir starfsmenn, skapast vandamál þegar skipt er yfir í fjarvinnu.
Venjulega er skrifstofa með nettengdan MFP uppsett, sem er hröð, stór og þung. Já, það er hægt að senda það heim til starfsmanns sem þarf að prenta og skanna oftast. Ef þessi starfsmaður hefur auðvitað tækifæri til að hýsa það.
En ef margir starfsmenn þínir skanna og prenta skjöl oft þarftu að kaupa MFP og setja hann upp heima hjá sér, eða breyta viðskiptaferlum fyrirtækisins.
Sem valkostur við að flytja og kaupa nýjar MFP-tæki er hraðari umskipti yfir í rafræna skjalastjórnun þar sem það er mögulegt.
Vinna með pappír og rafræn skjöl
Best er að áður en skipt er yfir í fjarvinnu tekst að færa allt skjalaflæði yfir á rafrænt form. Til dæmis notum við DIADOK til að skiptast á bókhaldsskjölum og greiða reikninga í gegnum banka viðskiptavinarins.
Við innleiðingu slíks kerfis verður nauðsynlegt að útvega öllum starfsmönnum sem taka þátt í rafrænni skjalastjórnun (til dæmis endurskoðendum) lyklaborðum með aukinni rafrænni undirskrift. Það getur tekið smá tíma að fá svona lyklakippur og því er betra að íhuga þetta mál fyrirfram.
Í DIADOK (eins og í sambærilegri þjónustu) er hægt að setja upp reiki hjá öðrum rafrænum skjalastjórnunaraðilum. Þess verður krafist ef mótaðilar nota önnur skjalastjórnunarkerfi en þitt.
Ef þú eða einhver af mótaðilum þínum vinnur með skjöl á gamla mátann, verður þú að senda og fá venjuleg pappírsbréf með því að heimsækja pósthús eða hringja í hraðboða. Ef um sóttkví er að ræða þarf að draga úr slíkum aðgerðum í lágmarki.
Hvað á að gera við símtöl
Fyrstu starfsárin notaði fyrirtækið okkar jarðsíma og farsíma. Hins vegar áttuðum við okkur mjög fljótt á því að með miklum fjölda starfsmanna og viðskiptavina þurftum við einhverri fullnægjandi lausn.
Þægilegasti kosturinn fyrir okkur var sýndarsímstöðin frá MangoTelecom. Með hjálp hennar losuðum við okkur við tengingu við borgarsímanúmer (og þar með staðsetningu skrifstofunnar). Við fengum líka tækifæri til að samþætta PBX við CRM okkar, taka upp þjónustusamtöl við viðskiptavini, setja upp símtalaflutning o.s.frv.
Næst geturðu sett upp sýndar PBX forritið á snjallsímanum þínum, fartölvu eða borðtölvu. Þetta gerir þér kleift að hringja í rússnesk númer eða taka á móti símtölum á innanlandsgjaldi, jafnvel frá útlöndum.
Þannig gerir sýndarsímstöð þér kleift að gera flutning starfsmanna frá skrifstofu til heimilis nánast ómerkjanlegur frá sjónarhóli samfellu í viðskiptum.
Ef þú notar skrifstofusímstöð og það er óhjákvæmilegt að slökkva á henni þegar þú flytur skaltu íhuga að skipta yfir í sýndarsímstöð. Athugaðu hjá símafyrirtækinu þínu til að athuga hvort hægt sé að virkja símtalaflutning frá heimasímstöðvanúmerum yfir í sýndarsímsímanúmer. Í þessu tilviki, þegar þú skiptir yfir í sýndarsímstöð, taparðu ekki símtölum.
Hvað varðar símtöl milli starfsmanna, þegar unnið er með sýndarsímstöð, eru slík símtöl að jafnaði ekki gjaldfærð.
Fjarval og þjálfun starfsmanna
Þegar bætt var við starfsfólki, fyrstu árin í rekstri fyrirtækisins, buðum við alltaf umsækjendum á skrifstofuna, tókum klassísk viðtöl og gáfum verkefni. Næst var boðið upp á einstaklingsþjálfun fyrir nýliða á skrifstofunni.
Með tímanum fórum við hins vegar algjörlega yfir í fjarráðningar.
Aðalval er hægt að framkvæma með því að nota próf sem fylgja starfinu á heimasíðu HH eða annarri ráðningarþjónustu. Það verður að segjast að þegar þau eru hönnuð rétt geta þessi próf síað út verulegan fjölda umsækjenda sem uppfylla ekki kröfurnar.
Og þá er allt einfalt - við notum Skype. Með því að nota Skype og alltaf með kveikt á myndbandsupptökuvélinni geturðu tekið viðtal ekki síður á áhrifaríkan hátt en ef umsækjandinn sat við hliðina á þér við borðið.
Þó að það séu ákveðnir ókostir, hefur Skype einnig mjög mikilvæga kosti fram yfir svipuð kerfi. Í fyrsta lagi geturðu skipulagt sýnikennslu á skjáborði tölvunnar í gegnum Skype og það er mjög nauðsynlegt þegar þú kennir og ræðir vinnumál. Næst er Skype ókeypis, fáanlegt á öllum helstu kerfum og auðvelt að setja upp á tölvunni þinni eða snjallsíma.
Ef þú þarft að skipuleggja fund eða þjálfun fyrir nokkra starfsmenn, búðu þá einfaldlega til hóp á Skype. Með því að deila skjáborðinu sínu getur kynnir eða kennari útvegað fundarmönnum allt nauðsynlegt efni. Í spjallglugganum er hægt að birta tengla, textaskilaboð, skiptast á skrám eða eiga samræður.
Auk kennslu á Skype undirbúum við fræðslumyndir (með því að nota Camtasia Studio forritið, en þú getur notað það sem þú ert vanur). Ef þessar kvikmyndir eru eingöngu til notkunar innanhúss, þá setjum við þær á netþjóna okkar og ef fyrir alla þá á YouTube.
Í flestum tilfellum gerir þessi samsetning fræðslumynda, tímum í Skype hópum með samræðum og skjáborðssýnikennslu, auk einstaklingsbundinna samskipta milli kennara og nemenda okkur kleift að stunda þjálfun algjörlega í fjarnámi.
Já, það er til þjónusta sem er hönnuð til að sýna hópi notenda skjáborð, til að halda vefnámskeið og jafnvel vettvang fyrir þjálfun (þar á meðal ókeypis). En fyrir allt þetta þarftu að borga annað hvort með peningum eða tíma sem varið er í að læra hvernig á að vinna með pallinn. Ókeypis pallar gætu að lokum orðið greiddir. Á sama tíma mun Skype möguleiki í mörgum tilfellum nægja.
Samstarf um verkefni
Þegar unnið er saman að verkefnum höldum við daglega og vikulega fundi, notum paraforritun og kóðadóma. Búið er að búa til Skype hópa fyrir fundi og endurskoðun kóða og sýnikennsla á skjáborði er notuð ef þörf krefur. Hvað varðar kóðann er hann geymdur á GitLab þjóninum okkar, sem er staðsettur í gagnaverinu.
Við skipuleggjum sameiginlega vinnu við skjöl með því að nota Google Docs.
Auk alls þessa höfum við innri þekkingargrunn Klondike, samþættan umsóknarvinnslu og auðlindaáætlunarkerfi (CRM og ERP okkar). Við höfum búið til og endurbætt þessi verkfæri, hýst á netþjónum í gagnaverinu, í gegnum árin. Þeir gera okkur kleift að vinna úr fjölmörgum beiðnum frá viðskiptavinum okkar á skilvirkan hátt, úthluta framkvæmdaraðilum, halda umræður um umsóknir, skrá vinnutíma og gera margt fleira.
Líklegast notar fyrirtækið þitt nú þegar eitthvað svipað og þegar þú færir yfir í fjarvinnu fyrir starfsmenn mun það vera nóg að veita fjaraðgang að viðeigandi úrræðum.
Fjarstuðningur notenda
Notendur okkar eru eigendur og stjórnendur netverslana sem starfa í næstum öllum svæðum Rússlands. Auðvitað veitum við þeim stuðning í fjarska.
Þjónustuteymi okkar vinnur í gegnum miðakerfi, svarar spurningum með tölvupósti og síma og spjallar í gegnum stjórnunarvef vefverslunarinnar og heimasíðu fyrirtækisins.
Á því stigi að ræða verkefni notum við hvaða spjallforrit sem eru tiltæk fyrir viðskiptavininn, til dæmis Telegram, WhatsApp, Skype.
Stundum þarf að sjá hvað viðskiptavinurinn er að gera í tölvunni sinni. Þetta er hægt að gera í gegnum Skype í skjáborðs kynningu.
Ef nauðsyn krefur geturðu unnið fjarstýrt á tölvu notandans með því að nota verkfæri eins og TeamViewer, Ammee Admin, AnyDesk o.s.frv. Til að nota þessi verkfæri verður viðskiptavinurinn að setja upp viðeigandi hugbúnað á tölvunni sinni.
Að setja upp VPN aðgang
Við höfum OpenVPN netþjóna uppsetta á sýndarvélum sem staðsettar eru í mismunandi gagnaverum (með Debian 10 OS). OpenVPN viðskiptavinurinn er settur upp á vinnutölvum starfsmanna okkar í Debian, Ubuntu, MacOS og Microsoft Windows.
Á Netinu er hægt að finna margar leiðbeiningar um uppsetningu OpenVPN netþjónsins og biðlarans. Þú getur líka notað mitt .
Það verður að segjast að handvirkt verklag við að búa til lykla fyrir starfsmenn er mjög leiðinlegt. Til að tryggja að það taki ekki meira en tíu sekúndur að tengja nýjan notanda, notum við skriftu svipað því sem er hér að neðan undir skemmunni.
Forskrift til að búa til lykla
#!/bin/bash
if [ -z "$1" ]
then
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair"
echo "============================================================="
echo "Usage: bash gen.sh username"
exit
fi
echo "============================================================="
echo "VPN -- Generate crt key pair for user: $1"
echo "============================================================="
ADMIN_EMAIL="[email protected]"
USER=$1
RSA="/home/ca/easy-rsa-master/easyrsa3/"
PKI="$RSA"pki/
PKI_KEY="$PKI"private/
PKI_CRT="$PKI"issued/
USR_CRT="/home/ca/cert_generation/user_crt/"
USR_DISTR="/home/ca/cert_generation/user_distr/"
# If user key does not exists, create it
if [ ! -f "$PKI_KEY$USER.key" ]
then
echo "File $PKI_KEY$USER.key does not exists, creating..."
cd "$RSA"
./easyrsa build-client-full $USER nopass
fi
# Removing user folder, if exists
if [ -e "$USR_CRT$USER/" ]
then
echo "Already exists, removing user folder $USR_CRT$USER..."
rm -r -f "$USR_CRT$USER/"
fi
# Create user folder for key and other files
mkdir $USR_CRT/$USER/
# Copy OpenVPN key, cert and config files to user folder
cp "$PKI_KEY$USER.key" "$USR_CRT$USER/$USER.key"
cp "$PKI_CRT$USER.crt" "$USR_CRT$USER/$USER.crt"
cp "$PKI"ca.crt "$USR_CRT$1"
cp "$USR_DISTR"ta.key "$USR_CRT$USER"
cp "$USR_DISTR"openssl.cnf "$USR_CRT$USER"
# Copy Manual files
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"
# Replace string "change_me" in configuration files whis user name $USER
cp "$USR_DISTR"server.conf "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
cp "$USR_DISTR"mycompany_vpn.ovpn "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
cp "$USR_DISTR"readme_vpn_win.txt "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/server.conf.1 > "$USR_CRT$1"/server.conf
rm "$USR_CRT$USER"/server.conf.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1 > "$USR_CRT$1"/mycompany_vpn_$USER.ovpn
rm "$USR_CRT$USER"/mycompany_vpn_$USER.ovpn.1
sed "s/change_me/$USER/g" "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt.1 > "$USR_CRT$1"/readme_vpn_win.txt
rm "$USR_CRT$USER"/readme_vpn_win.txt.1
# Create tar.gz and send it to administrator e-mail
tar -cvzf "$USR_CRT$USER/$USER.tar.gz" "$USR_CRT$USER/"
echo "VPN: crt, key and configuration files for user $USER" | mutt $ADMIN_EMAIL -a $USR_CRT/$USER/$USER.tar.gz -s "VPN: crt, key and configuration files for user $USER"
echo "---------> DONE!"
echo "Keys fo user $USER sent to $ADMIN_EMAIL"
Þegar það er opnað fær þetta skriftu notandaauðkenni (með latneskum stöfum) sem breytu.
Handritið biður um lykilorð vottunaryfirvalda, sem er búið til þegar OpenVPN netþjónninn er settur upp. Næst býr þetta handrit til möppu með öllum nauðsynlegum skírteinum og stillingarskrám fyrir OpenVPN viðskiptavini, sem og skjalaskrá til að setja upp OpenVPN biðlarann.
Þegar stillingar- og skjalaskrár eru búnar til er change_me skipt út fyrir notandaauðkenni.
Næst er möppunni með öllum nauðsynlegum skrám pakkað og sent til stjórnanda (vistfangið er tilgreint beint í handritinu). Allt sem er eftir er að senda skjalasafnið sem myndast til notandans á netfangið hans.
Við vonum að þú getir nýtt innilokunartímann heima með góðum árangri. Eftir að hafa náð tökum á tækninni við að vinna án skrifstofu geturðu haldið áfram að nota virkan vinnu fjarstarfsmanna.
Gangi þér vel með flutninginn og frjóa vinnu að heiman!
Heimild: www.habr.com