Við athugum sjálfum okkur: hvernig 1C er notað og hvernig því er stjórnað: Skjalaflæði innan fyrirtækisins 1C

Hjá 1C notum við okkar eigin þróun víða til að skipuleggja starf fyrirtækisins. Einkum, "1C: Skjalaflæði 8". Auk skjalastjórnunar (eins og nafnið gefur til kynna) er það líka nútímalegt ECM-kerfi (Enterprise Content Management - innihaldsstjórnun fyrirtækja) með fjölbreyttri virkni - póstur, vinnudagatöl starfsmanna, skipulagning sameiginlegs aðgangs að auðlindum (til dæmis bókun fundarherbergja), tímamæling, fyrirtækjaspjall og margt fleira.

Meira en þúsund starfsmenn nota skjalastjórnun hjá 1C. Gagnagrunnurinn er þegar orðinn glæsilegur (11 milljarðar skráa) sem þýðir að hann krefst vandlegrar umönnunar og öflugri búnaðar.

Hvernig kerfið okkar virkar, hvaða erfiðleika við lendum í við viðhald gagnagrunnsins og hvernig við leysum þá (við notum MS SQL Server sem DBMS) - við munum segja þér í greininni.

Fyrir þá sem eru að lesa um 1C vörur í fyrsta skipti.
1C:Document Flow er forritalausn (stillingar) útfærð á grundvelli ramma til að þróa viðskiptaforrit - 1C:Enterprise vettvangurinn.

„1C: Document Flow 8“ (skammstafað sem DO) gerir þér kleift að gera sjálfvirkan vinnu með skjöl í fyrirtæki. Eitt helsta verkfæri fyrir samskipti starfsmanna er tölvupóstur. Auk pósts leysir DO einnig önnur vandamál:

• Tímamæling
• Fjarvistareftirlit starfsmanna
• Umsóknir um sendiboða/flutninga
• Vinnudagatöl starfsmanna
• Skráning bréfaskrifta
• Tengiliðir starfsmanna (heimilisfangaskrá)
• Fyrirtækjavettvangur
• Herbergispöntun
• Skipulag viðburða
• CRM
• Sameiginleg vinna með skrár (með vistunarskráarútgáfum)
• o.fl.

Við förum inn í Skjalastjórnun þunnur viðskiptavinur (native keyranlegt forrit) frá Windows, Linux, macOS, vefbiðlara (frá vöfrum) og farsíma viðskiptavinur - eftir aðstæðum.

Og þökk sé annarri vöru okkar tengdri Document Flow - Samskiptakerfi – við beint í Document Flow fáum virkni boðberans – spjall, hljóð- og myndsímtöl (þar á meðal hópsímtöl, sem nú er orðið sérstaklega mikilvægt, þar á meðal frá farsímaforriti), hröð skráaskipti auk getu til að skrifa spjallbotna sem einfalda vinna með kerfið. Annar kostur við að nota samskiptakerfið (samanborið við aðra boðbera) er hæfileikinn til að halda samhengisumræður tengdar tilteknum skjalaflæðishlutum - skjölum, atburðum osfrv. Það er að segja að samskiptakerfið er djúpt samþætt markforritinu og virkar ekki bara sem „aðskilinn hnappur“.

Fjöldi bréfa í DO okkar hefur þegar farið yfir 100 milljónir og almennt eru meira en 11 milljarðar færslur í DBMS. Alls notar kerfið næstum 30 TB geymslupláss: gagnagrunnsmagnið er 7,5 TB, skrár fyrir sameiginlega vinnu eru geymdar sérstaklega og taka 21 TB í viðbót.

Ef við tölum um nákvæmari tölur, hér er fjöldi stafa og skráa í augnablikinu:

• Sendur tölvupóstur – 14,7 milljónir.
• Innkomin bréf – 85,4 milljónir.
• Skráarútgáfur – 70,8 milljónir.
• Innri skjöl – 30,6 þús.

DO hefur meira en bara póst og skrár. Hér að neðan eru tölur fyrir aðra bókhaldshluti:

• Bókun fundarherbergja – 52
• Vikuskýrslur – 153
• Daglegar skýrslur – 628
• Samþykki vegabréfsáritanir - 11
• Innkomin skjöl – 79
• Útgefin skjöl – 28
• Færslur um viðburði í vinnudagatölum notenda – 168
• Umsóknir um sendiboða – 21
• Gagnaðilar – 81
• Skrár yfir vinnu með viðsemjendum – 45
• Tengiliðir gagnaðila – 41
• Viðburðir – 10
• Verkefni – 6
• Starfsmannaverkefni – 245
• Spjallfærslur – 26
• Spjallskilaboð – 891 095
• Viðskiptaferlar - 109. Samskipti starfsmanna eiga sér stað í gegnum ferla - samþykki, framkvæmd, endurskoðun, skráningu, undirritun o.fl. Við mælum lengd ferla, fjölda lota, fjölda þátttakenda, fjölda skila, fjölda beiðna um að breyta fresti. Og þessar upplýsingar eru mjög gagnlegar til að greina til að skilja hvaða ferlar eiga sér stað í fyrirtækinu og auka skilvirkni starfsmannasamstarfs.

Á hvaða búnaði vinnum við allt þetta?

Þessar tölur gefa til kynna gífurlegt magn verkefna, þannig að við stóðum frammi fyrir þörfinni á að úthluta nokkuð afkastamiklum búnaði fyrir þarfir innri dótturfyrirtækja. Eins og er eru einkenni þess sem hér segir: 38 kjarna, 240 GB af vinnsluminni, 26 TB af diskum. Hér er tafla yfir netþjóna:


Í framtíðinni ætlum við að auka afkastagetu búnaðarins.

Hvernig gengur með hleðslu netþjónsins?

Netvirkni hefur aldrei verið vandamál fyrir okkur eða viðskiptavini okkar. Að jafnaði er veiki punkturinn örgjörvinn og diskar, því allir vita nú þegar hvernig á að takast á við minnisskort. Hér eru skjáskot af netþjónum okkar frá Resource Monitor, sem sýna að við erum ekki með neitt hræðilegt álag, það er mjög hóflegt.

Til dæmis, á skjámyndinni hér að neðan sjáum við SQL netþjón þar sem CPU álagið er 23%. Og þetta er mjög góð vísbending (til samanburðar: ef álagið nálgast 70%, þá munu starfsmenn líklegast fylgjast með töluverðum samdrætti í vinnu).

Seinni skjámyndin sýnir forritaþjóninn sem 1C:Enterprise pallurinn keyrir á - hann þjónar aðeins notendalotum. Hér er örgjörvaálagið aðeins hærra - 38%, það er slétt og rólegt. Það er einhver diskhleðsla, en það er ásættanlegt.

Þriðja skjáskotið sýnir annan 1C:Enterprise netþjón (það er sá annar, við erum með tvo af þeim í klasanum). Aðeins sá fyrri þjónar notendum og vélmenni vinna við þennan. Til dæmis fá þeir póst, leiðarskjöl, skiptast á gögnum, reikna réttindi o.s.frv. Öll þessi bakgrunnsstarfsemi gegnir um það bil 90-100 bakgrunnsstörfum. Og þessi netþjónn er mjög mikið hlaðinn - 88%. En þetta hefur ekki áhrif á fólk og það útfærir nákvæmlega alla þá sjálfvirkni sem skjalastjórnun ætti að gera.

Hverjar eru mælikvarðar til að mæla árangur?

Við erum með alvarlegt undirkerfi innbyggt í dótturfyrirtæki okkar til að mæla árangursvísa og reikna út ýmsar mælikvarðar. Þetta er nauðsynlegt til að skilja bæði á líðandi stundu og frá sögulegu sjónarhorni hvað er að gerast í kerfinu, hvað versnar, hvað er að lagast. Vöktunartæki - mælingar og tímamælingar - eru innifalin í stöðluðu afhendingu "1C: Document Flow 8". Mælingarnar krefjast sérsniðnar við innleiðingu, en vélbúnaðurinn sjálfur er staðall.

Mælingar eru mælingar á ýmsum viðskiptavísum á ákveðnum tímapunktum (til dæmis er meðalafgreiðslutími pósts 10 mínútur).

Einn mælikvarði sýnir fjölda virkra notenda í gagnagrunninum. Þeir eru að meðaltali 1000-1400 yfir daginn. Grafið sýnir að þegar skjámyndin var tekin voru 2144 virkir notendur í gagnagrunninum.

Það eru meira en 30 slíkar aðgerðir, listinn er undir niðurskurði.Listi

• Innskráning
• Útskrá
• Hleður pósti
• Breyting á gildi hlutar
• Að breyta aðgangsrétti
• Að breyta um efni ferlis
• Breyting á vinnuhópi hlutar
• Breyting á samsetningu settsins
• Að breyta skrá
• Skrá innflutningur
• Sendir í pósti
• Færir skrár
• Að beina verkefni áfram
• Undirritun rafrænnar undirskriftar
• Leitaðu eftir upplýsingum
• Full textaleit
• Að taka á móti skrá
• Að trufla ferli
• Skoða
• Afkóðun
• Skjalaskráning
• Skanna
• Afmerkir eyðingu
• Að búa til hlut
• Vistar á disk
• Upphaf ferlisins
• Eyðir notendaskrárfærslum
• Að fjarlægja rafræna undirskrift
• Setja eyðingarmerki
• Dulkóðun
• Flytja út möppu

Í vikunni þar á undan jókst meðalvirkni notenda okkar um einn og hálfan sinnum (sýnt með rauðu á línuritinu) - það er vegna þess að flestir starfsmenn hafa farið yfir í fjarvinnu (vegna þekktra atburða). Einnig jókst fjöldi virkra notenda þrisvar sinnum (sýnt í bláu á skjámyndinni), þar sem starfsmenn fóru að nota farsíma virkan: hver farsímabiðlari skapar tengingu við netþjóninn. Eins og er, hefur hver starfsmaður okkar að meðaltali 3 tengingar við netþjóninn.

Fyrir okkur, sem stjórnendur, er þetta merki um að við þurfum að vera meira gaum að frammistöðuvandamálum og sjá hvort hlutirnir hafi versnað. En við skoðum þetta út frá öðrum breytum. Til dæmis hvernig afhendingartími pósts fyrir innri leið breytist (sýnt með bláu á skjámyndinni hér að neðan). Við sjáum að það var sveiflukennt fram á þetta ár, en núna er það stöðugt - fyrir okkur er þetta vísbending um að allt sé í lagi með kerfið.

Annar notaður mælikvarði fyrir okkur er meðalbiðtími fyrir að hlaða niður bréfum frá póstþjóninum (sýnt með rauðu á skjámyndinni). Í grófum dráttum, hversu lengi mun bréfið fljóta um á netinu áður en það berst starfsmanni okkar. Skjáskotið sýnir að þessi tími hefur heldur ekki breyst á neinn hátt að undanförnu. Það eru einangraðir toppar - en þeir eru ekki tengdir töfum, heldur því að tíminn tapast á póstþjónum.

Eða, til dæmis, annar mælikvarði (sýndur í bláu á skjámyndinni) - uppfærsla á bókstöfum í möppu. Opnun póstmöppu er mjög algeng aðgerð og þarf að gera það hratt. Við mælum hversu hratt það er framkvæmt. Þessi vísir er mældur fyrir hvern viðskiptavin. Hægt er að sjá bæði heildarmynd fyrirtækisins og gangverkið, til dæmis fyrir einstakan starfsmann. Skjáskotið sýnir að þar til á þessu ári var mæligildið í ójafnvægi, þá gerðum við ýmsar endurbætur og nú versnar það ekki - línuritið er næstum flatt.

Mælingar eru í grundvallaratriðum tæki stjórnanda til að fylgjast með kerfinu, til að bregðast fljótt við öllum breytingum á hegðun kerfisins. Skjáskotið sýnir innri dótturfyrirtæki fyrir árið. Stökkið á línuritunum er vegna þess að við fengum verkefni til að þróa innri dótturfyrirtæki.

Hér er listi yfir fleiri mælikvarða (undir skurðinum).
Mælingar

• Notendavirkni
• Virkir notendur
• Virkir ferlar
• Fjöldi skráa
• Skráarstærð (MB)
• Fjöldi skjala
• Fjöldi hluta sem á að senda til viðtakenda
• Fjöldi mótaðila
• Ókláruð verkefni
• Meðalbiðtími fyrir að hlaða niður tölvupósti frá póstþjóninum síðustu 10 mínúturnar
• Ytri gagnabuffi: fjöldi skráa
• Töfrandi landamæri frá núverandi dagsetningu
• Löng röð
• Rekstrarröð
• Hrár reikningsaldur eftir ytri leið
• Stærð innri leiðarsamþykktarröð (löng biðröð)
• Stærð innri leiðarsamþykktarröð (hröð biðröð)
• Sendingartími pósts í gegnum innri leið (löng biðröð)
• Sendingartími pósts með innri leið (hröð biðröð)
• Sendingartími pósts með ytri leið (meðaltal)
• Fjöldi skjala Bókun
• Fjöldi skjala Fjarvera
• Fjöldi skjala „Frá vinnu með gagnaðila“
• Póstur Uppfærðu bréf í möppu
• Póstur Opnun bréfakorts
• Póstur Flytja bréf í möppu
• Póstur Farðu í gegnum möppur

Kerfið okkar mælir meira en 150 vísbendingar allan sólarhringinn, en ekki er hægt að fylgjast fljótt með þeim öllum. Þeir geta komið sér vel síðar, í einhverju sögulegu sjónarhorni, og þú getur einbeitt þér að þeim mikilvægustu fyrir fyrirtækið.

Í einni af útfærslunum voru til dæmis aðeins 5 vísbendingar valdir. Viðskiptavinurinn setti sér það markmið að búa til lágmarks mælikvarða, en um leið þannig að það náði yfir helstu vinnusviðsmyndir. Það væri óréttmætt að hafa 150 vísbendingar í viðurkenningarskírteinið, því jafnvel innan fyrirtækisins er erfitt að koma sér saman um hvaða vísbendingar teljist viðunandi. Og þeir vissu um þessa 5 vísbendingar og höfðu þegar kynnt þá fyrir kerfinu áður en framkvæmdaverkefnið hófst, þar á meðal í keppnisgögnunum: tími til að opna kort ekki meira en 3 sekúndur, tími til að klára verkefni með skrá nr. meira en 5 sekúndur osfrv. Í dótturfyrirtækjum okkar vorum við með mælikvarða sem endurspegluðu mjög skýrt upprunalega beiðni frá tækniforskriftum viðskiptavinarins.

Við erum líka með prófílgreiningu á frammistöðumælingum. Árangursvísar eru skráning á lengd hverrar yfirstandandi aðgerðar (skrifa bréf í gagnagrunninn, senda bréf til póstþjóns o.s.frv.). Þetta er eingöngu notað af tæknimönnum. Við söfnum mikið af frammistöðuvísum í áætluninni okkar. Við mælum nú um það bil 1500 lykilaðgerðir, sem skiptast í snið.

Einn mikilvægasti prófíllinn fyrir okkur er „Listi yfir lykilvísbendingar um póst frá sjónarhóli neytenda. Þetta snið inniheldur til dæmis eftirfarandi vísbendingar:

• Framkvæmd skipunarinnar: Veldu eftir merki
• Opnun eyðublaðs: List Form
• Að framkvæma skipunina: Veldu eftir möppu
• Sýnir staf á lestrarsvæðinu
• Vistar bréf í uppáhalds möppuna þína
• Leitaðu að bókstöfum eftir upplýsingum
• Að búa til bréf

Ef við sjáum að mælikvarðinn fyrir einhvern viðskiptavísi er orðinn of stór (til dæmis hafa bréf frá tilteknum notanda byrjað að berast í mjög langan tíma), byrjum við að reikna út það og snúum okkur að því að mæla tíma tæknilegra aðgerða. Við erum með tæknilega aðgerð "Geymsla bréfa á póstþjóni" - við sjáum að tíminn fyrir þessa aðgerð hefur verið fram yfir síðasta tímabil. Þessi aðgerð er aftur á móti sundurliðuð í aðrar aðgerðir - til dæmis að koma á tengingu við póstþjón. Við sjáum að af einhverjum ástæðum er það allt í einu orðið mjög stórt (við erum með allar mælingar í mánuð - við getum borið saman að í síðustu viku var það 10 millisekúndur, og núna er það 1000 millisekúndur). Og við skiljum að eitthvað er bilað hér - við þurfum að laga það.

Hvernig höldum við úti svona stórum gagnagrunni?

Innri DO okkar er dæmi um raunverulegt starfandi mikið álagsverkefni. Við skulum tala um tæknilega eiginleika gagnagrunnsins.

Hversu langan tíma tekur það að endurskipuleggja stórar gagnagrunnstöflur?

SQL þjónninn krefst reglubundins viðhalds og kemur töflunum í röð. Á góðan hátt ætti þetta að vera gert að minnsta kosti einu sinni á dag og jafnvel oftar fyrir borð með mikla eftirspurn. En ef gagnagrunnurinn er stór (og fjöldi skráa okkar hefur þegar farið yfir 11 milljarða), þá er ekki auðvelt að sjá um það.

Við gerðum endurskipulagningu á borði fyrir 6 árum síðan, en þá fór það að taka svo mikinn tíma að við pössuðum ekki lengur inn í næturbilið. Og þar sem þessar aðgerðir leggja mikið á SQL netþjóninn getur hann ekki þjónað öðrum notendum á skilvirkan hátt.

Þess vegna verðum við nú að beita ýmsum brellum. Til dæmis getum við ekki framkvæmt þessar aðgerðir á fullkomnum gagnasöfnum. Þú verður að grípa til uppfærsludæmisins 500000 línur - þetta tekur 14 mínútur. Það uppfærir ekki tölfræði um öll gögn í töflunni heldur velur hálfa milljón línur og notar þær til að reikna út tölfræði sem hún notar fyrir alla töfluna. Þetta er einhver forsenda, en við neyðumst til að gera það, vegna þess að fyrir ákveðna töflu mun það taka óviðunandi langan tíma að safna tölfræði um heilan milljarð skráa.

Við fínstilltum einnig aðrar viðhaldsaðgerðir með því að gera þær að hluta.

Að viðhalda DBMS er almennt erfitt verkefni. Þegar um er að ræða virk samskipti starfsmanna vex gagnagrunnurinn hratt og það verður sífellt erfiðara fyrir stjórnendur að viðhalda honum - uppfæra tölfræði, sundrungu, flokkun. Hér þurfum við að beita mismunandi aðferðum, við vitum vel hvernig á að gera þetta, við höfum reynslu, við getum miðlað henni.

Hvernig er öryggisafritun útfærð með slíku magni?

Full DBMS öryggisafrit er framkvæmt einu sinni á dag á nóttunni, stigvaxandi - á klukkutíma fresti. Einnig er skráasafn búin til á hverjum degi og hún er hluti af stigvaxandi öryggisafriti skráargeymslunnar.

Hversu langan tíma tekur það að klára fullt öryggisafrit?

Full öryggisafrit á harðan disk er lokið á þremur klukkustundum, afrit að hluta á klukkustund. Það tekur lengri tíma að skrifa á segulband (sérstakt tæki sem gerir öryggisafrit á sérstaka snælda sem geymd er utan skrifstofu; framseljanlegt afrit er gert á spóluna sem verður varðveitt ef t.d. miðlaraherbergið brennur). Afritið er gert á nákvæmlega sama netþjóni, breytur sem voru hærri - SQL þjónn með 20% örgjörvaálagi. Við öryggisafrit versnar kerfið auðvitað mun verra, en það er samt virkt.

Er um tvítekningu að ræða?

Tvíföldun Það eru til skrár, við munum prófa það á okkur sjálfum og fljótlega verður það innifalið í nýju útgáfunni af skjalastjórnun. Við erum líka að prófa mótaðila aftvíföldunarkerfi. Það er engin tvítekning á skrám á DBMS stigi, þar sem það er ekki nauðsynlegt. 1C:Enterprise vettvangurinn geymir hluti í DBMS og aðeins vettvangurinn getur borið ábyrgð á samræmi þeirra.

Eru skrifvarnir hnútar?

Það eru engir lestrarhnútar (hollir kerfishnútar sem þjóna þeim sem þurfa að fá einhver gögn til lestrar). DO er ekki bókhaldskerfi til að setja á sérstakan BI hnút heldur er sérstakur hnút fyrir þróunardeildina, þar sem skilaboðum er skipst á JSON sniði og dæmigerður afritunartími er einingar og tugir sekúndna. Hnúturinn er enn lítill, hann hefur um það bil 800 milljón færslur, en hann vex hratt.

Er tölvupóstum merktum til eyðingar alls ekki eytt?

Ekki enn. Við höfum ekki það verkefni að gera grunninn léttari. Nokkur frekar alvarleg tilvik komu upp þegar vísa þurfti til bréfa sem merkt voru til eyðingar, þar á meðal 2009. Þess vegna ákváðum við að halda öllu í bili. En þegar kostnaður við þetta verður óréttlætanlegur munum við hugsa um brottflutning. En ef þú þarft að fjarlægja sérstakt bréf úr gagnagrunninum alveg þannig að engin ummerki séu, þá er það hægt að gera það með sérstökum beiðni.

Af hverju að geyma það? Ertu með tölfræði um aðgang að gömlum skjölum?

Það eru engin tölfræði. Nánar tiltekið er það í formi notendaskrár, en það er ekki geymt lengi. Færslur eldri en árs eru eytt úr bókuninni.

Það komu upp aðstæður þar sem nauðsynlegt var að sækja gömul bréfaskipti frá fimm eða jafnvel tíu árum. Og þetta var alltaf gert ekki af aðgerðalausri forvitni, heldur til að taka flóknar viðskiptaákvarðanir. Það var tilvik þar sem, án bréfasögu, hefði verið tekin röng viðskiptaákvörðun.

Hvernig er verðmæti skjala metið og eytt eftir geymslutíma?

Fyrir pappírsskjöl er þetta gert á hefðbundinn hátt, eins og allir aðrir. Við gerum það ekki fyrir rafræna - leyfum þeim að halda þeim fyrir sig. Setið er hér. Það eru kostir. Allir hafa það gott.

Hvaða þróunarhorfur eru fyrir hendi?

Nú leysir DO okkar um 30 innri vandamál, sum þeirra skráðum við í upphafi greinarinnar. DL er einnig notað til að undirbúa ráðstefnur sem við höldum tvisvar á ári fyrir samstarfsaðila okkar: allt prógrammið, allar skýrslur, allir samhliða hlutar, salir - allt þetta er slegið upp í DL og síðan hlaðið niður af því og prentað forrit er gert.

Nokkur fleiri verkefni eru á leiðinni hjá DO, auk þeirra sem hún er þegar að leysa. Það eru verkefni um allt fyrirtæki og það eru einstök og sjaldgæf verkefni, sem aðeins þarf til af ákveðinni deild. Það er nauðsynlegt að hjálpa þeim, sem þýðir að auka „landafræði“ notkunar kerfisins innan 1C - stækka notkunarsvið, leysa vandamál allra deilda. Þetta væri besta prófið fyrir frammistöðu og áreiðanleika. Ég myndi vilja sjá kerfið vinna á trilljónum skráa, petabæta af upplýsingum.

Heimild: www.habr.com