Starfsmenn vilja ekki nýjan hugbúnað - ættu þeir að fylgja forystunni eða halda sig við sína línu?

Hugbúnaðarstökk mun brátt verða mjög algengur sjúkdómur fyrirtækja. Að breyta einum hugbúnaði fyrir annan vegna hvers smás, hoppa frá tækni til tækni, gera tilraunir með lifandi fyrirtæki er að verða normið. Á sama tíma hefst raunverulegt borgarastyrjöld á skrifstofunni: mótspyrnuhreyfing gegn innleiðingu myndast, flokksmenn stunda undirróðursstarf gegn nýja kerfinu, njósnarar stuðla að hugrökkum nýjum heimi með nýjum hugbúnaði, stjórnun frá brynvarða bílnum. fyrirtækjagáttin sendir út um frið, vinnu, KPI. Bylting endar venjulega með algjörri bilun á annarri hliðinni.

Við vitum nánast allt um innleiðingu, svo við skulum reyna að finna út hvernig á að breyta byltingu í þróun og gera innleiðingu eins gagnlega og sársaukalausa og mögulegt er. Jæja, eða að minnsta kosti munum við segja þér hvað þú gætir lent í í ferlinu.

Tilvalin mynd af samþykki starfsmanna á nýjum hugbúnaði Heimild - Yandex.Images

Erlendir ráðgjafar myndu byrja þessa grein eitthvað á þessa leið: „Ef þú býður starfsmönnum þínum upp á gæðahugbúnað sem getur bætt vinnu þeirra, haft eigindleg áhrif á frammistöðu, þá mun upptaka nýs forrits eða kerfis gerast eðlilega. En við erum í Rússlandi, þannig að málið um grunsamlega og stríðandi starfsmenn er mjög viðeigandi. Náttúruleg umskipti virka ekki, jafnvel með lágmarkshugbúnaði eins og boðbera fyrirtækja eða softphone.

Hvaðan koma fætur vandans?

Í dag hefur hvert fyrirtæki heilan dýragarð af hugbúnaði uppsettan (við tökum almennt dæmi, vegna þess að í upplýsingatæknifyrirtækjum er magn hugbúnaðar tvöfalt eða þrefalt og aðlögunarvandamál skarast að hluta og eru mjög sértæk): verkefnastjórnunarkerfi, CRM/ERP, tölvupóstforrit, spjallforrit, fyrirtækjagátt osfrv. Og þetta er ekki talið með þeirri staðreynd að það eru fyrirtæki þar sem jafnvel umskipti frá vafra yfir í vafra eru framkvæmd af öllu teyminu án undantekninga (og það eru líka teymi sem eru algjörlega byggð á Internet Explorer Edge). Almennt séð eru nokkrar aðstæður sem greinin okkar getur verið gagnleg fyrir:

• Það er ferli við frumsjálfvirkni einhvers hóps verkefna: verið er að innleiða fyrsta CRM/ERP, fyrirtækisgátt er að opna, kerfi fyrir tækniaðstoð er sett upp o.s.frv.;
• einum hugbúnaði er skipt út fyrir annan af einhverjum ástæðum: úreldingu, nýjar kröfur, stærðarstærð, breyting á starfsemi o.s.frv.;
• einingar núverandi kerfis eru byggðar upp í þeim tilgangi að þróa og vaxa (td opnaði fyrirtæki framleiðslu og ákvað að skipta frá RegionSoft CRM Professional á RegionSoft CRM Enterprise Plus með hámarksvirkni);
• Mikil uppfærsla viðmóts og hagnýtra hugbúnaðar á sér stað.

Auðvitað eru fyrstu tvö tilvikin miklu bráðari og dæmigerðari í birtingarmyndum sínum, gefðu þeim sérstaka athygli.

Svo, áður en þú byrjar að vinna með teyminu (sem hefur þegar grunað að breytingar verði bráðum), reyndu að skilja hverjar raunverulegu ástæðurnar fyrir því að breyta hugbúnaðinum eru og hvort þú samþykkir að breytingarnar séu svo nauðsynlegar.

• Gamla forritið er erfitt að vinna með: það er dýrt, óþægilegt, virkar ekki lengur, uppfyllir ekki lengur kröfur þínar, hentar ekki þínum mælikvarða osfrv. Þetta er hlutlæg nauðsyn.
• Seljandinn hætti að styðja kerfið, eða stuðningur og breytingar breyttust í endalausa röð samþykkja og tæmandi peninga. Ef kostnaður þinn hefur aukist verulega, og í framtíðinni lofa hann að aukast enn meira, þá er ekki eftir neinu að bíða, þú þarft að skera niður. Já, nýtt kerfi mun líka kosta peninga, en á endanum mun hagræðing kosta minna en slíkur stuðningur.
• Að breyta hugbúnaði er duttlunga eins manns eða hóps starfsmanna. Til dæmis vill tæknistjórinn afturköllun og er að beita sér fyrir innleiðingu á nýju og dýrara kerfi - þetta gerist í stórum fyrirtækjum. Annað dæmi: verkefnastjóri mælir með því að breyta Asana í Basecamp, síðan Basecamp í Jira og flóknu Jira í Wrike. Oft er eina ástæðan fyrir slíkum fólksflutningum að sýna annasama vinnu sína og halda stöðu sinni. Í slíkum tilfellum er nauðsynlegt að ákvarða hversu nauðsyn er, hvatir og réttlætingar og að jafnaði með viljasterkri ákvörðun um að hafna breytingum.

Við erum að tala um ástæður breytinga frá einum hugbúnaði í annan, en ekki um frumsjálfvirkni - aðeins vegna þess að sjálfvirkni er fyrirfram nauðsynleg. Ef fyrirtæki þitt gerir eitthvað handvirkt og reglulega en gæti verið sjálfvirkt, þá ertu einfaldlega að sóa tíma, peningum og líklega dýrmætum fyrirtækjagögnum. Gerðu það sjálfvirkt!

Hvernig geturðu farið yfir: stóra stökkið eða krjúpandi tígrisdýrið?

Í reynd í heiminum eru þrjár meginaðferðir til að skipta yfir í nýjan hugbúnað og aðlagast honum - og þær virðast henta okkur mjög vel, svo við skulum ekki finna upp hjólið aftur.

Miklihvellur

Ættleiðing með „Big Bang“ aðferðinni er erfiðasta mögulega umskiptin, þegar þú setur nákvæma dagsetningu og framkvæmir skarpa flutning, sem gerir gamla hugbúnaðinn 100% óvirkan.

Kostir

+ Allir vinna í einu kerfi, það er engin þörf á að samstilla gögn, starfsmenn þurfa ekki að fylgjast með tveimur viðmótum í einu.
+ Einfaldleiki fyrir stjórnandann - ein flutningur, eitt verkefni, einn kerfisstuðningur.
+ Allar mögulegar breytingar eiga sér stað á einum tímapunkti og sjást nánast strax - það er engin þörf á að einangra hvað og í hvaða hlutfalli hafði áhrif á framleiðni, þróunarhraða, sölu o.s.frv.

Gallar

— Virkar aðeins með einföldum hugbúnaði: spjalli, fyrirtækjagátt, spjallforritum. Jafnvel tölvupóstur getur þegar mistekist, svo ekki sé minnst á verkefnastjórnunarkerfi, CRM/ERP og önnur alvarleg kerfi.
— Sprengilegur flutningur frá stóru kerfi til annars mun óhjákvæmilega valda glundroða.

Það mikilvægasta fyrir þessa tegund umbreytinga í nýtt vinnuumhverfi er þjálfun.

Samhliða hlaup

Samhliða aðlögun að hugbúnaði er mýkri og alhliða aðferð við umskipti, þar sem ákveðinn tími er stilltur þar sem bæði kerfin munu starfa samtímis.

Kostir

+ Notendur hafa nægan tíma til að venjast nýja hugbúnaðinum á meðan þeir vinna hratt í þeim gamla, finna hliðstæður og skilja nýja rökfræði samskipta við viðmótið.
+ Ef upp koma skyndileg vandamál halda starfsmenn áfram að vinna í gamla kerfinu.
+ Þjálfun notenda er minna ströng og almennt ódýrari.
+ Það eru nánast engin neikvæð viðbrögð frá starfsmönnum - þegar allt kemur til alls voru þeir ekki sviptir venjulegum verkfærum eða leiðum til að gera hlutina (ef sjálfvirkni á sér stað í fyrsta skipti).

Gallar

— Stjórnunarvandamál: stuðningur við bæði kerfin, gagnasamstillingu, öryggisstjórnun í tveimur forritum í einu.
— Umbreytingarferlið teygir sig endalaust - starfsmenn gera sér grein fyrir því að þeir eiga næstum heila eilífð eftir og þeir geta lengt notkun kunnuglega viðmótsins aðeins meira.
- Notendaruglingur - Viðmótin tvö eru ruglingsleg og valda rekstrar- og gagnavillum.
- Peningar. Þú borgar fyrir bæði kerfin.

Ættleiðing í áföngum

Skref fyrir skref aðlögun er mjúkasti kosturinn til að skipta yfir í nýjan hugbúnað. Umskiptin eru framkvæmd á virkni, innan ákveðins tíma og eftir deildum (til dæmis, frá 1. júní bætum við aðeins nýjum viðskiptavinum við nýja CRM kerfið, frá 20. júní gerum við viðskipti í nýja kerfinu, til 1. ágúst flytjum við dagatöl og tilfellum, og fyrir 30. september ljúkum við flutningi er mjög gróf lýsing, en almennt skýr).

Kostir

+ Skipulögð umskipti, dreift álag meðal stjórnenda og innri sérfræðinga.
+ Yfirvegaðra og ítarlegra nám.
+ Það er engin viðnám gegn breytingum, vegna þess að þær gerast eins varlega og hægt er.

Gallar - um það bil það sama og fyrir samhliða umskipti.

Svo núna, bara smám saman umskipti?

Rökrétt spurning, þú munt vera sammála. Af hverju að vera í smá vandræðum þegar þú getur gert áætlun og hagað þér samkvæmt skýrri áætlun? Reyndar er ekki allt svo einfalt.

• Hugbúnaðarflækjustig: ef við erum að tala um flókinn hugbúnað (td. CRM kerfi), þá hentar fasaaðlögun betur. Ef hugbúnaðurinn er einfaldur (boðberi, fyrirtækjagátt), þá er viðeigandi líkan þegar þú tilkynnir dagsetninguna og slökktir á gamla hugbúnaðinum á tilteknum degi (ef heppinn er með þá munu starfsmenn hafa tíma til að draga fram allar þær upplýsingar sem þeir þurfa , og ef þú treystir ekki á heppni, þá þarftu að útvega sjálfvirkan innflutning nauðsynleg gögn úr gamla kerfinu yfir í það nýja, ef tæknilega er mögulegt).
• Áhættustig fyrirtækisins: því áhættusamari sem innleiðingin er, því hægari ætti hún að vera. Á hinn bóginn er seinkun líka áhætta: til dæmis ertu að skipta úr einu CRM kerfi yfir í annað og á aðlögunartímabilinu neyðist þú til að borga fyrir bæði og eykur þar með kostnað og kostnað við innleiðingu nýja kerfisins, sem þýðir að endurgreiðslutímabilið er framlengt.
• Fjöldi starfsmanna: Big Bang hentar örugglega ekki ef þú þarft að skala og stilla mörg notendasnið. Þó að það séu tilvik þegar ofurhröð innleiðing er ávinningur fyrir stórt fyrirtæki. Þessi valkostur gæti hentað fyrir kerfi sem eru notuð af mörgum starfsmönnum, en hefur kannski ekki kröfur vegna þess að sérsniðin er ekki ætluð. En aftur, þetta er mikill smellur fyrir endanotendur og gríðarstór skref-fyrir-skref vinna fyrir sömu upplýsingatækniþjónustuna (til dæmis innheimtu- eða aðgangskerfi).
• Eiginleikar innleiðingar valins hugbúnaðar (endurskoðun osfrv.). Stundum er innleiðingin í upphafi stig-fyrir-stig - með kröfuöflun, betrumbót, þjálfun o.fl. Til dæmis, CRM kerfi það er alltaf innleitt smám saman og ef einhver lofar þér „innleiðingu og stillingu á 3 dögum eða jafnvel 3 klukkustundum“ - mundu þessa grein og framhjá slíkri þjónustu: uppsetning ≠ innleiðing.

Aftur, jafnvel með því að þekkja upptaldar breytur, getur maður ekki örugglega farið eina leið eða aðra. Metið fyrirtækisumhverfið þitt - þetta mun hjálpa þér bæði að skilja valdajafnvægið og ákvarða hvaða líkan (eða samsetning sumra þátta þeirra) er rétt fyrir þig.

Áhrifavaldar: bylting eða þróun

Það fyrsta sem þú ættir að borga eftirtekt til eru starfsmenn sem verða fyrir áhrifum af innleiðingu nýs hugbúnaðar. Reyndar er vandamálið sem við erum að íhuga núna eingöngu mannlegur þáttur, þannig að ekki verður komist hjá því að greina áhrifin á starfsmenn. Við höfum þegar nefnt nokkrar þeirra hér að ofan.

• Leiðtogar fyrirtækja ákveða hvernig nýi hugbúnaðurinn verður almennt samþykktur. Og þetta er ekki staðurinn fyrir kynningarræður og eldræður - það er mikilvægt að sýna nákvæmlega þörfina fyrir breytingar, til að koma þeirri hugmynd á framfæri að þetta sé bara að velja svalara og þægilegra tæki, það sama og að skipta um gamla fartölvu. Stærstu mistök stjórnenda í slíkum aðstæðum eru að þvo sér um hendurnar og draga sig til baka: Ef stjórnendur þurfa ekki á sjálfvirkni fyrirtækisins að halda, hvers vegna ætti það að vera áhugavert fyrir starfsmenn? Vertu í ferlinu.
• Deildarstjórar (verkefnastjórar) eru millihlekkur sem þarf að taka þátt í öllum ferlum, stjórna óánægju, sýna vilja og vinna í gegnum hvert andmæli samstarfsmanna og sinna vandaðri og ítarlegri þjálfun.
• Upplýsingatækniþjónusta (eða kerfisstjórar) - við fyrstu sýn eru þetta frumkvöðlar þínir, þeir aðlögunarhæfustu og aðlögunarhæfustu, en... nei. Oft, sérstaklega í litlum og meðalstórum fyrirtækjum, eru kerfisstjórar á móti öllum breytingum (styrkingu) á upplýsingatækniinnviðum og er það ekki vegna neinna tæknilegra rökstuðnings heldur leti og tregðu til vinnu. Hver af okkur hefur ekki leitað leiða til að forðast vinnu? En látum þetta ekki vera öllu fyrirtækinu til tjóns.
• Endir notendur vilja að jafnaði vinna vel og á þægilegan hátt annars vegar og óttast breytingar eins og annað fólk. Helstu rökin fyrir þeim eru heiðarleg og einföld: hvers vegna erum við að kynna/breyta, hver eru mörk eftirlitsins, hvernig verður starfið metið, hvað mun breytast og hverjar eru áhætturnar (við the vegur, allir ættu að meta áhættuna - jafnvel þó við séum söluaðilar CRM kerfi, en við skuldbindum okkur ekki til að segja að allt gangi alltaf snurðulaust fyrir sig: það eru áhættur í hvaða ferli sem er innan fyrirtækis).
• „Yfirvöld“ innan fyrirtækisins eru flokksmenn sem geta haft áhrif á aðra starfsmenn. Þetta er ekki endilega einstaklingur með háa stöðu eða víðtæka reynslu - ef um er að ræða að vinna með hugbúnað, getur "yfirvaldið" verið háþróaður kunna-það-allt sem hefur til dæmis lesið Habr aftur og mun byrja að hræða allir um hversu slæmt allt verður. Hann hefur kannski ekki einu sinni það markmið að eyðileggja innleiðingar- eða umbreytingarferlið - bara sýna sig og anda mótstöðunnar - og starfsmenn munu trúa honum. Þú þarft að vinna með slíkum starfsmönnum: útskýra, spyrja, og í sérstaklega erfiðum tilvikum, gefa í skyn afleiðingarnar.

Það er alhliða uppskrift að því að athuga hvort notendur séu virkilega hræddir við eitthvað eða hvort þeir séu með ofsóknarbrjálæði í hópi undir forystu snjölls leiðtoga. Spyrðu þá um ástæður óánægju, um áhyggjur - ef þetta er ekki persónuleg reynsla eða skoðun, byrja rökræður að streyma inn eftir 3-4 skýringarspurningar.

Tveir mikilvægir þættir til að sigrast á „andspyrnuhreyfingunni“.

1. Veita þjálfun: seljanda og innri. Gakktu úr skugga um að starfsmenn skilji raunverulega allt, hafi tileinkað sér það og, óháð þjálfunarstigi, séu tilbúnir til að hefja störf. Skylda eiginleiki þjálfunar eru prentaðar og rafrænar leiðbeiningar (reglur) og fullkomnustu skjölin um kerfið (seljendur sem bera sjálfir virðingu gefa út það ásamt hugbúnaðinum og veita það ókeypis).
2. Leitaðu að stuðningsmönnum og veldu áhrifamenn. Innri sérfræðingar og snemma ættleiðendur eru stuðningskerfið þitt, bæði fræða og eyða efasemdum. Starfsmenn sjálfir eru að jafnaði ánægðir með að aðstoða samstarfsmenn sína og kynna fyrir þeim nýjan hugbúnað. Verkefni þitt er að losa þá tímabundið við vinnu sína eða gefa þeim ágætis bónus fyrir nýja vinnuálagið.

Hvað ættir þú að gefa gaum?

1. Hversu langt er starfsfólkið fyrir áhrifum af breytingunum? (Tiltölulega séð, ef þeir finna upp nýtt bókhaldsforrit á morgun, guð forði þér að reka nefið inn í bókhaldsdeildina með dömum yfir 50 og stinga upp á breytingu frá 1C, þá kemur þú ekki lifandi út).
2. Hversu mikil áhrif verður á verkflæði? Það er eitt að breyta boðberanum í 100 manna fyrirtæki, annað er að innleiða nýtt CRM kerfi, sem byggir á lykilferlum í fyrirtækinu (og þetta er ekki bara sala, td. innleiðing á RegionSoft CRM í eldri útgáfum hefur það áhrif á framleiðslu, vöruhús, markaðssetningu og æðstu stjórnendur sem ásamt teyminu munu byggja upp sjálfvirka viðskiptaferla).
3. Var þjálfun veitt og á hvaða stigi?

Einu rökréttu umskiptin í kerfi fyrirtækjahugsunar

Hvað mun bjarga umskiptum/innleiðingu nýs hugbúnaðar?

Áður en við segjum þér hvaða lykilatriði munu hjálpa þér að fara þægilega yfir í nýjan hugbúnað, skulum við vekja athygli þína á einu atriði. Það er eitthvað sem sannarlega ætti ekki að gera - það er engin þörf á að setja þrýsting á starfsmenn og „hvetja“ þá með því að svipta þá bónusum, stjórnsýslu- og agaviðurlögum. Þetta mun ekki gera ferlið betra, en viðhorf starfsmanna versnar: ef þeir ýta á, þá verður stjórn; Ef þeir þvinga þig þýðir það að þeir virða ekki hagsmuni okkar; Ef þeir beita því valdi þýðir það að þeir treysta okkur ekki og starfi okkar. Þess vegna gerum við allt á agaðan, skýran og hæfan hátt, en án þrýstings eða óþarfa þvingunar.

Þú verður að hafa nákvæma aðgerðaáætlun

Allt annað er kannski ekki til, en það verður að vera til áætlun. Þar að auki er áætlunin stillanleg, uppfærð, skýr og óumflýjanleg, á sama tíma aðgengileg til umræðu og gagnsæ fyrir alla áhugasama starfsmenn. Það er ómögulegt að koma því á framfæri að frá 8 á morgnana til 10 á morgnana sé afrek og klukkan 16:00 sé stríð við England; það er mikilvægt að sjá alla áætlunina í samhengi.

Áætlunin verður endilega að endurspegla kröfur starfsmanna sem verða endir notendur - þannig mun hver starfsmaður vita nákvæmlega hvaða eiginleika hann vill og á hvaða tíma hann getur notað hann. Á sama tíma er umbreytinga- eða framkvæmdaáætlunin ekki einhvers konar óbreytanleg einhliða; það er nauðsynlegt að skilja eftir möguleikann á að ganga frá áætluninni og breyta eiginleikum hennar (en ekki í formi endalauss straums af breytingum og nýjum „óskum“ og ekki í formi stöðugrar tilfærslu á frestum).  

Hvað ætti að vera í áætluninni?

1. Helstu umskiptaáfangar (áfangar) - hvað þarf að gera.
2. Nákvæmir umbreytingarpunktar fyrir hvert stig - hvernig ætti að gera það.
3. Lykilatriði og skýrsla um þau (afstemming tíma) - hvernig það sem hefur verið gert verður mælt og hverjir eiga að vera á eftirlitsstað.
4. Ábyrgt fólk er fólk sem þú getur leitað til og spurt spurninga frá.
5. Skilafrestir eru upphaf og endir hvers áfanga og ferliðsins í heild sinni.
6. Ferlar sem verða fyrir áhrifum - hvaða breytingar verða á viðskiptaferlum, hverju þarf að breyta samhliða innleiðingu/umskipti.
7. Lokamatið er sett af vísbendingum, mæligildum eða jafnvel huglægu mati sem mun hjálpa til við að meta innleiðingu/skipti sem hafa átt sér stað.
8. Upphaf starfsemi er nákvæm dagsetning þegar allt fyrirtækið mun taka þátt í uppfærðu sjálfvirku ferlinu og vinna í nýja kerfinu.

Við höfum rekist á kynningar framkvæmdaaðila þar sem rauða línan er ráð: innleiða með valdi, hunsa viðbrögð, ekki tala við starfsmenn. Við erum á móti þessari nálgun og hér er ástæðan.

Horfðu á myndina hér að neðan:

Ný mús, nýtt lyklaborð, íbúð, bíll og jafnvel vinna eru skemmtilegir, gleðilegir atburðir, sumir þeirra eru jafnvel afrek. Og notandinn fer til Yandex til að finna út hvernig á að venjast því og aðlagast. Hvernig á að fara inn í nýja íbúð og skilja að hún er þín, skrúfaðu kranann í fyrsta skipti, drekka te, fara að sofa í fyrsta skipti. Hvernig á að setjast undir stýri og eignast vini með nýjum bíl, þínum, en hingað til svo framandi. Nýr hugbúnaður á vinnustað er ekkert frábrugðinn þeim aðstæðum sem lýst er: Starf starfsmannsins verður aldrei það sama. Þess vegna skaltu innleiða, aðlaga, vaxa með nýjum áhrifaríkum hugbúnaði. Og þetta er ástand sem við getum sagt um: flýttu þér hægt.

Heimild: www.habr.com