Saga tölvupósts nær nokkra áratugi aftur í tímann. Á þessum tíma hefur þessi samskiptastaðall fyrirtækja ekki aðeins orðið úrelt, heldur verður hann sífellt vinsælli á hverju ári vegna innleiðingar samstarfskerfa hjá ýmsum fyrirtækjum, sem að jafnaði byggjast sérstaklega á tölvupósti. Hins vegar, vegna skorts á skilvirkni tölvupósts, eru fleiri og fleiri notendur að yfirgefa það í þágu textaspjalla, radd- og myndsímtala og myndfunda. Slíkar aðferðir við fyrirtækjasamskipti hjálpa starfsmönnum að spara mikinn tíma og þar af leiðandi vera skilvirkari og skila meiri peningum til fyrirtækisins.
Hins vegar leiðir notkun spjalla og myndbandssamskipta til að leysa vinnuvandamál oft til þess að nýjar ógnir koma upp við upplýsingaöryggi fyrirtækja. Staðreyndin er sú að ef ekki er fyrir hendi viðeigandi fyrirtækjalausn geta starfsmenn sjálfstætt byrjað að svara og eiga samskipti í opinberri þjónustu, sem getur leitt til leka mikilvægra upplýsinga. Á hinn bóginn eru fyrirtækisstjórnendur ekki alltaf tilbúnir til að úthluta fjármunum til innleiðingar fyrirtækjakerfa fyrir myndbandsfundi og spjall, þar sem margir eru fullvissir um að þeir afvegaleiða starfsmenn meira frá vinnu en auka skilvirkni þeirra. Leiðin út úr þessum aðstæðum gæti verið uppsetning fyrirtækjaspjalls og myndbandsfunda byggða á núverandi upplýsingakerfum. Þeir sem nota Zimbra Collaboration Suite Open-Source Edition sem samstarfsvettvang geta leyst vandamálið við að búa til fyrirtækjaspjall og myndbandsfundi með Zextras Team, lausn sem bætir mörgum nýjum eiginleikum tengdum fyrirtækjasamskiptum á netinu við Zimbra OSE.
Zextras Team kemur í tveimur útgáfum: Zextras Team Basic og Zextras Team Pro, og eru mismunandi hvað varðar aðgerðir sem veittar eru. Fyrsti afhendingarmöguleikinn er algjörlega ókeypis og gerir þér kleift að skipuleggja textaspjall í bæði einstaklings- og hópspjallssniði, sem og einstaklingsbundið myndspjall og hljóðsímtöl byggt á Zimbra OSE. Í þessu tilviki verða allar þessar aðgerðir tiltækar beint frá Zimbra OSE vefþjóninum. Að auki geta Zextras Team Basic notendur notað farsímaforritið, fáanlegt á iOS og Android kerfum. Þessi forrit leyfa þér að fá aðgang að einkaspjalli og textaspjalli og munu í framtíðinni leyfa þér að hringja myndsímtöl. Við skulum strax athuga að fyrir myndspjall og hljóðsímtöl þurfa notendur Zextras Team rétt virka vefmyndavél og/eða hljóðnema.
En Zextras Team Pro veitir miklu ríkari virkni. Til viðbótar við þá möguleika sem þegar eru skráðir munu notendur Zextras Team hafa tækifæri til að búa til myndbandsráðstefnur fyrir mikinn fjölda starfsmanna. Með því er hægt að halda fundi meðal starfsmanna sem eru landfræðilega staðsettir á mismunandi stöðum og spara þar með tíma sem áður fór í að safna fundarþátttakendum í eina stofu og eyða honum í ítarlegri rannsókn á málum eða í að leysa ákveðin vinnuverkefni.
Zextras Team Pro gerir þér einnig kleift að búa til sýndarrými og sýndarfundi fyrir starfsmenn. Rýmið getur innihaldið nokkur fundarherbergi í einu, þar sem ýmsir þátttakendur í rýminu geta rætt sameiginleg efni. Skoðum til dæmis fyrirtæki sem hefur 16 manns söludeild. Þar af starfa 5 starfsmenn í b2c sölu, 5 starfsmenn við b2b sölu og aðrir 5 starfsmenn í b2g. Öllu deildinni er stýrt af deildarstjóra söludeildar.
Þar sem allir starfsmenn starfa í sömu deild væri skynsamlegt að skapa þeim sameiginlegt rými til að ræða öll þau efni sem snerta hvern sölustarfsmann. Jafnframt koma oft upp efni sem varða eingöngu deild sem vinnur til dæmis með b2b. Starfsmenn söludeildar sem starfa á öðrum sviðum þurfa að sjálfsögðu ekki að taka þátt í umræðum um slík efni, en deildarstjóri á að taka þátt í umræðum um hverja deild. Þess vegna er hægt að úthluta sérstökum sýndarfundum fyrir hverja átt innan þess rýmis sem úthlutað er fyrir þarfir söludeildar, þannig að í hverjum þeirra geti starfsmenn átt samskipti sín á milli og við deildarstjóra. Á sama tíma mun stjórnandinn sjálfur láta safna öllum þremur sýndarfundunum á þægilegan hátt í sérstakt rými. Og ef þú telur að öll samskipti eigi sér stað á netþjónum fyrirtækisins og gögn séu ekki flutt hvert sem er frá þeim, þá er hægt að kalla slíkt spjall nokkuð öruggt hvað upplýsingaöryggi varðar. Fyrir utan söludeildina er hægt að nota hugmyndina um rými og sýndarfundarherbergi fyrir allt fyrirtækið.
Auk myndfunda eru hljóðsímtöl einnig í boði fyrir notendur. Auk þess að þeir hlaða samskiptarásum mun minna, skammast margir starfsmenn oft einfaldlega fyrir að hafa samskipti á myndbandsformi og hylja oft vefmyndavélina á fartölvunum sínum.
Til viðbótar við myndspjall og hljóðsímtöl við starfsmenn, gerir Zextras Team þér kleift að búa til myndspjall og hljóðsímtöl við hvaða notanda sem er ekki starfsmaður fyrirtækisins með því að búa til og senda honum sérstakan hlekk til að taka þátt í fundinum. Þar sem Zextras Team krefst aðeins nútíma vafra, með því að nota þessa aðgerð geturðu alltaf átt fljótleg samskipti við viðskiptavin eða mótaðila í þeim tilvikum þar sem regluleg bréfaskipti myndu taka of langan tíma. Að auki styður Zextras Team samnýtingu skráa, sem starfsmenn geta sent hvert til annars beint á meðan á myndsímtali eða textasamtal stendur.
Það er ómögulegt að minnast á sérstaka farsímaforritið Zextras Team, sem gerir starfsmönnum kleift að taka þátt í fyrirtækjaspjalli á meðan þeir eru ekki á vinnustað sínum. Forritið er fáanlegt fyrir iOS og Android palla og gerir notendum kleift að:
- Haltu bréfaskiptum með því að taka á móti og senda skilaboð í snjallsímanum þínum
- Búðu til, eyddu og taktu þátt í einkaspjalli
- Búðu til, eyddu og taktu þátt í hópspjalli
- Vertu með í sýndarrýmum og samtölum, ásamt því að búa til og eyða þeim
- Bjóddu notendum í sýndarrými og samtöl, eða öfugt, fjarlægðu þá þaðan
- Fáðu tilkynningar og komdu á öruggri tengingu við fyrirtækjaþjóninn.
Í framtíðinni mun forritið bæta við möguleikum fyrir einkavídeósamskipti, auk myndfunda og skráaskipta.
Annar áhugaverður eiginleiki Zextras Team er hæfileikinn til að útvarpa innihaldi tölvuskjásins í rauntíma, auk þess að flytja stjórn á því til annars notanda. Þessi eiginleiki getur verið mjög gagnlegur þegar haldið er uppi þjálfunarvefnámskeið þar sem nauðsynlegt er að kynna starfsfólki nýja viðmótið. Þessi eiginleiki getur einnig hjálpað upplýsingatæknideild fyrirtækja að hjálpa starfsmönnum að leysa vandamál með tölvur sínar án líkamlegrar viðveru upplýsingatæknimanns.
Þannig er Zextras Team heildarlausn til að skipuleggja þægileg samskipti á netinu milli starfsmanna bæði innan innra nets fyrirtækisins og víðar. Vegna þess að Zextras Backup er fær um að taka algjörlega afrit af öllum upplýsingum sem myndast í Zextras Team munu upplýsingar þaðan hvergi glatast og eftir alvarleika öryggisstefnu mun kerfisstjórinn geta sjálfstætt stillt ýmsar takmarkanir fyrir notendur.
Fyrir allar spurningar sem tengjast Zextras Suite geturðu haft samband við fulltrúa Zextras Ekaterina Triandafilidi með tölvupósti [netvarið]
Heimild: www.habr.com