Algeng mistök nýrra kaupsýslumanna eru að þeir huga ekki nógu vel að söfnun og greiningu gagna, hagræðingu vinnuferla og eftirlit með lykilvísum. Þetta hefur í för með sér minni framleiðni og óviðunandi sóun á tíma og fjármagni. Þegar ferlar eru slæmir þarftu að leiðrétta sömu villurnar nokkrum sinnum. Eftir því sem viðskiptavinum fjölgar versnar þjónustan og án gagnagreiningar er enginn skýr skilningur á því hvað þarf að bæta. Fyrir vikið eru ákvarðanir teknar í sjálfu sér.
Til að vera samkeppnishæf verða nútíma fyrirtæki, auk gæðavöru og þjónustu, að hafa gagnsæ ferli og safna greiningargögnum. Án þessa er erfitt að skilja raunverulega stöðu mála í viðskiptum og taka réttar ákvarðanir. Þess vegna er mikilvægt að hafa í vopnabúrinu þínu nauðsynleg verkfæri sem eru ekki aðeins þægileg í notkun heldur gera þér einnig kleift að einfalda vinnu þína og búa til eins gagnsæja ferla og mögulegt er.
Í dag er til mikill fjöldi tækja og lausna. En flestir frumkvöðlar nota þá ekki vegna þess að þeir sjá annað hvort ekki gildi þeirra, eða skilja ekki hvernig á að nota þá, eða þeir eru dýrir eða flóknir eða 100500 fleiri. En þeir sem hafa fundið það út, fundið eða búið til slík verkfæri fyrir sig hafa nú þegar forskot til meðallangs tíma.
Í meira en 10 ár hef ég verið að búa til upplýsingatæknivörur og lausnir sem hjálpa fyrirtækjum að auka hagnað með sjálfvirkni og stafrænni umbreytingu ferla. Ég hef hjálpað til við að finna tugi sprotafyrirtækja og búið til tugi nettóla sem eru notuð af hundruðum þúsunda manna um allan heim.
Hér er eitt af góðu dæmunum í starfi mínu sem sýnir ávinninginn af stafrænni umbreytingu. Fyrir eina litla bandaríska lögmannsstofu bjó ég og teymið mitt til tól til að búa til lögfræðileg skjöl, það gerði lögfræðingum kleift að búa til skjöl hraðar. Og síðar, eftir að hafa aukið virkni þessa tóls, bjuggum við til netþjónustu og gjörbreyttum fyrirtækinu. Nú þjóna þeir viðskiptavinum ekki aðeins í borginni þeirra heldur um allt land. Á þremur árum hefur fjármögnun félagsins vaxið nokkrum sinnum.
Í þessari grein mun ég deila með þér raunverulegri reynslu af því að búa til gagnsætt kerfi til að fylgjast með helstu viðskiptavísum. Ég mun reyna að innræta gildi þess að nota stafrænar lausnir, ég mun sýna að það er ekki erfitt og ekki alltaf dýrt. Svo, við skulum fara!
Hvernig byrjaði allt
Ef þú vilt eignast eitthvað sem þú hefur aldrei átt, verður þú að gera eitthvað sem þú hefur aldrei gert.
Coco Chanel
Konan mín var orðin þreytt á að vera í fæðingarorlofi og við ákváðum að opna lítið fyrirtæki - leikherbergi fyrir börn. Þar sem ég er með mitt eigið fyrirtæki sér konan mín algjörlega um leikherbergið og ég aðstoða við stefnumótandi málefni og þróun.
Smáatriðin um að opna fyrirtæki eru allt önnur saga, en á stigi gagnasöfnunar og greiningar á samkeppnisaðilum, auk þess að varpa ljósi á sérstök vandamál þessa fyrirtækis, gáfum við athygli á vandamálum innri ferla sem flestir samkeppnisaðilar áttu ekki í erfiðleikum með .
Mér til undrunar, á XNUMX. öldinni hélt næstum enginn CRM í hvaða formi sem er; margir héldu skrár skriflega, í fartölvum. Jafnframt kvörtuðu eigendur sjálfir yfir því að starfsmenn steli, geri mistök við útreikninga og þurfi að eyða miklum tíma í að endurútreikninga og athuga með færslur í bókhaldsbók, gögn um pantanir og innstæður glatast, viðskiptavinir fara af ástæðum sem ekki er vitað. þeim.
Við greiningu á söfnuðu gögnunum komumst við að því að við viljum ekki endurtaka mistök þeirra og við þurfum gagnsætt kerfi sem mun draga úr þessari áhættu í lágmarki. Í fyrsta lagi fórum við að leita að tilbúnum lausnum en fundum ekki þær sem uppfylltu kröfur okkar að fullu. Og svo ákvað ég að búa til mitt eigið kerfi, þó ekki tilvalið, en virkt og ódýrt (næstum ókeypis).
Þegar ég valdi tæki tók ég tillit til eftirfarandi viðmiða: það ætti að vera ódýrt, það ætti að vera sveigjanlegt og aðgengilegt og það ætti að vera auðvelt í notkun. Ég gæti skrifað fullbúið, öflugt og dýrt kerfi fyrir þetta fyrirtæki, en við höfðum lítinn tíma og lítið fjárhagsáætlun, auk þess sem við skildum ekki alveg hvort verkefnið okkar myndi ganga upp og það væri óeðlilegt að eyða miklu fjármagni í þetta kerfi. Þess vegna ákvað ég þegar ég prófaði tilgátuna að byrja með MVP (Minimum Viable Product - minimum viable product) og búa til virka útgáfu á sem skemmstum tíma með lágmarks fjárfestingu, og með tímanum, klára eða endurvinna hana.
Fyrir vikið féll val mitt á þjónustu Google (Drive, Sheets, Calendar). Aðaluppspretta innsláttar/úttaksupplýsinga er Google Sheets, þar sem konan mín hefur reynslu af því að vinna með töflureiknum getur hún gert breytingar á eigin spýtur ef þörf krefur. Ég tók líka með í reikninginn að tólið verður líka notað af starfsmönnum sem eru kannski ekki mjög góðir í tölvunotkun og að kenna þeim hvernig á að slá inn gögn inn í töflu verður miklu auðveldara en að kenna þeim hvernig á að vinna með einhverjum sérhæfðum forrit eins og 1C.
Gögnin sem færð eru inn í töflurnar breytast í rauntíma, það er að segja hvenær sem er er hægt að sjá stöðu mála í fyrirtækinu, öryggi er innbyggt, hægt er að takmarka aðgang við ákveðna aðila.
Þróun byggingarlistar og gagnauppbyggingar
Barnaleikherbergið býður upp á nokkra grunnþjónustu.
- Hefðbundin heimsókn - þegar viðskiptavinur kaupir tíma í leikherbergi barna sinna.
- Heimsókn undir eftirliti - þegar viðskiptavinur kaupir tíma í leikherbergi barna sinna og greiðir aukalega fyrir eftirlit. Það er, viðskiptavinurinn getur yfirgefið barnið og haldið áfram að sinna sínum málum og herbergisstarfsmaðurinn mun fylgjast með og leika við barnið í fjarveru foreldris.
- Opið afmæli — viðskiptavinurinn leigir sér borð fyrir matar- og sætisgesti og greiðir fyrir venjulega heimsókn í leikherbergið á meðan herbergið starfar eins og venjulega.
- Lokað afmæli — viðskiptavinurinn leigir allt húsnæðið; á leigutímanum tekur herbergið ekki við öðrum viðskiptavinum.
Það er mikilvægt fyrir eigandann að vita hversu margir heimsóttu herbergið, á hvaða aldri þeir voru, hversu miklum tíma þeir eyddu, hversu miklum peningum þeir græddu, hversu mikil útgjöld voru (það kemur oft fyrir að stjórnandinn þarf að kaupa eitthvað eða borga fyrir eitthvað, til dæmis, afhendingu eða vatn), Hvað voru margir afmælisdagar?
Eins og öll upplýsingatækniverkefni byrjaði ég á því að hugsa í gegnum arkitektúr framtíðarkerfisins og vinna úr gagnaskipulaginu. Þar sem eiginkonan er í forsvari fyrir viðskiptunum veit hún allt sem hún þarf til að sjá, stjórna og stjórna, svo hún kom fram sem viðskiptavinurinn. Í sameiningu gerðum við hugarflug og gerðum kröfur til kerfisins, á grundvelli þeirra hugsaði ég í gegnum virkni kerfisins og bjó til eftirfarandi uppbyggingu skráa og möppna í Google Drive:
„Yfirlit“ skjalið inniheldur almennar upplýsingar um fyrirtækið: tekjur, gjöld, greiningar
Í kostnaðarskjalinu eru upplýsingar um mánaðarleg útgjöld félagsins. Fyrir meira gagnsæi, skipt í flokka: skrifstofukostnaður, skattar, starfsmannakostnaður, auglýsingakostnaður, annar kostnaður.
mánaðarleg útgjöld
Yfirlitstafla yfir útgjöld ársins
Tekjumöppan inniheldur 12 Google Sheets skrár, eina fyrir hvern mánuð. Þetta eru helstu vinnuskjölin sem starfsmenn fylla út á hverjum degi. Þeir innihalda lögboðinn mælaborðsflipa og flipa fyrir hvern virkan dag. Mælaborðsflipi sýnir allar nauðsynlegar upplýsingar fyrir yfirstandandi mánuð til að fá skjótan skilning á málefnum og gerir þér einnig kleift að stilla verð og bæta við þjónustu.
Mælaborðsflipi
Daglegur flipi
Í ferli viðskiptaþróunar fóru að birtast viðbótarþarfir í formi afsláttar, áskrifta, viðbótarþjónustu og viðburða. Við innleiddum þetta líka með tímanum, en þetta dæmi sýnir grunnútgáfu kerfisins.
Að búa til virkni
Eftir að ég hafði fundið út helstu vísbendingar, útfært arkitektúr og gagnaskipti milli aðila, byrjaði ég á innleiðingu. Það fyrsta sem ég gerði var að búa til Google Sheet skjal í tekjumöppunni minni. Ég bjó til tvo flipa í því: mælaborði og fyrsta degi mánaðarins, sem ég bætti eftirfarandi töflu inn í.
Aðal vinnublað
Þetta er aðal vinnublaðið sem stjórnandinn mun vinna með. Hann þarf bara að fylla út nauðsynlega reiti (merktir með rauðu), og kerfið mun sjálfkrafa reikna út allar nauðsynlegar vísbendingar.
Til að draga úr innsláttarvillum og þægindum var reiturinn „Tegund heimsóknar“ útfærður sem fellilisti yfir veitta þjónustu, sem við getum breytt á stjórnborðssíðunni. Til að gera þetta bætum við gagnasannprófun við þessar frumur og tilgreinum það bil sem á að taka gögnin frá.
Til að draga úr mannlegum mistökum í útreikningum bætti ég við sjálfvirkum útreikningi á klukkutímunum sem viðskiptavinurinn eyddi í herberginu og peningaupphæðinni.
Til að gera þetta þarf stjórnandi einfaldlega að merkja komutíma viðskiptavinar (dálkur E) og brottfarartíma (dálkur F) á sniðinu HH: MM. Til að reikna út heildartímann sem viðskiptavinur eyðir í leikherberginu nota ég þessa formúlu:
=IF(ISBLANK($F8); ""; $F8-$E8)Til að reikna sjálfkrafa út peningaupphæðina fyrir að nota þjónustu, þurftum við að nota flóknari formúlu, þar sem verð á klukkustund getur verið mismunandi eftir tegund þjónustu. Þess vegna varð ég að binda gögnin við þjónustutöfluna á mælaborðssíðunni með því að nota QUERY aðgerðina:
=ROUNDDOWN(G4*24*IFERROR(QUERY(dashboard!$G$2:$H$5; "Select H where G = '"& $D4 & "'");0)Til viðbótar við aðalaðgerðirnar bætti ég við viðbótaraðgerðum til að útrýma óæskilegum IFERROR eða ISBLANK villum, sem og ROUNDDOWN aðgerðinni - til að vera ekki að skipta mér af litlu hlutunum, námundaði ég lokaupphæðina niður, í átt að viðskiptavininum.
Auk aðaltekna (leigutíma) eru í leikherbergi fyrir börn aukatekjur í formi þjónustu eða sölu á leikföngum og starfsmenn leggja í smá kostnað, til dæmis að borga fyrir drykkjarvatn eða kaupa nammi fyrir hrós, allt þetta verður líka að taka með í reikninginn.
Þess vegna bætti ég við tveimur töflum í viðbót þar sem við munum skrá þessi gögn:
Til að gera það auðveldara að vinna með skiltin litaði ég þau og bætti skilyrtu sniði við reitina.
Aðaltöflurnar eru tilbúnar, nú þarftu að setja aðalvísana inn í sérstaka töflu þannig að þú sjáir greinilega hversu mikið þú þénaði á dag og hversu mikið af þessum peningum er í sjóðsvélinni og hversu mikið er á kortinu.
Til að leggja saman peningana eftir greiðslutegund, notaði ég aftur QUERY aðgerðina:
=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Наличка'"» и «=QUERY(I8:J;"SELECT sum(J) WHERE I='Карта'")Í lok vinnudags þarf stjórnandi aðeins að tvítékka tekjur og þarf ekki að gera handvirkan endurútreikning. Við þvingum mann ekki til viðbótarvinnu og eigandinn getur horft á og stjórnað aðstæðum hvenær sem er.
Allar nauðsynlegar töflur eru tilbúnar, nú munum við bara afrita flipann fyrir hvern dag, númera hann og fá eftirfarandi.
Frábært! Næstum allt er tilbúið, allt sem er eftir er að birta allar helstu vísbendingar fyrir mánuðinn á mælaborðsflipanum.
Til að fá heildartekjur mánaðarins geturðu skrifað eftirfarandi formúlu
='1'!D1+'2'!D1+'3'!D1+'4'!D1+'5'!D1+'6'!D1+'7'!D1+'8'!D1+'9'!D1+'10'!D1+'11'!D1+
'12'!D1+'13'!D1+'14'!D1+'15'!D1+'16'!D1+'17'!D1+'18'!D1+'19'!D1+'20'!D1+'21'!D1+
'22'!D1+'23'!D1+'24'!D1+'25'!D1+'26'!D1+'27'!D1+'28'!D1+'29'!D1+'30'!D1+'31'!D1þar sem D1 er hólfið með daglegum tekjum og '1', '2' og svo framvegis eru heiti flipans. Á nákvæmlega sama hátt fæ ég gögn um aukatekjur og gjöld.
Til glöggvunar ákvað ég að sýna heildararðsemi eftir flokkum. Til að gera þetta þurfti ég að velja flókið og flokka úr öllum flipunum og sía og fjarlægja tómar og óþarfa línur.
Arðsemi eftir flokkum
Helstu tekjubókhaldsverkfærið er tilbúið, nú munum við bara afrita skrána fyrir hvern mánuð ársins.
Eftir að ég bjó til tól fyrir bókhald og eftirlit með tekjum fór ég að búa til kostnaðartöflu þar sem við tökum tillit til allra mánaðarlegra útgjalda: leigu, launa, skatta, vörukaupa og annarra gjalda.
Í núverandi ársmöppu bjó ég til Google Sheet skjal og bætti við það 13 flipa, mælaborði og tólf mánuðum.
Mælaborðsflipi
Til glöggvunar hef ég í mælaborðsflipanum tekið saman allar nauðsynlegar upplýsingar um fjármagnsgjöld ársins.
Og í hverjum mánaðarflipa bjó ég til töflu þar sem við munum halda utan um alla peningaútgjöld fyrirtækisins eftir flokkum.
Mánaðarflipi
Það reyndist mjög þægilegt, nú geturðu séð og stjórnað öllum útgjöldum fyrirtækisins, og ef nauðsyn krefur skoðað söguna og jafnvel gert greiningar.
Þar sem upplýsingar um tekjur og gjöld eru í mismunandi skrám og ekki er mjög þægilegt að fylgjast með, ákvað ég að búa til eina skrá þar sem ég tók saman allar viðeigandi upplýsingar sem nauðsynlegar eru fyrir eigandann til að stjórna og stjórna fyrirtækinu. Ég nefndi þessa skrá „Yfirlit“.
snúningstöflu
Í þessari skrá bjó ég til töflu sem tekur við mánaðarlegum gögnum úr töflum, fyrir þetta notaði ég staðlaða aðgerðina:
=IMPORTRANGE("url";"dashboard!$B$1")þar sem ég sendi skjalauðkennið sem fyrstu röksemdina og innflutta sviðið sem seinni færibreytuna.
Síðan tók ég saman ársreikning: hversu mikið var unnið, hversu miklu var eytt, hver var hagnaðurinn, arðsemi. Sýndi nauðsynleg gögn.
Og til þæginda, svo að eigandi fyrirtækisins geti séð öll gögnin á einum stað og ekki keyrt í gegnum skrár, samþætti ég möguleikann á að velja hvaða mánuð ársins sem er og sýna lykilvísa í rauntíma.
Til að gera þetta bjó ég til tengil á milli mánaðar og skjalauðkennis
Síðan bjó ég til fellilista með því að nota „Gögn -> Gagnaprófun“, tilgreindi svið hlekksins og stillti innflutning með kvikum hlekk á skjalið
=IMPORTRANGE("'"& QUERY(O2:P13;"SELECT P WHERE O ='"& K7 &"'") &"'"; "dashboard!$A1:$B8")Ályktun
Eins og þú sérð er það ekki eins erfitt og það kann að virðast að bæta ferlana í fyrirtækinu þínu og þú þarft ekki að hafa neina ofurkunnáttu til að gera það. Þetta kerfi hefur auðvitað marga annmarka og eftir því sem fyrirtækið stækkar verður ómögulegt að nota það, en fyrir lítið fyrirtæki eða í byrjun þegar tilgáta er prófuð er þetta frábær lausn.
Þetta leikherbergi hefur verið að vinna að þessari lausn á þriðja ári og aðeins á þessu ári, þegar við skiljum vel alla ferla, þekkjum við viðskiptavini okkar og markaðinn. Við ákváðum að búa til fullbúið viðskiptastjórnunartæki á netinu.
PS
Það er ekki mjög þægilegt að nota Google Sheets til að fylgjast með fyrirtækinu þínu, sérstaklega úr símanum þínum. Svo ég gerði það , sem sýnir allar helstu viðskiptavísa í rauntíma á þægilegu sniði
Heimild: www.habr.com