Halló allir, ég heiti Konstantin Kuznetsov, ég er forstjóri og stofnandi RocketSales. Á upplýsingatæknisviðinu er nokkuð algeng saga þegar þróunardeildin býr í sínum eigin alheimi. Í þessum alheimi eru loftrakatæki á hverju borði, fullt af græjum og hreinsiefnum fyrir skjái og lyklaborð, og líklegast eigið verkefna- og verkefnastjórnunarkerfi.
Hvað er málið?
Kannski er það ekkert fyrir suma. En við lentum í vandræðum. Við smíðum og sjálfvirkum sölukerfi, innleiðum CRM og búum til skýjainnviði fyrir fyrirtæki. Til viðbótar við þróunar- og framleiðsludeildir eru oft markaðsmenn, sölumenn, endurskoðendur og aðrir starfsmenn í verkefnum viðskiptavina. Og við fórum að hugsa um hvernig ætti að skipuleggja skilvirkt verkefnastjórnunarferli.
Ef þróunar- og framleiðsluferlið er skipulagt á vettvang eins og Jira eða GitLab, þá enginn nema þroski skilur hvað er hvað. Til að taka þriðja aðila starfsmann inn í verkefni þarf að hitta hann, útskýra samhengið, skrá verkefnið einhvers staðar, fylgjast svo með hversu reiðubúinn er í vinnuspjalli, fá niðurstöðuna í gegnum spjallið og setja hana inn í Jira. Og svo í hvert skipti.
Þróunin er skorin úr öðrum deildum fyrirtækisins, þær vita ekki hvernig þær eiga að taka okkur þátt og við vitum ekki hvort þær þurfa þátttöku okkar.
Fyrir nokkrum árum síðan uppgötvuðum við Asana pallinn. Í þessu efni vil ég segja þér hvernig við skipulögðum þróunar- og framleiðslustjórnunarferlið til að:
- allt fyrirtækið starfaði í einu vistkerfi,
- allir höfðu næga virkni,
- hægt var að áætla kostnað við hvert verkefni í klukkustundum og peningum,
- vinnan með viðskiptavinum var langtíma: ekki innan ramma eins verkefnis, heldur innan ramma heils verkefnis með stöðugum hugmyndasöfnun.
Smá um að kynnast Asana
Ég eyddi 10 árum í að leita að þægilegum hugbúnaði fyrir verkefnastjórnun. Trello, Jira, Planfix, Megaplan, Bitrix24 og tugir annarra verkefnarekenda stóðust ekki styrkleikaprófið. Svo fann ég Asana. Og allt gekk upp.
Að okkar mati er þetta besti og ört vaxandi vettvangurinn fyrir verkefna- og verkefnastjórnun. Í dag er Asana leiðandi á heimsvísu í vinsældum og ánægju notenda. Þetta sést af g2 einkunnatöflunni.
Við erum aðdáendur Asana, við fengum meira að segja vottun til að geta innleitt það fyrir viðskiptavini okkar.
Ég mun lýsa í stuttu máli ferlinu frá sölu til framkvæmdar
Þar sem við seljum upplýsingatækniþjónustu er trektin okkar frekar löng og undir lokin fer hún inn í framleiðslu- og stundum þróunardeildina.
Söludeildin framkvæmir staðlaðar meðhöndlun: endurskoðun, samþykki CP, undirritun samnings, flutningur viðskipta í framleiðslu. Framleiðslan getur ekki samþykkt samninginn: það verður að tilgreina fjárhagsáætlun, dagsetningu flutnings í framleiðslu og áætlaðan tímasjóð fyrir framkvæmd verkefnisins.
Þökk sé samsetningunni amoCRM + Asana, þegar færslur eru fluttar frá söludeild yfir í framleiðslu og til baka, truflast vinnu hvergi. Blár gefur til kynna ábyrgðarsvið söludeildarinnar, appelsínugulur gefur til kynna framleiðsludeildina og bleikur gefur til kynna þróunardeildina.
Mikilvægt er að þróunardeild, ólíkt hönnunardeild, komi ekki að hverju verkefni. Stundum þarf ekki sérsniðnar lausnir til að setja upp kerfi.
Svo, þegar framkvæmdastjórinn samþykkti verkefnið til framleiðslu, fer sölustjórinn til Asana með 1 smelli (skjáskot). Frá amoCRM er verkefnið sjálfkrafa búið til í Asana.
Verk (verkefni) með verkefnakorti og viðskiptatillögum er sjálfkrafa búið til á sameiginlegu verkefnaborði viðskiptavinarins. Allir viðskiptavinir sem eru í framleiðslu eru sýndir hér. Hér er skipaður ábyrgur stjórnandi, settir tímar, tegund verks valin og verkefnastöðu breytt.
Stjórnandinn getur ræst hvaða fyrirhugaða sjálfvirka viðskiptaferla sem er í verkefninu:
- Finndu/búa til viðskiptavinaverkefni + Hengja verkefni þar við
- Fylltu út verkefnið með upplýsingum um viðskipti
- Búðu til samning úr núverandi verkefni
Verkefnið er fyllt með öllum gögnum sem tilgreind eru í amoCRM. Það fer eftir tegund þjónustunnar, sett af undirverkefnum er strax búið til til að útfæra raunverulegar vinnueiningar. Verkefnastjórinn á eftir að sundra ítarlegum verkefnum, úthluta ábyrgðum og tímamörkum.
Þessi stjórn hjálpar til við að takast á við ný verkefni. En að fylgjast með núverandi stöðu og tilvist verkefna í hættu á því er óþægilegt.
Hvernig við flokkum verkefni og verkefni viðskiptavina
Frá aðalstjórn allra verkefna bætir framkvæmdastjóri verkefninu við 3 stjórnir til viðbótar:
- persónuleg stjórn viðskiptavinar;
- safn virkra viðskiptavina;
- eignasafn stjórnenda.
Við skulum reikna út hvers vegna við þurfum hverja eininguna.
Á skjáskotinu sem þú sérð persónulega stjórn viðskiptavinar.
Af hverju þetta borð?
Áður var hugsað út frá verkefnum. Ég kláraði verkefnið og fór að gera annað. Það kom í ljós að við vorum að vinna fyrir viðskiptavininn nákvæmlega þá vinnu sem hann bað um. En við vildum byggja upp langtímasambönd, svo við fórum frá því að vinna með verkefni yfir í að vinna með viðskiptavinum.
Við pössum upp á að skrifa niður allar hugmyndir að úrbótum fyrir viðskiptavininn. Jafnvel þótt það sé hugsun sem viðskiptavinurinn kastar óvart upp í loftið, þá lagum við hana og klárum hana. Þannig myndast verkefnasöfnun, vinnan við viðskiptavininn lýkur ekki.
Hvað er á þessu borði?
Asana okkar er tengt nokkrum þjónustum:
- CRM kerfi (fyrir samskipti við söludeild),
- TimeDoctor (fyrir tímamælingar),
- ERP kerfi (til að safna saman öllum gögnum í einu viðmóti).
Við höfum kynnt fljótlegt auðlindastjórnborð í Asana. Þú bendir á plötuna fyrir ofan verkefnið og sérð hver vann við verkefnið og hversu lengi og hvaða bónus þeir fengu.
Vinna framleiðsludeildar er áætlað á klukkustund og því var mikilvægt fyrir okkur að fylgjast vel með hversu miklum tíma hver starfsmaður eyddi í að leysa vandamál viðskiptavina.
Hverjir eru kostir þess að nota borð?
Þess vegna sjáum við í ERP kerfinu Verkefnaskýrsla. Staða viðskipta, þátttakendur verkefnis, fjárhagsáætlun verkefnis, fjöldi vinnustunda og tímafrestir.
Við getum spáð fyrir um kostnað við sambærileg þróunarverkefni, KPI útreikningar verða algjörlega gagnsæir og það er ekkert pláss fyrir blekkingar um að þróun taki aðeins nokkrar klukkustundir. Ef nauðsyn krefur höfum við alltaf viðmót sem við getum sýnt viðskiptavinum til að tilkynna.
Asana Skjalataska
Þessi virkni hefur verið innleidd í Asana í langan tíma. En við kunnum ekki að meta það strax. Í fyrstu söfnuðum við einfaldlega öllum verkefnum stjórnenda okkar í eignasöfn. Í ljós kom að á meðan hann starfaði hjá fyrirtækinu vann Denis Kiselev með 61 viðskiptavinum.
Það er töff að vita, en ekki nóg til að réttlæta þann tíma sem fer í að safna því. Og við skoruðum á skjalatöskum. Allt breyttist þegar við lögðum verkefni í Asana að jöfnu við eina færslu í CRM kerfinu.
Áður gerðist framkvæmdastjóri áskrifandi að öllum verkefnum og fékk tilkynningar um allar breytingar í pósthólfinu (tilkynningarstraumur). Hver stöðuuppfærsla og ný athugasemd voru birt í straumnum, byrjað á þeirri nýjustu. Á mánudaginn settist framkvæmdastjórinn niður og kláraði verkefni úr pósthólfinu í röð. Það var ekkert talað um forgangsröðun og stundum tókst ekki að ná mikilvægum verkefnum.
Nú er starfsmannasafn og verkefnadeildarsafn. Í fyrsta lagi stýrir framkvæmdastjóri verkefnum sínum, seinni veitir stjórnanda stjórnunarvirkni varðandi núverandi vinnuálag allra starfsmanna.
Eignasafn hönnunardeildar
Á skjáskotinu má sjá verkefni flokkuð eftir starfsmönnum.
Einu sinni í viku uppfærir verkefnastjóri stöðu hvers verkefnis. Skrifar hvað var gert í síðustu viku og hvað er fyrirhugað í næstu viku. Setur eitt af þremur merkjum: undir stjórn, í hættu, það eru vandamál.
Stjórnandinn getur fljótt metið:
- núverandi magn viðskiptavina í hönnunardeildinni,
- fjöldi verkefna í vinnu hjá hverjum stjórnanda,
- fjöldi tímabærra verkefna í verkefnum,
- tilvist vandamála og nauðsyn þess að taka þátt í verkefnum,
- skilafresti verkefna, tíma sem varið er, áfangastig og forgangur verks.
Söfn hjálpa okkur líka við skýrslugerð. Eftir uppfærslu á verkefnastöðu er sjálfkrafa send skýrsla um lokið og fyrirhugað verk í viðskiptavinaspjallið.
Starfsmannasafn
Jafnvel yfirmaður hönnunardeildar hefur sitt eigið eignasafn. Ef hann, pah-pah-pah, fjarlægir vald sitt mun nýi aðilinn sjá öll verkefnin undir hans stjórn, sem hann verður að fylgjast með áfram.
Starfsmenn Línu kunnu einnig að meta þægindin við áætlanagerð í eignasafninu. Í „Hlaða“ flipanum greinir Asana magn verkefna með hliðsjón af tímamörkum og varar við ef starfsmaður hefur skipulagt of mikið verkefnamagn. Þú getur breytt fresti og breytt upplýsingum án þess að fara úr þessum flipa.
Villulausn og sérsniðin þróun
Við erum með sérstakt teymi sem ber ábyrgð á þróun. Sem hluti af viðskiptaferli fær það verkefni af tveimur gerðum:
- galla,
- ný þróun.
Villur eru skoðaðar, metnar með tilliti til gagnrýni og fluttar til vinnu af tækniþjónustunni.
Þróunarverkefni koma ýmist frá innri vöruuppsöfnun fyrirtækisins eða frá verkefnastjóra ef samsvarandi beiðni er frá viðskiptavini.
Þróunarferlið lítur almennt svona út.
Verkefni falla á þróunarráð í Asana. Hér er hún.
Verkefnastjórinn velur tegundina „Bug“ eða „Eiginleika“, setur gagnrýnistigið, gefur til kynna viðskiptavininn og innri deildir fyrirtækisins sem verkefnið hefur áhrif á. Þegar verkefnið uppfyllir allar kröfur innri reglugerðar, smellir forstöðumaður á eldingartáknið í efstu stikunni fyrir ofan verkefnið og ræsir sjálfvirka viðskiptaferlið „Með í þróun“.
Sviðsstjóri þróunarsviðs fær tilkynningu um nýtt verkefni til námsmats og er verkefnið sjálft fært í sérstaka stjórn með sama nafni á meðan matið stendur yfir.
Eftir mat færir stjórnandi verkefnið á sprett sem samsvarar þeim mánuði sem áætlað er að ljúka. Verkefni eru alltaf á mörgum töflum á sama tíma:
- í persónulegri stjórn verkefnisstjóra,
- á stjórn tækniaðstoðar,
- í þróunarráði.
Allir þátttakendur og starfsmenn sem fylgjast með verkefninu sjá framvindu verkefnisins, fá tilkynningar og eiga umræður beint í athugasemdum við verkefnið. Þegar verkefni er lokið „tekur“ verkefnastjórinn eða ábyrgur tækniaðstoðarsérfræðingur það til sín til að halda áfram að vinna að verkefninu.
Hvað gerðist þegar við komum þróunar- og framleiðsludeildunum aftur í eitt umhverfi með teyminu?
Í fyrsta lagi er verkefni viðskiptavina hafa orðið langtíma. Vegna stöðugt endurnýjunar eftirbáta hækkaði meðalreikningurinn.
Í öðru lagi, gæði verkefna hafa aukist mikið þar sem þróunardeild gat hvenær sem er spurt spurninga til markaðsmála, sölu, bókhalds o.fl. Við gátum tímanlega tengt nauðsynlega hæfni liðsins og boðið upp á lausnir á allt öðru stigi.
Í þriðja lagi starfsmenn, stjórnendur og viðskiptavinir fengu fullt gagnsæi í skipulögðum og unnin verkefnum. Við lærðum hvernig á að STJÓRA verkefna og komumst að því að þetta er algerlega tæknilegt ferli sem hægt er að útrýma mannlega þættinum nánast alveg.
Fjórða, liðið er orðið meira sameinað. Áður höfðu starfsmenn litla hugmynd um hvað goðsagnakenndar þróunar- og framleiðsludeildir voru að gera.
Nú, að sjá þróunarferlið og tæknilega uppsetningu kerfa:
- söludeildin finnur í henni hugmyndir og innblástur um hvernig eigi að selja,
- Markaðsmenn taka reglulega gagnlegt efni fyrir færslur, greinar, staðsetningu og auglýsingatexta,
- stjórnendur greina þarfir og hegðun viðskiptavina, aðlaga stefnu.
Niðurstaðan var vinna-vinna-vinna umbreyting þar sem við, viðskiptavinir okkar og samstarfsaðilar okkar nutum góðs af. Mér þætti vænt um ef þú deilir skoðun þinni í athugasemdunum: var eitthvað gagnlegt í greininni minni og hvaða verkefnastjórnunaraðferðir notar þú við þróun!
Heimild: www.habr.com