Halló aftur. Þetta er framhald af greininni um skipulagningu á hakkaþoni nemenda.
Að þessu sinni mun ég segja þér frá vandamálunum sem komu upp rétt á meðan á hakkaþoninu stóð og hvernig við leystum þau, staðbundnum viðburðum sem við bættum við staðalinn „kóða mikið og borða pizzu“ og nokkur ráð um hvaða forrit ætti að nota til að auðveldast skipuleggja viðburði af þessum mælikvarða.
Eftir að öllum fjárhagslegum undirbúningi er lokið hefst áhugaverðasta stigið: undirbúningur síðunnar. Hér getur þú fundið stærsta fjölda vandamála og vandamála sem þú hugsar ekki einu sinni um. Byrjum á því að panta mismunandi snakk og búnað. Þetta leiðir strax til tveggja meginvandamála: hver mun taka á móti þeim og hvar á að setja það allt? Ég minni enn og aftur á að allir skipuleggjendurnir eru nemendur og sjálft hakkaþonið fór fram 26.-27. janúar, sem er einmitt um miðjan þriðjunginn. Fyrir hverja pöntun þurftum við 4-5 manns (miðað við umfang viðburðarins gætum við auðveldlega fengið 20-30 kassa af drykkjum í einu) og eini möguleikinn var að leita að sjálfboðaliðum meðal annarra námskeiða. Þú getur auðvitað notað Facebook hópa til að finna þá, en Slack er frambjóðandi okkar fólks. Hægt er að búa til sérstaka rás fyrir hverja sendingu, samþætta þær í Trello (forrit til að búa til aðgerðalista) og bæta svo við þeim sem samþykktu að hjálpa og skrá allt sem barst í Trello. Þannig að allt hefur borist, jafnvel við skulum gera ráð fyrir að sendingin hafi verið í réttri háskólabyggingu (tvisvar sinnum afhentu þeir hana í aðrar byggingar, og allt í lagi, Imperial var næstum eingöngu í South Kensington, þau hefðu getað verið afhent til University of London fyrir mistök) og að við eigum nóg af fólki og nokkrum kerrum til að flytja sérstaklega þungar farm, hvað næst? Hvert á allur þessi farmur að fara? Hvert stórt háskólasamfélag hefur sitt litla vöruhús fyrir slíka viðburði. Því miður passar líklega ekki allt í 2x3 herbergi. Þetta er þar sem styrktaraðilar háskólans komu okkur til hjálpar. Nokkur tonn (!) af drykkjum og snakki bárust til samstarfsaðila okkar frá nemendafélaginu. Lítil útrás. Hver deild hefur sitt eigið stéttarfélag: verkfræði, læknisfræði, vísinda og jarðfræði. Verkfræðideildin okkar hefur um það bil 2 laus herbergi (en shhh, ég veit ekki hversu mikið þetta fylgir háskólareglum) var algjörlega (!) breytt í vöruhús fyrir einn viðburð. Næst verður tímafrestur um hvernig við komum þessum hlutum þaðan út. Bakið á mér þakkaði mér alls ekki á eftir.
Það er mjög erfitt að finna hvar á að geyma alla þessa hluti og enn erfiðara að dreifa þeim rétt. Til viðmiðunar: það eru 3 svæði alls. Neðri og 2 efri hackathons. Stærðirnar eru um það bil jafnar og almennt eru engin vandamál með dreifingu. Þangað til fólk með sérstakar mataræði kemur fram. Vegan, grænmetisætur og margt fleira. Við sendum alltaf út spurningalista með fyrirvara svo við vitum hversu mikið á að panta. Eðlilega er tölvupóstur gleymdur og glataður. Þess vegna bætum við alltaf 20% við aðalpöntunina í formi sérvara til vara, eins og smjörlíki með glútenfríu deigi. Dýrt? Án efa. En það síðasta sem við þurfum eru herskáir veganarnir sem geta ekki fengið nóg af dýralausum mat. Nútíma vandamál krefjast nútímalegra lausna.
Segjum að allt passi með kraftaverkum. Galdur, hvorki meira né minna. Jafnvel að allt hafi verið borið á sinn stað á einni nóttu. Hvað er næst? Manstu hvað ég sagði um "swag"? Já, og við the vegur, allir styrktaraðilar hafa einn. Og allir eru hannaðir fyrir að minnsta kosti 200 manns, og fyrir stóra styrktaraðila er það yfirleitt fyrir 300. Það þarf líka að geyma, en það er ekki aðalatriðið. Ég sagði líka að við höfum okkar eigin "swag". Og hér er það fyrir 500 manns. Og vandamálið er sundrungin. Margt barst kvöldið fyrir hakkaþonið og var ekki möguleiki á að vera tilbúinn í það. Þar að auki verður að pakka öllum þessum hlutum vandlega í töskur. 500 stykki. 500, Karl. Þannig að við urðum að skipuleggja óundirbúið færiband: það voru áfengir drykkir á barnum, stuttermabolir, sett með líma og pensli, krúsir, límmiðar og ég man ekki einu sinni hversu margt annað. Og þrátt fyrir að við pöntuðum þessa fegurð frá mismunandi birgjum og þeir komu allir á mismunandi tímum. Ég þurfti að leggja hart að mér þannig að sem bónus við að skipuleggja viðburðinn sjálfan vann ég líka í hlutastarfi í verksmiðju. Spoiler: við kláruðum undirbúninginn klukkan 4 og byrjuðum klukkan 8:30. Ég var bara til miðnættis svo ég gæti verið á vakt það sem eftir var nótt. Svo kemur frekar leiðinlegt við að raða borðum, raða framlengingarsnúrum og öðru skyldudrasli.
X-tíminn er kominn. Styrktaraðilar koma snemma, koma sér fyrir, leggja taktískt „swag“ sitt til að laða að fleiri nemendur. Eftirminnilegt: eitt fyrirtæki sagði við opnunina að það væru tvær tegundir vinnuveitenda. Þeir sem borga vel bera virðingu fyrir starfsfólki sínu og leyfa þeim að þróast á skapandi hátt. Svo sem eins og (nafn fyrirtækis). Og allir aðrir styrktaraðilar geta sagt frá þeim síðarnefndu með eigin fordæmi. Þessi setning varð kandídat til verðlauna fyrir besta meme (um verðlaun þess alveg í lok síðustu greinar). Nemendur mæta eins snemma og hægt er til að grípa eins marga hluti og þeir geta ókeypis. Hér eru nokkur orð um hvernig við hleypum þeim inn. Miðar eru keyptir hjá Eventbride og allir skipuleggjendur eru með skannaforrit. Vandamál hefjast þegar þátttakendur lesa ekki skilyrðin: Lágmarksaldur er til dæmis 18 ára eða hafa vegabréfið með þér, eða jafnvel ekki er hægt að flytja miða eftir frestinn (þremur dögum fyrir hackathon). Mörgum þarf því miður að hafna. En eftir því sem ég man eftir: tveir sem gleymdu vegabréfunum sínum frá London svo þeir fóru bara heim og tóku þau með sér. Við leyfðum þeim sem fengu miðana að fara á eftir öllum, þeir skönnuðu miðana svo seinna meir myndi eigandi þeirra ekki reyna að sleppa í gegn með bónus.
Nú aðeins um vandamálin með miðana sjálfa: þeir eru aðeins um 400. Auk nokkurra fyrir útskriftarnema, sem skilnaðargjöf. Upphaflega héldum við þeim á háskólavefnum en þeim fækkaði jafnt og þétt 10 mínútum fyrir upphaf útsölu þar til 30 mínútum eftir upphaf og var þeim dreift algjörlega af handahófi meðal þátttakenda. Ég er nú þegar þögull um keppnisaðstæður vegna þess að við seldum að meðaltali 20-30 meira en við hefðum átt að gera. Lausnin var Eventbride vefsíðan. Það höndlar álagið fullkomlega, miðar fljúga að meðaltali í burtu á 1-3 sekúndum í hverri lotu og þeir eru gefnir út nákvæmlega samkvæmt áætlun. En hér kemur annað vandamál upp: heiðarleiki þátttakenda. Frá fyrsta Google hlekknum er hægt að hlaða niður og stilla vélmenni, og helst reynum við að hræða svona klárt fólk til að hætta við miðana sína. Í raun og veru er nánast ómögulegt að sanna að þú hafir ekki notað/notað bot. Miðum er aftur á móti skipt í Imperial/alla aðra og (smá mismunun) fyrir nemendur okkar eru þeir aðeins fleiri. Fyrir deildina til að hjálpa, þetta eru reglurnar.
Næst eru sértækari undirbúningsvandamál. Einn af þeim viðburðum sem við höldum nær miðnætti er opinn bar. Auðvitað, í hackathon menningu og skorti á svefni, er þetta ekki alltaf góð hugmynd. Þess vegna koma fáir í heimsókn. En þeir sem koma eru alltaf ánægðir, drykkir eru ókeypis (allt að 5 GBP innifalið), frekar mikið framboð af fylgiseðlum, auk þess sem þetta er frábær leið til að slaka á eftir heilan dag af stanslausu hackathon. Ókostirnir eru líklegri fyrir skipuleggjendur: Margir, í rólegheitunum, á meðan skipuleggjendur eru þreyttir á að horfa á allt, ná að verða nokkuð drukknir. Auðvitað er það okkar að takast á við þá. En það kom aldrei til alvarlegra vandamála. Það er mikilvægt að hafa í huga að líkt og hackathon er kvöldbarinn með bakhjarl. Og í ár skemmtu þeir sér vel og keyptu „jaeger-sprengjur“ fyrir alla viðstadda. Það var mjög erfitt að útskýra (sem ég er allur fyrir, hella meira) að hálfdauður þátttakendur á háskólasvæðinu eru aðeins öðruvísi en þeir sem þeir vilja ráða inn í fyrirtæki sitt og stöðva þennan glundroða um 30. kokteilinn. Eftir það var hin goðsagnakennda Nandos kjúklingasending.
Það er goðsagnakennt vegna þess að eigendur veitingahúsa á staðnum komu ásamt sendimönnum sínum til að sjá hverjir ákváðu að eyða nokkrum þúsundum í kjúkling á laugardagskvöldi. Alls tók það okkur 2 tíma og 30 sjálfboðaliða að losa allt og dreifa því á milli svæða. Myndir fylgja með. Ekki gleyma að hrópa „vegan hérna,“ annars munu þeir borða grænmetisfæði í stað vegan matar og bölva þér síðan. Annar eftirminnilegur viðburður var karókí. Þar voru allir þegar að djamma, líka við. Ímyndaðu þér bara: 200 manns hernema fyrirlestrarsal klukkan 2:XNUMX og syngja algjörlega tilviljunarkennd lög (ég söng Let It Go, systir mín væri stolt). Þetta var dásamlegt, en aftur dæmigerð vandamál: að koma með búnað, setja hann upp, semja við öryggisgæsluna og bókasafnið (laugardagskvöldið er mjög vinsæll heimsóknartími) svo að okkur yrði ekki hent út. Öryggisvörðurinn var beðinn um að syngja en þeir neituðu.
Þetta er auðvitað allt skemmtilegt. En. Hackathonið stendur yfir í tvo daga: þátttakendur geta komið og farið. Skipuleggjendur eru það ekki. Alls svaf ég 3.5 tíma á tveimur dögum og 5 tíma daginn áður. Og það er vegna þess að aðrir sjálfboðaliðar neyddu það (og að fara á barinn gerði vart við sig). Þú gætir sofið annað hvort í aðskildu herbergi með jógamottum, eða hvar sem þú gætir. Ég svaf á stól, það er ekki bannað samkvæmt lögum, ég sef hvar sem ég vil. Aðalatriðið er að það ættu að vera 3 menn vakandi fyrir hvert hackzone. Annað verkefni var að skoða skjávarpann reglulega þar sem hann gæti ofhitnað og við áttum örugglega ekki aukapening til viðgerða. Til að setja það upp þurftum við 6 manns og 2 kerrur. Almennt séð voru hálskirtlarnir uppteknir nánast allan tímann. Á einhverjum tímapunkti byrjuðum við að útdeila popp og nammi, aftur vorum við sjálfar sem elduðu. Eldvarnarstigið lækkaði umtalsvert þegar ég tók upp poppið á meðan ég hitaði upp „því núna fara þau að fljúga inn og ég mun ekki eiga neitt eftir.“
Þessi hluti fór í gegnum mörg vandamál innan stofnunarinnar og lausnir þeirra. Verkfræðingar eftir allt saman. En gríðarlegur fjöldi atriða var enn á bak við tjöldin: hvaða vandamál voru uppi í sjálfu hackathoninu, val á verðlaunum og verðlaunum, hvernig „snjöll“ atkvæðagreiðslan virkaði, umsagnir frá styrktaraðilum og hvernig við brugðumst við að þrífa húsnæðið viku eftir viðburðurinn. Og líka smá sveigjanleiki: þetta er fyrsta hackathon nemenda sem fær umfjöllun á BBC. Ég mun líka skrifa um þetta í næsta þætti af þessari hackathon sögu. Ég mun byrja að skrifa fljótlega, en í bili er tölvupósturinn minn: [netvarið] og heimasíðu verkefnisins:
Heimild: www.habr.com