Hvernig á að klára 70 verkefni á dag: lífið á verkefnarekstri er gott líf

Ég reyndi að stjórna verkefnum kerfisbundið líklega 20-25 sinnum. Og hver tilraun mistókst, eins og ég skil núna, af tveimur ástæðum.

Í fyrsta lagi, til þess að eyða tíma í að klára verkefni, þarftu að skilja hvers vegna þetta er gert.
Þú byrjar að stjórna verkefnum, eyða tíma í þau, gera færri verkefni, það byrjar allt að safnast upp - til hvers?

Öll vinna er erfið í framkvæmd þegar þú skilur ekki hvers vegna. „Að skipa lífi sínu“ er ekki fullnægjandi markmiðið, þar sem „skipulegt líf“ er frekar óljóst fyrirbæri. En "minnka kvíðastig með því að draga úr óvissustigi" er mun sértækara og betra markmið, sem auðvelt er að eyða klukkutíma á dag í.

Í öðru lagi lýsa öll aðferðafræðin sem ég hef lesið strax lokastöðu ferlisins. „Þú þarft að taka ToDoIst, skipta því niður í verkefni, samþætta við dagatalið, fara yfir verkefni vikunnar, forgangsraða þeim...“ Þetta er erfitt að byrja að gera strax. Eins og í hugbúnaðarþróun, þá tel ég að þú þurfir að nota framsækin jpeg aðferð — ítrekað.

Þess vegna mun ég fara í gegnum „endurtekningar“ mínar og kannski í sama formi mun það nýtast þér. Þegar öllu er á botninn hvolft, hvað er góð ástæða til að nota maífríið til að fara aftur í vinnuna með því að nota (tiltölulega) nýja hugmyndafræði?

Þú getur lesið hvernig ég komst að þessu hér.

Trello, nokkrir listar

Við búum til aðeins 4 lista, notum skrifborð og farsímaforrit.

Listar:

• Verkefni - skrifaðu hér niður öll þau verkefni sem þér dettur í hug. Og skrifaðu þau niður um leið og þau koma upp í hugann. „Að henda ruslinu“ er verkefni. „Þvo upp“ er verkefni. „Skráðu skipulagsfund“ er verkefni. Jæja, og svo framvegis. Jafnvel augljósustu eða mikilvægustu hlutir geta gleymst ef eitthvað óvænt gerist eða þú áttir bara erfiðan dag.
• Verkefni í dag - á hverju kvöldi flyt ég hluti frá „To-Do“ töflunni yfir á „To-Do for Today“ töfluna. Ef eitthvað af verkum þínum er eftir á kvöldin er það eðlilegt; meira um það hér að neðan. Með tímanum byrjar þú að skilja hversu mörg verkefni geta verið á listanum svo hægt sé að klára þau flest á fyrirhuguðum degi.
• Gert í dag. Þessi tafla er aðalleiðin til að draga úr kvíða „ég náði ekki neinu í dag“ og góð leið til frekari umhugsunar um sjálfsskipulagningu. Ég er að skrifa hér niður öll verkefnin sem ég gerði í dag, jafnvel þau sem eru ekki á fyrirhuguðum lista. „Ég hringdi í Vasya um skjölin,“ skrifaði hann það niður. „Þeir báðu mig að skrifa undir pappíra,“ skrifaði ég niður. „Við ræddum samninginn við Anton,“ skrifaði hann niður. Þannig muntu skilja í lok dags í hverju þú eyddir tíma þínum í raun og veru og hvað þú hefðir getað sleppt úr þessum verkefnum bara til að klára áætlunina.
• Lokið—listi yfir öll unnin verkefni. Í upphafi eða lok dags flyt ég þær úr „Lokið í dag“ í „Lokið“. Í meginatriðum er það ruslatunna þar sem þú getur einfaldlega fundið unnin verkefni og þarf því að þrífa reglulega.

Trello, "mini-dagatal"

Á einhverjum tímapunkti verður ljóst að sum verkefni eru nákvæmlega tímabundin og þú vilt ekki gleyma þeim í vikunni, til að skipuleggja ekki eitthvað annað fyrir þennan tíma. Ég hef alltaf átt erfitt með dagatalið, svo ég bætti við nokkrum töflum með nöfnunum „Verkefni á mánudaginn“, „Verkefni fyrir þriðjudaginn“ o.s.frv., þar sem ég byrjaði að skrá tímabundið til- dos.

Svona, þegar fólk spyr mig: „Getum við talað saman á fimmtudaginn klukkan 16:00?“ - Ég fer bara í viðeigandi stjórn og sé hvað við höfum skrifað þar niður í þetta sinn. Og við megum ekki gleyma að færa verkefni á milli lista á réttum tíma í vikunni: til dæmis „verkefnum fyrir fimmtudag“ þegar fimmtudagur kemur - yfir í „verk í dag“.

Af hverju ekki dagatal? Fyrir mig er hræðilega erfitt að nota tvö tól á sama tíma. Ef ég nota dagatal í þetta þarf ég að fara inn í það, fylla það út, skoða það reglulega til að athuga hvort ég hafi gleymt einhverju...

Á þessum tímapunkti hef ég náð takmörkum Trello. Helsta vandamálið var að meira en 50 verkefni voru skráð á dag og það var nokkuð stór hópur verkefna bundinn bæði við almenna listann og lista bundin við daga. Hvernig skil ég að ég hafi þegar skrifað niður verkefnið sem ég þarf að gera? Afrit fóru að birtast. Hvernig á að forgangsraða öllum verkefnum samtímis fyrir eitt af verkefnunum? Hvernig á að gefa öðru fólki tækifæri til að sjá dagatalsáætlanir þínar?

Ég þurfti kerfi sem, á sama tíma og það heldur tiltölulega vellíðan:

1. Ég gæti flokkað verkefni eftir verkefnum.
2. Vertu með dagbókartengil (gerðu það á morgun) og færðu þetta sjálfkrafa yfir í verkefni í dag, þegar dagur kemur.
3. Myndi samþætta við Google dagatal.

Hér sneri ég aftur til ToDoist og á þessu stigi reyndist það hentugasta lausnin.

Núverandi þráður í ToDoist

Innhólf

Ég skrifa öll verkefni sem berast inn í Inbox, sem ég reyni að leysa strax. Að greina þýðir:

• Ákvarða dagsetningu þegar verkefninu verður lokið (fyrir stutt verkefni stilli ég oftast Í dag og um kvöldið skil ég hvenær það er í raun hægt að gera það).
• Ákvarða verkefnið sem verkefnið má rekja til (fyrir tölfræði og getu til að breyta forgangi allra verkefna í verkefninu á einhvern hátt).

Verkefni sem koma upp í hugann og sem ekki þarf að sinna á næstunni fara í verkefni Óflokkað persónulegt ("taktu bollahaldara inn í bílinn") og Óflokkað verk ("hugsaðu um hvenær við getum skipulagt stefnumótandi PR fundi"). ToDoist gerir þér kleift að úthluta endurteknum verkefnum, þannig að um hverja helgi hef ég verkefni sem kallast „Óflokkað persónulegt“ og á hverjum mánudegi „Óflokkað vinna.

Samþætting dagatals
ToDoist samþættist fullkomlega við Google dagatalið, í báðar áttir. Ég deili dagatalinu mínu með samstarfsfólki mínu svo þeir geti séð hvenær þeir ná örugglega ekki í mig.

Á sama tíma eru verkefni úr dagatalinu flutt í gagnstæða átt: Ég get sagt „Seryoga, líttu á tímann minn fyrir föstudaginn og skrifaðu niður fund þar,“ sem mun birtast bæði í dagatalinu og í ToDoist. Svo reyndar byrjaði ég að nota dagatal í fyrsta skipti án þess að þurfa að búa til viðburði í því.

Að vinna úr óvirkum innkomnum verkefnum

Ég þvinga mig ekki til að sinna verkefnum strax, nema fyrir þau verkefni þar sem eldurinn er augljós. „Við þurfum brýn að hafa samband við stjórnendur ABC fyrirtækisins, þar sem þjónninn er niðri og það er engin viðbrögð frá starfsmönnum þess“ er augljóslega brýnt verkefni sem ekki er hægt að fresta, en „Zhenya, má ég hringja í þig núna til að tala um a nýtt verkefni“ breytist í „Tímaáætlun þegar þú getur talað við X um Y,“ sem mun þegar breytast í verkefnið „Segðu X að við getum talað þá“ og verkefnið „Talaðu við X um Y,“ þegar tímabundið. Næstum öll verkefni sem berast verða fyrst í „áætlun...“.

Forgangsraða verkefnum
Ekki er hægt að klára öll verkefni dagsins. Þegar ég fylgdist með sjálfum mér, áttaði ég mig á eftirfarandi (hver tala verður öðruvísi, en aðalatriðið er að komast að niðurstöðu).

1. Fyrir hvern dag skrifa ég niður um 50-70 verkefni.
2. Ég get gert allt að 30 verkefni á þægilegan hátt (án þess að vera alveg þreytt í lok dags).
3. Eftir að hafa lokið allt að 50 verkefnum verð ég þreyttur, en ekki gagnrýninn.
4. Ég get klárað 70 verkefni en eftir það mun ég eiga í erfiðleikum með að komast út úr „vinnufíkninni“, eiga erfitt með að sofna og verður almennt svolítið félagslynd.

Út frá þessu ákveð ég hvað ég geri í dag. ToDoist hefur forgangsröðun fyrir hvert verkefni, svo á morgnana vel ég mikilvæg verkefni til að klára og klára restina út frá getu mínum og löngunum. Á hverjum degi flyt ég um 40-20 verkefni yfir á það næsta: það sem er áhugavert er að verkefni næsta dags verða aftur 60-70.

Viðhalda tölfræði

Ég vil endilega skilja almennt hversu miklum tíma var varið í dag í vinnutengd mál og í hvaða. Til þess nota ég forritið RescueTime, sem er bæði í símanum og fartölvunni, og Google Maps staðsetningarferil (já, ég er ekki ofsóknaræði).

Við búum fyrir utan borgina og því er hægt að nýta þann tíma sem er á veginum skynsamlega. Nú þegar ég er ekki þreytt hlusta ég á hljóðbækur á ferðinni svo ég geti einhvern veginn notað þessar 40 mínútur.

Ég safna gögnunum ekki saman enn, búa til eins konar persónulegt Data Lake; Þegar tíminn kemur mun ég komast að því.

Það verður engin niðurstaða

1. Líf nútímamanneskju er stór straumur af komandi verkefnum. Ekki verður hægt að draga úr því; við verðum að læra að stjórna þessu flæði.
2. Mestur kvíði kemur frá hinu óþekkta framtíðar. Ef við skiljum hvað bíður okkar næstu daga verður umtalsvert minni kvíði.
3. Af þessum sökum geturðu eytt tíma í að skipuleggja daginn þinn. Ég veit hvað mun gerast í dag, hvað mun gerast á morgun, og ég gleymi ekki þessum verkefnum sem ég var vanur að gleyma.
4. Að reka verkefni er ekki markmið í sjálfu sér, heldur, ef þú vilt, leið til sjálfsmenntunar. Hlutir sem þú varst áður of latur til að gera eða hlutir sem þú komst aldrei að verða miklu auðveldari í framkvæmd. Mörgum (þar á meðal mér) líður almennt betur þegar verkefni eru sett frá umheiminum. Verkefnaskráning er leið til að setja verkefni fyrir sjálfan þig og læra að lifa eftir löngunum þínum.
5. Vinna er ekki markmið í sjálfu sér. Markmiðið er að skipuleggja vinnuáætlun þína þannig að þú hafir fyrirsjáanlegan frítíma þegar þú getur séð um sjálfan þig, fjölskyldu þína og áhugamál þín.

Heimild: www.habr.com