Ho cercato di gestire le attività sistematicamente, probabilmente per circa 20-25 volte. E ogni tentativo falliva, come ora capisco, per due motivi.
In primo luogo, per poter dedicare del tempo alla gestione delle attività, è necessario capire perché si fa.
Inizi a gestire le attività, spendi tempo per questo, fai meno attività, e tutto inizia ad accumularsi—per quale motivo?
Qualsiasi lavoro è difficile da gestire quando non si capisce a cosa serve. "Riordinare la vita" non è un obiettivo molto adeguato, poiché "una vita ordinata" è un concetto piuttosto vago. Mentre "ridurre il livello di ansia, diminuendo il livello di incertezza" è un obiettivo molto più concreto e migliore, al quale vale la pena dedicare un'ora al giorno.
In secondo luogo, tutte le metodologie che ho letto descrivono immediatamente lo stato finale del processo. "Dovete prendere ToDoIst, suddividerlo per progetti, integrarlo con il calendario, rivedere le attività della settimana, assegnare priorità..." È difficile iniziare a fare tutto questo subito. Come nello sviluppo software, ritengo che sia necessario utilizzare — in modo iterativo.
Perciò passerò attraverso le mie "iterazioni", e forse in questo modo potrà esservi utile. Dopotutto, perché non approfittare delle vacanze di maggio per mettere in pratica un nuovo (relativamente) paradigma?
E come ci sono arrivato, si può leggere .
Trello, un paio di liste
Creiamo solo 4 liste, utilizzando l'app desktop e quella mobile.
Liste:
- Attività—tutte le attività che ti vengono in mente, scrivile qui. E scrivile subito, non appena ti vengono in mente. "Buttare via la spazzatura"—un'attività. "Lavare i piatti"—un'attività. "Programmare una riunione"—un'attività. E così via. Anche le cose più ovvie o importanti possono essere dimenticate se accade qualcosa di imprevisto o se hai semplicemente avuto una giornata difficile.
- Attività per oggi—ogni sera sposto le attività dalla bacheca "Attività" alla bacheca "Attività per oggi". Se alla sera alcune attività rimangono lì, va bene; di questo parlerò più avanti. Con il tempo inizi a capire quante attività possono esserci nella lista, affinché la maggior parte di esse possa essere completata nella giornata programmata.
- Fatto oggi. Questa lavagna è il modo principale per ridurre l'ansia di «non ho fatto nulla oggi» e un buon percorso per una riflessione futura sulla sua organizzazione personale. Annoterò qui le attività completate oggi, anche se non erano nella lista di quelle pianificate. «Ho chiamato Vasia riguardo ai documenti» — annotato. «Ci hanno chiesto di firmare i documenti» — annotato. «Abbiamo discusso il contratto con Anton» — annotato. In questo modo, alla fine della giornata capirete davvero come avete speso il vostro tempo e quali attività avreste potuto ignorare, solo per rispettare il piano.
- Fatto — elenco di tutte le attività completate. All'inizio o alla fine della giornata trasferisco queste dalla sezione «Fatto oggi» a «Fatto». Fondamentalmente, è una sorta di cestino, dove è possibile semplicemente trovare le attività completate, quindi ha bisogno di una pulizia regolare.
Trello, «mini-calendario»
A un certo punto diventa chiaro che alcune attività sono effettivamente legate al tempo, e non voglio dimenticarle durante la settimana, per non pianificare qualcos'altro in quel momento. Ho sempre avuto difficoltà con il calendario, quindi ho aggiunto alcune lavagne intitolate «Cose da fare lunedì», «Cose da fare martedì», ecc., dove ho iniziato a inserire le attività programmate nel tempo.
In questo modo, quando mi chiedono: «Possiamo parlare giovedì alle 16:00?» — io semplicemente vado nella lavagna corrispondente e controllo cosa abbiamo programmato per quel momento. È importante non dimenticare di spostare tempestivamente le attività tra le liste durante la settimana: per esempio, le «cose da fare giovedì» all'inizio del giovedì — nelle «cose da fare oggi».
Perché non un calendario? Per me è estremamente difficile usare due strumenti contemporaneamente. Se dovessi usare un calendario per questo — dovrei accedervi, compilarlo, controllare regolarmente per vedere se ho dimenticato qualcosa…
A questo punto sono arrivato ai limiti di Trello. La principale difficoltà è stata che ogni giorno annotavo più di 50 attività, e c'era un bel gruppo di cose legate sia alla lista generale che alle liste legate ai giorni. Come capire se ho già annotato l'attività che devo completare? Hanno iniziato a comparire i duplicati. Come posso dare priorità a tutte le attività di uno stesso progetto? Come posso dare ad altre persone la possibilità di vedere i tuoi piani sul calendario?
Avevo bisogno di un sistema che, mantenendo una certa facilità:
- Potesse raggruppare le attività per progetti.
- Avesse un legame con il calendario (completare domani) e trasferisse automaticamente questo nelle attività di oggi, con l'arrivo del giorno.
- Si integrasse con Google Calendar.
Qui sono tornato a ToDoist, e a questo punto si è rivelato la soluzione più adatta.
Flusso attuale in ToDoist
Inbox
Scrivo qualsiasi attività in arrivo nella Inbox, che cerco di analizzare immediatamente. Per analisi intendo:
- Definire la data in cui l'attività sarà completata (per compiti brevi, di solito, metto Oggi, e già alla sera capisco quando, in realtà, potrà essere fatta).
- Definire il progetto a cui può essere assegnata l'attività (per statistiche e per avere la possibilità di cambiare in qualche modo la priorità di tutte le attività per progetto).
Le attività che mi vengono in mente e che non è necessario svolgere a breve termine, vanno nei progetti. Uncategorized Personal («prendere i sottobicchieri in macchina») e Uncategorized Work («pensare quando possiamo organizzare una strategia per PR»). In ToDoist è possibile assegnare attività ricorrenti: così ogni weekend ho l'attività «Analizzare Uncategorized Personal», e ogni lunedì - «Analizzare Uncategorized Work».
Integrazione con il calendario
ToDoist si integra perfettamente con Google Calendar, e viceversa. Il mio calendario è condiviso con i colleghi, in modo che possano vedere quando non riescono a contattarmi.
Inoltre, le attività dal calendario vengono trasferite anche nel senso opposto: posso dire «Serge, controlla il mio orario per venerdì e scrivi lì l'incontro», che apparirà sia nel calendario che in ToDoist. Così, di fatto, ho iniziato a usare il calendario per la prima volta, senza dover creare eventi in esso.
Gestione delle attività in arrivo non urgenti
Non mi affretto a svolgere i compiti immediatamente, a meno che non si tratti di compiti evidentemente urgenti. «Dobbiamo contattare con urgenza la direzione dell'azienda ABC, poiché il server è inattivo e non riceviamo risposte dai suoi dipendenti» — è un compito chiaramente urgente che non può essere rimandato, mentre «Ehi, posso chiamarti ora per parlare di un nuovo progetto» si trasforma in «Pianificare quando posso parlare con X riguardo a Y», che diventa un compito «Dire a X che possiamo parlare allora» e un compito «Parlare con X riguardo a Y», già fissato nel tempo. Praticamente ogni compito in entrata si trasforma prima in «Pianificare…».
Prioritizzazione dei compiti
Non si possono completare tutti i compiti previsti per la giornata. Osservando me stesso, ho capito quanto segue (ogni numero avrà significati diversi, ma l'importante è giungere a delle conclusioni).
- Per ogni giorno annotiamo circa 50-70 compiti.
- Comfortabilmente per me (senza una sensazione di stanchezza totale alla fine della giornata) posso completare fino a 30 compiti.
- Facendo fino a 50 compiti, mi stanco, ma non in modo critico.
- Posso chiudere 70 compiti, ma dopo questo faticherò a uscire dal «flusso del lavoro eccessivo», faticherò ad addormentarmi e in generale sarò poco sociale.
Partendo da ciò, decido cosa fare oggi. In ToDoist c'è la possibilità di prioritizzare ogni compito, quindi al mattino scelgo i compiti critici da completare, mentre gli altri li affronto in base alle mie possibilità e desideri. Ogni giorno sposto circa 40-20 compiti al giorno successivo: ciò che è interessante è che i compiti per il giorno successivo tornano a essere di nuovo 60-70.
Monitoraggio delle statistiche
Desidero capire quanti tempo ho speso oggi per le attività lavorative, e per quali precisamente. A questo scopo utilizzo l'applicazione , disponibile sia sul telefono che sul laptop, e Google Maps Location History (sì, non sono paranoico).
Vivendo in periferia, il tempo speso per il viaggio può essere sfruttato bene. Ora, quando non sono stanco, ascolto audiolibri durante il tragitto, per cercare di utilizzare almeno questi 40 minuti.
Per ora non aggrego i dati, creando una sorta di Data Lake personale; arriverà il momento in cui mi occuperò anche di questo.
Non ci saranno conclusioni
- La vita dell'uomo moderno è un grande flusso di compiti in entrata. Ridurlo non è possibile; bisogna imparare a gestire questo flusso.
- La maggior parte delle ansie deriva dall'incertezza del futuro. Se comprendiamo ciò che ci aspetta nei prossimi giorni, le preoccupazioni diminuiranno significativamente.
- Per questo vale la pena dedicare tempo all'organizzazione della propria giornata. So cosa succederà oggi, cosa ci sarà domani e non dimentico le attività che in precedenza trascuravo.
- Gestire il tracciamento delle attività non è un fine in sé, ma, se volete, un modo di autoeducazione. Le cose che prima era faticoso fare o quelle che non riuscivamo mai a fare diventano molto più semplici. Molte persone (e io tra queste) si sentono in generale meglio quando le attività vengono impostate dall'esterno. Il tracciamento delle attività è un modo per darsi compiti e imparare a vivere secondo i propri desideri.
- Il lavoro non è un obiettivo in sé. L'obiettivo è organizzare il proprio programma lavorativo in modo da avere un tempo libero prevedibile, quando si può dedicarsi a se stessi, alla famiglia e ai propri interessi.
Fonte: habr.com
